Lettera di presentazione via email: 10 consigli per scriverla

Come scrivere una lettera di presentazione da inviare tramite email?

Il Curriculum vitae e la relativa lettera di accompagnamento non si mandano più solo tramite posta tradizionale. Oggi le aziende richiedono principalmente l’invio del Cv tramite posta elettronica, quindi la lettera di presentazione deve essere adeguata ai nuovi mezzi di comunicazione.

Ecco dieci consigli preziosi per scrivere una mail per proporsi per un lavoro in maniera chiara ed efficace.

1. UTILIZZA UN INDIRIZZO EMAIL PROFESSIONALE

Invia l’email da un indirizzo credibile, che comunichi professionalità, composto preferibilmente dal tuo nome e cognome (es. mario.rossi@.. ). Non utilizzare indirizzi con nomignoli e soprannomi poco presentabili oppure email del tuo lavoro attuale o, peggio ancora, indirizzi di posta elettronica non tuoi, anche di tuoi genitori, fratelli, partner, amici. Fai inoltre attenzione se hai associato una foto al tuo account di posta elettronica. L’ideale è che sia la stessa foto del curriculum o, in ogni caso, professionale.

2. NON ALLEGARE LA LETTERA DI PRESENTAZIONE

La mail è essa stessa la lettera di presentazione. In pratica la lettera di presentazione costituirà il corpo dell’email, quindi non deve essere ripetuta all’interno del CV allegato o allegata alla mail come documento separato.

Per evitare errori puoi scriverla prima in un documento Word, o nel formato che preferisci, per poi copiarla e incollarla nel testo della mail. Questo ti aiuterà anche a controllare la lunghezza del testo, che deve essere breve ed efficace.

3. INDIRIZZA LA MAIL AL GIUSTO DESTINATARIO

A chi indirizzare la mail? Se hai l’email diretta di un selezionatore o del responsabile del personale indirizzala direttamente a loro, introducendo il testo con “Gent.ma Dott.ssa / Egr. Dott.” + nome e cognome. Se invece disponi di una mail generica (ad esempio: info@…) è importante precisare il destinatario o l’ufficio di destinazione dell’email (esempio: “Alla cortese attenzione del Responsabile Risorse Umane / Ufficio del personale”).

Contattare direttamente chi si occupa del recruiting è la soluzione migliore, perché ti permetterà di entrare subito in contatto con chi ha il compito di selezionare i CV. Se il nome e il recapito di posta elettronica dei responsabili del personale o dei selezionatori non vengono direttamente forniti dall’annuncio di lavoro, puoi facilmente trovarli sul sito web aziendale o tramite una ricerca su LinkedIn. Se non riesci a trovare l’email diretta del selezionatore prova a reperire la mail dell’ufficio HR (es. risorseumane@…) oppure quella predisposta per l’invio dei curricula.

4. INDICA SEMPRE L’OGGETTO DELLA MAIL

E’ fondamentale specificare l’oggetto della mail, che può essere il riferimento all’annuncio di lavoro (Rif. Selezione per Addetto Vendita) oppure un’autocandidatura (Candidatura per…). Puoi anche indicare, nell’oggetto stesso, la persona di riferimento alla quale intendi rivolgerti, ad esempio utilizzando la formula “Alla c. a. del Responsabile del Personale”, per incentivare l’apertura dell’email o per sottolineare il destinatario nel caso di invio ad un indirizzo generico.

Se nell’annuncio di lavoro è indicato esattamente l’oggetto da inserire nell’email, riportalo correttamente. Sarà il primo segnale dell’attenzione e della cura che stai dedicando alla candidatura. Precisare l’oggetto della mail è molto importante, poiché evita che l’email passi inosservata o che finisca nello spam rischiando di non essere mai letta. Inoltre, consenti al selezionatore di ritrovarla facilmente se vuole vederla in un secondo momento.

5. ORGANIZZA BENE I CONTENUTI

Cosa scrivere in una mail di presentazione? Chiediti prima di tutto quali sono i tuoi punti di forza rispetto al ruolo per cui ti candidi e cosa vuoi comunicare all’azienda. Fatto ciò, ti consigliamo di suddividere il testo in quattro brevi paragrafi, rispettivamente dedicati a:
1. chi sei e cosa fai;
2. le competenze che ti rendono il candidato ideale;
3. i tuoi obiettivi e il contributo che puoi dare all’azienda;
3. disponibilità e saluti.

Come iniziare una mail formale di presentazione? Puoi esordire indicando il tuo nome, cognome ed età, e specificando il tuo ruolo professionale, ad esempio: “Mi chiamo …, ho … anni e lavoro da 4 anni come Project manager per l’azienda…”.

Prosegui con una brevissima descrizione delle tue mansioni e competenze, che facciano capire che potresti essere il candidato giusto. Non serve scrivere un elenco delle esperienze o delle capacità, perché sono contenuti già presenti nel Curriculum vitae. Piuttosto usa parole o sinonimi dei termini usati per descrivere le competenze richieste nell’annuncio di lavoro per il quale ti stai candidando. Ricordati sempre che la lettera di presentazione deve riuscire con poche frasi a far capire al tuo interlocutore che potresti essere il candidato ideale ed incentivare la consultazione del tuo CV che troverà in allegato.

Indica poi i tuoi obiettivi professionali e il motivo per cui vorresti lavorare con l’azienda in questione sottolineando il contributo che puoi dare alla stessa. Se la posizione per la quale ti stai candidando è perfettamente in linea con le tue precedenti esperienze e le competenze indicate sul curriculum devi scriverlo ed evidenziarlo anche in grassetto. Puoi specificare che ti stai candidando perché vedi la possibilità di accrescere la tua professionalità e pensi di poter dare un contributo utile. Se invece si tratta di una posizione per la quale non possiedi proprio tutte le competenze richieste, metti in luce le tue capacità che possono risultare utili per il ruolo, la motivazione che ti spinge a proporti pur non avendo tutte le hard skills necessarie, il desiderio di imparare e crescere professionalmente oltre alla voglia di apprendere.

Infine, la frase di chiusura deve trasmettere disponibilità, entusiasmo e positività. Ringrazia dell’attenzione e scrivi che sei disponibile per un colloquio conoscitivo. Ricorda che devi scrivere una mail breve. Un’email di presentazione deve essere piuttosto sintetica, l’ideale sarebbe non andare oltre le 400 parole circa (20 righe massimo). Ti consigliamo di utilizzare la forma discorsiva, evitando gli elenchi.

6. UTILIZZA VERBI IN FORMA ATTIVA

E’ sempre preferibile l’utilizzo di un linguaggio che dia un’impronta dinamica al testo e per ottenere questo effetto puoi usare i verbi in forma attiva, evitando le forme passive che, del resto, appesantirebbero il testo. Utilizza questa forma soprattutto quando intendi sottolineare traguardi professionali o scolastici raggiunti (ovviamente indicali solo se sono particolarmente significativi per la posizione per la quale ti stai candidando), o particolari contributi alla crescita aziendale, come ad esempio aumenti di fatturato o del numero di clienti e simili in corrispondenza del tuo periodo di impiego.

7. CURA L’IMPOSTAZIONE GRAFICA E IL LINGUAGGIO

Scrivi utilizzando un font (carattere) semplice e facilmente leggibile, come Arial, Times New Roman o Trebuchet MS ad esempio, che risulta professionale ma anche con caratteri “ariosi”, perciò più facilmente leggibile. Il testo deve essere chiaro e scorrevole, quindi separa i vari paragrafi con uno spazio bianco in modo da agevolare la lettura. Utilizza il grassetto per evidenziare le parole più importanti. Evita di usare il “Lei”, “Le”, “Vi” con iniziale maiuscola, perché è una formula che non si usa nelle email.

Non utilizzare emoticon, sii sempre professionale. Escludi anche fondini fantasiosi con gattini, alberi, fiori, scritte motivazionali, citazioni o pubblicità. Prima di inviare la mail devi rileggerla. Controlla di aver scritto in modo corretto il nome del destinatario e verifica che non ci siano errori ortografici, grammaticali o di battitura.

8. NON DIMENTICARE IL CV IN ALLEGATO

Sembra una banalità ma capita più spesso di quanto tu possa immaginare, perciò fai attenzione a non dimenticare di allegare il Curriculum vitae. In chiusura dell’e-mail specifica che cosa inserisci in allegato: il CV o altri documenti utili a valutarti e farti conoscere (come il portfolio in caso di lavori creativi). La dicitura potrebbe essere “Invio in allegato il mio curriculum vitae… “. Evita di usare forme poco corrette come “Vi allego” o “Le allego”.

Verifica che l’allegato non sia troppo pesante (mai superiore ad 1Mb, meglio se inferiore ai 300Kb) altrimenti l’email potrebbe non arrivare a destinazione oppure finire nello spam. E’ preferibile che il curriculum vitae sia in formato Pdf. Se realizzi il CV in Word, una volta terminato puoi salvarlo in Pdf, o stamparlo, firmarlo e scannerizzarlo, salvandolo nel medesimo formato. Perché questo consiglio? Innanzitutto un file Pdf non è modificabile, mentre un documento Word potrebbe essere modificato da chiunque. Inoltre questo tipo di file può essere ottimizzato per risultare più leggero, è più professionale ed è facile che chi lo riceve possieda il programma adatto per aprirlo.

9. NON DIMENTICARE LA FIRMA

A termine della mail, firma con nome e cognome per esteso (evita Dott./Dott.ssa prima del nome). Sotto la firma scrivi anche il tuo numero di telefono cellulare e la tua e-mail, così i tuoi contatti saranno immediatamente a disposizione. Può essere una buona idea linkare i tuoi profili Social, se professionali o riferiti a network prevalentemente professionali: trovare lavoro grazie a LinkedIn è infatti più frequente di quanto tu possa pensare.

10. PERSONALIZZA LA LETTERA DI PRESENTAZIONE

Ultimo consiglio davvero importante. Per ogni azienda alla quale scrivi, devi creare una lettera di presentazione (quindi una mail diversa). Non puoi creare una mail e inviarla a tante aziende pensando di risparmiare tempo e fatica. Così facendo infatti puoi avere quasi la certezza di passare inosservato o di far finire il tuo CV direttamente nel cestino.

Tieni presente che i responsabili del personale e selezionatori ricevono ogni giorno tantissime candidature (a volte centinaia o migliaia) e se la tua non spiccherà su tutte le altre, non verrà mai presa in considerazione. Chi la riceve deve avere la chiara impressione che tu sia davvero molto interessato a quel posto di lavoro, che hai letto il loro annuncio e pensi di essere la persona più indicata per quella posizione, o che sei davvero motivato a lavorare per quell’azienda.

Probabilmente ti sarai reso conto di aver commesso uno o più errori nella redazione della tua lettera di presentazione email, ma non è il caso di abbatterti. Puoi utilizzare i consigli di questa utile guida per candidarti via mail come punto di partenza per apportate le modifiche necessarie e rendere efficace il testo da inviare per la candidatura. In bocca al lupo!

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