Riassunto - Informatica - INPS 1695 Funzionari PECS

Che cosa studiamo e come usare il riassunto

L'informatica studia la rappresentazione e l'elaborazione automatica delle informazioni. Hardware, programmi, dati e reti permettono di acquisire, conservare, trasformare e comunicare informazioni; la sicurezza protegge questi processi. Le regole sul documento informatico e sull'amministrazione digitale stabiliscono invece condizioni e conseguenze giuridiche del loro impiego. Questa guida è utilizzata anche in altri percorsi: riferimenti a INPS PECS e relative prove riguardano esclusivamente quel concorso; per gli altri percorsi fanno fede il rispettivo bando e gli avvisi ufficiali.

Questo riassunto esplicativo riguarda il concorso INPS per 1.695 Funzionari PECS. Per il concorso INPS PECS la preselettiva si e' svolta dal 27 al 30 ottobre 2026; per gli ammessi, l'avviso INPS colloca la prova scritta il 9 novembre 2026. Il bando prevede che la prova scritta possa riguardare anche le competenze informatiche: verifica la tua posizione, l'orario e gli eventuali avvisi successivi. Il programma e le modalita' delle prove restano quelli del bando ufficiale.

Il percorso unisce spiegazioni tecniche, esempi operativi e nozioni giuridico-digitali. Nei comandi Office si fa riferimento soprattutto alle versioni desktop per Windows: nomi, posizione dei pulsanti e scorciatoie possono variare fra versioni e ambienti. Gli esempi di formule Excel usano di norma nomi italiani e il punto e virgola come separatore degli argomenti; altre impostazioni regionali possono usare separatori diversi. Per Word sono presentati anche esempi con nomi inglesi.

I quiz della piattaforma servono all'esercitazione. La loro distribuzione per argomento non consente di prevedere quella della prova INPS; un quesito non va considerato ufficiale INPS in assenza di una provenienza ufficiale espressamente documentata. Dopo un errore occorre ricostruire la regola e applicarla a un esempio diverso. L'approfondimento VBA e' separato dalle competenze operative di base e non e' presentato come richiesta espressa del bando.

Il Codice dell'Amministrazione Digitale, abbreviato in CAD, e' il decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82, piu' volte modificato negli anni successivi. E' la legge che stabilisce come le pubbliche amministrazioni devono usare gli strumenti informatici nei rapporti con i cittadini, con le imprese e fra loro. Non e' un manuale tecnico: disciplina, fra l'altro, la formazione, l'uso e gli effetti giuridici di documenti e servizi digitali. Per l'attuazione del Codice, l'articolo 71 prevede Linee guida adottate da AgID, l'Agenzia per l'Italia digitale. Il quadro comprende anche altre fonti normative e tecniche applicabili ai singoli servizi, come le regole tecniche della PEC; non tutte le disposizioni tecniche sono contenute nelle Linee guida AgID.

Per un funzionario dell'INPS il CAD e' il tessuto quotidiano del lavoro, non una materia da manuale: quando si riceve un'istanza via PEC, quando si protocolla un provvedimento firmato digitalmente, quando si verifica il domicilio digitale di un datore di lavoro prima di notificargli un atto, quando l'assicurato presenta una domanda di prestazione dal cassetto previdenziale dopo essersi autenticato con SPID, si stanno applicando regole del CAD. Un funzionario PECS, che progetta ed eroga servizi, ha per giunta bisogno di conoscerle in modo attivo: il servizio digitale si disegna dentro quei vincoli, e un canale progettato ignorando le regole sul valore giuridico dei documenti puo' introdurre rischi di contestazione e richiedere interventi correttivi, da valutare caso per caso.

Il principio di fondo e' che il cittadino ha il diritto all'uso delle tecnologie nei rapporti con la pubblica amministrazione, e specularmente l'amministrazione ha il dovere di organizzarsi per renderlo effettivo. L'articolo 40 del CAD prevede che le pubbliche amministrazioni formino gli originali dei propri documenti con mezzi informatici: la disposizione riguarda la formazione degli originali delle pubbliche amministrazioni; esistono anche documenti analogici originali e copie informatiche da essi tratte, disciplinati dall'articolo 22 del CAD. Questo capovolgimento aiuta a capire quale sia la modalita' "ordinaria" di formazione dell'atto amministrativo. Il distrattore classico presenta la formazione cartacea con successiva scansione come regime normale, sfruttando il fatto che in molti uffici e' stata a lungo la prassi: e' il caso tipico in cui l'esperienza personale del candidato lo porta fuori strada rispetto alla norma.

Il documento informatico

Il documento informatico e' definito come il documento elettronico che contiene la rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti. Un esempio e' un file che rappresenta atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti. Un PDF con la comunicazione di accoglimento di una domanda di NASpI, un file XML di un flusso UniEmens con cui il datore di lavoro trasmette i dati retributivi e contributivi dei dipendenti, un estratto conto contributivo generato dal sistema, una domanda generata da un modulo online possono costituire documenti informatici se rappresentano atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti; un campo compilato in una schermata non coincide necessariamente con un documento gia' formato. Va distinto dal documento analogico, che e' la rappresentazione non informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti: ad esempio un atto scritto su carta o pergamena o una fotografia su pellicola.

Il punto delicato e' il valore probatorio, cioe' quanta forza ha quel documento se qualcuno lo contesta davanti a un giudice. Un documento informatico privo di firma non e' un nulla giuridico. L'articolo 20 CAD prevede, oltre alle firme indicate dalla norma, anche un processo conforme previa identificazione informatica dell'autore; negli altri casi idoneita' alla forma scritta e valore probatorio sono liberamente valutabili in giudizio secondo le caratteristiche di sicurezza, integrita' e immodificabilita'. Il regime dipende dal tipo di firma e dalle condizioni previste dalla legge; l'articolo 20 disciplina anche un procedimento di formazione previa identificazione e una specifica presunzione sull'uso del dispositivo qualificato o digitale. Per valutare il documento occorre distinguere il tipo di firma e le condizioni di legge. Il paragrafo seguente descrive le diverse tipologie.

Formati di firma: CAdES e PAdES

Il formato tecnico della firma va distinto dal suo valore giuridico. Nel formato CAdES, nella comune modalita' con contenuto incorporato, il documento e la firma sono raccolti in una busta che normalmente ha estensione .p7m. Esistono anche firme CAdES separate dal contenuto (detached): in quel caso per la verifica occorrono sia la firma sia i dati firmati. La Commissione europea distingue le modalita' di confezionamento della firma. Nel formato PAdES la firma e' inserita in un documento PDF, che mantiene l'estensione .pdf. Un file firmato digitalmente non deve quindi avere necessariamente estensione .p7m. Verificare la firma richiede un programma o servizio in grado di controllarla: vedere il documento o un'immagine di firma non equivale a verificarne la validita'.

Le firme elettroniche: tipologie e rapporto con la firma digitale

La materia delle firme e' governata, oltre che dal CAD, dal regolamento europeo eIDAS (regolamento UE n. 910/2014), recentemente modificato dal regolamento UE 2024/1183, il cosiddetto eIDAS 2, che introduce fra l'altro il portafoglio europeo di identita' digitale. Bisogna tenere ben separati quattro concetti che nel linguaggio comune vengono confusi.

La firma elettronica semplice e' l'insieme dei dati in forma elettronica, allegati o connessi a un documento, che il firmatario usa per firmare. E' una definizione ampia: a seconda del contesto, una spunta o un nome digitato possono costituire dati usati per firmare se sono associati ai dati firmati e impiegati con tale funzione. Non ogni spunta o PIN di accesso equivale automaticamente a una firma: occorre esaminare il procedimento concreto. Si veda la definizione nell'articolo 3, numero 10, del regolamento eIDAS. La firma elettronica semplice non assicura di per se' i requisiti delle firme avanzate o qualificate. Nei casi diversi da quelli previsti dal primo periodo dell'articolo 20, comma 1-bis, del CAD, l'idoneita' alla forma scritta e il valore probatorio del documento sono liberamente valutabili in giudizio in base alle sue caratteristiche. Non puo' essere negato un effetto giuridico alla firma per il solo fatto che e' elettronica. Attenzione al possibile distrattore che afferma che la firma elettronica semplice "non ha alcun valore giuridico": e' falso, e la sua attrattiva sta nel fatto che suona come il contraltare logico della piena prova riconosciuta alle firme superiori. La regola e' un'altra: nessun rifiuto per il solo fatto della forma elettronica; la sola denominazione di firma semplice non attribuisce automaticamente le presunzioni previste per la firma qualificata o digitale.

La firma elettronica avanzata (FEA) aggiunge quattro garanzie, che conviene capire e non solo elencare. La firma deve essere connessa unicamente al firmatario e idonea a identificarlo: deve cioe' poter essere ricondotta a quella persona e non a un'altra. Deve essere creata con mezzi sui quali il firmatario mantiene un controllo esclusivo: il regolamento richiede che i dati di creazione siano utilizzabili dal firmatario sotto il proprio esclusivo controllo con un elevato livello di sicurezza: cio' non equivale a garantire in assoluto che nessun altro possa impossessarsene o abusarne. Infine deve essere collegata ai dati firmati in modo che ogni modifica successiva dei dati firmati sia rilevabile. Nel caso dei PDF, alcune modifiche successive possono essere ammesse senza invalidare la firma sulla versione precedente: occorre esaminare il risultato della verifica e le revisioni del documento. Per approfondire si veda la documentazione DSS della Commissione europea. Un esempio e' la firma grafometrica raccolta su tablet: alcune soluzioni rilevano, oltre al tratto, dati dinamici come pressione e velocita' e li proteggono associandoli al documento. Una soluzione grafometrica puo' costituire una FEA se rispetta i requisiti normativi e tecnici applicabili; non basta che una firma sia tracciata su un tablet. La FEA non richiede necessariamente un certificato qualificato. Si vedano le linee guida del Garante. Quest'ultimo inciso e' proprio cio' che distingue la FEA dal livello superiore, e va memorizzato come tratto distintivo.

La firma elettronica qualificata (FEQ) e' una firma avanzata alla quale si aggiungono due requisiti ulteriori: e' creata da un dispositivo qualificato per la creazione della firma (ad esempio una smart card, una chiavetta USB o un sistema remoto, se qualificati secondo i requisiti applicabili) ed e' basata su un certificato qualificato rilasciato da un prestatore di servizi fiduciari qualificato, cioe' un soggetto vigilato e inserito in appositi elenchi di fiducia. E' il livello massimo previsto dal diritto europeo. La formula da fissare e' che la FEQ e' avanzata piu' dispositivo qualificato piu' certificato qualificato: chi ricorda i due elementi aggiuntivi risponde correttamente anche alle domande formulate al rovescio, quelle che chiedono che cosa manchi alla FEA per diventare qualificata.

La firma digitale e' una particolare specie di firma qualificata, tipica dell'ordinamento italiano, fondata sulla crittografia a chiavi asimmetriche. Il firmatario possiede una chiave privata, che tiene segreta e usa per firmare, e una chiave pubblica, contenuta nel certificato e conoscibile da tutti, che serve a chiunque per verificare la firma. La verifica consente di controllare la validita' della firma e l'integrita' del file; l'attribuzione al titolare opera secondo le presunzioni e le possibilita' di prova previste dalla legge. Attenzione a un possibile fraintendimento: la firma digitale non e' un livello ulteriore con effetti propri sopra la FEQ. Sul piano europeo essa e' a tutti gli effetti una firma elettronica qualificata, di cui rappresenta la realizzazione tecnica adottata in Italia: nel regime probatorio "firma digitale" e "firma elettronica qualificata" viaggiano sempre insieme, ed e' cosi' che vanno lette anche le domande d'esame.

L'efficacia probatoria: dove si annidano le trappole

Il comma 1-bis dell'articolo 20 del CAD prevede che il documento informatico soddisfi il requisito della forma scritta e abbia l'efficacia prevista dall'articolo 2702 del codice civile quando vi e' apposta una firma digitale, un'altra firma elettronica qualificata o una firma elettronica avanzata. Lo stesso effetto puo' derivare da un documento formato previa identificazione informatica dell'autore, attraverso un processo conforme ai requisiti AgID, che garantisca sicurezza, integrita', immodificabilita' e riconducibilita' manifesta e inequivoca all'autore. Il solo accesso con SPID non dimostra automaticamente che il documento successivamente inviato abbia tale efficacia: occorre verificare come e' formato il documento e quale procedura si applica. Le linee guida AgID disciplinano uno specifico processo di sottoscrizione con SPID. L'efficacia dell'articolo 2702 riguarda la provenienza delle dichiarazioni, nei termini e alle condizioni previsti dal codice civile, non la verita' del contenuto.

Una seconda distinzione va fissata con nettezza. La presunzione di riconducibilita' al titolare - la regola per cui l'utilizzo del dispositivo di firma si presume compiuto dal titolare, salvo che questi dia prova contraria - riguarda soltanto la firma elettronica qualificata e la firma digitale. La presunzione riguarda l'uso del dispositivo di firma qualificata o digitale e non deriva dalla sola qualifica di firma elettronica avanzata. Chi ha memorizzato le tre firme come un blocco unico ("digitale, qualificata e avanzata fanno tutte piena prova e si presumono del titolare") risponde sbagliato a una domanda su questo punto. La formula corretta da portare all'esame e' duplice: l'efficacia di scrittura privata puo' spettare anche alla FEA, ma alle condizioni tecniche dette; la presunzione di riconducibilita' spetta solo a FEQ e firma digitale.

Esiste poi uno scalino ulteriore per gli atti che il codice civile vuole necessariamente in forma scritta. L'articolo 1350 del codice civile elenca gli atti da farsi per iscritto a pena di nullita' e il CAD, quando questi sono redatti in forma elettronica, non tratta l'elenco in modo uniforme: distingue due gruppi. Per le scritture private indicate ai numeri da 1 a 12 dell'articolo 1350, quando sono fatte con documento informatico, l'articolo 21, comma 2-bis, del CAD richiede a pena di nullita' la firma elettronica qualificata o digitale, salvo il caso di sottoscrizione autenticata. Per gli atti del numero 13, cioe' gli altri atti specialmente indicati dalla legge, la disposizione prevede la firma avanzata, qualificata o digitale oppure la formazione secondo le ulteriori modalita' dell'articolo 20, comma 1-bis, primo periodo. Occorre quindi applicare la disciplina al tipo di atto e alle sue condizioni, senza equiparare tutti i casi. Va aggiunto, come dato di realta' piu' che d'esame, che per la trascrizione nei registri immobiliari occorre rispettare i requisiti del titolo previsti dalla legge, inclusi quelli sull'autenticazione della sottoscrizione quando applicabili.

Un esempio svolto chiarisce la scala meglio di ogni schema. Immaginiamo il quesito: "Un assicurato presenta un ricorso amministrativo contro il diniego di una prestazione. In quale dei seguenti casi il ricorso NON gode della presunzione di riconducibilita' al titolare del dispositivo di firma?", con le opzioni: (a) ricorso in PDF firmato con firma digitale; (b) ricorso in PDF firmato con firma elettronica qualificata remota; (c) ricorso firmato con firma elettronica avanzata grafometrica non qualificata presso il patronato; (d) nessuno dei precedenti.

Il ragionamento si svolge cosi'. Le opzioni (a) e (b) sono entrambe firme qualificate - ricordiamo che la firma digitale e' una FEQ nella sua realizzazione italiana, e che il carattere remoto del dispositivo non toglie nulla alla qualificazione - e godono percio' della presunzione. L'opzione (c) e' una FEA non qualificata: puo' avere l'efficacia della scrittura privata se rispetta le regole tecniche, ma non gode della presunzione di riconducibilita'. La risposta e' quindi (c). L'opzione (d) e' il distrattore per chi ha memorizzato le firme come blocco unico e non vede differenze fra i livelli; l'opzione (b) attrae chi crede, erroneamente, che la firma remota sia un livello inferiore perche' il dispositivo non e' fisicamente in mano al firmatario. La lezione trasversale e' che i distrattori in questa materia si possono costruire in due modi: appiattendo la scala delle firme, oppure introducendo una differenza tecnica irrilevante (remota o su smart card, su PDF o su XML) e facendola passare per una differenza giuridica.

Un'istanza inviata all'INPS con un PDF firmato digitalmente segue il regime del CAD: l'utilizzo del dispositivo si presume riconducibile al titolare, salvo prova contraria. Per un'istanza presentata tramite un portale dopo accesso con SPID occorre distinguere l'efficacia probatoria ex articolo 20 dalla validita' dell'istanza: l'articolo 65 del CAD considera valide, tra le altre, le istanze telematiche presentate alla PA con identificazione dell'istante tramite SPID, CIE o CNS e le equipara alle istanze firmate in presenza del dipendente addetto. L'efficacia ex articolo 2702 del codice civile richiede la verifica delle condizioni dell'articolo 20. Anche una comunicazione inviata con posta elettronica ordinaria e il nome digitato in calce non e' priva di valore per il solo fatto di essere elettronica; il suo valore dipende dalla disciplina e dalle caratteristiche del caso.

Il sigillo elettronico e la marca temporale

Accanto alle firme esistono due strumenti spesso confusi con esse. Il sigillo elettronico usa tecnologia analoga a quella della firma, ma appartiene a una persona giuridica (un ente, una societa') e non a una persona fisica: consente di collegare dati all'organizzazione e contribuire alla verifica della loro origine e integrita', secondo la tipologia e le norme applicabili. La differenza non e' pero' solo di titolare: e' anche di effetto giuridico, e dipende dalla tipologia e dalle norme applicabili. Il sigillo elettronico qualificato gode di una presunzione di integrita' del dato e di correttezza dell'origine dei dati cui e' associato. E' un effetto distinto dall'efficacia probatoria della scrittura privata: il sigillo qualificato beneficia della presunzione legale sulla correttezza dell'origine e sull'integrita' dei dati; non equivale alla dichiarazione sottoscritta da una persona fisica. Trattarlo come "la firma digitale degli enti" e' un'approssimazione che porta a rispondere male. Puo' essere usato per documenti generati automaticamente da un sistema informativo, come le certificazioni prodotte in serie: la generazione puo' avvenire senza la redazione manuale del singolo documento, ma occorre verificarne provenienza e integrita'.

La validazione temporale elettronica associa data e ora a dati elettronici. La validazione temporale elettronica qualificata gode della presunzione di accuratezza della data e dell'ora e di integrita' dei dati cui sono associate, secondo l'articolo 41 eIDAS. Gli effetti e l'opponibilita' vanno valutati secondo la tipologia e le norme applicabili; la sola forma elettronica o la mancanza di qualificazione non escludono automaticamente valore giuridico o ammissibilita' come prova. E' lo strumento che consente, per esempio, di dimostrare che un documento esisteva gia' a una certa data, indipendentemente da chi lo abbia sottoscritto - una validazione del documento, da sola, non dimostra pero' che sia stato trasmesso o ricevuto entro il termine previsto per una domanda o un ricorso. Ha inoltre un rilievo pratico sulle firme: per valutare una firma digitale dopo scadenza, revoca o sospensione del certificato, un elemento da verificare e' l'associazione alla firma di un riferimento temporale opponibile ai terzi che ne collochi la generazione prima dell'evento. L'articolo 32 eIDAS richiede fra l'altro che il certificato qualificato fosse valido al momento della firma. Una data certa riferita al solo documento non dimostra necessariamente quando la firma sia stata apposta; restano da verificare le altre condizioni di validita'. Per un'illustrazione del riferimento temporale si veda la nota ministeriale del 2017; verificare la disciplina applicabile al caso.

Copie, duplicati e conservazione

Passiamo dal problema di chi firma a quello di come un documento si riproduce senza perdere valore. Il duplicato informatico e' ottenuto memorizzando la stessa identica sequenza di bit del documento originale: ha lo stesso valore giuridico dell'originale se prodotto in conformita' alle Linee guida, senza bisogno di attestazione di conformita'. La copia informatica di un documento informatico, invece, mantiene contenuto identico con una sequenza di valori binari diversa; puo' anche avere un formato diverso, per esempio da un file di videoscrittura a PDF: se prodotta secondo le Linee guida ha la stessa efficacia probatoria dell'originale quando la conformita' in tutte le sue componenti e' attestata da un pubblico ufficiale autorizzato oppure non e' espressamente disconosciuta. Resta fermo, ove previsto, l'obbligo di conservare l'originale informatico. Si veda l'articolo 23-bis del CAD. La differenza da ricordare e' fra il duplicato, con identica sequenza di valori binari, e la copia informatica, con contenuto identico e sequenza diversa: la differenza puo' riguardare il formato, ma non si identifica necessariamente con esso. Si veda l'articolo 1 del CAD. Il distrattore tipico inverte i due termini, contando sul fatto che nel linguaggio comune "copia" e "duplicato" sono sinonimi; e' un caso in cui il senso comune e' esattamente il nemico.

Merita un discorso separato la copia per immagine su supporto informatico di un documento analogico, cioe' la scansione di un cartaceo, disciplinata dall'articolo 22 del CAD, perche' la norma prevede due regimi diversi che la formulazione corrente tende ad appiattire. Quando la conformita' della scansione all'originale e' attestata da un notaio o altro pubblico ufficiale autorizzato secondo le Linee guida, la copia ha la stessa efficacia probatoria dell'originale ai sensi dell'articolo 22, comma 2. Quando invece l'attestazione manca, la copia ha l'efficacia dell'originale a due condizioni concorrenti: che sia prodotta nel rispetto delle Linee guida AgID in materia, e che la sua conformita' non sia espressamente disconosciuta dalla controparte. Sono due regimi distinti: nel comma 3 il mancato disconoscimento espresso e' una delle condizioni previste per attribuire alla copia la stessa efficacia probatoria dell'originale. Un disconoscimento non rende automaticamente la copia irrilevante come prova; la valutazione delle contestazioni dipende dal caso e dalla disciplina applicabile. Il rilievo pratico e' evidente in un istituto che acquisisce quotidianamente documentazione sanitaria, contratti di lavoro e certificazioni in copia scansionata.

La conservazione digitale non e' il backup, e la confusione fra i due e' uno degli errori piu' diffusi, tanto nei quiz quanto negli uffici. Il backup e' una copia di sicurezza che serve a non perdere i dati in caso di guasto; la conservazione e' un processo giuridicamente regolato, progettato per assicurare nel tempo autenticita', integrita', affidabilita', leggibilita' e reperibilita' dei documenti, con l'apposizione di riferimenti temporali, la creazione di pacchetti di archiviazione e la responsabilita' di una figura dedicata, il responsabile della conservazione. Il solo salvataggio di un file su una chiavetta non dimostra che sia stato attuato un processo di conservazione conforme; il supporto, da solo, non garantisce la leggibilita' futura ne' l'opponibilita' ai terzi (si veda la documentazione AgID sulla conservazione).

Per l'INPS il tema e' particolarmente pesante, e la ragione merita di essere capita perche' spiega l'intero istituto. La materia previdenziale puo' avere orizzonti temporali molto lunghi: la posizione contributiva raccoglie periodi maturati durante la vita lavorativa e puo' essere oggetto di verifiche o richieste di correzione. L'INPS descrive il servizio di consultazione e segnalazione delle anomalie. I documenti che fondano l'estratto conto contributivo - flussi UniEmens, provvedimenti di accredito figurativo, riscatti, ricongiunzioni - richiedono una gestione e una conservazione adeguate per i tempi applicabili alle rispettive tipologie documentali. Il processo di conservazione mira anche a mantenere leggibilita' e reperibilita' nel tempo; un backup protegge la disponibilita' di una copia, ma da solo non sostituisce l'intero processo di conservazione. Per esempio, una copia integra in un formato non piu' leggibile puo' richiedere strumenti o interventi adeguati per recuperarne il contenuto.

PEC e domicilio digitale

La posta elettronica certificata e' un sistema di posta che documenta con ricevute firmate dai gestori il percorso del messaggio, attribuendogli valore legale. Il flusso completo, che conviene conoscere per intero per distinguere i diversi passaggi, e' il seguente. Il gestore del mittente, accettato il messaggio, rilascia la ricevuta di accettazione, che attesta data e ora della presa in carico. Quando il messaggio passa fra gestori differenti, quello del destinatario invia al gestore del mittente una ricevuta di presa in carico, che attesta la presa in carico da parte del dominio di destinazione; non e' una ricevuta destinata al mittente. Si veda l'art. 7 del D.P.R. 68/2005. Se la consegna riesce, il gestore del destinatario rilascia la ricevuta di avvenuta consegna. Se invece la consegna non riesce, il mittente riceve un avviso di mancata consegna: e' l'esito operativamente piu' importante, perche' segnala che l'invio non ha prodotto l'effetto voluto e che occorre attivarsi diversamente. La disciplina tecnica prevede che il gestore ritenti la consegna per un arco di tempo prima di dichiarare l'insuccesso, e che l'avviso di mancata consegna sia generato entro un termine ulteriore. Le ricevute normalmente fornite al mittente sono quelle di accettazione e di avvenuta consegna, oppure l'avviso di mancata consegna; la presa in carico ha invece la diversa funzione di documentare il passaggio tra gestori differenti.

La regola sostanziale e' che la consegna si perfeziona con il deposito nella casella del destinatario, indipendentemente dal fatto che questi apra o legga il messaggio: e' l'equivalente della raccomandata con avviso di ricevimento, dove cio' che conta e' la messa a disposizione, non la lettura. Attenzione a un secondo punto altrettanto sfruttato: la PEC certifica invio, consegna, data e integrita' del messaggio, ma non l'identita' sostanziale di chi ha redatto o sottoscritto il contenuto. Il messaggio proviene dalla casella indicata, ma chi lo ha materialmente spedito potrebbe non coincidere con il titolare: la PEC da sola non lo identifica. La consegna va verificata tramite la relativa ricevuta; un allegato non firmato non e' per questo sottoscritto. La firma elettronica e gli altri procedimenti previsti dalla legge hanno un ruolo distinto nell'attribuzione e nel valore del documento, secondo il tipo di firma e le condizioni applicabili. Si vedano le indicazioni AgID sull'identificazione del mittente e la scheda AgID sulle ricevute PEC.

Il domicilio digitale e' l'indirizzo elettronico eletto presso un servizio di posta elettronica certificata o un servizio elettronico di recapito certificato qualificato ai sensi del regolamento eIDAS - utilizzabile per le comunicazioni elettroniche aventi valore legale secondo le norme applicabili. Le imprese e i professionisti iscritti in albi hanno l'obbligo di averne uno e di comunicarlo; i cittadini possono eleggerlo su base volontaria. I domicili sono raccolti in elenchi pubblici consultabili, che hanno un nome preciso, da riconoscere: per le imprese e i professionisti l'indice e' l'INI-PEC (Indice nazionale degli indirizzi PEC), mentre per le persone fisiche, i professionisti e gli altri enti di diritto privato non tenuti all'iscrizione negli albi o nel registro delle imprese c'e' l'INAD (Indice nazionale dei domicili digitali). I domicili professionali presenti in INI-PEC sono riversati anche in INAD per la sfera personale, con possibilita' di modificarli o cancellarli secondo le regole applicabili (si veda il chiarimento AgID). Per pubbliche amministrazioni e gestori di pubblici servizi esiste inoltre l'IPA. Le comunicazioni possono essere effettuate agli indirizzi dei relativi elenchi o a un domicilio digitale speciale eletto per determinati atti o affari, secondo l'articolo 6 del CAD e la disciplina applicabile.

Per l'INPS e per il destinatario e' importante verificare il domicilio digitale e le ricevute. La ricevuta di accettazione attesta la presa in carico; la ricevuta di avvenuta consegna documenta la messa a disposizione nella casella del destinatario. La mancata lettura non coincide di per se' con la mancata consegna; gli effetti dell'atto, il perfezionamento della notifica e le eventuali anomalie vanno valutati secondo la disciplina applicabile. Se il sistema segnala mancata consegna, non si puo' presumere che il messaggio sia stato recapitato.

SPID e identita' digitale

Se la firma risponde alla domanda "chi ha sottoscritto", l'identita' digitale risponde a quella, diversa, di "chi sta accedendo". SPID, il Sistema Pubblico di Identita' Digitale, e' un sistema di credenziali rilasciate da gestori accreditati e vigilati che consente di accedere ai servizi online della pubblica amministrazione con un'unica identita', evitando di avere una password diversa per ogni ente. Si articola in livelli di sicurezza crescente: il primo con nome utente e password; il secondo con nome utente e password accompagnati da un codice temporaneo (OTP) oppure dall'autenticazione tramite app prevista dal gestore, cioe' un'autenticazione a due fattori; il terzo livello, previsto per gli usi piu' delicati, prevede ulteriori soluzioni di sicurezza e, a seconda del gestore, eventuali dispositivi fisici. Per confrontare i servizi si veda il sito SPID.

La CIE, Carta d'Identita' Elettronica, e' un documento di riconoscimento dotato di microchip che funziona anche come strumento di autenticazione online. L'accesso con credenziali CIE di livello 1 o 2 non richiede la lettura della carta; per il livello 3 si usa la carta con uno smartphone NFC o un lettore compatibile, come spiega il Ministero dell'Interno. La differenza da ricordare e' funzionale prima che tecnica: SPID e' un sistema di credenziali erogato da gestori accreditati sulla base di una convenzione pubblica, la CIE e' un documento d'identita' emesso dallo Stato che svolge in aggiunta la funzione di identita' digitale. SPID consente l'identificazione di chi accede; non ogni accesso equivale alla sottoscrizione di un contenuto. Puo' essere usato in specifici processi di sottoscrizione disciplinati dall'art. 20 del CAD e dalle relative linee guida AgID, secondo le condizioni previste. Per la procedura di quelle linee guida il firmatario e' una persona fisica che usa un'identita' SPID di livello 2 o superiore; l'accesso da solo non basta.

SPID consente a cittadini e imprese di accedere ai servizi online delle pubbliche amministrazioni e dei soggetti privati aderenti. Non rende automaticamente accessibile qualsiasi sito commerciale: il servizio deve aderire e accettare quel sistema di autenticazione.

Pagamenti con pagoPA

pagoPA e' la piattaforma nazionale che standardizza i pagamenti verso la pubblica amministrazione: l'ente rende disponibile la posizione debitoria, anche creata al momento per un pagamento spontaneo, il cittadino sceglie un prestatore di servizi di pagamento (PSP), cioe' una banca o un altro istituto che offre servizi di pagamento, e la piattaforma favorisce l'associazione automatizzata del pagamento alla posizione debitoria. Il PSP va distinto dal canale utilizzato: un'app, un sito o uno sportello, anche presso una tabaccheria abilitata, permettono di effettuare il pagamento attraverso un PSP. Non e' un conto corrente della PA ne' un gestore di denaro: e' un nodo di smistamento che mette in comunicazione enti e prestatori, e non riceve direttamente le somme versate dagli utenti per il pagamento. Il possibile distrattore descrive la piattaforma stessa come un intermediario che "incassa" per conto dell'ente: e' sbagliato ed e' attraente perche' e' cio' che l'utente percepisce. Chi esegue materialmente il pagamento e' il prestatore di servizi di pagamento (PSP) scelto dal cittadino: dispone il trasferimento delle somme verso il conto indicato dall'ente, secondo le regole applicabili; la banca o il prestatore che tiene il conto dell'ente cura l'accredito. Il PSP invia anche il flusso di rendicontazione relativo ai riversamenti: pagoPA mette in comunicazione ente e PSP e facilita la riconciliazione tra ricevute, flussi e accrediti (si vedano le FAQ per i PSP e la guida alla rendicontazione). L'aggiornamento dei sistemi dell'ente puo' tuttavia richiedere tempo: l'assistenza pagoPA descrive anche il caso di pagamento non ancora risultante all'ente.

ANPR e dati anagrafici

Accanto a pagoPA operano infrastrutture che l'operatore incontra quotidianamente anche senza saperlo. L'ANPR, Anagrafe Nazionale della Popolazione Residente, e' la base dati unica che ha sostituito le oltre settemila anagrafi comunali tenute separatamente. Il cambiamento non e' soltanto tecnico: prima le informazioni anagrafiche erano distribuite tra le anagrafi comunali; oggi residenza e altri dati disponibili possono essere consultati tramite ANPR dai soggetti abilitati, per le finalita' e secondo le condizioni previste. I cittadini possono ottenere alcuni certificati anagrafici online o presso un comune diverso da quello di residenza, nei casi consentiti (si vedano le specifiche ANPR e il Ministero dell'Interno). Per l'ufficio questo puo' facilitare le verifiche sui requisiti anagrafici e ridurre i tempi di acquisizione dei dati. La correttezza della notifica dipende anche dalla disciplina applicabile e dalla verifica dell'indirizzo o del domicilio digitale pertinente; un dato non aggiornato o un'anomalia possono richiedere ulteriori controlli.

Interoperabilita' e PDND

La stessa logica ispira l'interoperabilita' fra le banche dati pubbliche, cioe' la loro capacita' di dialogare e scambiarsi dati: e' il fondamento tecnico del principio, di grande rilievo pratico, per cui l'amministrazione acquisisce d'ufficio le informazioni e i documenti gia' in possesso delle pubbliche amministrazioni nei casi previsti dalla legge, anche sulla base degli elementi necessari indicati dall'interessato, oppure accetta le dichiarazioni sostitutive previste. Il principio cosiddetto "una volta sola" mira a evitare richieste ripetute di dati gia' disponibili. Per esempio, la residenza puo' essere oggetto di dichiarazione sostitutiva e di acquisizione d'ufficio secondo la disciplina applicabile; un'impresa puo' ottenere la verifica della regolarita' tramite il DURC, il documento unico di regolarita' contributiva, che viene richiesto in modalita' telematica e si basa sulle verifiche di regolarita' negli archivi degli enti competenti. Le dichiarazioni eventualmente richieste dalla procedura restano distinte dalla verifica (si veda la circolare INPS 126/2015). Se esiste gia' un DURC in corso di validita', il servizio puo' restituire quello; altrimenti avvia la verifica. La conclusione non e' necessariamente immediata, come illustrano le specifiche INPS del servizio. Il DURC illustra cosi' l'utilita' dello scambio di dati fra enti.

Come avviene concretamente questo dialogo? Le amministrazioni dispongono del Sistema Pubblico di Connettivita' (SPC), un insieme di infrastrutture, regole e servizi per la connettivita' e l'interoperabilita'. Non va descritto come una singola rete sempre separata da Internet: le modalita' di collegamento e le misure di sicurezza dipendono dai servizi e dalle regole applicabili. Si veda la scheda AgID. A livello di contenuti, lo scambio passa oggi in misura crescente per la Piattaforma Digitale Nazionale Dati (PDND): un'infrastruttura con un catalogo di servizi interrogabili da programma (le cosiddette API, interfacce applicative), attraverso cui gli enti abilitati possono rendere disponibili e fruire dei dati secondo accreditamento, autorizzazioni, finalita' e condizioni previste. L'accesso non e' indiscriminato ne' comporta che tutti i dati di ogni ente siano gia' disponibili sulla piattaforma. Quando i dati e il servizio sono disponibili e l'ente e' abilitato, l'interrogazione automatica e tracciata puo' ridurre la necessita' di richiedere documenti all'utente. E' una delle possibili componenti di servizi progettati per semplificare gli adempimenti, secondo le condizioni e le finalita' applicabili.

Il capitolo precedente ha spiegato che valore ha un singolo documento informatico. Questo spiega che cosa succede quando i documenti sono milioni e devono essere ricevuti, registrati, classificati, ritrovati e conservati da un'organizzazione. E' la gestione documentale, e per un funzionario che progetta ed eroga servizi e' materia di lavoro prima ancora che di quiz: il ciclo di vita di una domanda di prestazione, dalla ricezione al provvedimento, e' un ciclo documentale.

Il protocollo informatico: che cos'e' e a che cosa serve

La registrazione di protocollo e' una parte della gestione documentale: le altre attivita', tra cui classificazione, fascicolazione e conservazione, restano distinte e necessarie secondo le regole applicabili. Registrare non significa aver gia' esaurito l'intero ciclo del documento.

Il protocollo comprende la registrazione dei documenti ricevuti e spediti e dei documenti informatici dell'amministrazione, salvo le esclusioni previste dalla legge e i casi di registrazione particolare, come indicato dalle FAQ AgID. La registrazione identifica e traccia un documento ricevuto o spedito, attribuendogli anche una data di registrazione non modificabile. Questa data puo' differire da quella di effettiva ricezione o spedizione: per valutare la tempestivita' occorre verificare il caso e le eventuali prove di trasmissione e consegna. Nel protocollo informatico questa operazione e' svolta da un sistema informatico che sostituisce integralmente il vecchio registro cartaceo.

La registrazione di protocollo comprende un nucleo di informazioni che non possono mancare: il numero progressivo, la data di registrazione, il mittente per i documenti ricevuti o il destinatario per quelli spediti, l'oggetto, la data e il protocollo del documento ricevuto se disponibili, e l'impronta del documento informatico se trasmesso per via telematica, secondo l'articolo 53 del DPR 445/2000. Il punto da capire, piu' che l'elenco, e' la ragione di ognuna: l'insieme serve a identificare univocamente il documento, a collocarlo nel tempo, a collegarlo al soggetto e a verificare l'integrita' del file registrato tramite l'impronta, una stringa calcolata sul suo contenuto. Se le impronte sono calcolate con lo stesso algoritmo e le stesse modalita', impronte diverse indicano dati diversi; algoritmi crittografici adeguati rendono molto difficile trovare due contenuti diversi con la stessa impronta, ma le collisioni sono teoricamente possibili.

Due caratteristiche del numero di protocollo vanno considerate insieme per comprendere la registrazione. Il numero e' progressivo, costituito da almeno sette cifre numeriche, e la numerazione si rinnova ogni anno solare, ricominciando da uno: per identificare la registrazione occorre considerare il numero insieme all'anno e all'amministrazione e all'area organizzativa omogenea (AOO) che lo hanno attribuito: il solo numero non basta. Le informazioni obbligatorie registrate in forma immodificabile non si sovrascrivono liberamente. Le linee guida AgID prevedono, per oggetto, mittente e destinatario, l'annullamento secondo la procedura prevista dall'articolo 54 del DPR 445/2000, conservando visibili le informazioni originarie e la traccia dell'operazione. L'assegnazione interna e la classificazione possono invece essere modificate con storicizzazione. Occorre quindi distinguere le informazioni e seguire le procedure autorizzate dell'ente.

La segnatura di protocollo consiste nell'apposizione o associazione all'originale del documento delle informazioni di protocollo, in forma permanente e non modificabile. Va distinta dalla registrazione nel registro: rende riconoscibili gli estremi riferiti al documento, secondo l'articolo 55 del DPR 445/2000. Nel documento informatico la segnatura viaggia come insieme di dati strutturati associati al file, ed e' cio' che permette a due amministrazioni di scambiarsi documenti protocollati facendo dialogare direttamente i rispettivi sistemi: un sistema del destinatario interoperabile puo' acquisire i dati di segnatura e supportare la registrazione automatizzata, secondo le funzionalita' e le regole applicabili: l'automazione non va presunta per ogni scambio.

Esiste infine il registro di emergenza, previsto per l'ipotesi in cui il sistema informatico sia indisponibile. Non e' una facolta' organizzativa ma un obbligo di continuita': quando per cause tecniche il protocollo informatico non e' utilizzabile, il responsabile del servizio autorizza le registrazioni su uno o piu' registri di emergenza; alla ripresa le informazioni sono riportate nel sistema ordinario, mantenendo la correlazione con il numero usato in emergenza, secondo l'articolo 63 del DPR 445/2000. Il registro di emergenza serve a documentare le operazioni durante l'interruzione; per termini e prove occorre verificare le regole del procedimento e gli eventuali provvedimenti applicabili.

Classificazione, fascicolo informatico, manuale di gestione

Registrare non basta: bisogna anche poter ritrovare, e soprattutto tenere insieme cio' che appartiene alla stessa vicenda. Qui entrano tre strumenti.

• La classificazione assegna a ogni documento una posizione all'interno di uno schema logico predefinito, il titolario (o piano di classificazione), che rispecchia le funzioni dell'ente e non la sua struttura organizzativa contingente. Il riferimento alle funzioni - prestazioni pensionistiche, prestazioni a sostegno del reddito, vigilanza contributiva - favorisce la continuita' della classificazione anche quando cambia l'organizzazione; il titolario puo' comunque essere aggiornato, preservando la possibilita' di consultare la documentazione gia' classificata.
• Il fascicolo informatico raccoglie tutti gli atti e i documenti relativi a un medesimo procedimento o affare. Non e' una cartella qualunque del disco: e' un'aggregazione documentale strutturata, con propri dati identificativi, che segue il procedimento dall'avvio alla conclusione. Nel lavoro previdenziale e' il contenitore naturale di una vicenda: la domanda di prestazione, la documentazione sanitaria o reddituale prodotta, le richieste di integrazione e il provvedimento finale possono confluire nel fascicolo del relativo procedimento. Un eventuale ricorso amministrativo puo' costituire un procedimento distinto con un proprio fascicolo collegato, secondo le regole dell'ente; la corretta organizzazione aiuta un altro funzionario a ricostruire la vicenda.
• Il manuale di gestione e' il documento con cui l'amministrazione descrive il proprio sistema di gestione documentale e ne definisce le regole operative: chi puo' protocollare, come si classifica, come si formano i fascicoli, quali documenti sono esclusi dalla registrazione, come si gestisce l'emergenza. Non e' soltanto un adempimento formale: il manuale descrive le procedure organizzative e aiuta a verificarne l'applicazione; la ricostruzione delle operazioni dipende anche dalle registrazioni e dalle tracciature effettivamente conservate.

Un chiarimento: non tutti i documenti che entrano in un ufficio si protocollano. L'articolo 53, comma 5, del DPR 445/2000 prevede la registrazione dei documenti ricevuti e spediti e dei documenti informatici, con esclusioni specifiche: per esempio gazzette, notiziari, materiali pubblicitari e documenti gia' soggetti a registrazione particolare dell'amministrazione. Non basta ritenere un documento privo di rilevanza per un procedimento per escluderlo automaticamente. Le indicazioni AgID riportano l'elenco e distinguono anche il trattamento delle ricevute PEC.

Dove si collega il protocollo al resto del sistema

Vale la pena chiudere legando questo capitolo ai due che lo circondano, per distinguere istituti con funzioni diverse. Il protocollo identifica un documento ricevuto o spedito e ne registra la data di protocollazione, che puo' differire dalla ricezione o spedizione effettiva; la firma collega dati elettronici al firmatario, con garanzie di identificazione ed effetti che dipendono dal tipo di firma e dalle verifiche effettuate; la PEC attesta il trasporto del messaggio fra due caselle; il sistema di conservazione, secondo le regole applicabili, e' progettato per assicurare nel tempo autenticita', integrita', affidabilita', leggibilita' e reperibilita' dei documenti conservati. Sono quattro funzioni distinte e complementari, e nessuna sostituisce l'altra. Un documento protocollato ma non firmato e' registrato, non sottoscritto. Un documento inviato via PEC ma non protocollato non ha per questo una registrazione di protocollo dell'ente; la prova di consegna dipende dall'esito dell'invio e dalla relativa ricevuta. Un documento puo' essere protocollato e firmato senza che questo, da solo, ne dimostri ogni requisito di validita'; inoltre, senza un adeguato processo di conservazione, la sua reperibilita' e leggibilita' nel tempo possono essere a rischio.

Esempio ipotetico. Quesito: "Per un procedimento che ammette la presentazione via PEC e per il quale la disciplina applicabile fa riferimento alla ricezione, un'istanza e' consegnata nella casella dell'amministrazione il 30 giugno alle 23.50, come risulta dalla ricevuta, e viene registrata a protocollo il 1 luglio alle 8.30. Quale data rileva ai fini del termine di ricezione, ipotizzato al 30 giugno?" Le opzioni tipiche sono: (a) il 1 luglio, data di protocollazione; (b) il 30 giugno, data della ricevuta di avvenuta consegna; (c) la data in cui il funzionario apre il messaggio; (d) nessuna, la PEC non fa data certa.

Il ragionamento: la PEC certifica la consegna con ricevuta, e la consegna si perfeziona con il deposito nella casella indipendentemente dalla lettura. Nell'ipotesi indicata il documento e' quindi pervenuto all'amministrazione il 30 giugno; la successiva data di protocollazione non modifica di per se' la data di ricezione. Risposta: (b), ferme le regole specifiche del procedimento e la verifica degli altri requisiti dell'istanza. Per esempio, per le domande NASpI e DIS-COLL l'INPS indica la propria procedura online e, in alternativa, il Contact Center o i patronati tramite i servizi previsti: non bisogna presumere che sia ammessa la PEC. L'opzione (a) attrae chi identifica meccanicamente "arrivo" con "protocollazione" - e' un possibile errore concettuale; l'opzione (c) e' esclusa dalla regola per cui la lettura e' irrilevante; l'opzione (d) contraddice la funzione stessa della PEC. Da ricordare: la registrazione del protocollo non determina di per se' l'arrivo; data di ricezione e data di registrazione possono essere diverse.

Lo studio comprende anche il funzionamento del computer: distinguere componenti fisiche, programmi, memoria e archiviazione permette di capire le operazioni eseguite ogni giorno.

Un calcolatore e' l'insieme di una parte fisica, l'hardware, e di una parte immateriale fatta di istruzioni, il software. Il cuore dell'hardware e' la CPU (Central Processing Unit), il processore: e' l'unita' che esegue le istruzioni, composta idealmente da un'unita' di controllo, che decide cosa fare e in che ordine, e da un'unita' aritmetico-logica, che esegue calcoli e confronti. La frequenza di clock si misura in cicli al secondo, spesso espressi in gigahertz: un GHz corrisponde a un miliardo di cicli al secondo. Un ciclo non equivale necessariamente a un'istruzione: possono essere completate piu' istruzioni in un ciclo oppure un'istruzione puo' richiedere piu' cicli (Intel). La frequenza, insieme al numero di core e ad altre caratteristiche contribuisce alle prestazioni, che dipendono anche dal programma e dal carico di lavoro. Piu' core possono eseguire attivita' in parallelo, ma non garantiscono sempre prestazioni superiori a un singolo core piu' veloce.

La memoria va distinta con precisione, perche' i quiz insistono sulla differenza fra memoria di lavoro e memoria di archiviazione.

• RAM (Random Access Memory): e' la memoria di lavoro, dove il sistema carica i programmi e i dati in uso. E' volatile, cioe' normalmente perde il contenuto quando manca l'alimentazione, ed e' leggibile e scrivibile; si veda la documentazione Intel sulla RAM. Un'interruzione puo' far perdere il lavoro non salvato presente solo in RAM; se disponibili, salvataggio automatico o recupero automatico possono conservare una versione, senza garantire il recupero di tutte le modifiche.
• ROM (Read Only Memory): memoria non volatile, storicamente destinata alla sola lettura nel funzionamento ordinario. Nelle macchine moderne il firmware di avvio BIOS o UEFI e' comunemente conservato in memoria flash non volatile aggiornabile con apposite procedure: conserva le istruzioni di inizializzazione anche a computer spento; si veda la specifica UEFI sulla memoria del firmware.
• Memorie di massa: comprendono supporti non volatili che conservano i dati anche a computer spento; non volatilita' non significa conservazione illimitata ne' esclude guasti, alterazioni o la necessita' di copie di sicurezza. Il disco rigido meccanico (HDD) memorizza i dati su piatti magnetici rotanti letti da una testina mobile: offre grandi capacita' a basso costo, ma e' relativamente lento e sensibile agli urti proprio perche' contiene parti in movimento. L'unita' a stato solido (SSD) usa invece memoria elettronica di tipo flash, senza alcuna parte meccanica: e' spesso piu' veloce e meno vulnerabile agli urti meccanici rispetto a un HDD; prestazioni e affidabilita' effettive dipendono dai dispositivi e dalle condizioni d'uso. Chiavette USB e schede di memoria impiegano normalmente memoria flash in formato portatile e possono essere usate per trasferire o conservare file; come per gli altri supporti, la durata e l'affidabilita' dipendono dal dispositivo e dalle condizioni d'uso. I supporti ottici (CD, DVD, Blu-ray) sono dischi letti da un laser e possono essere usati per distribuire o archiviare contenuti. La conservazione di lungo periodo richiede controlli, copie di sicurezza e lettori compatibili: il solo supporto ottico non garantisce la leggibilita' futura, come spiega la Library of Congress.
• Memoria cache: piccola e velocissima, interna o vicinissima alla CPU, conserva temporaneamente copie di dati e istruzioni per ridurre gli accessi alla memoria principale; il contenuto dipende dagli accessi e dai meccanismi della specifica architettura. E' un cuscinetto fra la velocita' del processore e quella della memoria principale. Puo' essere organizzata in piu' livelli, per esempio L1, L2 e L3, con dimensioni, tempi di accesso e condivisione tra core diversi secondo il processore; si veda la documentazione tecnica Intel.

La coppia RAM/ROM e' quella su cui si costruiscono i distrattori piu' efficaci, e la ragione e' la somiglianza dei nomi: chi risponde di fretta ricorda che una delle due e' volatile ma non quale. Il modo piu' solido di fissarla non e' la sigla ma la funzione: la RAM e' il tavolo di lavoro, si svuota quando si esce dall'ufficio; la memoria non volatile che contiene il firmware conserva i dati anche senza corrente; il firmware puo' essere aggiornabile, a seconda del dispositivo.

Le periferiche sono i dispositivi collegati all'unita' centrale. Si classificano in base alla direzione del flusso di dati, e il criterio va fissato bene perche' e' cio' che consente di classificare correttamente anche una periferica mai vista: il punto di riferimento e' sempre l'unita' centrale, non l'utente. Un dispositivo e' di input se porta dati verso l'unita' centrale (tastiera, mouse, scanner, microfono: questi trasformano un'azione o un oggetto del mondo esterno in dati); e' di output se porta informazioni fuori dall'unita' centrale rendendole percepibili (monitor, stampante, altoparlanti); e' di input/output se fa entrambe le cose (uno schermo touch mostra e riceve tocchi, un modem trasmette e riceve, un disco esterno viene sia letto sia scritto). Questa classificazione didattica considera soprattutto la funzione svolta: anche un dispositivo di input puo' ricevere comandi dal computer, per esempio per accendere un indicatore della tastiera.

Applicando il criterio si risolvono anche i casi dubbi, che sono esattamente quelli che i quiz propongono quando vogliono alzare la difficolta' di una domanda per il resto banale: una webcam e' input perche' i dati entrano; un proiettore e' output; una stampante multifunzione, che stampa e scansiona, e' input/output; un lettore di smart card acquisisce dati dalla carta e, nell'interazione con essa, scambia anche comandi e risposte: in base alla funzione considerata puo' essere classificato come dispositivo di input oppure come periferica di input/output. L'errore tipico nasce dal ragionare dal punto di vista dell'utente invece che della macchina: la stampante "riceve" un comando dall'utente e sembra dunque input, ma rispetto all'unita' centrale i dati escono, ed e' output.

Le unita' di misura si fondano sul bit, la cifra binaria che vale 0 o 1. Otto bit formano un byte. Il numero di byte necessari per rappresentare un testo dipende dalla codifica: in UTF-8 un punto di codice Unicode codificabile richiede da uno a quattro byte; un carattere visibile composto da piu' punti di codice puo' richiederne di piu'. Per i multipli occorre distinguere i prefissi decimali dai binari: secondo la convenzione standard, 1 kilobyte (kB) equivale a 1.000 byte, mentre 1 kibibyte (KiB) equivale a 1.024 byte. Analogamente, megabyte e gigabyte indicano multipli decimali; mebibyte e gibibyte indicano multipli binari. Storicamente, in informatica i prefissi decimali sono stati talvolta usati anche per multipli binari: nei quesiti e' quindi utile controllare la convenzione specificata. Il NIST illustra la distinzione.

Sistema operativo e applicazioni

Il software si divide in software di base e software applicativo. Il sistema operativo (Windows, Linux, macOS) e' il software di base: gestisce la memoria, i processi, i file, le periferiche e fornisce l'interfaccia con l'utente; nei comuni computer i programmi applicativi progettati per un sistema operativo usano i suoi servizi, tra cui la gestione della memoria e dei file. Esistono anche programmi specializzati che operano direttamente sull'hardware senza un sistema operativo, per esempio in alcuni dispositivi embedded. Il software applicativo e' quello che svolge il lavoro dell'utente: videoscrittura, fogli di calcolo, browser, applicativi gestionali con cui si istruiscono le pratiche. Un driver e' il programma che permette al sistema operativo di dialogare con una specifica periferica: per esempio, una stampante nuova puo' richiedere un driver compatibile; in altri casi il sistema dispone gia' di un driver adatto. Un lettore di smart card non riconosciuto puo' impedire la firma anche se e' fisicamente collegato; si vedano le indicazioni Microsoft sui driver di stampa.

La shell e' l'interfaccia attraverso cui l'utente impartisce comandi e avvia operazioni: puo' essere testuale, come un interprete di comandi, oppure grafica. Non coincide con il kernel, il nucleo che gestisce le risorse del sistema. Gli aggiornamenti di sicurezza correggono vulnerabilita': vanno installati tempestivamente anche sul sistema operativo. Aggiornare soltanto le applicazioni o usare un antivirus non sostituisce le correzioni del sistema. Le patch vanno installate tempestivamente usando il servizio o il canale ufficiale indicato dal produttore.

File firmati e cartelle

La gestione di file e cartelle segue una struttura ad albero: un'unita' contiene cartelle, che contengono altre cartelle e file. Il percorso (path) descrive la posizione di un file nell'albero: un percorso assoluto parte dalla radice o unita' pertinente, mentre uno relativo viene interpretato rispetto a una posizione di riferimento. L'estensione, normalmente la parte finale del nome dopo il punto, suggerisce il formato e l'associazione software, ma puo' essere modificata senza cambiare il contenuto e non prova da sola il formato effettivo: .docx per la videoscrittura, .xlsx per i fogli di calcolo, .pdf, .xml per i flussi strutturati come UniEmens, e .p7m spesso usata in Italia per file di firma CAdES: l'estensione da sola non prova la presenza o la validita' di una firma; nella modalita' con documento incorporato, il contenitore include documento e firma; CAdES puo' anche essere usato con firma separata dal documento. Normalmente il software propone il nome originale seguito dall'estensione .p7m: per esempio, Prova.docx firmato in CAdES viene salvato come Prova.docx.p7m, salvo rinomina da parte dell'utente. Si tratta di una convenzione di denominazione: il nome proposto puo' essere modificato. Quest'ultima estensione merita di essere ricordata: un file .p7m richiede in genere un software capace di leggere la busta e verificare la firma; se la firma e' separata occorre disporre anche del documento corrispondente. Si vedano le indicazioni AgID sulla busta CAdES e il rapporto tecnico ETSI sulle firme separate.

Due distinzioni utili chiudono il capitolo. Copiare un file lo duplica lasciando l'originale, spostare lo trasferisce eliminandolo dall'origine; un collegamento non e' il file ma solo un rimando ad esso, quindi cancellare il collegamento non cancella il documento, mentre spostare il documento puo' rendere il collegamento inutilizzabile se il sistema non riesce a ritrovare il nuovo percorso - e' l'origine di una quantita' di segnalazioni di "file sparito" che sono in realta' collegamenti orfani. Un archivio compresso (formati ZIP, 7z) puo' ridurre lo spazio occupato e permette di riunire piu' file; il risparmio dipende dai dati e puo' essere minimo per file gia' compressi: utile per allegare piu' documenti a una PEC, che ha limiti di dimensione del messaggio, come accade quando si trasmette la documentazione a corredo di una pratica previdenziale.

File, estensioni e compatibilita'

Il nome distingue un file dagli altri nella stessa cartella; l'estensione suggerisce il formato e l'applicazione associata. .doc e' il formato storico dei documenti Word, .docx quello predefinito nelle versioni moderne, salvo una diversa scelta di salvataggio. .exe e' un'estensione usata per programmi eseguibili in Windows: aprire un eseguibile puo' avviare istruzioni, anziche' mostrare un documento. Rinominare l'estensione non converte il contenuto e non prova il formato effettivo, come illustra Microsoft.

Un documento si salva su una memoria di massa, come disco rigido, SSD o pen drive, oppure su un servizio remoto. Il supporto non determina il programma necessario: un file Word su pen drive deve essere interpretato da Word o da un software compatibile con quel formato. La compatibilita' puo' essere parziale per impaginazioni o funzioni particolari. Non e' quindi indispensabile lo stesso programma che ha creato il file, ma occorre un programma capace di leggerne il formato.

Per collocare i formati nel tempo: Word 97-2003 usa normalmente .doc; .docx diventa il formato predefinito con Office 2007. Excel puo' aprire le cartelle storiche .xls in modalita' compatibilita': aprire non significa convertirle automaticamente in .xlsx. Per cambiare formato occorre scegliere la conversione o un formato diverso in Salva con nome. Il formato moderno .xlsm puo' conservare macro VBA; anche il vecchio .xls puo' contenerle, e la loro esecuzione dipende dalle impostazioni di sicurezza; si vedano le indicazioni Microsoft sulla conversione.

PDF/A e' una famiglia di profili standardizzati del PDF destinati alla conservazione nel lungo periodo. Non e' una firma digitale e l'estensione resta normalmente .pdf. PDF/R esiste come formato standardizzato per documenti con immagini raster: non va confuso con PDF/A. La PDF Association distingue le rispettive famiglie di standard. PDF/A riguarda il formato del file e non sostituisce il processo e il sistema di conservazione digitale, che richiedono attivita' organizzative e tecniche specifiche.

Nomi dei file in Windows

Nelle normali convenzioni Windows non si usano nei nomi i caratteri < > : " / \ | ? *, riservati ad altri scopi. Il punto e' ammesso, per esempio in relazione.final.docx, e separa normalmente nome ed estensione. Non si termina il nome con un punto o uno spazio nell'interfaccia ordinaria; esistono inoltre nomi riservati come CON e NUL, anche quando sono seguiti da un'estensione: per esempio NUL.txt. Dire che il punto e' sempre vietato e' quindi errato. Si vedano le convenzioni Microsoft sui nomi dei file.

Occorre distinguere il nome base dal nome completo: Relazione.docx e Relazione.pdf possono coesistere nella stessa cartella perche' le estensioni sono diverse e quindi i nomi completi non coincidono. Avere dimensioni o contenuti diversi, da solo, non permette invece di conservare due file con lo stesso identificatore completo nella stessa cartella. Nelle normali impostazioni Windows maiuscole e minuscole non distinguono i nomi; NTFS puo' essere configurato per singole directory in modo sensibile alle maiuscole, ma questa non e' l'impostazione predefinita; si veda la documentazione Microsoft.

Database relazionali: tabelle, record e attributi

Un DBMS e' il software che gestisce una base di dati. Nel modello relazionale i dati sono organizzati in tabelle: ciascuna colonna rappresenta un attributo e ciascuna riga un record, o tupla. Lo schema della tabella stabilisce nomi e tipi delle colonne.

La tabella Pratiche con colonne Numero, Richiedente e Stato ha tre attributi per ogni riga. Le righe possono contenere valori diversi e, ove consentito, valori NULL: cio' non elimina la colonna dalla struttura del record. I record della stessa tabella condividono dunque lo stesso numero di attributi; non si puo' estendere questa affermazione a tabelle diverse del database. Una tabella Uffici puo' avere quattro colonne. La chiave primaria identifica univocamente la riga e puo' comprendere una o piu' colonne; una chiave esterna puo' collegare una pratica all'ufficio competente. Si veda la documentazione PostgreSQL sui vincoli.

Il dominio di un attributo e' l'insieme dei valori ammessi per quell'attributo, descritto dal tipo e dalle eventuali restrizioni: per esempio, un campo Stato puo' ammettere soltanto Aperta, Sospesa o Chiusa. Il dominio non e' una riga o una tabella. Un vincolo di unicita' fra righe e' distinto dal controllo che il singolo valore appartenga al dominio.

Codice sorgente, selezione e astrazione

Il codice sorgente e' l'insieme delle istruzioni scritte in un linguaggio di programmazione. Il processore esegue istruzioni macchina: un compilatore puo' tradurre il sorgente prima dell'esecuzione; un interprete o un ambiente di esecuzione puo' valutarlo e tradurlo durante l'esecuzione, anche passando per un codice intermedio. Non ogni programma richiede quindi un file eseguibile prodotto anticipatamente con una compilazione separata.

La selezione if...else sceglie fra due rami in base a una condizione. In pseudocodice: if (A+B > C) stampa D; else stampa E;. Se e' noto che A+B e' diverso da C, il ramo else corrisponde al caso A+B minore di C; senza questa premessa includerebbe anche l'uguaglianza. Una ripetizione, come un ciclo, ha uno scopo diverso: eseguire istruzioni piu' volte.

L'astrazione rappresenta gli aspetti essenziali di un oggetto o problema, lasciando da parte dettagli non utili allo scopo. Un modello Pratica puo' esporre numero e stato senza mostrare come siano memorizzati sul disco. Non significa passare necessariamente dal concetto generale a uno specifico: quella formulazione non definisce l'astrazione.

Un'istruzione switch seleziona una sezione in base al valore di un'espressione. Il comando break, usato per uscire dallo switch, porta il controllo all'istruzione successiva allo switch e non termina l'intero programma. In C e C++ evita la prosecuzione nei case successivi; C# non consente il passaggio automatico fra sezioni distinte: il punto finale della sezione non deve essere raggiungibile, per esempio grazie a break, return o throw, come precisa la specifica C#.

Una rete e' un insieme di dispositivi collegati per scambiare dati. Si classificano anzitutto per estensione: la LAN (Local Area Network) copre un'area circoscritta, come un ufficio o una sede; la MAN copre un'area metropolitana; la WAN (Wide Area Network) collega sedi geograficamente distanti fra loro. Internet e' la rete mondiale che interconnette reti diverse, ed e' quindi una rete di reti. La intranet e' invece una rete interna a un'organizzazione, che usa tecnologie Internet ed e' riservata agli autorizzati, anche da remoto attraverso strumenti di accesso protetto quando previsti: una rete riservata che collega uffici e applicativi di un ente puo' esserne un esempio. La extranet estende in modo controllato l'accesso alla intranet a soggetti esterni selezionati, come partner o fornitori, che vedono una porzione definita delle risorse interne - e' il modello concettuale dei canali riservati a intermediari e patronati, che accedono a una parte circoscritta dei servizi. Una VPN (Virtual Private Network) crea una rete logica privata usando una rete condivisa; nell'accesso remoto puo' usare un tunnel cifrato per permettere a un dipendente autorizzato di raggiungere risorse dell'ufficio. Protezione e risorse accessibili dipendono da protocolli, configurazione e permessi: la cifratura protegge il traffico nel tratto interessato, senza garantire sicurezza assoluta. Si vedano le definizioni NIST di VPN e la RFC 4031 su intranet ed extranet.

Comunicazione e TCP/IP

TCP e' un protocollo orientato alla connessione: prima dello scambio dei dati viene stabilita una connessione logica fra le estremita'. Fornisce un flusso di byte affidabile e ordinato; se la comunicazione fallisce, non puo' garantire una consegna a ogni costo.

I protocolli sono le regole comuni che rendono possibile la comunicazione fra macchine diverse. La famiglia TCP/IP e' lo standard di Internet e si regge su una divisione di compiti utile per comprendere la comunicazione: il protocollo IP definisce indirizzi e trasporto dei pacchetti tra reti; gli apparati di rete li inoltrano verso la destinazione secondo le informazioni di instradamento disponibili, senza garanzia di consegna (RFC 791 per IPv4; RFC 8200 per IPv6); il protocollo TCP si occupa dell'affidabilita', trasmettendo il flusso in segmenti, usando numeri di sequenza riferiti ai byte, controlli e ritrasmissioni per ricostruire i dati nell'ordine previsto. In sintesi: IP si occupa dell'instradamento; TCP offre un flusso affidabile e ordinato, ma un guasto puo' impedire di completare la comunicazione. Un indirizzo IP individua un'interfaccia o una destinazione di rete; non identifica necessariamente in modo univoco e permanente un dispositivo o una persona, anche per effetto della condivisione degli indirizzi; il DNS e' il sistema che associa ai nomi di dominio diversi tipi di informazioni: tra le sue funzioni c'e' la ricerca degli indirizzi IP associati a un nome, che consente di usare un nome di sito invece di digitarne l'indirizzo numerico.

Al di sopra di TCP/IP lavorano i protocolli applicativi, ciascuno dedicato a un compito. HTTP e' un protocollo applicativo a richiesta e risposta per accedere e interagire con risorse, comprese pagine web, immagini e servizi: un client invia una richiesta e il server restituisce una risposta. HTTPS fa la stessa cosa ma incapsula il traffico in un canale cifrato tramite TLS, proteggendo riservatezza e integrita' della comunicazione nel tratto TLS e consentendo di verificare l'identita' del sito tramite certificato, se la verifica ha esito positivo; la protezione dipende da implementazione e configurazione e non e' una garanzia assoluta. Il browser mostra informazioni sulla sicurezza della connessione, ma l'icona varia secondo prodotto e versione e non e' sempre un lucchetto. HTTPS e' essenziale per proteggere il traffico di servizi con credenziali o dati sensibili, ma da solo non dimostra che il sito sia affidabile. Le versioni HTTP non usano tutte TCP: HTTP/3 utilizza QUIC, che opera su UDP; si veda la RFC 9114.

L'apertura ordinaria di una connessione TCP usa il three-way handshake: SYN, SYN/ACK e ACK. E' la procedura per stabilire la connessione, non per chiuderla o individuare un indirizzo MAC. UDP e' invece un protocollo di trasporto senza connessione e non offre le garanzie di consegna e ordinamento di TCP; non si distingue da TCP per una velocita' sempre maggiore o minore.

Nel modello TCP/IP, TCP e UDP appartengono al livello di trasporto, IP al livello Internet. SMTP, usato per trasferire messaggi di posta, e' un protocollo del livello applicativo, come HTTP e FTP. Ethernet e ARP non sono protocolli applicativi: riguardano il collegamento di rete e la risoluzione degli indirizzi sul collegamento.

Trasferimento file e protocolli di posta

FTP e' un protocollo per il trasferimento di file fra un client e un server, con operazioni di caricamento e scaricamento e navigazione fra cartelle; puo' anche riprendere un trasferimento interrotto se supportato, ed e' considerato insicuro nella versione originaria perche' non protegge con cifratura le credenziali e i dati. Esistono estensioni che usano TLS, da configurare correttamente anche per il canale dati: si veda la RFC 4217. Nella posta elettronica i compiti sono divisi: SMTP e' il protocollo normalmente usato per trasferire i messaggi tra server di posta e, nei client configurati a tal fine, per consegnarli al server di invio. Altri programmi possono usare interfacce diverse: ad esempio le API di Gmail consentono l'invio con una richiesta HTTP; POP3 e IMAP governano invece la lettura da parte del destinatario, con modalita' diverse: POP3 scarica i messaggi sul dispositivo e la loro cancellazione dal server dipende dai comandi, dalle impostazioni del client e dalle eventuali politiche di conservazione del server, come previsto dalla RFC 1939; IMAP e' progettato per gestire la posta sul server e sincronizzarla fra piu' dispositivi, cosi' lo stato di lettura puo' essere condiviso fra telefono e computer quando client e server sincronizzano i relativi indicatori. Se un quesito confronta SMTP con POP3 e IMAP, SMTP e' il protocollo normalmente usato per l'invio della posta; POP3 e IMAP sono invece utilizzati per accedere ai messaggi ricevuti.

Browser e cookie

Occorre distinguere gli strumenti e i dati della navigazione web. Il browser (Edge, Chrome, Firefox, Safari) e' il programma che richiede e visualizza le pagine web; va tenuto distinto dal motore di ricerca (Google, Bing), che e' invece un servizio che indicizza contenuti web e risponde alle interrogazioni: "con quale programma si naviga?" ha per risposta il browser, non Google. L'URL e' l'indirizzo completo di una risorsa: per una risorsa web comprende tipicamente uno schema come https e un nome host, e puo' comprendere un percorso, parametri e altri componenti; il percorso puo' essere vuoto. I cookie sono piccoli dati che il sito chiede al browser di memorizzare sul dispositivo dell'utente per mantenere informazioni di sessione o ricordare scelte anche fra visite, a seconda del tipo: sono dati e non programmi eseguibili; possono però essere sottratti o abusati, oltre ad avere rilievo per la riservatezza. In Italia i cookie tecnici non richiedono consenso preventivo, fermo l'obbligo informativo; per cookie di profilazione e altri strumenti non tecnici, salvo eccezioni applicabili, occorre consenso secondo la disciplina e le indicazioni del Garante. Un'affermazione che li descriva come piccoli programmi contenenti virus sarebbe errata: un cookie e' un dato, non codice eseguibile. La cronologia e i preferiti sono invece dati gestiti dal browser: la prima registra le pagine visitate, i secondi conservano gli indirizzi scelti dall'utente per ritrovarli rapidamente. A seconda delle impostazioni possono anche essere sincronizzati con un account e altri dispositivi.

Il cloud computing e' l'erogazione di risorse informatiche (potenza di calcolo, spazio di archiviazione, applicazioni) come servizio via rete, da un insieme condiviso di risorse configurabili; l'uso delle risorse e' misurabile, mentre il modello di prezzo dipende dal servizio. Il NIST distingue tre modelli di servizio, secondo quanto si delega al fornitore: IaaS, in cui si utilizzano risorse di infrastruttura come server e spazio disco e si resta responsabili di tutto cio' che vi si installa sopra; PaaS, in cui si utilizza una piattaforma su cui sviluppare applicazioni, senza occuparsi del sistema sottostante; SaaS, in cui si usa direttamente un'applicazione del fornitore, per esempio una casella di posta online accessibile via browser; l'accesso puo' avvenire anche tramite un'interfaccia di programma. Il criterio per non confonderli e' uno solo e conviene tenerlo al posto delle sigle: passando da IaaS a SaaS, di norma, aumenta la parte di infrastruttura o piattaforma gestita dal fornitore. Questo non elimina i compiti del cliente, per esempio nella gestione di account e accessi: la ripartizione concreta dipende dal servizio e dal contratto. Si vedano la definizione NIST del cloud e l'esempio Microsoft di responsabilita' condivisa.

Per le pubbliche amministrazioni, l'acquisizione di servizi cloud segue requisiti e procedure applicabili. Cloud Italia descrive il percorso di qualificazione e il ruolo dell'Agenzia per la cybersicurezza nazionale (ACN), nonche' le regole per servizi e infrastrutture cloud. La classificazione dei dati e servizi orienta le scelte dell'amministrazione. Requisiti specifici, compresi eventuali vincoli di localizzazione, vanno verificati nel quadro normativo e tecnico applicabile al caso. La protezione e' rilevante anche per un ente che gestisce posizioni contributive e, nei casi previsti, dati sanitari.

Le impostazioni di privacy del browser permettono di bloccare cookie, anche per singoli siti; il sito non deve autorizzare il blocco, ma alcune sue funzioni possono smettere di funzionare. La cache conserva invece copie di risorse per evitare di scaricarle ogni volta. Svuotarla puo' liberare spazio o risolvere problemi di caricamento, ma non e' una misura generale per eliminare malware o velocizzare il PC: al primo accesso successivo il sito puo' caricarsi piu' lentamente.

HTML e collegamenti senza cavo

HTML, HyperText Markup Language, e' il linguaggio di marcatura che descrive la struttura e il significato dei contenuti di una pagina web: titoli, paragrafi, collegamenti, tabelle. Il browser interpreta questa struttura per presentare la pagina. HTML non e' il protocollo HTTP e non e' un programma di navigazione; si veda lo standard HTML. CSS descrive la presentazione grafica e JavaScript puo' aggiungere comportamenti programmati.

Bluetooth permette comunicazioni radio senza cavo fra dispositivi compatibili, per esempio computer e tastiera o cuffie. Non richiede di per se' un collegamento a Internet; si veda la descrizione tecnica Bluetooth. Una connessione Ethernet cablata usa invece un cavo; USB indica un'altra interfaccia e non e' sinonimo di Bluetooth.

Posta elettronica e messaggi eliminati

Outlook e' un'applicazione per gestire posta elettronica, oltre a calendario e contatti. Un client di posta invia, riceve e organizza messaggi; una webmail consente operazioni analoghe attraverso il browser. Word e' invece orientato ai documenti di testo, Excel ai fogli di calcolo.

Con la cancellazione ordinaria, un messaggio ricevuto viene normalmente spostato in Posta eliminata o Cestino e puo' essere ripristinato. Svuotare la cartella o usare una cancellazione definitiva e' un'operazione diversa. In alcuni account Outlook il recupero puo' essere disponibile anche dopo lo svuotamento della cartella, per un periodo limitato; il comportamento preciso e la possibilita' di recupero dipendono dal servizio, dal client e dalle politiche di conservazione. Non si deve presumere che ogni messaggio eliminato resti recuperabile senza limiti: si vedano le istruzioni Microsoft sul recupero.

In Outlook, Rispondi prepara normalmente una risposta all'autore o agli indirizzi indicati per le risposte, che possono differire dal mittente; Rispondi a tutti puo' includere anche gli altri destinatari visibili nei campi A e CC. Il campo Reply-To, se presente, suggerisce uno o piu' indirizzi per le risposte: si veda la RFC 5322. Non significa rendere pubblico il messaggio. Prima dell'invio occorre controllare l'elenco dei destinatari e limitare la risposta a chi ne ha effettivamente bisogno.

La sicurezza informatica persegue tre obiettivi, che conviene ricordare insieme: la riservatezza (solo chi e' autorizzato accede al dato), l'integrita' (il dato e' protetto da modifiche o distruzioni indebite) e la disponibilita' (dati e servizi sono accessibili e utilizzabili tempestivamente e in modo affidabile da chi ne ha diritto). Si veda la definizione NIST della triade. Le misure di sicurezza devono tenere conto di tutti e tre gli obiettivi: in alcuni casi possono richiedere compromessi, mentre altre misure possono migliorarne piu' di uno insieme. La disponibilita' puo' essere trascurata quando si considerano solo riservatezza e integrita': in un ente che eroga prestazioni economiche, un'interruzione del sistema puo' ritardare i pagamenti e danneggiare i beneficiari.

Il termine malware indica genericamente qualsiasi software malevolo, ed e' l'insieme di cui virus, worm e gli altri sono specie. Il rapporto genere-specie aiuta a distinguere le domande che chiedono quale programma non sia malware da quelle che trattano impropriamente virus come sinonimo di malware: virus e' una specie, malware e' il genere. Il virus si lega a un programma o file ospite e si diffonde quando il codice infetto viene eseguito; l'esecuzione puo' dipendere da un'azione dell'utente o da altri meccanismi. Il worm invece si replica e si propaga autonomamente senza bisogno di un file ospite; la sua attivazione iniziale puo' comunque richiedere un'azione dell'utente. Il trojan si presenta come un programma utile e nasconde funzioni dannose; puo' sfruttare la fiducia dell'utente che lo scarica o lo esegue. Lo spyware raccoglie di nascosto informazioni sull'utente; un keylogger malevolo registra i tasti premuti e puo' cosi' acquisire password anche quando i caratteri non sono mostrati sullo schermo. Per approfondire: NIST sui virus, sullo spyware, NIST sui worm, sui trojan e sui keylogger.

Il ransomware puo' cifrare o rendere indisponibili i dati e accompagnarsi alla richiesta di un riscatto. Un backup recente, separato o offline e protetto aiuta il ripristino; occorre verificare periodicamente sia le copie sia la procedura di ripristino. Sono importanti anche aggiornamenti, protezione degli accessi e rilevamento delle minacce; si vedano le indicazioni CISA sui backup. Il backup non impedisce necessariamente il furto o la minaccia di diffusione dei dati gia' esfiltrati: il ripristino dei sistemi non elimina da solo ogni forma di estorsione.

Il phishing, illustrato anche dalla CISA e dall'INPS, e' una tecnica di ingegneria sociale che induce la persona a compiere azioni dannose, per esempio comunicare credenziali o aprire un allegato malevolo. Un messaggio puo' imitare un mittente autorevole (una banca, l'INPS) e indirizzare a un sito contraffatto, che non e' necessariamente identico all'originale. I segnali tipici sono l'urgenza artificiale ("la sua indennita' sara' sospesa entro 24 ore se non aggiorna i dati"), gli errori di lingua e di punteggiatura, l'indirizzo del mittente che solo somiglia a quello vero, e un collegamento con indirizzo sospetto. Questi indizi non sono sempre presenti: un messaggio scritto correttamente o apparentemente proveniente da un contatto conosciuto puo' comunque essere fraudolento. Su un computer, passare il puntatore su un link senza cliccare puo' mostrare l'indirizzo iniziale, ma questo controllo non garantisce che la destinazione sia sicura, anche perche' un link puo' essere abbreviato o reindirizzare altrove. Per i messaggi inattesi e' piu' prudente evitare il link e raggiungere il sito ufficiale tramite un indirizzo gia' conosciuto, come suggerisce la Federal Trade Commission. Le campagne che sfruttano il nome dell'Istituto possono promettere un pagamento da sbloccare, per esempio un arretrato di pensione, un bonus o un rimborso; possono usare anche altri pretesti.

Variante importante: lo spear phishing e' mirato a una persona, un'organizzazione o un gruppo specifico e puo' usare informazioni pertinenti al bersaglio - per esempio il nome di un dirigente o una pratica in corso - per rendere il messaggio piu' plausibile. L'INPS raccomanda di diffidare delle richieste di credenziali o dati bancari via email o SMS; si veda il vademecum antitruffe dell'Istituto. Per verificare una comunicazione o modificare le coordinate di accredito, accedi autonomamente al portale ufficiale oppure contatta l'ente tramite un recapito verificato.

Passando agli strumenti di difesa, una distinzione utile riguarda due funzioni di sicurezza che possono essere offerte da programmi o dispositivi diversi. L'antivirus aiuta a individuare, bloccare o rimuovere codice malevolo, usando firme di minacce note e, secondo il prodotto, anche analisi euristiche o comportamentali. Gli aggiornamenti sono importanti, ma nessun antivirus garantisce il rilevamento o la neutralizzazione di ogni minaccia. Il firewall ha una funzione diversa: filtra il traffico di rete in entrata e in uscita secondo regole, decidendo quali connessioni ammettere e quali bloccare. La distinzione orientativa e' questa: l'antivirus analizza file e altri elementi o comportamenti del sistema, mentre il firewall filtra il traffico di rete; le loro funzioni possono integrarsi in prodotti di sicurezza piu' ampi. Si vedano la documentazione Microsoft sull'analisi comportamentale e il glossario NIST sui firewall.

Il backup e' la copia di sicurezza, e comprende, tra le altre, tre modalita' che vanno tenute distinte per comprenderne le conseguenze in fase di ripristino. Il backup completo copia i dati inclusi nell'ambito scelto a ogni esecuzione; per il loro ripristino puo' bastare l'ultima copia completa valida, ma tempi e riuscita dipendono anche dagli strumenti e dalle verifiche. Nel modello classico il backup incrementale copia cio' che e' cambiato dall'ultimo backup completo o incrementale, e puo' ridurre lo spazio rispetto a una copia completa; per il ripristino possono essere necessarie la copia completa e l'intera catena degli incrementali successivi. Dettagli e dipendenze variano secondo il sistema adottato: per esempio, gli snapshot incrementali Amazon EBS permettono di ricreare un volume da uno snapshot, con i dati necessari gestiti dal servizio. Il backup differenziale copia tutto cio' che e' cambiato dall'ultimo backup completo, e, nel modello classico, per il ripristino richiede il completo piu' l'ultimo differenziale. Lo spazio effettivo dipende dalla quantita' e dalla natura delle modifiche, oltre che dal sistema utilizzato.

Esempio svolto. Quesito: "Un ufficio esegue un backup completo la domenica e backup differenziali ogni sera; al termine del backup di mercoledi' alcuni dati da recuperare sono diversi da quelli presenti nella copia completa della domenica. Un guasto si verifica il giovedi' mattina. Qual e' l'insieme minimo di copie necessario per recuperare i dati fino al termine del backup di mercoledi', nel modello classico?" Opzioni: (a) il completo della domenica e tutti i differenziali da lunedi' a mercoledi'; (b) il completo della domenica e il solo differenziale di mercoledi' sera; (c) i soli differenziali; (d) il solo completo. Il ragionamento: essendo differenziale, il differenziale di mercoledi' registra le modifiche rispetto al completo fino a quel momento, secondo le modalita' del sistema. Le modifiche successive al backup di mercoledi' non sono recuperabili con le sole copie indicate. Risposta: (b), supponendo che la copia completa e il differenziale siano integri, compatibili e ripristinabili. In un sistema reale possono servire ulteriori elementi o procedure, per esempio i log del database, in base al prodotto e all'obiettivo di recupero; si vedano le istruzioni Microsoft per SQL Server. Se le copie fossero incrementali dipendenti, nel modello classico il ripristino potrebbe invece richiedere il completo e tutta la sequenza degli incrementi fino a mercoledi'. Il quesito serve a distinguere i due schemi.

Per ridurre il rischio di una perdita comune e' opportuno conservare almeno una copia in un luogo distinto e protetto: un incendio o un furto che colpisca la stanza in cui stanno insieme dati e copia potrebbe compromettere entrambi. La separazione fisica va affiancata alla protezione delle copie dagli accessi non autorizzati.

La gestione delle password segue poche regole solide, che valgono piu' di molti tecnicismi: scegli password lunghe, difficili da indovinare e diverse per servizi diversi; la sola lunghezza non rende sicura una password comune o compromessa. Le indicazioni NIST valorizzano la lunghezza e sconsigliano regole rigide sulla combinazione obbligatoria di caratteri. La password della casella di posta non va riutilizzata su altri siti (perche' chi controlla la posta puo' reimpostare molte altre credenziali associate), non si condivide con i colleghi e non si scrive su un foglietto sotto la tastiera. Un gestore di password affidabile puo' aiutare a creare e conservare credenziali diverse, proteggendo con cura l'accesso al gestore. L'autenticazione a due fattori combina due categorie diverse: per esempio una password con un codice temporaneo generato da un'app o ricevuto sul telefono, oppure un dispositivo autenticatore associato che richiede PIN o biometria per autorizzare l'accesso. Se la password viene rubata, un secondo fattore riduce il rischio di accesso; non offre pero' una garanzia assoluta, per esempio quando anche il secondo fattore viene sottratto con phishing. I fattori di autenticazione si classificano appunto in conoscenza (qualcosa che si sa), possesso (qualcosa che si ha) e inerenza (qualcosa che si e'), e l'autenticazione si dice a piu' fattori solo quando combina categorie diverse: due password restano un fattore solo, per quanto lunghe siano. E' il collegamento con quanto visto su SPID: il secondo livello usa due fattori. Le modalita' concrete dipendono dal gestore: per esempio, password e codice temporaneo, oppure app su dispositivo associato sbloccata con PIN o riconoscimento biometrico, come descritto nelle informazioni SPID e nel manuale operativo del gestore Lepida.

Informatica forense

L'informatica forense applica metodi di raccolta, esame, analisi e documentazione dei dati digitali per ricostruire eventi e ottenere elementi utili a un'indagine. Puo' riguardare dispositivi, file, registri di sistema e traffico di rete. Un esempio e' ricostruire accessi e modifiche dopo una sottrazione di dati.

L'obiettivo non e' soltanto recuperare un file cancellato: bisogna preservare l'integrita' degli elementi acquisiti e documentare operazioni e passaggi di custodia, cosi' da rendere valutabili e ripetibili le conclusioni. Copie di lavoro e impronte crittografiche aiutano a controllare l'integrita' del materiale rispetto al momento dell'acquisizione, confrontandole con un valore di riferimento calcolato allora e conservato in modo sicuro; l'impronta da sola non dimostra chi abbia creato i dati ne' che fossero autentici prima dell'acquisizione. Si vedano le indicazioni NIST sulla conservazione delle prove digitali. La risposta a un incidente mira anche a ripristinare il servizio; l'analisi forense si concentra sulle tracce e sulla loro interpretazione. Le attivita' devono rispettare le autorizzazioni e le regole applicabili.

GDPR e protezione dei dati personali

Se la sicurezza informatica protegge il sistema, la protezione dei dati personali protegge la persona a cui i dati si riferiscono: sono piani distinti che si sovrappongono solo in parte. Il Regolamento UE 2016/679, noto come GDPR, disciplina il trattamento dei dati personali; in Italia si applica insieme al Codice in materia di protezione dei dati personali come modificato dal d.lgs. 101/2018.

Il dato personale e' qualsiasi informazione riferita a una persona fisica identificata o identificabile: nome, codice fiscale, indirizzo, posizione contributiva, importo della pensione, e anche informazioni che di per se' non nominano nessuno ma consentono di risalire alla persona, come un indirizzo IP, quando nel contesto considerato rende la persona identificabile anche mediante informazioni aggiuntive ragionevolmente utilizzabili, secondo quanto chiarito dalla Corte di giustizia dell'Unione europea. Il trattamento e' qualunque operazione compiuta su di essi, dalla raccolta alla consultazione, dalla comunicazione alla cancellazione: anche solo leggere un dato e' un trattamento, ed e' la ragione per cui l'accesso non necessario alla posizione di un assicurato costituisce di per se' un illecito, indipendentemente da cosa si faccia dell'informazione. Un punto da distinguere: le persone giuridiche non sono tutelate dal GDPR, quindi i dati di una societa' in quanto tale non sono dati personali, mentre lo sono quelli delle persone fisiche che vi lavorano - distinzione operativamente rilevante nella gestione delle posizioni aziendali, dove i dati dell'impresa e quelli dei suoi dipendenti convivono nello stesso fascicolo con regimi diversi.

Merita una riga la categoria dei dati particolari, quelli che rivelano fra l'altro lo stato di salute, per i quali il regolamento prevede una tutela rafforzata e un divieto generale di trattamento salvo specifiche condizioni. Il rilievo per l'Istituto e' immediato: l'istruttoria di una prestazione di invalidita' o di un'indennita' di malattia poggia su documentazione sanitaria, ed e' l'area in cui gli obblighi di riservatezza e di minimizzazione sono piu' stringenti.

I ruoli vanno tenuti distinti perche' i quiz li scambiano volentieri. Il titolare del trattamento e' chi determina le finalita' e i mezzi del trattamento: e' l'INPS quando tratta i dati degli assicurati e dei pensionati, ed e' il soggetto su cui grava la responsabilita' principale. Il responsabile del trattamento e' invece il soggetto, tipicamente esterno, che tratta i dati per conto del titolare sulla base di un contratto o altro atto giuridico che ne definisce i limiti: un fornitore di servizi informatici che gestisce un applicativo per conto dell'ente. L'interessato e' la persona fisica cui i dati si riferiscono, quindi l'assicurato o il pensionato.

Il DPO, responsabile della protezione dei dati, e' una figura di controllo e consulenza che vigila sul rispetto della normativa, coopera con l'autorita' e funge da punto di contatto: la sua designazione e' richiesta in particolare quando il trattamento e' effettuato da un'autorita' pubblica o da un organismo pubblico, eccettuate le autorita' giurisdizionali nell'esercizio delle loro funzioni giurisdizionali, secondo l'articolo 37 del GDPR. Il punto da fissare e' che il DPO non decide i trattamenti: sorveglia il rispetto delle regole, informa e consiglia, ma non sostituisce il titolare nelle proprie responsabilita' di conformita'; anche il responsabile del trattamento ha obblighi propri previsti dal GDPR. Si vedano le indicazioni EDPB sui ruoli. Vigila, non risponde in prima persona della correttezza delle scelte altrui. Confondere DPO e titolare e' un errore concettuale, e un possibile distrattore lo descrive come "il soggetto responsabile della conformita' dei trattamenti dell'ente": suona plausibile perche' il nome italiano contiene la parola "responsabile", ma inverte esattamente il rapporto.

I principi che governano ogni trattamento sono un blocco da conoscere per intero, e ciascuno ha un contenuto operativo preciso. La liceita' impone che ogni trattamento poggi su una base giuridica prevista dalla norma: senza di essa il trattamento e' vietato, per quanto ragionevole possa sembrare. La correttezza esige che i dati non siano trattati con modalita' ingannevoli o occulte rispetto alle aspettative dell'interessato. La trasparenza richiede informazioni chiare e comprensibili sul trattamento, compresi titolare e finalita'; l'informativa indica anche il periodo di conservazione oppure, se non e' possibile, i criteri per determinarlo, secondo gli articoli 13 e 14 GDPR, tenendo conto delle eccezioni previste.

La limitazione della finalita' richiede che i dati raccolti per finalita' determinate, esplicite e legittime non siano successivamente trattati in modo incompatibile con esse. Per una finalita' diversa, se il trattamento non si basa sul consenso valido dell'interessato o su una disposizione di legge che soddisfi i requisiti dell'articolo 6, paragrafo 4, il titolare valuta la compatibilita' della nuova finalita' secondo i criteri indicati in tale norma. La disposizione di legge deve costituire una misura necessaria e proporzionata per salvaguardare gli obiettivi indicati dall'articolo 23, paragrafo 1; nel settore pubblico il consenso non e' sempre una base appropriata. Il GDPR considera compatibile con le finalita' iniziali l'ulteriore trattamento per archiviazione nel pubblico interesse, ricerca scientifica o storica e fini statistici, alle condizioni e con le garanzie dell'articolo 89, paragrafo 1. Per esempio, dati acquisiti per una domanda di prestazione non possono essere riutilizzati liberamente per qualsiasi scopo estraneo. Per approfondire: GDPR, articoli 5 e 6; principi del trattamento secondo il Garante. La minimizzazione impone di raccogliere solo i dati necessari allo scopo: chiedere in un modulo informazioni che non servono alla pratica viola il principio, anche se nessuno ne fa un uso improprio - ed e' un vincolo di progettazione, non solo di comportamento, per chi disegna un servizio o un modulo di domanda.

Il principio di esattezza richiede dati esatti e, se necessario, aggiornati, e l'adozione di tutte le misure ragionevoli per cancellare o rettificare tempestivamente i dati inesatti rispetto alle finalita' del trattamento. Nel contesto previdenziale una posizione contributiva inesatta puo' incidere sul calcolo delle prestazioni: le verifiche e le rettifiche seguono le regole applicabili. Si veda l'articolo 5, paragrafo 1, lettera d), del GDPR richiamato dal Garante. La limitazione della conservazione richiede di conservare i dati in forma identificabile non oltre il tempo necessario alle finalita' del trattamento, tenendo conto degli eventuali obblighi normativi applicabili. L'articolo 5, paragrafo 1, lettera e), ammette periodi piu' lunghi per il trattamento esclusivamente a fini di archiviazione nel pubblico interesse, ricerca scientifica o storica o statistica, con le garanzie e misure appropriate previste dal GDPR. Per il testo dei principi si veda il regolamento riprodotto dal Comitato europeo per la protezione dei dati.

L'integrita' e riservatezza richiede misure tecniche e organizzative adeguate contro accessi non autorizzati, perdite e alterazioni: e' il ponte fra il GDPR e la sicurezza informatica trattata sopra. Infine la responsabilizzazione, spesso citata con il termine inglese accountability, per cui il titolare deve non solo rispettare le regole ma essere in grado di dimostrarlo con documentazione, registri e misure adeguate: e' il principio che ha spostato il sistema dall'adempimento formale alla prova sostanziale, ed e' quello che i quiz citano quando chiedono che cosa abbia di nuovo il GDPR rispetto alla disciplina precedente.

Un chiarimento che vale molti punti riguarda la base giuridica nel settore pubblico: per le pubbliche amministrazioni il consenso di regola non costituisce un valido fondamento quando manca la liberta' effettiva dell'interessato. Per i trattamenti necessari ai compiti pubblici possono operare altre basi, come l'adempimento di un obbligo legale o l'esecuzione di un compito di interesse pubblico o connesso all'esercizio di pubblici poteri, secondo la disciplina applicabile. Si veda il provvedimento del Garante. L'INPS non chiede al pensionato il permesso di trattare i suoi dati contributivi: li tratta perche' la legge glielo impone, e chiedere un consenso che poi non potrebbe essere revocato senza conseguenze sarebbe anzi fuorviante. Il distrattore che indica il consenso come base giuridica ordinaria dei trattamenti pubblici e' fuorviante, perche' il consenso e' la nozione che il pubblico associa istintivamente alla privacy; la regola e' l'opposta.

All'interessato spettano diritti distinti: comprenderne i presupposti aiuta a non confonderli. Il diritto di accesso permette di sapere se un titolare tratta dati che riguardano la persona e di ottenerne copia insieme alle informazioni essenziali sul trattamento. La rettifica consente di far correggere i dati inesatti o di integrare quelli incompleti, tenuto conto delle finalita' del trattamento. L'esercizio dei diritti e' soggetto alle condizioni e alle eventuali limitazioni previste dal GDPR e dalle norme applicabili; si vedano le indicazioni del Garante.

La cancellazione - il cosiddetto diritto all'oblio - consente di ottenere l'eliminazione dei dati, ma non e' assoluta: non opera quando il trattamento e' necessario per adempiere un obbligo legale o per l'esercizio di pubblici poteri. Per esempio, non si puo' pretendere la cancellazione dei dati della posizione contributiva nella misura in cui il loro trattamento sia necessario per adempiere un obbligo legale o svolgere un compito di interesse pubblico o connesso a pubblici poteri; occorre valutare i dati e le circostanze concrete. L'esempio e' utile anche a smontare l'idea, diffusa, che il diritto all'oblio sia un potere generale di far sparire i propri dati da qualunque archivio.

La limitazione del trattamento e' una sorta di congelamento: i dati restano conservati ma il titolare non puo' usarli, se non in casi ristretti; e' la misura tipica del periodo intermedio in cui, per esempio, l'interessato ha contestato l'esattezza dei dati e la verifica e' in corso. L'opposizione e' cosa diversa: per i trattamenti fondati su interesse pubblico o legittimo interesse, l'interessato puo' opporsi per motivi connessi alla propria situazione particolare e il titolare deve interrompere salvo che dimostri motivi legittimi cogenti prevalenti o la necessita' di accertare, esercitare o difendere un diritto in giudizio. Per il marketing diretto, invece, l'interessato puo' opporsi in qualsiasi momento senza dover motivare e i dati non sono piu' trattati per tale finalita'. La coppia da non confondere e' proprio questa: la limitazione sospende l'uso dei dati conservandoli, l'opposizione chiede di smettere di trattarli.

Infine la portabilita' consente di ricevere i dati personali che riguardano l'interessato e che questi ha fornito al titolare, in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico, e di trasmetterli a un altro titolare. Richiede che il trattamento si fondi sul consenso o su un contratto e sia effettuato con mezzi automatizzati; non si applica al trattamento necessario per un compito di interesse pubblico o connesso all'esercizio di pubblici poteri. Tra i dati forniti possono rientrare anche dati osservati attraverso l'uso di un servizio, alle condizioni previste: si vedano le indicazioni del Garante e del Comitato europeo per la protezione dei dati. Per applicare il criterio occorre considerare il singolo trattamento: per un trattamento previdenziale necessario a un compito pubblico non si puo' presumere applicabile la portabilita': occorre valutare finalita' e base giuridica del trattamento concreto.

In caso di violazione dei dati personali, il cosiddetto data breach - che comprende non solo la sottrazione ma anche la perdita accidentale, la distruzione e la divulgazione non autorizzata - , il titolare deve notificarla all'autorita' di controllo senza ingiustificato ritardo e, ove possibile, entro 72 ore dal momento in cui ne e' venuto a conoscenza, salvo che sia improbabile un rischio per i diritti e le liberta' degli interessati. Se la notifica dovuta avviene oltre le 72 ore, deve essere accompagnata dai motivi del ritardo; il titolare documenta le violazioni, anche quelle non notificate, come previsto dall'articolo 33 GDPR. Il responsabile che viene a conoscenza di una violazione avvisa il titolare senza ingiustificato ritardo. Se la violazione puo' presentare un rischio elevato per gli interessati, il titolare comunica loro la violazione senza ingiustificato ritardo, salvo le condizioni dell'articolo 34, paragrafo 3, del GDPR: sono due obblighi distinti, con presupposti diversi, e un quesito potrebbe metterli in alternativa forzata, come se notificare all'autorita' esonerasse dall'informare le persone o viceversa. La formula corretta e' cumulativa: notifica all'autorita' come regola, piu' comunicazione agli interessati quando il rischio e' elevato, salve le condizioni dell'articolo 34, paragrafo 3. Se la comunicazione individuale richiede sforzi sproporzionati, si procede con una comunicazione pubblica o una misura simile di analoga efficacia. L'autorita' di controllo italiana e' il Garante per la protezione dei dati personali; si vedano le sue indicazioni sulle violazioni. Da fissare anche il momento da cui decorrono le 72 ore: non l'evento, ma la conoscenza dell'evento da parte del titolare.

Scorciatoie, appunti e Annulla

Una scorciatoia o combinazione di tasti esegue dalla tastiera un comando che si potrebbe richiamare anche da un menu. In Windows e nelle applicazioni che adottano queste convenzioni, Ctrl+C copia la selezione negli appunti, Ctrl+X la taglia e Ctrl+V incolla il contenuto degli appunti nella posizione di destinazione. Incollare non significa copiare nuovamente cio' che in quel momento e' selezionato: se si copia una frase e si sposta il cursore, Ctrl+V inserisce quella frase nel nuovo punto. L'esito dipende anche dal tipo di oggetto e dall'applicazione.

Annulla, normalmente Ctrl+Z, torna indietro rispetto a un'operazione annullabile: per esempio, in Word consente di recuperare un paragrafo appena cancellato. Nelle interfacce storiche il comando si trovava nel menu Modifica; nelle versioni recenti e' disponibile anche sulla barra di accesso rapido. Non ogni azione e' annullabile.

Con la configurazione abituale del mouse, il clic sinistro seleziona e il doppio clic sinistro apre un elemento; il clic destro mostra il menu contestuale. Non esiste un comando generale di Windows assegnato al doppio clic destro: il comportamento puo' dipendere dal programma e dalle impostazioni. I pulsanti primario e secondario possono essere scambiati, percio' le convenzioni vanno lette nel contesto indicato.

Elaborazione testi

Un programma di videoscrittura come Word serve a produrre documenti formattati. La formattazione del carattere agisce su tipo, dimensione, grassetto, corsivo, sottolineato e colore; la formattazione del paragrafo agisce su allineamento, rientri, interlinea e spaziatura prima e dopo. Distinguere le due e' utile perche' molte funzioni si applicano all'una o all'altra: la giustificazione del testo, per esempio, e' proprieta' del paragrafo, non del carattere, e non ha senso applicarla a una singola parola. E' anche il criterio con cui si risolvono le domande che chiedono di classificare un'operazione: se l'effetto riguarda l'intero blocco di testo fino all'a capo, e' formattazione di paragrafo.

Gli stili sono insiemi riutilizzabili di formattazione: Word ne offre di predefiniti e consente anche di crearne o modificarne. Il loro vantaggio non e' la comodita' immediata ma la coerenza e la manutenibilita': se si usa lo stile "Titolo 1" per tutte le intestazioni di una circolare, modificando lo stile si aggiornano tutte insieme, e diventa possibile generare automaticamente un sommario, che normalmente usa gli stili di titolo. Si possono anche configurare altri stili o livelli di struttura; la sola dimensione del carattere o una numerazione manuale non definiscono da sole le voci del sommario.

Le tabelle organizzano informazioni in righe e colonne e permettono unione e divisione di celle, ripetizione automatica della riga di intestazione sulle pagine successive, ordinamento del contenuto. Intestazione e pie' di pagina possono contenere elementi ripetuti, come il logo dell'ufficio o la numerazione automatica; Word consente anche varianti per prima pagina, pagine pari e dispari o sezioni. Si vedano le istruzioni Microsoft sulle pagine pari e dispari e quelle sulle intestazioni diverse per pagina o sezione. Inserire il numero di pagina a mano su un documento lungo e' l'errore che quella funzione esiste per evitare.

Stampa unione

La stampa unione e' la funzione da conoscere davvero, perche' e' il tipico strumento del lavoro amministrativo. Serve a produrre molti documenti personalizzati partendo da due elementi: un documento principale, che contiene il testo fisso e i campi unione, cioe' segnaposto come nome, indirizzo o importo, e un'origine dati, cioe' un elenco strutturato di destinatari, tipicamente un foglio di calcolo o una tabella in cui ogni riga e' un destinatario e ogni colonna un'informazione. Nelle lettere tipo l'unione produce contenuti personalizzati per i record selezionati sostituendo i segnaposto con i valori corrispondenti. Con regole come Record successivo si possono invece disporre piu' record nello stesso documento, come in un foglio di etichette.

Esempio concreto e verosimile: una comunicazione ai titolari di una prestazione residenti in una certa provincia, identica nel corpo ma con dati anagrafici e importo diversi in ciascuna lettera; senza stampa unione occorrerebbe riscrivere o modificare a mano centinaia di documenti, con il rischio di introdurre errori - e in materia di comunicazioni sugli importi un errore materiale non e' un refuso, e' una comunicazione sbagliata a una persona. Si puo' inoltre filtrare l'origine dati per produrre solo alcune lettere - per esempio i soli importi superiori a una soglia - e l'esito puo' essere stampato, salvato in un unico file o inviato per posta elettronica. La domanda tipica chiede quali siano gli elementi indispensabili della stampa unione: documento principale e origine dati, due e non uno.

Per la stampa unione di Word, un foglio Excel e' un'origine dati comune, ma non l'unica: si possono usare anche dati di Access o una tabella strutturata in un documento Word. Il documento principale contiene il testo fisso e i campi; la sorgente contiene i record. Una presentazione PowerPoint non e' una normale origine dati supportata per questa operazione.

Word: pagina, tabelle e struttura

Word e' un elaboratore di testi: e' adatto, per esempio, a preparare una guida impaginata da stampare in formato A5. Le dimensioni del foglio si impostano nelle opzioni di layout della pagina; non coincidono con la dimensione del carattere. Per inserire una tabella nelle versioni con barra multifunzione si usa Inserisci > Tabella, scegliendo righe e colonne. La tabella fa parte del documento e non trasforma Word in un foglio di calcolo.

Allineare a destra significa disporre il testo rispetto al margine destro ed e' una proprieta' del paragrafo. Uno stile di paragrafo raccoglie impostazioni riutilizzabili: modificandolo si aggiornano i paragrafi ai quali e' applicato, tenendo conto di eventuali formattazioni dirette sovrapposte. Gli stili Titolo 1, Titolo 2 e successivi attribuiscono livelli alla struttura; il sommario automatico usa tali titoli o i livelli configurati nelle sue opzioni. Rendere una frase grande e in grassetto, da solo, non equivale ad attribuirle un livello di struttura.

L'indice analitico elenca termini o argomenti del documento con i numeri delle pagine in cui compaiono; si costruisce contrassegnando le voci da indicizzare. E' diverso dal sommario, che segue titoli e sezioni, e dal glossario, che raccoglie definizioni.

Foglio di calcolo

Un foglio elettronico e' una griglia di celle individuate dall'incrocio fra una colonna, indicata da lettere, e una riga, indicata da numeri: la cella C5 sta nella colonna C, riga 5. Una formula inizia con il segno di uguale, che indica al programma di calcolare l'espressione; senza uguale, a seconda del contenuto e delle impostazioni, un inserimento puo' essere interpretato come testo, numero o data; una funzione e' una formula predefinita richiamata per nome con i suoi argomenti fra parentesi.

Un concetto importante e' quello dei riferimenti. Un riferimento relativo come A1 si adatta quando la formula viene copiata: trascinandola verso il basso diventa A2, A3 e cosi' via, perche' il programma memorizza non la cella ma la sua posizione rispetto alla formula. Un riferimento assoluto come $A$1 resta fisso, perche' il simbolo del dollaro blocca colonna e riga. Un riferimento misto blocca solo una delle due componenti: $A1 tiene fissa la colonna e lascia scorrere la riga, A$1 fa l'opposto.

Esempio pratico e tipico dell'ufficio: si deve calcolare la trattenuta da applicare a un elenco di importi lordi, con l'aliquota scritta una sola volta nella cella E1. La formula sara' del tipo uguale a B2 moltiplicato per $E$1, cosi' che copiandola verso il basso l'importo cambi riga per riga ma l'aliquota resti agganciata a E1. Senza il dollaro, alla seconda riga la formula cercherebbe l'aliquota in E2, che e' vuota, e restituirebbe zero senza segnalare alcun errore: e' proprio la silenziosita' di questo sbaglio a renderlo pericoloso, perche' il foglio appare perfettamente funzionante e i totali sono semplicemente falsi. Un esercizio su questo punto puo' essere formulato come "quale formula puo' essere copiata verso il basso senza errore": si risolve individuando quale grandezza deve scorrere e quale deve restare ferma, e mettendo i dollari solo sulla seconda.

Le funzioni essenziali per il lavoro amministrativo sono poche e vale la pena conoscerne bene il comportamento nei casi limite, perche' e' li' che si annidano le domande: oltre a sapere che cosa fa SOMMA, occorre capire che cosa succede se nell'intervallo c'e' del testo o una cella vuota.

• SOMMA: addiziona i valori di un intervallo, per esempio quello che va da B2 a B50, ignorando le celle che contengono testo invece di dare errore. E' il motivo per cui un importo digitato con un carattere sbagliato viene silenziosamente escluso dal totale: il foglio non avverte, semplicemente somma un numero in meno.
• MEDIA: calcola la media aritmetica dei valori numerici di un intervallo. Le celle vuote non entrano nel conteggio, mentre gli zeri si': la media di una colonna in cui le pratiche non ancora definite sono state indicate con uno zero e' diversa da quella in cui sono state lasciate in bianco, ed e' una differenza che incide sui risultati. La distinzione fra "vuoto" e "zero" e' il cuore della domanda.
• SE: valuta una condizione e restituisce un valore se e' vera e un altro se e' falsa. E' la funzione logica di base: si puo' impostare che, se l'importo dell'indebito supera una certa soglia, compaia la parola "rateizzabile", altrimenti "unica soluzione". Piu' funzioni SE possono essere annidate una dentro l'altra per gestire piu' di due casi, con l'avvertenza che la funzione interna prende il posto di uno dei due risultati di quella esterna - ed e' proprio da qui che nasce il quesito che chiede quanti esiti distinti possa produrre una certa struttura annidata.
• CONTA.SE: conta quante celle di un intervallo soddisfano un criterio, per esempio quante domande risultano "definite". Va distinta da CONTA.NUMERI, che conta le sole celle contenenti numeri, e da CONTA.VALORI, che conta le celle non vuote, incluse quelle con errori e formule che restituiscono una stringa vuota, anche se sembrano vuote. La differenza fra le ultime due e' un possibile distrattore della famiglia, perche' i nomi si somigliano: numeri conta solo i numeri, valori conta tutto cio' che non e' vuoto. La versione che somma invece di contare, sempre sotto condizione, e' SOMMA.SE: serve per esempio a totalizzare gli importi delle sole prestazioni di un certo tipo.
• CERCA.VERT: cerca un valore nella prima colonna di una tabella e restituisce il contenuto della colonna indicata sulla stessa riga, anche della prima colonna. Serve, per esempio, a recuperare il nominativo di un assicurato partendo dal codice fiscale, evitando di incrociare a mano due elenchi. Tre attenzioni operative: il valore cercato deve trovarsi nella prima colonna dell'intervallo indicato, non in una qualsiasi; l'indice della colonna da restituire si conta a partire da quella prima colonna dell'intervallo, non dall'inizio del foglio; per cercare un codice esatto si usa FALSO nell'ultimo argomento. Nei valori testuali i caratteri jolly * e ? richiedono attenzione: per cercarli letteralmente si antepone il carattere ~. Se l'argomento e' VERO o omesso, la ricerca e' approssimata e richiede valori di ricerca ordinati: su dati non ordinati puo' dare risultati inattesi. Con FALSO, se non esiste una corrispondenza, si ottiene #N/D; con la ricerca approssimata puo' invece essere restituita la corrispondenza inferiore piu' vicina. Si vedano le istruzioni Microsoft su CERCA.VERT e su CONTA.VALORI.

Un esempio svolto mostra come interpretare CERCA.VERT. Quesito: "In un foglio la colonna A contiene il codice fiscale, la colonna B il cognome, la colonna C la sede competente. Si vuole ottenere la sede a partire dal codice fiscale usando CERCA.VERT sull'intervallo da A1 a C500. Quale indice di colonna va indicato?" Opzioni: (a) 1; (b) 2; (c) 3; (d) l'indice non serve.

Il ragionamento: l'indice si conta a partire dalla prima colonna dell'intervallo, che qui e' A. Dunque A vale 1, B vale 2, C vale 3. La sede sta in C, quindi l'indice e' 3 e la risposta e' (c). Il distrattore (b) e' costruito per chi conta le colonne dopo quella di ricerca, ragionando "e' la seconda colonna che leggo oltre al codice": e' un errore di conteggio. Il distrattore piu' insidioso, nelle varianti di questo quesito, e' quello in cui l'intervallo non parte da A ma per esempio da B: in quel caso l'indice va ricalcolato rispetto a B, e chi conta dall'inizio del foglio sbaglia. La regola operativa da portare all'esame e' una sola: l'indice si conta sempre dall'intervallo, mai dal foglio.

I grafici traducono i dati in forma visiva e vanno scelti in base a cio' che si vuole mostrare: l'istogramma o il grafico a barre confrontano grandezze fra categorie diverse, il grafico a linee mostra un andamento nel tempo, il grafico a torta rappresenta le quote delle categorie rispetto a un totale comune. I dati possono essere valori assoluti, per esempio 20 e 30: il grafico ne mostra le proporzioni rispetto al totale 50, cioe' 40% e 60%. Confrontare grandezze che non sono parti dello stesso insieme richiede un altro tipo di grafico. Si veda la guida Microsoft.

L'ordinamento riorganizza le righe secondo una o piu' colonne, per esempio in modo crescente o decrescente. Occorre verificare che l'operazione comprenda l'intero insieme dei dati collegati, per evitare che importi e nominativi si disallineino. Excel permette anche di partire da una singola cella dell'intervallo e, in alcune situazioni, propone di espandere la selezione: bisogna controllare l'area interessata e la scelta effettuata. Se disponibile, il comando Annulla puo' correggere un ordinamento appena eseguito; una colonna indice o una copia precedente possono aiutare a ripristinare l'ordine originale. Il filtro, invece, mostra soltanto le righe che soddisfano i criteri, nascondendo temporaneamente le altre; cancellando il filtro le righe tornano visibili. Si vedano le istruzioni Microsoft su ordinamento e selezione e su filtri e ordinamento.

La tabella pivot riepiloga grandi quantita' di dati aggregandoli dinamicamente per categoria, ed e' lo strumento naturale per rispondere a domande del tipo "quante domande di disoccupazione sono state definite per ciascuna sede e per ciascun mese", che con le sole funzioni richiederebbe decine di formule. Nel controllo dell'andamento di un servizio non serve a calcolare qualcosa che le funzioni non sappiano fare, serve a farlo senza costruire e mantenere a mano un impianto di formule fragile.

Cartella di lavoro, fogli e apertura dei file

Il file Excel e' una cartella di lavoro (workbook), che contiene uno o piu' fogli di lavoro (worksheet), raggiungibili dalle relative linguette. Una cartella di lavoro non e' una cartella del sistema operativo. Nel file Pratiche.xlsx si possono avere i fogli Gennaio e Febbraio: salvando il file si salvano entrambi.

File > Nuovo crea una cartella vuota o una cartella basata su un modello; File > Apri carica una cartella esistente. Excel puo' mantenere aperte piu' cartelle: nella finestra di selezione file di Windows si possono selezionare piu' nomi, per esempio con Ctrl, e scegliere Apri. Si puo' anche aprire ogni file successivamente. Aprire due file non li fonde in uno.

Valori, formato e cancellazione delle celle

In una cella vanno distinti il contenuto (un valore o una formula), il tipo di dato e il formato con cui viene visualizzato. Numero, Valuta, Percentuale e Data rappresentano i valori in modi diversi: il valore 0,25, mostrato come percentuale, appare 25%. Cambiare il formato numerico normalmente non modifica il valore usato dai calcoli. Il formato Testo e un numero memorizzato come testo richiedono attenzione: assegnare semplicemente il formato Numero non converte necessariamente i testi gia' inseriti.

Scegliere e controllare il formato appropriato aiuta a interpretare i dati, ma non rende automaticamente corretta una formula. Per esempio, un codice con zeri iniziali puo' dover restare testo; un importo da sommare deve essere riconosciuto come numero. Due celle visivamente simili possono avere contenuti diversi: la barra della formula aiuta a controllarli.

Quando una cella e' selezionata, fuori dalla modifica del suo testo, CANC cancella dati e formule, conservando la cella e la sua formattazione. Cancellare il contenuto e' diverso da eliminare le celle, che puo' spostare quelle circostanti, e da cancellare soltanto i formati. Per esempio, dopo CANC una cella con sfondo giallo resta gialla ma vuota.

Il formato numerico predefinito delle celle e' Generale. Excel puo' riconoscere alcuni dati e applicare automaticamente un formato, per esempio quando si inserisce una data. Nell'allineamento di Formato celle, Testo a capo distribuisce il contenuto su piu' righe in base alla larghezza della cella senza eliminare celle o aggiungere colonne; per mostrarlo interamente puo' essere necessario adattare l'altezza della riga.

Riempimento: colore oppure inserimento di dati

Il colore di riempimento e' lo sfondo della cella, selezionabile dal comando con il secchiello nel gruppo Carattere della scheda Home. Cambiarlo rende la cella del colore scelto, senza modificare il suo valore. E' distinto dal colore del carattere, che riguarda lettere e cifre, e dai bordi.

Il riempimento automatico riguarda invece il contenuto: trascinando il quadratino nell'angolo della selezione si possono copiare valori e formule o proseguire serie, secondo i dati iniziali e le opzioni scelte. Con due celle contenenti 1 e 2, si puo' estendere la sequenza; copiando una formula si adattano i riferimenti relativi. Il contesto permette quindi di distinguere il riempimento grafico da quello dei dati.

Per usare il riempimento automatico con il mouse, il puntatore va sul piccolo quadratino nell'angolo in basso a destra della cella o dell'intervallo selezionato; da li' si trascina verso le celle da riempire. Trascinare il centro della cella o un bordo non equivale a usare il quadratino di riempimento.

Formattazione condizionale

La formattazione condizionale di Excel applica un formato quando una regola e' soddisfatta. Si seleziona l'intervallo e si usa Home > Formattazione condizionale per definire criterio e aspetto. Per esempio, sugli importi di D2:D20 si puo' scegliere uno sfondo rosso per i valori maggiori di 1000. Se un importo scende sotto la soglia, il formato legato a quella regola cambia automaticamente.

La regola puo' usare valori, duplicati o formule; puo' visualizzare colori, barre dati o icone. Non modifica di per se' i dati, non elimina righe e non calcola un nuovo importo. Il colore applicato manualmente resta una scelta grafica; quello condizionale dipende dalla valutazione della regola. Qui la funzione e' descritta nel contesto delle celle di un foglio di calcolo Excel. La formattazione condizionale non e' esclusiva di Excel: anche Outlook, per esempio, offre regole di formattazione condizionale per evidenziare messaggi. Per distinguere le funzioni occorre quindi considerare il programma e gli elementi a cui viene applicata la regola.

Formule, intervalli e argomenti

Una formula di Excel comincia con =. Le coordinate individuano le celle: G3:G6 e' l'intervallo continuo che comprende G3, G4, G5 e G6, estremi inclusi, quindi quattro celle. =SOMMA(G3:G6) somma quel blocco. Nella sintassi italiana qui utilizzata, il punto e virgola separa argomenti distinti: =SOMMA(B1;B346) somma soltanto B1 e B346, mentre =SOMMA(B1:B346) include tutte le celle fra le due.

La funzione SOMMA ignora il testo nelle celle referenziate: se C1:C3 contiene 8, una parola e 5, =SOMMA(C1:C3) restituisce 13. Questo non significa che qualunque formula ignori il testo: l'operatore + e gli argomenti testuali scritti direttamente in una funzione hanno regole diverse. E' necessario leggere esattamente formula e riferimenti.

=SE(D2>100;"Verificare";"Regolare") restituisce uno dei due testi in base al confronto. SE esegue un test condizionale che puo' riguardare sia valori sia formule: il confronto puo' usare il contenuto di una cella oppure il risultato di un'altra formula, come in =SE(SOMMA(B2:B5)>1000;"Oltre";"Entro"). =CONTA.SE(C2:C15;"Definita") conta le celle corrispondenti al criterio, senza sommare importi: per contare le multe relative a un certo articolo si applica il criterio alla colonna che contiene l'articolo. Per sommare gli importi corrispondenti serve invece SOMMA.SE.

Divisione per zero e SE.ERRORE

=A1/0 genera #DIV/0!: nessun valore del numeratore rende lecita la divisione per zero. Anche dividere per una cella vuota puo' produrre questo errore. Non si ottiene zero ne' un numero infinito da utilizzare nei calcoli.

=SE.ERRORE(A1/B1;"Controllare il divisore") restituisce il quoziente se il calcolo riesce; se la prima espressione produce un errore, restituisce il secondo argomento. SE.ERRORE gestisce anche altri errori, non soltanto #DIV/0!. Non corregge i dati originari: sostituire un errore con una stringa vuota puo' nascondere un problema che resta da risolvere.

Approfondimento: macro VBA e riferimenti relativi

Una macro puo' automatizzare operazioni mediante istruzioni VBA. Questo approfondimento spiega una nozione incontrata negli esercizi e non la presenta come requisito espressamente indicato dal bando PECS. Selection rappresenta l'oggetto selezionato; quando la selezione e' un intervallo di celle, si puo' usare la proprieta' Offset(righe, colonne) dell'oggetto Range.

Se e' selezionata C5, Selection.Offset(1, 2) restituisce il riferimento a E6: una riga in basso e due colonne a destra. Numeri negativi spostano il riferimento in alto o a sinistra; zero lascia invariata quella coordinata. Offset da solo restituisce un intervallo, non sposta la selezione: aggiungere .Select seleziona l'intervallo restituito. Se sono selezionate piu' celle, viene traslato l'intero intervallo. Se Selection e' un altro oggetto, per esempio un grafico, non si puo' presumere che esponga la stessa proprieta'.

Presentazioni

Un programma di presentazione come PowerPoint costruisce sequenze di diapositive. Il layout definisce la disposizione dei segnaposto all'interno di una singola diapositiva; lo schema diapositiva governa aspetti comuni delle diapositive che utilizzano i suoi layout e puo' essere usato per inserire elementi ricorrenti, come un logo. Una presentazione puo' contenere piu' schemi: occorre quindi verificare quali layout siano applicati e quali elementi siano visibili sulle singole diapositive. Si vedano le istruzioni Microsoft sugli schemi multipli. E' lo stesso principio degli stili nella videoscrittura: si definisce una volta cio' che vale per tutti.

La transizione e' l'effetto che accompagna il passaggio da una diapositiva all'altra; l'animazione riguarda invece la comparsa, l'enfasi, l'uscita o il movimento dei singoli oggetti dentro una diapositiva. La distinzione fra le due si ricorda cosi': la transizione riguarda le diapositive fra loro, l'animazione riguarda gli elementi dentro una diapositiva. Le note del relatore aiutano chi presenta: con la visualizzazione Relatore e due schermi configurati correttamente possono apparire sul monitor del relatore mentre il pubblico vede le diapositive senza note. Bisogna controllare quale schermata o finestra viene proiettata o condivisa: le note non sono automaticamente riservate in ogni configurazione. Si vedano le istruzioni Microsoft sulla presentazione con piu' monitor. La visualizzazione sequenza diapositive mostra tutte le slide in miniatura ed e' la modalita' con cui si riordina rapidamente una presentazione trascinandole.

Questo capitolo mette in ordine i comandi di Microsoft Word che i quiz chiedono piu' spesso: dove si trovano nella barra multifunzione, quali tasti li attivano e che cosa fanno davvero. Il riferimento e' Word di Microsoft 365, con le scelte rapide come le elenca la documentazione italiana di Microsoft. Le versioni storiche organizzavano i comandi in menu (Modifica, Visualizza, Inserisci, Formato...): la documentazione Microsoft ricorda che i vecchi tasti ALT+lettera di quei menu funzionano ancora in parte. Quando un quiz parla di "menu Formato" o "menu Modifica" descrive quell'interfaccia storica; il comando attuale sta in una scheda della barra multifunzione e il suo percorso puo' differire da quello delle versioni precedenti.

La barra multifunzione: schede e tasti di scelta

I comandi sono raggruppati in schede (File, Home, Inserisci, Progettazione, Layout, Riferimenti, Lettere, Revisione, Visualizza); ogni scheda e' divisa in gruppi (per esempio, nella scheda Home il gruppo Carattere contiene Colore carattere). Premendo ALT compaiono i suggerimenti dei tasti di scelta: ALT+H apre Home, ALT+N Inserisci, ALT+G Progettazione, ALT+P Layout, ALT+S Riferimenti, ALT+M Lettere, ALT+R Revisione, ALT+W Visualizza, ALT+F il menu File, ALT+Q il campo Cerca (o "Dimmi"). CTRL+F1 riduce o espande la barra multifunzione.

Attenzione alle sovrapposizioni: la Sillabazione sta nella scheda Layout (non in Revisione o Home); i margini si cambiano da Layout; il sommario da Riferimenti; l'interruzione di pagina e le caselle di testo dalla scheda Inserisci; il Thesaurus e l'ortografia da Revisione; la modalita' di lettura e lo zoom da Visualizza.

Scelte rapide da tastiera: il quadro d'insieme

Le combinazioni piu' richieste, come le riporta la pagina italiana di Microsoft "Scelte rapide da tastiera in Word":

Ricorda i nomi italiani: G come Grassetto, S come Sottolineato, I come Corsivo (Italico), T come allinea a sinistra, R a destra, E centra. L'icona del grassetto nella scheda Home e' la lettera G, quella del corsivo la C e quella della sottolineatura la S. Grassetto e corsivo possono coesistere sulla stessa parola: sono formati di carattere indipendenti, e nulla impedisce di sommarli.

Muoversi e selezionare con la tastiera

• HOME: cursore all'inizio della riga corrente. FINE: cursore alla fine della riga corrente.
• CTRL+HOME: inizio del documento. CTRL+FINE: fine del documento.
• CTRL+freccia SINISTRA/DESTRA: una parola a sinistra o a destra. CTRL+freccia SU/GIU': un paragrafo sopra o sotto.
• CTRL+PGGIU': inizio della pagina successiva. CTRL+PGSU: inizio della pagina precedente. PGSU e PGGIU' da soli scorrono di una schermata.
• Per spostarsi sulla riga precedente o successiva si usano le frecce (direzione).
• MAIUSC + tasti di direzione estende la selezione (e' la tecnica per selezionare porzioni contigue di testo con la tastiera). MAIUSC+HOME seleziona fino all'inizio della riga, MAIUSC+FINE fino alla fine; CTRL+MAIUSC+freccia SINISTRA/DESTRA seleziona una parola alla volta.
• CTRL+A: seleziona tutto. F8: avvia la selezione estesa; premuto piu' volte espande la selezione a parola, frase, paragrafo, sezione, documento; MAIUSC+F8 la riduce; ESC la interrompe.
• CTRL+CANC elimina la parola a destra del punto di inserimento; CTRL+BACKSPACE la parola a sinistra.
• Per spostare del testo, prima va selezionato: poi si taglia e incolla (CTRL+X, CTRL+V) oppure si usa F2, si porta il cursore nella destinazione e si preme INVIO.

Il tasto INVIO inizia un nuovo paragrafo (nuovo capoverso, anche in una cella di tabella); per andare a capo senza chiudere il paragrafo serve MAIUSC+INVIO. Per questo il segno di paragrafo compare a ogni INVIO e non a ogni "a capo" di riga forzato.

Formattazione del carattere

La formattazione del carattere riguarda l'aspetto delle singole lettere: tipo di carattere (font), dimensione, grassetto, corsivo, sottolineato, colore, effetti. I comandi principali sono nella scheda Home, gruppo Carattere; la finestra completa si apre con CTRL+D (o con il pulsante di avvio finestra del gruppo). Il font e' l'insieme coerente di lettere, numeri e simboli di un certo disegno tipografico.

• Doppia sottolineatura: CTRL+MAIUSC+D. Sottolineatura solo delle parole, non degli spazi: nella finestra Carattere scegliere lo stile "Solo parole". La documentazione Microsoft italiana riporta CTRL+P sia per questo comando sia per la stampa: verificare la configurazione in uso.
• Apice (per esempio per scrivere un'elevazione a potenza, come x al quadrato): CTRL+MAIUSC+segno piu'. Pedice: CTRL+MAIUSC+segno meno.
• Maiuscoletto: CTRL+MAIUSC+K. E' un effetto del carattere e si trova nella finestra Carattere.
• Testo nascosto: CTRL+Q.
• Tutte maiuscole: CTRL+MAIUSC+A. MAIUSC+F3 cambia il testo selezionato tra maiuscole, minuscole e iniziali maiuscole.
• Aumentare/ridurre la dimensione: CTRL+MAIUSC+> e CTRL+MAIUSC+<; di un solo punto con CTRL+] e CTRL+ALT+<.
• Coppie di effetti combinabili: poiche' sono formati indipendenti, si possono assegnare insieme a una stessa parola, per esempio apice e doppia sottolineatura.
• Evidenziatore: il comando "Colore evidenziatore testo" della scheda Home mette in risalto la parola con un colore di sfondo diverso, come un evidenziatore sulla carta; non cambia il colore delle lettere (quello e' "Colore carattere").

Per cancellare tutta la formattazione si usa il comando "Cancella formattazione" della scheda Home (l'icona con la lettera A e una gomma), mentre CTRL+BARRA SPAZIATRICE toglie solo la formattazione manuale del carattere e CTRL+H quella del paragrafo.

Copia formato

Il comando Copia formato (scheda Home, gruppo Appunti) replica la formattazione (colore, stile e dimensione del carattere, bordi) da una selezione a un'altra. Si seleziona l'elemento di partenza, si fa clic su Copia formato e si "dipinge" l'elemento di arrivo con il puntatore a pennello. Con un doppio clic sul pulsante la formattazione si puo' applicare a piu' selezioni senza dover tornare ogni volta sul comando; ESC termina la modalita'. Da tastiera: CTRL+ALT+C copia il formato, CTRL+ALT+V lo incolla (in questo caso il cursore non cambia aspetto). Per copiare anche la formattazione di un paragrafo, seleziona l'intero paragrafo incluso il segno di paragrafo. Le scelte rapide possono dipendere da applicazione e versione: si veda la guida Microsoft a Copia formato.

Formattazione del paragrafo: allineamento, rientri, interlinea

La formattazione del paragrafo riguarda l'intero capoverso: allineamento, rientri, interlinea, spaziatura prima e dopo. Si trova nella scheda Home, gruppo Paragrafo (finestra completa con il pulsante di avvio finestra, scheda "Rientri e spaziatura"); rientri e spaziatura sono anche nella scheda Layout.

Allineamento orizzontale: a sinistra, centrato, a destra, giustificato (quattro tipi). Il testo giustificato e' allineato in modo uniforme sia al margine sinistro sia al destro; nel quiz "allineare il testo con i margini sinistro e destro" la risposta e' Giustifica. Il "centro della pagina" in senso orizzontale e' l'allineamento centrato (CTRL+E).

Rientro: e' la distanza tra il margine della pagina e il testo del paragrafo. Il rientro puo' essere sinistro, destro, della prima riga o sporgente. Si imposta dalla finestra Paragrafo. CTRL+K imposta un rientro, CTRL+MAIUSC+M lo rimuove, CTRL+W crea un rientro sporgente.

Interlinea: lo spazio verticale tra una riga e l'altra. Il pulsante "Interlinea e spaziatura paragrafo" della scheda Home propone i valori numerici di interlinea (1,0, 1,15, 1,5, 2,0...) e le opzioni della finestra Paragrafo.

Scorciatoie: CTRL+1 interlinea singola, CTRL+5 interlinea 1,5, CTRL+2 interlinea doppia.

Stili

Uno stile e' un insieme di formati salvato con un nome e applicabile in un colpo solo. La raccolta Stili e' nella scheda Home. Per creare uno stile nuovo si formatta del testo, poi nella raccolta Stili si sceglie "Crea uno stile", si da' un nome e si conferma. Per cambiarne uno esistente si fa clic destro sullo stile nella raccolta e si sceglie Modifica (oppure si modifica un testo gia' formattato con quello stile e si aggiorna lo stile alla selezione). Per rendere lo stile disponibile nei nuovi documenti basati sul modello interessato, nella finestra Modifica stile si sceglie l'opzione "Nuovi documenti basati su questo modello". Scelte rapide: CTRL+MAIUSC+N stile Normale; ALT+1, ALT+2, ALT+3 gli stili Titolo 1, 2, 3; CTRL+ALT+MAIUSC+S il riquadro Stili; CTRL+L il riquadro Applica stili.

Gli stili Titolo sono la base del sommario automatico e della visualizzazione Struttura.

Elenchi puntati e numerati

I comandi Elenco puntato ed Elenco numerato stanno nella scheda Home, gruppo Paragrafo. CTRL+MAIUSC+L aggiunge un elenco puntato. Il punto elenco e' modificabile: si seleziona l'elenco, si apre la freccia accanto al pulsante Elenco puntato, si sceglie "Definisci nuovo punto elenco" e si usa Simbolo o Immagine: cosi' si puo' sostituire il pallino con una freccia o con un quadratino o un segno di spunta. Per l'elenco numerato la freccia accanto al pulsante apre "Definisci nuovo formato numero", dove si sceglie lo stile del numero (cifre, lettere o altro formato) e si puo' scegliere da quale numero iniziare; il valore predefinito e' 1. In generale, il formato dell'elenco si cambia dal menu a tendina del pulsante, non riscrivendo i numeri a mano.

Tabulazioni e rientri

Il tasto TAB sposta il cursore alla tabulazione successiva; in una tabella TAB passa alla cella successiva e MAIUSC+TAB alla precedente, mentre CTRL+TAB inserisce un carattere di tabulazione dentro la cella. I rientri del paragrafo si impostano dalla finestra Paragrafo, scheda Rientri e spaziatura (pulsante di avvio finestra del gruppo Paragrafo, scheda Home).

Pagina: margini, orientamento, colonne, interruzioni

La scheda Layout raccoglie la gestione della pagina: Margini (modelli preimpostati o "Margini personalizzati"), Orientamento (Verticale o Orizzontale), dimensioni, interruzioni, rientri e spaziatura. I margini sono lo spazio vuoto tra il bordo del foglio e l'area di scrittura (superiore, inferiore, sinistro, destro). A questi quattro si aggiunge il margine di rilegatura: e' lo spazio supplementare che si somma a un margine in vista della rilegatura, per evitare che il testo sia coperto dalla rilegatura; si imposta in Layout > Margini > Margini personalizzati, inserendo la larghezza nella casella del margine di rilegatura (in inglese Gutter) e scegliendone la posizione (a sinistra o in alto). Con i margini speculari o con due pagine per foglio la posizione e' decisa automaticamente.

La scheda Progettazione, invece, gestisce temi, colori, effetti e bordi della pagina: non e' li' che si cambiano i margini.

L'interruzione di pagina segna il punto in cui finisce una pagina e inizia la successiva; si inserisce dalla scheda Inserisci o con CTRL+INVIO. L'interruzione di sezione ("Pagina successiva", dal comando Interruzioni della scheda Layout) divide il documento in sezioni con impostazioni indipendenti, per esempio intestazioni diverse.

Sillabazione: scheda Layout, pulsante Sillabazione, con le modalita' Automatica (Word sillaba mentre si scrive) e Manuale (si approva ogni possibile trattino con una finestra di dialogo). L'area di sillabazione e' la quantita' di spazio che si accetta di lasciare tra l'ultima parola di una riga e il margine destro: allargarla riduce il numero di trattini, restringerla rende meno irregolare il margine destro.

Intestazione e pie' di pagina

L'intestazione e' l'area in alto del foglio, il pie' di pagina quella in basso: possono contenere elementi ripetuti sulle pagine, come titolo, nome dell'autore, numero di pagina, logo o immagine; la loro presenza puo' variare secondo le impostazioni della prima pagina, delle pagine pari e dispari e delle sezioni. Si aggiungono dalla scheda Inserisci, oppure con un doppio clic nella zona alta o bassa della pagina; per uscire si sceglie "Chiudi intestazione e pie' di pagina" oppure si preme ESC. Quindi, per mettere un logo in alto a sinistra in tutte le pagine, o il nome dell'autore su ogni pagina, la funzionalita' giusta e' Intestazione e pie' di pagina.

Si possono differenziare: la prima pagina (opzione "Diversi per la prima pagina"), le pagine pari e dispari (opzione "Diversi per pagine pari e dispari"), le sezioni. Per averli diversi in sezioni diverse si inserisce un'interruzione di sezione Pagina successiva, poi nella prima intestazione della nuova sezione si disattiva "Collega a precedente"; senza questo passaggio la nuova intestazione resta uguale a quella della sezione precedente. Quindi la risposta alla domanda "si possono avere intestazioni diverse?" e' si': diverse fra pari e dispari, diversa nella prima pagina, diverse per sezione. I numeri di pagina sono un campo che si inserisce in queste aree (ALT+MAIUSC+P inserisce il campo PAGE).

Visualizzazione: intestazioni e pie' di pagina sono visibili in Layout di stampa; non compaiono invece nella visualizzazione Bozza.

Visualizzazioni del documento

Le visualizzazioni si scelgono dalla scheda Visualizza:

Per vedere la suddivisione del testo in capitoli e paragrafi si usa la visualizzazione Struttura. Per vedere come sara' il documento stampato si usa Layout di stampa e, per la stampa vera e propria, l'anteprima di stampa (vedi sotto). Lo zoom si regola dalla scheda Visualizza, o con CTRL+scorrimento del mouse, oppure CTRL+segno piu' / CTRL+segno meno; CTRL+MAIUSC+W ripristina il 100%. CTRL+ALT+S divide la finestra del documento in due riquadri (lo stesso tasto la ricompone).

CTRL+MAIUSC+8 (non sul tastierino numerico) mostra tutti i caratteri non stampabili: spazi (punti), segni di tabulazione e il segno di paragrafo ¶. Il segno ¶ indica la fine del paragrafo; nei quiz la funzione che mostra spazi (puntini) e simboli di interruzione e' chiamata "Mostra tutto".

Stampa e anteprima

La stampa si avvia da File > Stampa. La scorciatoia da tastiera dipende dalla versione e dalla configurazione: la tabella Microsoft italiana associa CTRL+P anche alla sottolineatura delle sole parole. La stessa finestra contiene l'anteprima di stampa: si scorrono le pagine con le frecce in basso e si controlla come sara' il documento stampato prima di inviarlo alla stampante. CTRL+ALT+I passa all'anteprima di stampa; con CTRL+HOME e CTRL+FINE si va alla prima e all'ultima pagina. Nelle impostazioni di stampa si scelgono:

• il numero di copie (per stampare piu' di una copia);
• quali pagine stampare, con la freccia accanto a "Stampa tutte le pagine": "Stampa pagina corrente", "Stampa personalizzata" per indicare pagine singole e intervalli separati da virgole (per esempio 3, 4-6); quindi e' possibile stampare solo una parte del documento;
• le pagine per foglio (piu' pagine nello stesso foglio);
• la stampa su entrambi i lati, il colore o il bianco e nero, la stampa di commenti e revisioni.

Attenzione alla differenza: "Numero di copie" stampa piu' copie dello stesso documento; "Pagine per foglio" mette piu' pagine sullo stesso foglio.

Salvataggio, formati e modelli

Il formato predefinito di Word e' .docx (documento basato su XML). Per cambiare nome, posizione o formato si usa "Salva con nome" (File > Salva con nome): serve a salvare una copia con un altro nome o in un'altra posizione, senza sostituire l'originale. "Salva" invece sostituisce la versione precedente. I formati principali:

Per salvare un documento come modello lo si salva scegliendo il tipo "Modello di Word (.dotx)". Un testo standard riutilizzabile, come una formula di saluto, si memorizza come blocco di Glossario: ALT+F3 definisce un blocco con il contenuto selezionato; per inserirlo si digitano i primi caratteri del blocco e, quando compare la descrizione comando, si preme INVIO. Tra i formati XML moderni, .docx e .dotx non conservano macro VBA, mentre .docm e .dotm sono abilitati alle macro. Anche i formati binari precedenti .doc e .dot possono contenere macro. Il PDF compare fra i formati di esportazione di Word. Un file esistente si apre con CTRL+F12 (comando Apri del menu File).

Un altro comando utile del tasto ALT: ALT+B apre la finestra per rinominare il documento o salvarlo in un'altra posizione.

Trova e sostituisci

Il comando Trova in Home apre il riquadro di ricerca. La documentazione Microsoft italiana associa CTRL+F sia a Trova sia a Giustifica in pagine diverse: verificare il comportamento nella propria versione, oppure usare i comandi della barra. Si vedano le guide Microsoft al riquadro di spostamento e alle scelte rapide. Word cerca mentre si digita; il filtro del riquadro (come descritto da Microsoft per Word per il Web) offre le opzioni "Maiuscole/minuscole" e "Solo parole intere". Se la ricerca di "costa" non attiva "Solo parole intere", trovera' anche "costante" (la parola contiene "costa"); attivando l'opzione "costante" non compare. Il comando Sostituisci si trova in Home > Modifica > Sostituisci; la guida Microsoft cita CTRL+H, mentre la pagina italiana delle scelte rapide elenca CTRL+MAIUSC+S per la finestra Sostituisci (e CTRL+H per rimuovere la formattazione del paragrafo): nella finestra si scrive il testo da cercare e il testo con cui sostituirlo, poi si usa "Sostituisci tutto" per cambiare tutte le occorrenze, oppure "Sostituisci" per controllare ogni modifica. Fra le opzioni avanzate: "Maiuscole/minuscole", caratteri jolly (* per qualsiasi stringa, ? per un carattere), ricerca di caratteri speciali (segni di paragrafo, interruzioni di pagina) e di formattazioni specifiche (grassetto, evidenziatore). Per correggere un errore ricorrente in tutto il documento (una parola scritta sempre male) si usa Trova e sostituisci. MAIUSC+F4 ripete l'ultima ricerca Trova.

La finestra Vai a (CTRL+ALT+G) permette di passare a una pagina, un segnalibro, una nota, una tabella, un commento.

Ortografia, grammatica e Thesaurus

Il controllo automatico durante la digitazione segnala gli errori con una linea ondulata: rossa per l'ortografia (parola non presente nel dizionario) e blu per la grammatica. La documentazione parla anche di sottolineature viola per lo stile. Il controllo durante la digitazione e' attivabile e disattivabile in File > Opzioni, sezione Correzione (caselle "Controlla ortografia durante la digitazione" e "Controlla grammatica durante la digitazione"): il quiz "viene eseguito durante la digitazione?" ha quindi come risposta corretta "dipende dalle impostazioni". Il controllo non cambia il testo in autonomia: segnala e propone alternative; la sostituzione automatica la fa la correzione automatica, se attiva. Facendo clic con il tasto destro su una parola sottolineata si sceglie un suggerimento, "Ignora" oppure "Aggiungi al dizionario" (per l'ortografia, non per la grammatica). Un termine straniero compare sottolineato in rosso se il dizionario in uso (italiano) non lo conosce.

Il controllo completo si avvia da Revisione > Ortografia e grammatica oppure con F7: si apre il riquadro Editor (anche nella scheda Home c'e' il comando Editor). ALT+F7 individua l'errore successivo. Il controllo in un'altra lingua e' possibile se sono installati gli strumenti di correzione di quella lingua: si imposta la lingua di modifica dalla scheda Revisione, comando Lingua (finestra con ALT+R, U, L) e Word puo' applicarla anche a singole parole o frasi. Il controllo ortografico esiste anche in altri programmi: in Excel e Access solo come controllo manuale (F7), in Outlook anche durante la digitazione.

Il controllo ortografico non garantisce che una frase abbia il significato voluto: una parola scritta correttamente ma usata in modo improprio puo' non essere segnalata. Le funzioni di grammatica e stile di Microsoft Editor possono proporre ulteriori suggerimenti, secondo lingua e configurazione, ma non sostituiscono la revisione del testo.

Il Thesaurus e' il dizionario dei sinonimi e dei contrari: serve a trovare sinonimi (parole di significato simile) e contrari (antonimi) di una parola. Si trova nella scheda Revisione, comando Thesaurus: si seleziona la parola, si preme Thesaurus e il riquadro mostra i risultati; si inserisce un sinonimo puntando la parola nell'elenco, aprendo la freccia e scegliendo Inserisci (oppure Copia). In Word per computer c'e' anche la scorciatoia del tasto destro sulla parola, voce Sinonimi. Tasto di scelta: MAIUSC+F7. Il Thesaurus supporta piu' lingue, selezionabili in fondo al riquadro.

Tabelle: ordinare, formule, selezione

Si naviga con TAB (cella successiva) e MAIUSC+TAB (cella precedente). Per iniziare un nuovo paragrafo in una cella si preme INVIO. ALT+5 sul tastierino numerico (con BLOC NUM disattivato) seleziona l'intera tabella.

Il comando Ordina (scheda Layout degli strumenti tabella, dopo avere selezionato la tabella) ordina le righe in base a una colonna: si sceglie la colonna, il tipo di dato (Testo, Numero, Data) e l'ordine crescente o decrescente, fino a tre livelli di ordinamento. Quindi e' possibile mettere in ordine alfabetico un elenco di nomi.

Il comando Formula si trova nella scheda Layout degli Strumenti tabella, gruppo Dati. Le formule possono usare funzioni come SUM (somma), AVERAGE (media), COUNT, IF, MAX, MIN e argomenti posizionali come ABOVE (sopra), BELOW (sotto), LEFT (sinistra) e RIGHT (destra); questi sono esempi in inglese. La documentazione Microsoft in italiano mostra anche nomi tradotti: verificare la sintassi proposta dalla versione e dalla lingua in uso. Una formula che somma "sopra e sotto" la cella addiziona i numeri che si trovano nelle celle sopra e sotto quella cella. I risultati si ricalcolano all'apertura del documento; per aggiornarli a mano si preme F9 dopo avere selezionato la formula, oppure dopo avere selezionato l'intera tabella per aggiornare le formule della tabella. CTRL+A e poi F9 puo' aggiornare i campi del testo principale, ma Microsoft avverte che per tabelle con campi o formule puo' essere necessario selezionare ogni tabella separatamente e premere F9. Si vedano le istruzioni Microsoft per aggiornare i campi. Per impedire l'aggiornamento di un campo lo si blocca con CTRL+F11; per sbloccarlo si seleziona e si preme CTRL+MAIUSC+F11. CTRL+MAIUSC+F9 scollega il campo (lo trasforma in risultato fisso).

Immagini, WordArt, caselle di testo, oggetti

• Tutto cio' che si aggiunge al testo sta nella scheda Inserisci: Immagini (si sceglie il file con la finestra di ricerca), Forme, Caselle di testo, WordArt, Simbolo, Oggetto. Quindi si puo' integrare testo e grafica in un documento Word. Il formato di un'immagine inseribile dipende dai tipi grafici supportati da Office: fra quelli elencati da Microsoft per Office ci sono BMP, EMF, GIF, JPEG, PNG, TIFF, WMF; non compaiono SWF e altri formati Flash, e un file audio (come .aac) non e' un'immagine.
• La casella di testo si inserisce dalla scheda Inserisci.
• WordArt crea titoli grafici con effetti speciali sul testo (Riempimento testo, Contorno testo, Effetti testo, Trasforma), inseribili da Inserisci (ALT+N, W).
• Per inserire un foglio di lavoro Excel in un documento Word si usa Inserisci > Oggetto: "Crea nuovo" apre Excel per creare i dati; "Crea da file" inserisce un file esistente. Un oggetto incorporato diventa parte del file Word e non e' piu' collegato all'origine; un oggetto collegato (casella "Collega a file") puo' aggiornarsi dal file di origine, secondo disponibilita' della fonte e impostazioni dei collegamenti; l'aggiornamento puo' anche essere manuale. "Visualizza come icona" mostra un'icona al posto del contenuto.

Simboli e caratteri speciali

Per inserire un carattere che non e' sulla tastiera (la A maiuscola accentata, la n con tilde di "Nina", la i con accento circonflesso di "principi", il simbolo di copyright) si usa Inserisci > Simbolo (gruppo Simboli): si sceglie il simbolo dall'elenco oppure "Altri simboli" e si fa doppio clic. Non tutti i caratteri sono presenti in tutti i font: il set Segoe UI Symbol contiene i simboli piu' comuni. Nella finestra Altri simboli, la scheda "Caratteri speciali" riporta molti simboli con le loro scelte rapide. Alcuni esempi da tastiera: copyright digitando (c) fra parentesi grazie alla correzione automatica; marchio registrato CTRL+ALT+R; marchio CTRL+ALT+T. Per i caratteri internazionali: CTRL+MAIUSC+^ seguito dalla lettera per le vocali con accento circonflesso (per esempio la i); CTRL+MAIUSC+~ seguito da n per la n con tilde; CTRL+accento grave (`) seguito dalla lettera per le vocali con accento grave; il codice Unicode (per esempio 20AC per l'euro) seguito da ALT+X.

Revisioni, commenti, protezione

Lo strumento Revisioni (Rileva modifiche) della scheda Revisione permette di apportare modifiche lasciando traccia di che cosa e' stato modificato e da chi. Si attiva e si disattiva con CTRL+MAIUSC+E. Le modifiche si risolvono con Accetta (rende la modifica definitiva) o Rifiuta (annulla la modifica proposta, ripristinando per esempio il testo cancellato); dopo ogni scelta Word passa alla modifica successiva; con le frecce si puo' anche accettare o rifiutare tutto in una volta. Attenzione: nascondere i segni di revisione (visualizzazione senza marcatori) li nasconde soltanto: le modifiche restano nel documento finche' non sono accettate o rifiutate. Il commento si inserisce con CTRL+ALT+A (scheda Revisione, Nuovo commento).

La protezione del documento permette di limitare chi puo' aprire o modificare il documento. I modi principali:

• Crittografa con password: File > Informazioni > Proteggi documento > Crittografa con password; si inserisce e si conferma la password e si salva. La password distingue maiuscole e minuscole e puo' avere al massimo 15 caratteri; Word non e' in grado di recuperarla se la si dimentica; in un'organizzazione DocRecrypt puo' aiutare solo se predisposto dagli amministratori prima della cifratura.
• Limita modifica: scheda Revisione, gruppo Proteggi; l'elenco delle restrizioni comprende "Nessuna modifica (sola lettura)". Si possono lasciare modificabili alcune parti (eccezioni per "Tutti" o per utenti specifici) e poi si preme "Si, applica protezione", con o senza password; per rimuoverla si usa "Interrompi protezione".
• Segna come finale (File > Informazioni > Proteggi documento): rende il file di sola lettura e imposta lo stato su Finale, ma non e' una misura di sicurezza: chiunque riceva una copia puo' rimuovere lo stato finale.

La crittografia con password protegge l'accesso al contenuto; la funzione Limita modifica imposta invece restrizioni di modifica e non cifra il documento. Non va considerata una misura di sicurezza equivalente alla crittografia.

Sommario, segnalibri e riferimenti incrociati

Il sommario automatico si crea cosi': si applicano gli stili Titolo 1, 2, 3 ai titoli (Home > Stili), poi si posiziona il cursore dove inserirlo e si sceglie Riferimenti > Sommario con uno stile automatico. Dopo avere cambiato i titoli il sommario puo' richiedere un aggiornamento: tasto destro sul sommario > "Aggiorna campo" (o F9), scegliendo se aggiornare solo i numeri di pagina o l'intera tabella. Word offre anche l'opzione di aggiornare i campi prima della stampa. Un sommario "manuale" non usa gli stili Titolo e non si aggiorna automaticamente. ALT+MAIUSC+O segna una voce di sommario.

Un segnalibro identifica un punto del documento (un testo, un'immagine o una posizione) a cui tornare o fare riferimento: Inserisci > Segnalibro, si assegna un nome che inizia con una lettera e non contiene spazi (si usa il trattino basso), poi si preme Aggiungi. La finestra Vai a permette di raggiungerlo. Un collegamento ipertestuale (CTRL+ALT+K) puo' puntare a un segnalibro dello stesso documento. Il riferimento incrociato (Inserisci > Riferimento incrociato) e' un collegamento a un elemento che si trova in un'altra parte del documento (un titolo, un segnalibro, una nota, una figura con didascalia), per esempio "vedi Figura 1": per impostazione predefinita e' un collegamento ipertestuale, e si aggiorna con "Aggiorna campo" se il contenuto cambia di posto.

Macro e documenti con virus

Una macro e' una serie di comandi e istruzioni raggruppati in un solo comando, per automatizzare attivita' ripetitive. Si registra da Visualizza > Macro > Registra macro (si puo' assegnarla a un pulsante o a una combinazione di tasti), si esegue da Visualizza macro (ALT+F8 apre la finestra Macro). Durante la registrazione la selezione si fa con la tastiera, perche' le selezioni col mouse non vengono registrate. Nei formati XML moderni le macro VBA si conservano in documenti .docm o modelli .dotm, come Normal.dotm; anche i formati binari precedenti .doc e .dot possono contenerle.

Interfaccia: barra del titolo, barra di stato, barra multifunzione

La documentazione italiana di Microsoft descrive la finestra di Word per elementi. La barra del titolo sta in alto e contiene il nome del documento (insieme ai pulsanti per ridurre a icona, ripristinare le dimensioni e chiudere la finestra, e alle opzioni dell'account); a fianco c'e' la barra di accesso rapido. La barra di stato sta in fondo alla finestra e riporta le statistiche sul documento: numero di pagine, conteggio parole, lingua del testo e livello di zoom. Quindi "la barra che contiene il nome del documento" e' la barra del titolo, mentre "le informazioni sul documento aperto" si leggono sulla barra di stato.

Il conteggio parole compare nella barra di stato mentre si digita. Se si selezionano alcune parole, la barra mostra il conteggio della selezione accanto a quello dell'intero documento. Per vedere anche caratteri, paragrafi e righe si fa clic sul conteggio parole nella barra di stato; se il conteggio non e' visibile, si fa clic con il tasto destro sulla barra di stato e si attiva la voce relativa. Per sapere "dove si legge il numero di parole" la risposta secondo Microsoft e' quindi la barra di stato.

La barra multifunzione e' personalizzabile da File > Opzioni > Personalizzazione barra multifunzione: si possono ordinare schede e comandi, nasconderli o mostrarli, rinominare schede e gruppi, esportare e importare la configurazione. Non si possono invece ridurre le dimensioni del testo o delle icone, ne' cambiare il colore della barra (si puo' solo cambiare la combinazione di colori di Office). Le personalizzazioni valgono solo per l'applicazione in cui sono fatte (non si estendono da Word a Excel).

La barra di accesso rapido contiene comandi indipendenti dalla scheda attiva. Si possono aggiungere pulsanti (tasto destro su un comando e "Aggiungi alla barra di accesso rapido", oppure File > Opzioni > Barra di accesso rapido) e spostare la barra sopra o sotto la barra multifunzione. Vi si aggiungono solo comandi, non gli elenchi (per esempio i valori di rientro). Quindi la risposta a "si puo' personalizzare la barra degli strumenti inserendo altre icone?" e' si', entro questi limiti.

La Guida si apre con F1; in alternativa dal pulsante della Guida nel menu File, oppure scrivendo la richiesta nella casella "Che cosa si vuole fare?" (ALT+Q).

Creare, aprire e salvare i documenti

Per creare un documento si apre Word oppure, se e' gia' aperto, si sceglie Nuovo e poi Documento vuoto. In alternativa si fa doppio clic su un modello della raccolta, oppure si cerca un modello online scrivendo una parola (per esempio "curriculum") nella casella di ricerca. Microsoft descrive l'avvio dell'applicazione come il momento in cui si sceglie fra documento vuoto e modello: non afferma che Word apra da solo un documento vuoto. CTRL+N crea un nuovo documento a programma gia' aperto.

I documenti usati di recente compaiono nell'elenco dei documenti recenti; quanti elementi mostrare si decide in File > Opzioni > Avanzate, sezione Visualizzazione (numero di documenti visualizzati nell'elenco Documenti recenti). Un file lo si apre con CTRL+F12 (finestra Apri).

Per il salvataggio, in File > Opzioni > Salva si imposta il formato predefinito, la frequenza del recupero automatico e il percorso file predefinito, secondo la versione di Word. Il recupero automatico registra informazioni utili al ripristino dopo una chiusura imprevista; e' distinto dal salvataggio automatico dei file compatibili in OneDrive o SharePoint. Le opzioni predefinite possono proporre una posizione locale, ma la destinazione va verificata quando si salva. Si vedano le istruzioni Microsoft su salvataggio e ripristino e sulla frequenza dei file di ripristino. F12 apre direttamente la finestra Salva con nome. Per salvare, la tabella Microsoft indica MAIUSC+F12. La stessa tabella italiana attribuisce CTRL+B sia a Salva sia alla rimozione di un rientro sporgente: conviene quindi usare il menu o verificare la configurazione. CTRL+S indica sottolineatura e CTRL+G grassetto nella tabella italiana.

Un documento si puo' inviare per posta elettronica da File > Condividi > "Allega invece una copia": si sceglie se allegare il file nel formato originale o come PDF, poi si compila il messaggio e si invia (serve Outlook impostato come programma di posta predefinito).

I file ricevuti come allegato o scaricati da Internet possono aprirsi in Visualizzazione protetta, secondo la provenienza e le impostazioni: e' una modalita' di sola lettura in cui la maggior parte delle funzioni di modifica e' disattivata, pensata perche' i file da posizioni non sicure possono contenere virus o altro malware. Se non serve modificare, Microsoft consiglia di restare in Visualizzazione protetta; per uscirne e abilitare la modifica si usa la barra dei messaggi gialla.

Selezionare e modificare il testo

Secondo la pagina Microsoft "Selezionare testo": per una singola parola si fa doppio clic rapidamente su di essa; per una riga si pone il cursore all'inizio della riga e si preme MAIUSC+freccia GIU'; per un paragrafo si pone il cursore all'inizio del paragrafo e si preme CTRL+MAIUSC+freccia GIU'; per tutto il testo si usa CTRL+A. La pagina delle scelte rapide aggiunge F8 (inizia a estendere la selezione) e CTRL+MAIUSC+F8 per un blocco verticale di testo.

Se abilitato nelle opzioni, il tasto INS serve ad attivare e disattivare la modalita' sovrascrittura: con la sovrascrittura attiva il testo digitato sostituisce, carattere per carattere, quello che si trova a destra del cursore. Il comportamento si regola in File > Opzioni > Avanzate, sezione "Opzioni di modifica": la casella "Usa il tasto INS per controllare la sovrascrittura" abilita il tasto, mentre "Usa modalita' sovrascrittura" permette di impostare la modalita' di sovrascrittura. Si vedano le istruzioni Microsoft. Con la sovrascrittura attiva il testo a destra del cursore viene sostituito, e quindi sembra "scomparire" mentre si scrive.

Word consente di impostare la lingua anche per il solo testo selezionato, dalla finestra di dialogo Lingua (la funzione "Rileva lingua automaticamente" puo' non riconoscere una lingua diversa da quella predefinita; per la selezione si puo' anche scegliere "Non controllare l'ortografia o la grammatica"). Una lingua per essere controllata richiede gli strumenti di correzione installati (language pack).

Per cambiare maiuscole e minuscole la pagina delle scelte rapide indica MAIUSC+F3.

Carattere: barrato, doppia barratura, effetti, sottolineatura

Il barrato a linea singola e' un pulsante della scheda Home (gruppo Carattere). La doppia barratura non ha pulsante: si apre la finestra Carattere con il pulsante di avvio finestra del gruppo (o CTRL+D) e nella scheda Carattere si spunta "Barrato doppio". Quindi in Word si possono sia barrare una parola sia barrarla due volte.

La sottolineatura semplice e' il pulsante S del gruppo Carattere. Nella finestra Carattere l'elenco "Stile sottolineatura" offre le varianti: per esempio "Solo parole" (non sottolinea gli spazi), la sottolineatura doppia, e un elenco "Colore sottolineatura" per cambiare il colore della linea.

Il bordo di una parola, riga o paragrafo si crea da Home > Bordi (menu della freccia) e si rifinisce con "Bordi e sfondo", dove contano stile, colore e spessore e la casella "Applica a" (Testo o Paragrafo).

Per creare o cambiare uno stile si lavora dalla raccolta Stili della scheda Home: si formatta il testo, si sceglie "Crea uno stile" e si da' un nome. Per cambiare uno stile esistente si fa clic destro sullo stile e si sceglie Modifica, oppure si modifica un testo che ha gia' quello stile e si sceglie "Aggiorna stile in base alla selezione". Nella finestra Modifica stile si decide se la modifica vale per il solo documento o per i documenti futuri.

Righelli, rientri e tabulazioni

Il righello si mostra da Visualizza > Righello (gruppo Mostra) e si nasconde togliendo la spunta alla stessa voce. Esistono due righelli: orizzontale e verticale; il verticale compare solo in visualizzazione Layout di stampa e va abilitato da File > Opzioni > Avanzate > Visualizzazione, casella "Mostra righello verticale nella visualizzazione Layout di stampa". La sua scheda e' quindi Visualizza.

Sul righello orizzontale si regolano rientri e tabulazioni:

• Rientro sinistro: si trascina il quadratino in basso a sinistra; sposta insieme prima riga e rientro sporgente.
• Rientro destro: indicatore triangolare in basso a destra.
• Rientro prima riga: triangolo in alto a sinistra; solo la prima riga del paragrafo e' rientrata.
• Rientro sporgente: parte triangolare superiore dell'indicatore inferiore sinistro; la seconda riga e le successive sono rientrate piu' della prima.

I segni di rientro stanno quindi sul righello. Prima di trascinarli si seleziona il paragrafo da modificare. Per impostare una tabulazione dal righello si sceglie il tipo con il pulsante all'estremita' sinistra del righello (sinistra, centrata, destra, decimale, barra) e poi si fa clic sul bordo inferiore del righello nel punto voluto; per rimuoverla basta trascinarla via, verso il basso. La tabulazione decimale allinea i numeri sul separatore decimale.

Dalla finestra si procede cosi': Home, pulsante di avvio della finestra Paragrafo, comando Tabulazioni; si digita la misura in "Posizione tabulazione", si sceglie l'allineamento ed eventualmente il carattere di riempimento, poi Imposta e OK. In quella finestra "Cancella" toglie una tabulazione e "Cancella tutto" le toglie tutte.

Interlinea

Si imposta da Home > Interlinea e spaziatura paragrafo > Opzioni interlinea (finestra Paragrafo, scheda Rientri e spaziatura). Per cambiare l'interlinea dell'intero documento si usa invece Progettazione > Spaziatura paragrafo. Le voci dell'elenco "Interlinea" sono descritte da Microsoft cosi':

Nella stessa finestra "Prima" e "Dopo" regolano lo spazio prima e dopo i paragrafi, ed e' possibile salvare le impostazioni come predefinite.

Pagina: margini, colonne, filigrana, colore, bordi

I margini si cambiano da Layout > Margini, scegliendo un modello o "Margini personalizzati" (finestra con i valori da inserire). Microsoft documenta questo percorso nella scheda Layout, non nel menu File. Se il documento ha piu' sezioni il nuovo margine vale solo per la sezione corrente.

Per disporre il testo in colonne si va in Layout > Colonne: per l'intero documento si sceglie un'opzione preimpostata oppure "Altre colonne" per un formato personalizzato; per trasformare solo una parte si selezionano prima i paragrafi e poi si applica il comando. L'interruzione di colonna (CTRL+MAIUSC+INVIO) sposta il testo nella colonna successiva.

La filigrana sta nella scheda Progettazione, pulsante Filigrana: si scelgono voci pronte (BOZZA, RISERVATO, NON COPIARE), oppure "Filigrana personalizzata" con testo (carattere, dimensione, colore, orientamento) o immagine (selezione del file, scala, colori attenuati). Se non si vede, si passa a Visualizza > Layout di stampa. Se una pagina ha gia' una filigrana si toglie prima di aggiungerne un'altra, per non averne due.

Il colore della pagina si imposta da Progettazione > Colore pagina: colori del tema o standard, "Altri colori", "Effetti di riempimento" per sfumatura, trama, motivo o immagine; "Nessun colore" lo rimuove. Il colore non appartiene quindi ai margini e alle misure della finestra Imposta pagina.

Un bordo pagina si aggiunge da Progettazione > Bordi pagina (finestra Bordi e sfondo: stile, colore, larghezza, distanza dal bordo con Opzioni); i bordi pagina si applicano per sezione, non per singola pagina, e per metterlo su una sola pagina bisogna isolarla in una sezione con le interruzioni di sezione.

Immagini, caselle di testo, WordArt

Per ridimensionare un'immagine si usano i quadratini di ridimensionamento. Per mantenere le proporzioni si trascina un quadratino d'angolo tenendo premuto MAIUSC; con CTRL+MAIUSC l'immagine mantiene anche il centro nella stessa posizione; CTRL da solo conserva il centro. Nel pannello Formato o nella finestra Dimensioni la casella Blocca proporzioni va deselezionata se altezza e larghezza devono cambiare in modo indipendente.

Il bordo di un'immagine si colora da Formato immagine > Bordo immagine: si sceglie il colore, lo spessore e il tratteggio; "Nessun contorno" lo toglie. In alternativa la raccolta Stili immagine applica in un clic bordo ed effetto.

Una casella di testo si inserisce da Inserisci > Casella di testo e puo' essere trascinata ovunque nel documento (puntatore a quattro frecce). WordArt e' nella stessa scheda Inserisci.

Fra i formati grafici inseribili (elenco di Office per Mac) ci sono BMP, EMF, GIF, JPEG, PNG, TIFF e WMF (metafile di Windows): sono formati di immagine, non di documento Word.

Tabelle: spostare, ordinare, incollare da Excel

Per selezionare e spostare una tabella in visualizzazione Layout di stampa si porta il puntatore sulla tabella finche' compare il quadratino di spostamento si fa clic su di esso (puntatore a quattro frecce) e si trascina in una nuova posizione. Con lo stesso quadratino si seleziona la tabella per copiarla (CTRL+C) o tagliarla (CTRL+X) e incollarla (CTRL+V).

Per ordinare in ordine alfabetico un elenco puntato o numerato (o un elenco di nominativi) si seleziona l'elenco, si sceglie Home > Ordina, si imposta "Ordina per" su Paragrafi, Tipo su Testo, e si sceglie Crescente (dalla A alla Z) o Decrescente.

Per portare dati da Excel in Word si selezionano i dati in Excel, CTRL+C, poi in Word CTRL+V e si apre il pulsante Opzioni Incolla accanto ai dati:

• Mantieni formattazione originale: incolla come tabella conservando l'aspetto di Excel;
• Usa stili di destinazione: la tabella prende lo stile del documento Word;
• Collegamento & mantieni formattazione originale e Collega & usa stili di destinazione: i dati restano collegati al foglio di origine e possono essere aggiornati se la fonte e' disponibile, secondo le impostazioni dei collegamenti;
• Immagine: i dati non sono piu' modificabili ne' aggiornabili;
• Mantieni solo il testo: ogni riga diventa un paragrafo e i valori delle celle sono separati da tabulazioni.

Ascolto, finestre e lingua

La funzione che legge ad alta voce il testo si chiama Leggi ad alta voce: scheda Revisione, pulsante Leggi ad alta voce, con riproduzione, pausa, precedente e successivo. Si avvia con CTRL+ALT+BARRA SPAZIATRICE ed e' disponibile in Office 2019, Office 2021 e Microsoft 365. Il comando distinto "Parla" legge solo il testo selezionato.

Per vedere due documenti insieme si aprono entrambi e si sceglie Visualizza > Affianca (gruppo Finestra); lo "Scorrimento sincrono" fa scorrere i due contemporaneamente. Con piu' documenti aperti, CTRL+F6 passa alla finestra successiva e CTRL+MAIUSC+F6 alla precedente.

La finestra Stampa (File > Stampa) mostra l'anteprima; per stampare una singola copia si lascia il valore 1 nella casella Copie e si preme il pulsante Stampa. Con la freccia sotto Impostazioni si sceglie "Stampa pagina corrente" o "Stampa personalizzata" per intervalli come 3, 4-6.

Proprieta' del documento: titolo e tag

Titolo, autore, oggetto e parole chiave (chiamate anche tag) sono proprieta' del documento, dette anche metadati. Si vedono e si modificano da File > Informazioni: per molte proprieta' si passa il puntatore e si scrive, mentre per alcune, come Autore, puo' essere necessario il menu del tasto destro; con "Mostra tutte le proprieta'" si espande l'elenco e con Proprieta' > Proprieta' avanzate si apre la finestra completa, in cui la scheda Riepilogo contiene Titolo, Oggetto, Autore, Responsabile, Azienda, Categoria, Parole chiave (Tag) e Commenti. Le proprieta' aggiornate automaticamente (dimensioni, date di creazione e ultima modifica, statistiche come numero di parole e caratteri) non sono modificabili direttamente come proprieta' manuali. Si veda la guida Microsoft alle proprieta' dei file Office.

Trappole tipiche dei quiz

• CTRL+G, CTRL+S, CTRL+I: nella pagina italiana di Microsoft G = Grassetto, S = Sottolineato, I = Corsivo. Per salvare, la pagina Microsoft indica anche MAIUSC+F12; CTRL+B vi compare sia per Salva sia per rimuovere un rientro sporgente. Le scelte rapide dipendono dalla lingua e configurazione: verificare la versione usata.
• CTRL+Y ripete (o ripristina l'azione annullata); CTRL+Z annulla; F4 ripete l'ultimo comando.
• CTRL+INVIO = interruzione di pagina; MAIUSC+INVIO = interruzione di riga (andare a capo senza chiudere il paragrafo); CTRL+MAIUSC+INVIO = interruzione di colonna; INVIO = nuovo paragrafo.
• HOME = inizio riga, FINE (End) = fine riga; CTRL+HOME/FINE = inizio/fine documento: non confondere riga e documento.
• ALT+F4 chiude Word (l'applicazione), CTRL+F4 chiude il documento corrente. CTRL+CANC cancella una parola, non chiude nulla.
• F7 = ortografia e grammatica, MAIUSC+F7 = Thesaurus, F1 = guida, F9 = aggiorna campi, F8 = estendi selezione.
• CTRL+BARRA SPAZIATRICE toglie la formattazione manuale del carattere; CTRL+MAIUSC+V incolla solo testo; CTRL+ALT+C/V copia e incolla formato.
• Sottolineatura ondulata: rossa = ortografia, blu = grammatica.
• Thesaurus = sinonimi e contrari (non traduzioni, non correzione ortografica); sta in Revisione.
• Sommario in Riferimenti, simbolo in Inserisci, interruzione di pagina in Inserisci, sillabazione in Layout, margini in Layout, lettura e zoom in Visualizza, ortografia in Revisione.
• Margine (distanza dal bordo del foglio all'area di scrittura) ≠ rientro (distanza dal margine al testo del paragrafo); margine di rilegatura si somma in corrispondenza della rilegatura.
• Interlinea: Almeno (minima) = si adegua al carattere piu' grande; Esattamente (esatta, fissa) = valore in punti fisso; Multipla = multiplo/percentuale della singola; Singola = si adegua al carattere piu' grande di una riga.
• Numero di copie (stampare piu' copie) ≠ Pagine per foglio (piu' pagine nello stesso foglio).
• Layout di stampa mostra intestazioni e pie' di pagina; Bozza no; Struttura mostra la gerarchia dei titoli; Layout Web simula la pagina Web.
• Trova "costa" senza "Solo parole intere": trova anche "costante".
• Segna come finale non e' una protezione sicura; la password di crittografia non si recupera.
• Salva sostituisce la versione precedente; Salva con nome crea una copia con altro nome, posizione o formato; il modello e' .dotx, i file con macro hanno la "m" (.docm, .dotm).
• Un sommario creato automaticamente puo' richiedere un aggiornamento dopo la modifica dei titoli; e' possibile configurare l'aggiornamento dei campi prima della stampa.

Come e' fatto un foglio Excel: celle, selezione e immissione

Una cartella di lavoro contiene fogli; ogni foglio e' una griglia di celle. Le colonne sono identificate da lettere (A, B, C...), le righe da numeri (1, 2, 3...): l'indirizzo di una cella combina le due cose (B7 = colonna B, riga 7). Secondo la pagina Microsoft "Specifiche e limiti di Excel" un foglio ha al massimo 1.048.576 righe per 16.384 colonne; la larghezza di colonna massima e' 255 caratteri, l'altezza di riga massima 409 punti, una cella puo' contenere fino a 32.767 caratteri. Il numero di cartelle di lavoro aperte e' limitato solo dalla memoria e dalle risorse del sistema.

Selezionare celle (documentazione "Selezionare il contenuto delle celle in Excel"):

• un intervallo: si trascina con il mouse oppure si tiene premuto MAIUSC con i tasti di direzione; per un intervallo ampio si clicca sulla prima cella e, tenendo premuto MAIUSC, sull'ultima (per esempio clic su A1, MAIUSC e clic su A7 selezionano A1:A7);
• celle o intervalli non adiacenti: si tiene premuto CTRL mentre si selezionano le singole celle (si possono selezionare in qualunque posizione);
• un'intera colonna: clic sulla lettera in alto oppure CTRL+BARRA SPAZIATRICE; un'intera riga: clic sul numero di riga oppure MAIUSC+BARRA SPAZIATRICE; l'intero foglio: pulsante Seleziona tutto all'incrocio tra intestazioni di riga e di colonna;
• perche' si seleziona prima di eseguire un comando: Excel applica il comando alla selezione corrente; senza selezione non saprebbe su quali celle agire.

Immissione dati (pagina "Immettere manualmente i dati nelle celle"): si digita nella cella e si preme INVIO o TAB; ALT+INVIO inizia una nuova riga nella stessa cella; F2 modifica la cella attiva; ESC annulla l'immissione. Dalla pagina "Scelte rapide da tastiera in Excel": TAB sposta di una cella a destra (si resta quindi sulla stessa riga), INVIO completa l'immissione e seleziona la cella sottostante, CTRL+HOME porta all'inizio del foglio (A1), CTRL+FINE all'ultima cella usata del foglio (angolo in basso a destra dell'area utilizzata), F1 apre la Guida. Un numero preceduto da apostrofo (') viene memorizzato come testo (lo cita la pagina sull'ordinamento): l'apostrofo non e' una "protezione da correzioni", cambia il tipo di dato della cella.

Altre scelte rapide frequenti (stessa pagina): CTRL+N nuova cartella vuota; CTRL+S salva; CTRL+Z annulla; CTRL+Y ripete l'ultima azione; CTRL+1 apre Formato celle; CTRL+segno piu' (+) inserisce celle, righe o colonne; CTRL+segno meno (-) elimina celle, righe o colonne; ALT+SEGNO DI UGUALE (=) inserisce la formula Somma automatica; CTRL+accento grave (`) alterna visualizzazione dei valori e delle formule; CTRL+; inserisce la data corrente (valore fisso, non si aggiorna); CTRL+MAIUSC+: l'ora corrente; ALT+F4 chiude Excel (CTRL+ALT+W chiude la cartella di lavoro); CTRL+T crea una tabella; ALT+F1 crea subito un grafico incorporato; F11 un grafico in un foglio separato; F9 ricalcola. Per inserire una colonna a sinistra di quella selezionata si seleziona la colonna e si usa CTRL+piu' oppure Home > Inserisci. Dalla pagina delle scelte rapide: ALT+H = scheda Home, ALT+L = Layout di pagina, ALT+A = Dati (per le altre schede la documentazione e' incoerente: non memorizzarle).

Spostare e copiare con il mouse (pagina "Spostare o copiare celle, righe e colonne"): trascinando la selezione dal suo bordo si sposta il contenuto e si sostituisce quello delle celle di destinazione (Excel avvisa se si sta per sostituire una colonna); tenendo premuto CTRL durante il trascinamento si copia; con MAIUSC si sposta inserendo senza sostituire. Non e' la stessa cosa del quadratino di riempimento (angolo in basso a destra), che serve a copiare formule o proseguire serie. Con Incolla speciale (Home > Incolla, oppure CTRL+ALT+V) si sceglie cosa incollare: Valori (solo i risultati delle formule, senza formato), Formule, Formattazione, Trasponi (righe in colonne), Incolla collegamento. Con un normale CTRL+V si incolla tutto: dati, formato, formule e commenti.

Formule e operatori

Una formula inizia sempre con = e puo' contenere funzioni, riferimenti di cella, costanti e operatori. Per esempio, SOMMA(A1:A10) senza = viene inserito come testo, non eseguito come formula. Altri inserimenti possono essere interpretati come numeri o date a seconda di contenuto, formato della cella e impostazioni. Il separatore degli argomenti e' il punto e virgola o la virgola a seconda delle impostazioni regionali; gli esempi della documentazione in italiano usano il punto e virgola, ma Microsoft precisa che dipende dalle impostazioni di posizione (quindi una forma come =MEDIA(A1,A2) non e' di per se' "sbagliata" in ogni configurazione). Il testo nelle formule va tra virgolette; si possono annidare fino a 64 livelli di funzioni.

Il simbolo & non e' un operatore aritmetico: concatena. Nelle formule non esiste un operatore "!" tra due numeri e nemmeno ">>": nell'elenco ufficiale degli operatori non compaiono, quindi formule come =34!10 o =13>>123 non sono valide. Anche le parentesi devono essere bilanciate: a ogni parentesi aperta deve corrispondere una chiusa (la pagina "Rilevare gli errori delle formule" porta come esempio una formula con due chiuse e una sola aperta, che non funziona). Una formula come (A7+D2)/(C5+C6)*(D7-D8)) e' quindi formalmente errata.

Precedenza degli operatori (pagina "Operatori di calcolo e precedenza"), dal piu' forte al piu' debole: operatori di riferimento (: spazio ;), negazione, percentuale, ^, * e / (stessa priorita', da sinistra a destra), + e - (stessa priorita'), &, confronti. Le parentesi servono a cambiare l'ordine di calcolo: =5+2*3 vale 11, =(5+2)*3 vale 21. Esempi svolti:

• =5+3*3 vale 14 (prima 3*3=9, poi +5); =16+2*2 vale 20; =10+2*6+8 vale 30;
• con A1=10, A2=4, A3=2: =(A1+A3)/A3+A2 vale (12)/2+4 = 10; =(A1+A3)/A3 vale 6; =(A1+A3)/A2 vale 3; =(A1*A3)/A2 vale 20/4 = 5; =A2+10 aggiunge 10 al valore di A2 (14); =A2*10 lo moltiplica per 10 (40);
• con A2=3, A3=3, A4=2: =(A2+A3)*A4 vale 6*2 = 12;
• con A1=10, B2=20, C3=30: =A1*B2-SE(B2>C3;A1;C3) vale 200 - SE(FALSO;...;30) = 200-30 = 170.

Divisione e moltiplicazione. Microsoft osserva che in Excel non esiste una funzione DIVIDI: per dividere si usa l'operatore /. La funzione QUOZIENTE restituisce solo la parte intera di una divisione (scarta il resto): =QUOZIENTE(5;2) vale 2, mentre =5/2 vale 2,5; =QUOZIENTE(-10;3) vale -3. Per moltiplicare si usa * oppure PRODOTTO.

Concatenare testo. CONCATENA(testo1; testo2; ...) unisce fino a 255 elementi (massimo 8.192 caratteri) in un'unica stringa; dalle versioni recenti e' sostituita da CONCAT ma resta disponibile. Non inserisce spazi da sola. Con A1 = VERDI e B1 = Antonio: =CONCATENA(B1;A1) restituisce AntonioVERDI; =CONCATENA(A1;" ";B1) restituisce VERDI Antonio; =CONCATENA(B1;"_";A1) restituisce Antonio_VERDI; =A1&" "&B1 equivale alla seconda.

Riferimenti relativi, assoluti e misti; altri fogli; nomi

(Pagina "Panoramica delle formule"). Un riferimento relativo (A1) si adatta quando la formula viene copiata: copiando =A1 da B2 a B3 diventa =A2. Un riferimento assoluto ($A$1) non cambia mai: copiato da B2 a B3 resta =$A$1. Nei riferimenti misti si blocca una sola componente: $A1 fissa la colonna, A$1 fissa la riga; copiando =A$1 da A2 a B3 si ottiene =B$1. Il tasto F4, con un riferimento selezionato nella formula in modifica, fa ruotare le combinazioni assoluto/relativo (A1, $A$1, A$1, $A1); premuto da solo, fuori da una formula in modifica, ripete l'ultimo comando o azione se possibile (non e' un tasto "inattivo"). Nota: Microsoft precisa che quando si tagliano e incollano formule i riferimenti non vengono modificati, mentre copiando i relativi si adattano.

• Altro foglio: NomeFoglio!Cella, per esempio =Foglio2!C2 usa il valore della cella C2 del Foglio2; se il nome contiene spazi, va racchiuso tra apostrofi; possono servirne anche per alcuni caratteri speciali: ='Dati trimestrali'!D3. Si puo' collegare nella stessa formula piu' fogli e sommare celle di fogli diversi.
• Riferimento 3D: =SOMMA(Foglio2:Foglio13!B5) somma B5 di tutti i fogli compresi tra Foglio2 e Foglio13.
• Eliminare una colonna: le formule che puntano a celle singole della colonna eliminata restituiscono #RIF! (per esempio =SOMMA(B2;C2;D2) diventa =SOMMA(B2;#RIF!;C2)); una formula con un intervallo, come =SOMMA(B2:D2), si aggiorna da sola. Anche inserendo righe o colonne nell'intervallo la SOMMA si aggiorna. Annulla (CTRL+Z) ripristina subito la colonna.
• Nomi: si assegna un nome a una cella o a un intervallo selezionandolo, digitando il nome nella Casella Nome (a sinistra della barra della formula) e premendo INVIO; oppure Formule > Crea da selezione (usa le etichette di riga/colonna), Formule > Definisci nome, Formule > Gestione nomi, Formule > Usa nella formula. Il nome e' una etichetta che identifica la cella: =SOMMA(Vendite) al posto di =SOMMA(A16:A20).

Le funzioni principali con esempi svolti

Una funzione e' una formula predefinita (un algoritmo di calcolo gia' pronto) che esegue un calcolo specifico a partire da argomenti; le funzioni sono raggruppate per categorie (matematiche, statistiche, logiche, di testo, data e ora, finanziarie, database...). Si inseriscono digitandole (Excel suggerisce i nomi) o con il pulsante fx (scheda Formule > Inserisci funzione). Gli intervalli si scrivono con i due punti (A1:A4), le celle singole si separano con il separatore di argomenti.

Somma, prodotto, media, minimo, massimo (pagine Microsoft delle singole funzioni):

Conteggi (da non confondere):

• CONTA.NUMERI conta le celle che contengono numeri (date comprese); non conta testo, logici, errori, celle vuote. Con A2:A6 = 08.12.08 (data); 19; 22,24; VERO; #DIV/0!: =CONTA.NUMERI(A2:A6) vale 3; =CONTA.NUMERI(A2:A6;2) vale 4 (il valore 2 scritto direttamente nell'argomento viene contato).
• CONTA.VALORI conta le celle non vuote, di qualsiasi tipo (anche errori e testo vuoto ""): sugli stessi dati =CONTA.VALORI(A2:A6) vale 5.
• CONTA.VUOTE conta le celle vuote (conta anche quelle con formula che restituisce ""; non quelle con zero).
• CONTA.SE(intervallo;criterio) conta le celle che rispettano la condizione; il criterio testuale o con operatori va tra virgolette (">9000", "Rossi"); non somma gli importi.

Funzioni condizionali SOMMA.SE, MEDIA.SE, CONTA.SE. Sintassi: SOMMA.SE(intervallo; criteri; [int_somma]) e MEDIA.SE(intervallo; criteri; [intervallo_media]). Gli argomenti obbligatori sono due (intervallo e criteri); il terzo, facoltativo, indica le celle da sommare o mediare se diverse da quelle valutate. Si possono usare i caratteri jolly ? (un carattere) e * (qualsiasi sequenza); il tilde (~) davanti a ? o * li cerca come caratteri letterali. Per condizioni multiple esistono le versioni ...PIU.SE. Dati di esempio: A2:A7 = Rossi, Bianchi, Rossi, Verdi, Rossi, Bianchi; B2:B7 = 100, 250, 150, 300, 50, 200.

• =CONTA.SE(A2:A7;"Rossi") = 3;
• =SOMMA.SE(A2:A7;"Rossi";B2:B7) = 100+150+50 = 300 (somma solo le celle di B corrispondenti a Rossi);
• =MEDIA.SE(A2:A7;"Rossi";B2:B7) = 300/3 = 100;
• =SOMMA.SE(B2:B7;">150") = 250+300+200 = 750 (senza terzo argomento somma le stesse celle valutate);
• =CONTA.SE(B2:B7;">=150") = 4 (250, 150, 300, 200); =SOMMA.SE(A2:A7;"R*";B2:B7) = 300.

Funzioni logiche. SE(test; se_vero; [se_falso]) restituisce un valore se il test e' vero e un altro se e' falso; il testo da restituire va tra virgolette (VERO e FALSO sono riconosciuti senza). Esempio: con B2 = 250, =SE(B2>=200;"Alto";"Basso") restituisce Alto. E(logico1;...) restituisce VERO solo se tutti gli argomenti sono veri: =E(A2>1;A2<100) e' VERO se A2 e' maggiore di 1 e minore di 100, FALSO altrimenti. O(logico1;...) restituisce VERO se almeno uno e' vero. NON(logico) inverte il valore: con A2 = 50, =NON(A2>100) restituisce VERO. Con D5 = 3 ed E5 = 4: =E(D5<3;E5>2) restituisce FALSO (3<3 e' falso, anche se E5>2 e' vero). E, O, NON si usano di solito dentro SE: =SE(E(B2>=100;B2<=300);"Ok";"Fuori"). Fino a 255 condizioni; testo e celle vuote negli intervalli sono ignorati.

CERCA.VERT(valore; matrice_tabella; indice; [intervallo]) cerca il valore nella prima colonna (la piu' a sinistra) dell'intervallo e restituisce il contenuto della colonna indicata da indice sulla stessa riga. Funziona solo da sinistra verso destra. L'ultimo argomento: FALSO (o 0) = corrispondenza esatta; VERO (o 1, o omesso) = approssimata, e richiede la prima colonna ordinata. Tabella A2:C5: 101 Penna 2; 102 Quaderno 5; 103 Zaino 30; 104 Righello 1. =CERCA.VERT(103;A2:C5;3;FALSO) = 30; =CERCA.VERT(102;A2:C5;2;FALSO) = Quaderno; =CERCA.VERT(105;A2:C5;3;FALSO) = #N/D (valore non trovato); =CERCA.VERT(103;A2:C5;4;FALSO) = #RIF! (l'indice 4 supera le 3 colonne). Un testo digitato direttamente come valore da cercare va tra virgolette; si puo' anche usare senza virgolette il riferimento a una cella che contiene quel testo. Un nome non riconosciuto nella formula puo' produrre #NOME?. Microsoft segnala CERCA.X come versione migliorata, che cerca in qualsiasi direzione.

ARROTONDA(num; num_cifre): con num_cifre maggiore di 0 arrotonda ai decimali indicati, con 0 all'intero piu' vicino, con valore negativo a sinistra della virgola. =ARROTONDA(23,7825;2) = 23,78; =ARROTONDA(2,15;1) = 2,2; =ARROTONDA(2,149;1) = 2,1; =ARROTONDA(21,5;-1) = 20. Non confondere con il formato numerico: cambiare le cifre decimali visualizzate in Formato celle non cambia il valore memorizzato, ARROTONDA si'.

Matematiche e trigonometriche: ASS(num) valore assoluto (=ASS(-4) vale 4); RADQ(num) radice quadrata (=RADQ(16) vale 4; =RADQ(-16) da' #NUM!, si evita con =RADQ(ASS(-16)) = 4); FATTORIALE(num) (=FATTORIALE(5) = 120; con A2=4 =FATTORIALE(A2) = 24; con A3=2 =FATTORIALE(A3) = 2; la parte decimale e' troncata, =FATTORIALE(0) = 1, un negativo da' #NUM!); GRADI(angolo) converte i radianti in gradi (=GRADI(PI.GRECO()) = 180); CASUALE() numero reale maggiore o uguale a 0 e minore di 1, che cambia a ogni ricalcolo (=INT(CASUALE()*100) un intero da 0 a 99; F9 nella barra della formula lo trasforma in valore fisso); SOMMA.Q somma i quadrati (=SOMMA.Q(3;4) = 25); SOMMA.SOMMA.Q(matrice_x;matrice_y) restituisce la somma della somma dei quadrati dei valori corrispondenti di due matrici (con {2;3} e {6;5}: 4+36+9+25 = 74); le due matrici devono avere lo stesso numero di valori, altrimenti #N/D.

Funzioni di testo (con A1 = abcdefg salvo diversa indicazione): SINISTRA(testo;[num_caratt]) e DESTRA(testo;[num_caratt]) estraggono i primi o gli ultimi caratteri (se num_caratt e' omesso vale 1): =DESTRA(A1;3) = efg; con A1 = "Sic transit gloria mundi", =SINISTRA(A1;3) = Sic. STRINGA.ESTRAI(testo;inizio;num_caratt) parte dalla posizione indicata: =STRINGA.ESTRAI(A1;3;4) = cdef. LUNGHEZZA(testo) conta i caratteri, spazi inclusi: con A1 = Genova, =LUNGHEZZA(A1) = 6. TROVA(testo;stringa;[inizio]) restituisce la posizione di un testo in un altro, distinguendo maiuscole e minuscole (RICERCA no); inizio e' il carattere da cui comincia la ricerca (non puo' essere 0 ne' superiore alla lunghezza). In "Luisa Monaco" (L=1, u=2, i=3, s=4, a=5, spazio=6, M=7, o=8, n=9, a=10, c=11, o=12), =TROVA("o";A2;9) restituisce 12, perche' parte dal carattere 9 e la prima o successiva e' al 12. ANNULLA.SPAZI rimuove gli spazi tranne i singoli spazi tra le parole (utile su dati importati; non toglie lo spazio unificatore, codice 160).

Data e ora: OGGI() restituisce la data corrente, ADESSO() data e ora correnti; non hanno argomenti e si aggiornano a ogni ricalcolo o apertura (con CTRL+; invece la data inserita e' fissa). Excel memorizza le date come numeri seriali. GIORNI(data_fine; data_inizio) restituisce il numero di giorni compresi tra due date: =GIORNI("15-MAR-2021";"1-FEB-2021") = 42. MESE(num_seriale) e GIORNO(num_seriale) estraggono mese e giorno: con A2 = 15.04.11, =MESE(A2) = 4 e =GIORNO(A2) = 15. Poiche' MESE richiede un argomento (una data) e OGGI non ne accetta, una formula come =OGGI(MESE()) non e' valida e restituisce errore. Esempio d'uso: =ANNO(OGGI())-1963 calcola la differenza tra l'anno corrente e il 1963, non necessariamente l'eta' compiuta. Per gli anni completi serve la data di nascita: se e' in A1, =DATA.DIFF(A1;OGGI();"Y") li calcola.

Statistiche, finanziarie, database (le categorie compaiono nei "Riferimenti" Microsoft): FREQUENZA e' una funzione statistica che conta quante volte i valori cadono in classi e restituisce una matrice (nelle versioni non dinamiche si conferma con CTRL+MAIUSC+INVIO); DEV.ST e' la deviazione standard di un campione (metodo n-1; funzione di compatibilita'), DEV.ST.P quella dell'intera popolazione (metodo n). EFFETTIVO(tasso_nominale; periodi) e' una funzione finanziaria che restituisce il tasso di interesse annuo effettivo (con 0,0525 e 4 periodi: 0,0535427); VAL.FUT calcola il valore futuro di un investimento a tasso costante; INTERESSI restituisce gli interessi pagati in un periodo. DB.DEV.ST.POP(database; campo; criteri) e' una funzione di database: deviazione standard sull'intera popolazione dei record che soddisfano i criteri.

Ordinamento e filtri

Ordinare (pagina "Ordinare dati in un intervallo o una tabella"): si seleziona una cella della colonna e, nella scheda Dati, gruppo Ordina e filtra, si sceglie A-Z / Z-A per il testo, dal piu' piccolo al piu' grande o viceversa per i numeri, dal meno recente al piu' recente per le date. I comandi crescente/decrescente ordinano sia testi sia numeri (e date). Ordinamento personalizzato (Dati > Ordina) consente di ordinare in base a piu' criteri: per esempio prima per Reparto e poi per nome all'interno di ciascun reparto (fino a 64 colonne), oppure secondo un elenco creato (Grande, Medio, Piccolo) o in base al colore della cella o del carattere. Cautele indicate da Microsoft: i numeri memorizzati come testo (anche quelli preceduti da apostrofo) si ordinano in modo diverso dai numeri veri (i numeri veri vengono ordinati prima di quelli archiviati come testo); gli spazi iniziali falsano l'ordine (ANNULLA.SPAZI); nella finestra di ordinamento va indicato se la prima riga contiene intestazioni.

Filtrare (pagina "Filtrare i dati in un intervallo o una tabella"): Dati > Filtro aggiunge una freccia a ogni intestazione di colonna. Si possono scegliere i valori da mostrare o usare Filtri testo / Filtri numerici (maggiore di, tra, primi 10...). Il filtro nasconde temporaneamente le righe che non soddisfano il criterio, senza cancellarle; i filtri su piu' colonne sono cumulativi (ognuno restringe ancora il sottoinsieme); i dati filtrati si possono copiare, formattare, usare nei grafici e stampare. Le icone dell'intestazione mostrano se il filtro e' applicato. Se si usa Trova, la ricerca avviene solo nei dati visibili. Per ottenere solo le righe in cui la colonna "Editore" ha un certo valore si applica quindi un filtro a quella colonna. Quando i dati sono formattati come tabella (Inserisci > Tabella oppure Home > Formato come tabella; scorciatoia CTRL+T che apre la finestra Crea tabella) i pulsanti di filtro compaiono automaticamente.

Grafici

I grafici si inseriscono dalla scheda Inserisci (gruppo Grafici): si selezionano i dati e si sceglie un grafico consigliato o uno specifico tipo; ALT+F1 crea subito un grafico incorporato nel foglio. F11 crea invece il grafico in un foglio grafico separato. Un grafico standard e' collegato direttamente alle celle del foglio: se i dati cambiano il grafico segue, senza operazioni particolari. Un grafico puo' avere titolo, legenda, titoli degli assi, griglia, etichette dati e una linea di tendenza (Progettazione grafico > Aggiungi elemento grafico). Esistono anche tipi 3D (istogramma 3D, linee 3D, torta 3D).

• Cambiare il tipo dopo la creazione: si seleziona il grafico, si clicca con il pulsante destro sull'area del grafico o del tracciato e si sceglie Cambia tipo di grafico; oppure scheda Progettazione grafico > gruppo Tipo > Cambia tipo di grafico. Si puo' cambiare il tipo di una singola serie (grafico combinato); per i grafici 3D e a bolle solo quello dell'intero grafico.
• Aggiungere dati a un grafico esistente o cambiare la serie: finestra di dialogo Seleziona origine dati (e' la finestra con cui si gestiscono serie ed etichette; nei grafici pivot non e' possibile invertire righe e colonne da li').
• Grafico a torta: rappresenta una sola serie di dati disposta in una colonna o in una riga; Microsoft lo consiglia con valori non negativi, quasi nessuno zero e poche categorie, ad esempio meno di sette: sono criteri per scegliere una rappresentazione leggibile. Per crearlo si selezionano i valori numerici e i relativi campi testuali (le etichette); la legenda spiega a quale categoria corrisponde ogni "fetta".
• Nell'elenco "Tipi di grafico disponibili" figurano istogrammi, linee, torta, barre, aree, radar, a dispersione, anello e altri; non compare un "diagramma di flusso", che non e' un tipo di grafico di dati.

Tabelle pivot

Una tabella pivot (chiamata anche rapporto di tabella pivot) e' uno strumento analitico e di reporting per riepilogare, analizzare, esplorare e presentare grandi quantita' di dati: calcola subtotali e aggregazioni, riepiloga per categorie e sottocategorie, e permette di spostare righe in colonne (da cui "pivot") per vedere riepiloghi diversi dello stesso insieme di dati. Si crea da tabelle o intervalli esistenti (anche piu' tabelle) e anche da origini dati esterne (Access, SQL Server, cubi OLAP, file di testo, XML, ODC).

• Creazione: si selezionano le celle (dati in colonne, con una sola riga di intestazione), poi scheda Inserisci > Tabella pivot, si sceglie dove collocarla (nuovo foglio o foglio esistente) e OK. Per dati esterni: Inserisci > Tabella pivot > Da origine dati esterna > Seleziona connessione.
• Struttura: nel riquadro Campi tabella pivot si trascinano i campi nelle aree Filtri, Colonne, Righe, Valori. Selezionando semplicemente un campo, i campi non numerici vanno in Righe, le gerarchie di data/ora in Colonne, i campi numerici in Valori.
• Calcolo: nell'area Valori il riepilogo predefinito e' SOMMA; se i dati sono interpretati come testo il riepilogo diventa CONTA (conteggio). Si cambia con Impostazioni campo valore > Riepiloga valori per; "Mostra valori come" permette per esempio la percentuale del totale complessivo.
• Aggiornamento: per riflettere cambiamenti nell'origine puo' essere necessario aggiornare la tabella pivot (tasto destro > Aggiorna, oppure Analisi tabella pivot > Aggiorna / Aggiorna tutto). Le versioni e le origini compatibili possono anche usare l'aggiornamento automatico, da verificare nelle impostazioni. Un grafico pivot e' il grafico collegato alla tabella pivot: ammette qualsiasi tipo tranne dispersione (xy), azionario e a bolle.

Convalida dati, blocca riquadri, finestre

Convalida dati (scheda Dati > gruppo Strumenti dati > Convalida dati): limita il tipo di dato o i valori immessi in una cella. Nella scheda Impostazioni, in Consenti, si sceglie: Numero intero, Decimale, Elenco (menu a discesa; la sorgente si digita come elenco di valori separati dal separatore di elenco, virgola o punto e virgola secondo le impostazioni regionali), Data, Ora, Lunghezza testo, Personalizzato (formula). Altre due schede definiscono il Messaggio di input (mostrato quando la cella e' selezionata) e l'Avviso errore. Con l'avviso di errore impostato su Interruzione puo' impedire l'inserimento diretto di valori non validi; gli avvisi Avviso e Informazioni possono invece consentire di proseguire. La convalida non blocca necessariamente valori introdotti tramite copia, riempimento, formule o macro: nelle versioni desktop supportate si possono cercare con Cerchia dati non validi, se la regola di convalida e' presente. Non si possono modificare le impostazioni di convalida su un foglio protetto o in una cartella che usa la precedente funzione Cartella di lavoro condivisa; questa e' distinta dalla creazione condivisa moderna. Per rimuoverla: Convalida dati > Cancella tutto. Fonti: Microsoft, convalida dati e avvisi; Microsoft, dati non validi; Microsoft, limiti della condivisione precedente.

Blocca riquadri (scheda Visualizza > Blocca riquadri): mantiene visibile un'area del foglio mentre si scorre il resto. Il comando Blocca riquadri blocca le righe sopra e le colonne a sinistra della cella selezionata: per bloccare le prime due colonne si seleziona la terza colonna; per bloccare righe e colonne insieme si seleziona la cella sotto le righe e a destra delle colonne da lasciare visibili; per sbloccare si sceglie di nuovo il comando nella stessa scheda. Dividi (stessa scheda) crea invece riquadri scorrevoli in modo indipendente.

Piu' cartelle o fogli sullo schermo: scheda Visualizza, gruppo Finestra: Nuova finestra apre un'altra finestra della stessa cartella; Disponi tutto le dispone affiancate, in orizzontale, in verticale o in cascata (si possono confrontare anche cartelle di lavoro diverse). L'intervallo di ingrandimento (zoom) va dal 10% al 400%.

Stampa: area, titoli, imposta pagina

• Area di stampa: uno o piu' intervalli di celle designati per la stampa quando non si vuole stampare l'intero foglio. Si selezionano le celle e si usa Layout di pagina > gruppo Imposta pagina > Area di stampa > Imposta area di stampa; Aggiungi ad area di stampa amplia l'area (celle non adiacenti creano una seconda area). Ogni area viene stampata in una pagina separata; per impostarne piu' di una si tiene premuto CTRL durante la selezione. L'area e' salvata con la cartella di lavoro. Cancella area di stampa elimina tutte le aree del foglio. Una volta definita, in stampa vale solo quell'area (si puo' scegliere "Ignora area di stampa"). Anteprima interruzioni di pagina (Visualizza) mostra le aree.
• Stampare una selezione o piu' fogli: File > Stampa (oppure CTRL+P); in Impostazioni la freccia accanto a "Stampa fogli attivi" permette di scegliere cosa stampare (per esempio fogli attivi o intera cartella di lavoro). Prima si selezionano i fogli da stampare. In stampa si puo' includere la griglia delle celle.
• Titoli di stampa: Layout di pagina > Stampa titoli > scheda Foglio: in "Righe da ripetere in alto" si scrive per esempio $1:$1, in "Colonne da ripetere a sinistra" le colonne di etichette; cosi' le intestazioni compaiono su ogni pagina stampata.
• Imposta pagina (Layout di pagina > Imposta pagina; i titoli di stampa stanno nella scheda Foglio): orientamento verticale o orizzontale (scheda Layout di pagina), ridimensionamento (Regola a % o Adatta a n pagine in larghezza/altezza), formato carta (per stampare su A3 si agisce qui), qualita' di stampa, numero della prima pagina, margini.

Protezione di foglio, cartella e file

Sono tre livelli diversi (pagina "Proteggere un foglio di lavoro"): (1) foglio: impedisce di modificare, spostare o eliminare i dati delle celle bloccate. Procedura in due passi: prima si sbloccano le celle che devono restare modificabili (clic destro > Formato celle, o CTRL+1, scheda Protezione, deselezionare Bloccata), poi scheda Revisione > Proteggi foglio, scegliendo le operazioni consentite e, se si vuole, una password; per toglierla Revisione > Rimuovi protezione foglio. Microsoft avverte che non e' concepita come funzione di sicurezza. Alcuni comandi (come Convalida dati) non sono disponibili su un foglio protetto. (2) cartella di lavoro (struttura): Revisione > Proteggi cartella di lavoro, con password facoltativa, impedisce ad altri di visualizzare fogli nascosti e di aggiungere, spostare, eliminare, nascondere e rinominare fogli. (3) file: con una password per aprire il file si limita l'accesso a chi la conosce; Microsoft avverte che la protezione con password non garantisce da sola la sicurezza contro ogni intento malevolo (pagina Proteggere un file di Excel). Se la password viene persa Microsoft non puo' recuperarla: e' quindi possibile proteggere con password un foglio o un file, ma la password va conservata. Il blocco delle celle funziona solo se la protezione del foglio e' attiva. Senza password chiunque puo' rimuovere la protezione del foglio o della struttura. Fonti: Microsoft, livelli di protezione; Microsoft, protezione della struttura.

Salvataggio e formati (pagina "Salvare una cartella di lavoro in un formato file diverso"): il formato predefinito attuale e' .xlsx (basato su XML, Excel 2007 e successivi; non puo' contenere macro VBA); un modello ha estensione .xltx (non memorizza macro; .xltm se contiene macro) e si ottiene da File > Salva con nome, scegliendo Modello di Excel come tipo di file; Salva con nome serve anche per cambiare nome, cartella o formato (PDF, testo, CSV...). Salvando in formati di testo come CSV (valori separati da delimitatore, utile per trasferire dati ad altri programmi) si perdono formattazione e funzionalita' non supportate e viene salvato solo il foglio attivo (Microsoft, salvataggio in formato testo). Un file .xls (Excel 97-2003) si converte in .xlsx da File > Informazioni > Converti.

Messaggi di errore e cancelletti

SE.ERRORE(valore; valore_se_errore) intercetta #N/D, #VALORE!, #RIF!, #DIV/0!, #NUM!, #NOME? e #NULLO!. Nascondere un errore non ne corregge la causa: Microsoft raccomanda di usare SE.ERRORE con attenzione e di verificare la formula. Si vedano le guide Microsoft al controllo degli errori e a #VALORE!. Per capire un errore si puo' usare l'indicatore (triangolo nell'angolo della cella) del controllo errori e la Guida (F1).

Fogli di lavoro: inserire, rinominare, spostare, eliminare

I fogli di una cartella di lavoro hanno un nome che compare nella scheda del foglio, in basso. Un foglio nuovo si ottiene con l'icona Nuovo foglio (il segno piu') accanto alle schede, oppure da Home > Inserisci > Inserisci foglio. Il nome si puo' cambiare: doppio clic sulla scheda, oppure clic con il pulsante destro sulla scheda e voce Rinomina, poi si digita il nuovo nome. Per spostare un foglio si trascina la scheda; con il pulsante destro si usa Riordina (per esempio per portarlo alla fine). Per eliminarlo: pulsante destro sulla scheda e Elimina, oppure Home > Elimina > Elimina foglio. Nelle versioni attuali questi comandi stanno nella barra multifunzione (scheda Home) e nel menu delle schede, non in un menu "Inserisci" a tendina come nei vecchi Excel.

Scrivere lo stesso dato su piu' fogli. Si clicca la scheda del primo foglio e, tenendo premuto CTRL, le schede degli altri: quello che si digita nel foglio attivo viene applicato alle stesse celle di tutti i fogli selezionati. Per annullare la selezione multipla basta cliccare un foglio non selezionato. Per sommare celle di fogli diversi si usa un riferimento ad altri fogli (anche 3D), come visto sopra.

Righe, colonne e celle: inserire, eliminare, cancellare, dimensioni

• Inserire o eliminare una colonna o una riga: si seleziona una cella dentro la colonna (o la riga) e si usa Home > Inserisci > Inserisci colonne foglio (o Inserisci righe foglio) e analogamente Elimina; in alternativa pulsante destro sull'intestazione (la lettera o il numero) e voce Inserisci o Elimina. La nuova riga compare sopra quella selezionata; la formattazione della riga o colonna selezionata viene trasferita a quella nuova. Il pulsante Elimina (celle, righe, colonne, foglio) e' nella scheda Home, gruppo Celle. Scorciatoie: CTRL+segno piu' (+) inserisce, CTRL+segno meno (-) elimina celle, righe o colonne. La combinazione "ALT+D" proposta come risposta ad alcuni quiz per eliminare una colonna non compare nell'elenco ufficiale delle scelte rapide.
• Eliminare e cancellare non sono la stessa cosa. Eliminare toglie le celle dal foglio e fa scorrere quelle vicine; cancellare svuota le celle ma le lascia al loro posto. Il pulsante Cancella (Home, gruppo Modifica) offre: Cancella tutto (contenuto, formati e commenti), Cancella formati (solo la formattazione), Cancella contenuto, Cancella commenti e note, Cancella collegamenti ipertestuali. In Excel per Windows, fuori dalla modifica della cella, CANC cancella il contenuto delle celle selezionate senza modificare formati, commenti o note; BACKSPACE cancella il contenuto della cella attiva e avvia la modifica. Durante la modifica, i due tasti agiscono sui caratteri rispetto al cursore. Il pulsante con la "A" e la gomma (Cancella formattazione) e' tipico di Word; in Excel la funzione analoga e' Cancella formati.
• Larghezza di colonna e altezza di riga: si trascina il bordo destro dell'intestazione di colonna (o quello inferiore dell'intestazione di riga), oppure si usa Home > Formato > Larghezza colonne (e Altezza righe) digitando il valore. Il comando Adatta larghezza colonne (o il doppio clic sul bordo) adatta la dimensione al contenuto. La larghezza si misura in caratteri (predefinita 8,43; massimo 255), l'altezza in punti (predefinita 15; massimo 409); il valore 0 nasconde la colonna o la riga. Ogni colonna ha una sola larghezza e ogni riga una sola altezza. Il comando sta quindi sotto Home > Formato, non in un menu "Formato" separato come nelle versioni storiche.

Formato numero: negativi, decimali, frazioni, valuta

Il formato si sceglie dall'elenco Numero della scheda Home, con CTRL+1 oppure con il pulsante destro e Formato celle > Numero. Le categorie comprendono: Generale (predefinito; con numeri di 12 o piu' cifre usa la notazione scientifica), Numero, Valuta, Contabilita', Data, Ora, Percentuale, Frazione, Scientifico, Testo e Personalizzato. Non esiste una categoria "Economico" ne' una formattazione di traduzione automatica in un'altra lingua. Si sceglie il numero di posizioni decimali cella per cella (il formato cambia come il numero appare, non il valore memorizzato) e, per Numero e Valuta, come mostrare i numeri negativi nella casella Numeri negativi: quindi un negativo non ha una resa unica, dipende dallo stile scelto. Nel formato Contabilita' la casella dei negativi non c'e' perche' la pratica contabile li mostra tra parentesi; Contabilita' allinea inoltre i simboli di valuta e le virgole decimali in colonna. CTRL+MAIUSC+$ applica il formato Valuta.

Frazioni. Con la cella in formato Generale, digitare 3/11 viene interpretato come una data. Per ottenere la frazione si digita uno zero, uno spazio e poi la frazione (0 3/11): lo zero scompare dopo INVIO. In alternativa si applica prima il formato Frazione (Home > Numero) e poi si digita. Excel riduce la frazione al denominatore piu' basso e arrotonda se non puo' mostrare quella esatta; per un denominatore fisso serve un formato personalizzato come # ?/16. Con formato Testo la frazione resta com'e' ma non si puo' usare nei calcoli.

Allineamento. Con l'allineamento Generale il testo si dispone a sinistra e i numeri a destra. Gli allineamenti orizzontali (a sinistra, al centro, a destra) e verticali (in alto, al centro, in basso) si trovano nel gruppo Allineamento della scheda Home: un numero puo' quindi stare in alto, al centro o in basso nella cella. Orientamento (Home > Allineamento) ruota il testo verso l'alto o verso il basso, in senso orario o antiorario, oppure lo rende verticale; in Formato celle > Allineamento, nella casella Gradi, si imposta un angolo preciso (valori positivi ruotano verso l'alto, negativi verso il basso). Si puo' quindi impostare un angolo preciso (per esempio 45 gradi).

Immissione dati: trucchi della tastiera

• Stesso valore in piu' celle: si selezionano le celle (anche non adiacenti), si digita il dato nella cella attiva e si preme CTRL+INVIO: l'intervallo selezionato viene riempito con l'immissione.
• Andare a capo nella stessa cella: ALT+INVIO (il solo INVIO completa l'immissione).
• Completamento automatico: se i primi caratteri digitati corrispondono a una voce gia' presente nella colonna, Excel propone il resto; vale per le voci di testo. Si disattiva da File > Opzioni > Avanzate, togliendo la spunta a Abilita completamento automatico per i valori delle celle.
• Decimali fissi: File > Opzioni > Avanzate, casella Inserisci automaticamente virgola decimale: con 3 posizioni, digitando 2834 si ottiene 2,834.
• Data e ora correnti: nella documentazione Microsoft per Excel su Windows, CTRL+; inserisce la data corrente e CTRL+MAIUSC+; l'ora corrente come valori fissi; le funzioni OGGI e ADESSO si aggiornano al ricalcolo, secondo le impostazioni di calcolo, non continuamente. Le combinazioni possono dipendere dalla disposizione della tastiera. Si veda Microsoft, data e ora.
• Dato piu' largo della cella: un numero troppo largo per la colonna puo' apparire come #####; allargare la colonna puo' risolvere. Gli stessi simboli possono indicare anche una data o un'ora negativa, che richiede un controllo diverso (Microsoft, correzione di #####).

Bordi, copia formato, commenti e note, immagini

Bordi. Si selezionano le celle e, nel gruppo Carattere della scheda Home, si apre la freccia del pulsante Bordi e si sceglie lo stile; Altri bordi apre la finestra Formato celle alla scheda Bordo, dove si scelgono stile e colore della linea e la posizione del bordo. I bordi marcano i contorni delle celle e compaiono nelle pagine stampate. Lo spessore si cambia da Formato celle > Bordo, scegliendo uno degli stili di linea piu' spessi nella casella Linea e poi il tipo di bordo in Predefiniti: e' quindi possibile modificare lo spessore del contorno di una o piu' celle. Per toglierli: freccia accanto a Bordi > Nessun bordo. Un intervallo selezionato e' trattato come un unico blocco: se si selezionano 3 celle orizzontali consecutive e si applica il bordo sinistro, la linea compare solo a sinistra della prima cella; con 3 celle verticali il bordo sinistro compare su tutte e tre.

Copia formato. Si seleziona la cella con la formattazione da copiare, si sceglie il pulsante Copia formato (in inglese Format Painter) nella scheda Home e si trascina sulla cella o sull'intervallo di destinazione: viene trasferita la formattazione (per esempio carattere, riempimento, bordi, formato numerico), non il contenuto.

Commenti e note. Un commento e' in thread: si apre con pulsante destro > Nuovo commento, accetta risposte e puo' essere contrassegnato come Risolto. Una nota e' una semplice annotazione senza risposte: pulsante destro > Nuova nota, oppure MAIUSC+F2. In entrambi i casi nella cella compare un indicatore nell'angolo e, passandoci sopra con il cursore, il testo diventa visibile. Non e' un indicatore di errore: gli errori di formula si segnalano con il controllo errori della cella.

Immagini. Un'immagine si inserisce da Inserisci > Illustrazioni > Immagini e puo' stare sopra le celle (fluttuante) oppure dentro una cella con Inserisci nella cella (anche dal menu del pulsante destro o con Incolla immagine nella cella; esiste anche la funzione IMAGE). Excel supporta per questo i formati JPG, PNG, BMP, ICO, WEBP, TIF e GIF non animato. Un'immagine gia' inserita come oggetto si seleziona con un clic e si rimuove con il tasto CANC.

Somma automatica e deviazione standard

Somma automatica si trova in Home e nella scheda Formule: si seleziona la cella subito sotto la colonna di numeri (o a destra della riga), si preme il pulsante, Excel propone una formula con la funzione SOMMA evidenziando l'intervallo individuato, in genere sopra o a sinistra; controlla che includa le celle desiderate, poi INVIO mostra il risultato. Una riga o colonna vuota puo' interrompere la selezione proposta. Si vedano le istruzioni Microsoft e i limiti di rilevamento dell'intervallo. La formula si puo' copiare in altre celle: i riferimenti relativi si adattano alla nuova posizione. Altri modi per sommare: =A1+A2+A3 con l'operatore + oppure =SOMMA(A1:A3), piu' comoda e meno soggetta a errori di digitazione.

DEV.ST. DEV.ST(num1;[num2];...) stima la deviazione standard di un campione (da 1 a 255 argomenti) ed e' mantenuta per compatibilita': la funzione attuale documentata da Microsoft e' DEV.ST.C; per l'intera popolazione si usa DEV.ST.P. DEV.ST.POP e' il nome precedente mantenuto per compatibilita'. Con i valori in A1:A9 la formula corretta da scrivere in A10 e' =DEV.ST(A1:A9) (intervallo con i due punti), se i valori sono un campione con almeno due osservazioni numeriche. Si vedano DEV.ST e DEV.ST.P.

Visualizza: barra della formula, schermo intero, formule, visualizzazioni personalizzate

• Barra della formula: se non e' visibile si attiva dalla scheda Visualizza con la casella Barra della formula.
• Schermo intero: la documentazione corrente di Excel per Windows elenca CTRL+MAIUSC+F1 per attivare o disattivare la modalita' a schermo intero. CTRL+F1 mostra o nasconde la barra multifunzione. Disponibilita' e presentazione dei comandi possono variare con versione e dispositivo.
• Mostrare le formule invece dei risultati: scheda Formule > Mostra formule oppure CTRL+` (accento grave); lo stesso comando riporta ai risultati. Per impedire che una formula appaia nella barra della formula si seleziona la cella, in Formato celle > Protezione si spunta Nascosta e poi si protegge il foglio (Revisione > Proteggi foglio).
• Visualizzazioni personalizzate (Visualizza > Visualizzazioni cartella di lavoro > Visualizzazioni personalizzate > Aggiungi): salvano impostazioni di visualizzazione (righe e colonne nascoste, selezione di celle, filtri, finestra) e impostazioni di stampa (margini, intestazioni, area di stampa) per richiamarle in seguito con Mostra. Una vista si applica solo al foglio che era attivo alla creazione e non e' disponibile se la cartella contiene una tabella di Excel.
• Finestre: Visualizza > Disponi tutto mostra affiancate piu' finestre aperte; non esiste piu' un menu "Finestra" separato.

Controllo ortografico

Si usa la scheda Revisione > Controllo ortografia oppure il tasto F7. Con una sola cella selezionata Excel controlla l'intero foglio (compresi commenti, intestazioni, pie' di pagina e elementi grafici); con piu' celle selezionate controlla solo quelle. Le celle che contengono formule non vengono controllate. Completamento automatico e Correzione automatica aiutano durante la digitazione (la Correzione automatica si trova in File > Opzioni > Correzione).

Macro e sicurezza dei file

Una macro e' una serie di comandi che automatizza un'attivita' ripetuta; si puo' registrare sia in Excel sia in Word. Alcune macro possono contenere codice dannoso. All'apertura, gli avvisi e la possibilita' di abilitarle dipendono dalla provenienza del file, dalla versione e dalle impostazioni di sicurezza: in Microsoft 365 per Windows le macro VBA dei file provenienti da Internet possono essere bloccate per impostazione predefinita, senza pulsante Abilita contenuto. Si vedano le istruzioni Microsoft. Non abilitare macro se non si e' certi di cosa fanno; visualizzare o modificare il contenuto del file non richiede necessariamente l'esecuzione delle macro, ma puo' essere soggetto ad altre protezioni. I macro virus sono una categoria di virus che puo' trovarsi nelle macro dei documenti Office; non tutti i virus trasmessi tramite documenti sono macro virus. Le macro malevole sono solo uno dei possibili rischi di un allegato: una scansione con software di sicurezza aggiornato puo' aiutare a rilevare minacce note, senza garantire da sola l'assenza di rischi. Si vedano le guide Microsoft sui macro virus e su come si diffonde il malware.

Condivisione: creazione condivisa e cartella di lavoro condivisa

La creazione condivisa (co-authoring) permette a piu' persone autorizzate di modificare contemporaneamente la stessa cartella di lavoro; le modifiche possono apparire dopo pochi secondi. Servono versioni compatibili, un formato supportato e un file salvato in OneDrive, OneDrive for Business o in una raccolta SharePoint Online, con autorizzazione alla modifica. Per la versione desktop di Excel indicata da Microsoft occorre un abbonamento Microsoft 365; si puo' collaborare anche con Excel per il Web. La condivisione si avvia con Condividi. La funzione precedente Cartella di lavoro condivisa e' distinta dalla creazione condivisa e ha diverse limitazioni: per esempio, Excel per il Web non puo' modificarla. Nelle versioni recenti i suoi comandi sono nascosti e, nelle versioni che la supportano, possono essere aggiunti alla barra di accesso rapido. Fonti: Microsoft, creazione condivisa; Microsoft, cartella di lavoro condivisa precedente; Microsoft, comandi precedenti.

Dati esterni, Access, Word e stampa della griglia

• Importare dati dal menu Dati: nella scheda Dati il comando Recupera dati (Power Query) importa da file (cartella di lavoro di Excel, testo/CSV, XML), database e altre origini, anche dal Web.
• Da Access a Excel: Access non ha un comando Salva con nome per il formato Excel: si usa l'esportazione (scheda Dati esterni, gruppo Esporta, Excel), che crea una copia dei dati selezionati (tabella, query, maschera, report) in un file apribile in Excel.
• Da Excel a Word: si seleziona l'intervallo, CTRL+C; in Word si incolla con CTRL+V e con il pulsante Opzioni Incolla si sceglie come inserire i dati (per esempio mantenendo la formattazione, oppure come testo con valori separati da tabulazioni).
• Stampa della griglia: per impostazione predefinita le linee della griglia non si stampano; si attiva da Layout di pagina > Opzioni foglio > Stampa (sotto Griglia). La griglia stampata compare solo intorno ai dati; in alternativa si applicano bordi alle celle.

Scelte rapide: precisazioni

• F1 apre la Guida; F2 modifica la cella attiva; F4 in una formula fa ruotare i riferimenti assoluti e relativi e, da solo, ripete l'ultimo comando o azione se possibile; F7 avvia l'ortografia; F11 crea un grafico in un foglio separato.
• ; CTRL+X taglia la selezione; CTRL+V incolla il contenuto copiato o tagliato; CTRL+Z annulla l'ultima operazione; CTRL+Y la ripete.
• Tasti di scelta delle schede: ALT+H Home, ALT+L Layout di pagina, ALT+M Formule (la prima tabella della pagina riporta ALT+U), ALT+A Dati, ALT+W Visualizza; la prima tabella assegna ALT+N sia a Inserisci sia a Visualizza (documentazione incoerente: ALT+W corrisponde a Visualizza nel paragrafo sui tasti di scelta, e conviene non farne oggetto di studio).

Trappole tipiche dei quiz

• "Quante celle somma SOMMA(A1:C3)?" Nove (3 righe per 3 colonne). PRODOTTO(B1:C3) e MEDIA(F3:G5) considerano 6 celle; PRODOTTO(A3:A6) considera 4 celle e moltiplica i valori numerici presenti; =SOMMA(5:5) e =PRODOTTO(2:2) operano su tutta la riga.
• Precedenza: 5+3*3 non vale 24 ma 14; con parentesi il risultato cambia. Il segno & concatena, non e' aritmetico. ^ e' potenza, * e' moltiplicazione, / divisione.
• CONTA.NUMERI, CONTA.VALORI, CONTA.SE, CONTA.VUOTE: contano rispettivamente numeri, celle non vuote, celle che rispettano un criterio, celle vuote. SOMMA.SE ha due argomenti obbligatori e il terzo facoltativo; MEDIA.SE e SOMMA.SE sono funzioni condizionali, E e O sono funzioni logiche.
• E richiede tutte vere, O almeno una: =E(D5<3;E5>2) con D5=3, E5=4 da' FALSO.
• MAX e MIN ignorano i logici nei riferimenti; MAX.VALORI no (VERO vale 1). Senza numeri restituiscono 0.
• ##### puo' indicare colonna troppo stretta oppure data o ora negativa: nel primo caso si puo' allargare la colonna, nel secondo occorre controllare il calcolo e il formato. #RIF! nasce da celle eliminate, #NOME? da nomi sbagliati, #N/D da ricerche senza risultato, #VALORE! da tipi sbagliati.
• Selezione: celle non adiacenti = CTRL; intervallo continuo = MAIUSC (clic sul primo e sull'ultimo estremo); riga intera = clic sul numero, colonna intera = clic sulla lettera.
• Scheda giusta: grafici e tabelle pivot e tabelle = Inserisci; ordinamento, filtro, convalida dati, strumenti dati = Dati; blocca riquadri, Dividi, Disponi tutto = Visualizza; area di stampa, Stampa titoli, Imposta pagina, orientamento = Layout di pagina; mostra formule, Gestione nomi, Somma automatica, Inserisci funzione = Formule; Proteggi foglio e Proteggi cartella di lavoro = Revisione.
• Per mostrare solo certe righe si usa il Filtro (le altre sono nascoste, non cancellate); per riorganizzare tutte le righe si usa l'Ordinamento; per riepilogare e incrociare i dati la tabella pivot.
• Tabella pivot: si ottiene da dati esistenti (anche da origini esterne), per origini non OLAP la funzione di riepilogo predefinita e' SOMMA per dati numerici e CONTEGGIO per dati non numerici; puo' richiedere aggiornamento manuale oppure, nelle versioni compatibili, usare aggiornamento automatico configurabile. Il grafico pivot e' diverso dal grafico normale.
• Grafico: dopo averlo creato si puo' cambiare il tipo (clic destro, Cambia tipo di grafico) e aggiungere dati (Seleziona origine dati); i dati modificati nel foglio si riflettono nel grafico senza operazioni; la torta usa una sola serie.
• F4: in una formula fa ruotare i riferimenti assoluti e relativi; da solo ripete l'ultima azione. F2: modifica la cella. TAB: cella a destra, stessa riga. CTRL+FINE: ultima cella usata.
• Il valore della cella o il formato: ARROTONDA cambia il valore, il formato cambia solo come appare; una cella piu' stretta del dato mostra ##### se e' un numero.
• Protezione: foglio, cartella (struttura) e file hanno comandi diversi; si puo' proteggere con password un foglio o un file; la protezione del foglio non e' una funzione di sicurezza.
• Stampa: piu' aree di stampa vanno su pagine separate; cancellare un'area cancella tutte; A3 e' un formato carta (Imposta pagina); titoli = righe ripetute su ogni pagina.
• Estensioni: .xlsx cartella di lavoro, .xltx modello, .xls formato storico, .csv testo con delimitatori.

A cosa serve Outlook e come parla con il server

Outlook e' un client di posta: un programma che si colloca fra l'utente e il server e permette di scrivere, inviare, ricevere e organizzare i messaggi, oltre a gestire calendario, contatti e attivita'. In gergo il client e' il MUA (Mail User Agent). Non va confuso con il servizio di posta (il server che custodisce la casella) ne' con la webmail, che e' lo stesso servizio usato dal browser. Programmi come Word o Excel non gestiscono posta e un browser come Safari non e' un client di posta.

Tre protocolli si dividono il lavoro, come descrive la documentazione Microsoft sulle impostazioni di Outlook.com:

• SMTP: gestisce l'invio dei messaggi (nell'esempio Microsoft, porta 587 con STARTTLS).
• IMAP: serve alla ricezione e mantiene i messaggi sul server, quindi sincronizzati fra piu' dispositivi.
• POP: serve alla ricezione e tipicamente scarica i messaggi sul computer locale.

Regola mnemonica da quiz: per inviare serve SMTP; POP e IMAP sono i protocolli per ricevere. La differenza fra POP e IMAP ha una conseguenza concreta sul tipo di file dati usato da Outlook, vista piu' sotto (PST e OST).

I campi dell'intestazione: A, Cc, Ccn, Oggetto

Secondo Microsoft, chi e' inserito nel campo Ccn riceve una copia del messaggio senza che il suo nome sia visibile agli altri destinatari. Il mittente puo' vedere i destinatari Ccn aprendo il messaggio in Posta inviata. Un destinatario in Ccn puo' usare Rispondi a tutti per rispondere al mittente e ai destinatari visibili A e Cc: cosi' puo' rivelare loro di avere ricevuto il messaggio. Gli altri destinatari nascosti non sono per questo visibili.

Il campo Ccn non e' sempre mostrato e va attivato. Nel nuovo Outlook: Opzioni, Mostra campi, Mostra ccn. In Outlook classico, se il messaggio si apre in una finestra separata: Opzioni, Ccn; se e' nel riquadro di lettura: pulsante Ccn della barra multifunzione.

Esempio operativo. Un ufficio deve scrivere a 200 candidati senza far vedere a ciascuno gli indirizzi degli altri: mette nel campo A il proprio indirizzo e tutti i candidati in Ccn. Lo stesso criterio vale per ogni invio a molti destinatari che non devono conoscersi.

Esempio di lettura. Un messaggio ha A: guido, Cc: marco, Ccn: laura. Guido e Marco vedono nell'intestazione solo guido e marco; laura riceve la sua copia ma il suo nome resta nascosto agli altri due. Se Laura sceglie Rispondi a tutti, puo' coinvolgere Guido e Marco, i destinatari visibili, e rivelare loro di avere ricevuto il messaggio in Ccn.

Rispondi, Rispondi a tutti, Inoltra

• Rispondi: invia la risposta solo al mittente originale.
• Rispondi a tutti: invia al mittente originale e a tutti gli altri destinatari nelle righe A e Cc.
• Inoltra: permette di indicare nuovi destinatari, cioe' di mandare un messaggio ricevuto a chi non compariva in A e Cc.

Differenza sugli allegati, indicata da Microsoft: rispondendo gli allegati non vengono reinclusi (sarebbe rimandare lo stesso file a chi lo ha inviato); inoltrando, gli allegati originali sono inclusi automaticamente. In entrambi i casi se ne possono aggiungere altri a mano. L'oggetto riceve un prefisso automatico: RE: nelle risposte, FW: negli inoltri.

Quando si inoltra un messaggio il destinatario va scritto nel campo A del nuovo messaggio: i campi A e Cc dell'originale non si trasferiscono da soli come destinatari.

Scrivere, salvare e inviare un messaggio

• Nuovo messaggio: Ctrl+N dalla vista Posta (nel classico, da qualsiasi vista, Ctrl+Maiusc+M). Invia: Ctrl+Invio (nel classico anche Alt+Z). Rispondi: Ctrl+R. Inoltra: Ctrl+Maiusc+T (nel classico la pagina elenca anche Ctrl+F).
• Bozze: un messaggio iniziato e non inviato viene salvato automaticamente nella cartella Bozze (Microsoft indica un salvataggio ogni 30 secondi, intervallo non modificabile nel nuovo Outlook); si puo' anche salvare a mano con Opzioni, Salva bozza. Per riprenderlo si apre la cartella Bozze e si fa doppio clic sul messaggio. Nel classico l'intervallo di salvataggio e' personalizzabile, da 1 a 99 minuti.
• Posta in uscita: trattiene i messaggi che Outlook non riesce a trasmettere. Microsoft cita fra le cause allegati troppo grandi (consigliando di eliminare quelli oltre 20 MB), modalita' Offline attiva (si passa online dalla scheda Invia/Ricevi) e casella piena.

Attenzione a non confondere: Bozze = messaggio non ancora inviato per scelta dell'autore; Posta in uscita = messaggio che l'utente ha inviato ma che Outlook non e' riuscito a trasmettere; Posta inviata = copia di cio' che e' stato spedito.

Allegati, immagini e formato del messaggio

Un file si allega dal computer, dai file recenti o da OneDrive/SharePoint. Per i file in cloud si puo' scegliere se inviare una copia o un collegamento e con quali permessi (visualizzare o modificare). Un'immagine puo' essere allegata oppure inserita nel corpo: quella inserita, dice Microsoft, non deve essere scaricata per essere vista dal destinatario.

Se il comando Immagini e' inattivo, il messaggio e' probabilmente in testo normale: va portato in HTML. Un messaggio si puo' salvare sul computer come file .eml o .msg e convertire in PDF con la stampa in PDF di Windows.

Priorita', contrassegni e conferme

Dalle opzioni di recapito si assegna al messaggio importanza alta o bassa. Il destinatario la vede nell'elenco: Microsoft cita il punto esclamativo rosso (alta) e la freccia blu (bassa), con aspetto variabile fra i client. Il punto esclamativo rosso indica quindi priorita' alta, non un errore o un virus. Si possono anche contrassegnare i messaggi e aggiungere pulsanti di voto.

Le conferme sono due e non vanno scambiate:

• Conferma di recapito: attesta che il messaggio e' arrivato nella casella del destinatario, non che l'abbia letto.
• Conferma di lettura: segnala l'apertura. Il destinatario puo' rifiutarsi di inviarla, alcuni programmi non la supportano e non c'e' modo di forzarla.

Si richiedono dalla scheda Opzioni del messaggio (nel classico la preferenza generale e' in File, Opzioni, Posta, Verifica). Microsoft precisa che la funzione non e' disponibile per account IMAP o POP come Gmail, Yahoo o iCloud, e consiglia di richiederle solo quando servono. Conseguenza per i quiz: la conferma di lettura non garantisce mai che il destinatario abbia letto il messaggio.

Firma, regole e risposte automatiche

La firma (nome, ruolo, recapiti) e' un elemento di personalizzazione del messaggio: Microsoft prevede firme predefinite inserite automaticamente oppure inserite a mano.

Le regole sono uno strumento di automazione che agisce sui messaggi in arrivo secondo criteri. Possono basarsi su mittente, oggetto, parole nel testo, destinatari, priorita', allegati; si possono aggiungere piu' condizioni ed eccezioni. Le azioni includono spostare in una cartella, cambiare la priorita', eliminare, contrassegnare, inoltrare automaticamente, interrompere l'elaborazione delle regole successive. Vantaggio tipico: smistare la posta senza interventi manuali. Nel nuovo Outlook una regola richiede un nome, una condizione e un'azione; si puo' scegliere la condizione che comprende tutti i messaggi. Nell'Outlook classico si puo' applicare una regola a tutti i messaggi ricevuti anche senza selezionare condizioni: vedi la guida Microsoft.

Le risposte automatiche (ex Fuori sede) inviano una risposta a ciascun mittente una sola volta, per evitare bombardamenti. Si puo' impostare un periodo di validita'; si possono differenziare i testi per colleghi interni e contatti esterni e limitare le risposte esterne ai soli contatti in rubrica. Se non si fissa un orario di fine, a ogni accesso alla casella compare un promemoria che sono ancora attive.

Posta indesiderata e spam

Il filtro di Outlook sposta i messaggi ritenuti indesiderati nella cartella Posta indesiderata (la cartella spam). Lo spam e' la posta non richiesta, tipicamente inviata in massa. Il filtro e' automatico ma non infallibile: nel livello Alto Microsoft raccomanda di controllare ogni tanto la cartella.

Il livello di protezione si puo' cambiare: scheda Home, gruppo Elimina, Blocca, Opzioni posta indesiderata. Microsoft descrive questi livelli: Nessun filtro automatico (il predefinito: restano valutati solo gli indirizzi dell'elenco Mittenti bloccati), Basso (solo i messaggi piu' ovvi), Alto (per chi riceve molti messaggi indesiderati) e Solo elenchi indirizzi attendibili (i messaggi di mittenti non presenti negli elenchi attendibili sono considerati indesiderati). Piu' alto e' il livello, maggiore e' il rischio che messaggi legittimi finiscano in Posta indesiderata. Esistono gli elenchi Mittenti attendibili e Mittenti bloccati ed e' possibile anche eliminare subito i messaggi sospetti invece di spostarli.

Cartelle, archiviazione e file PST/OST

Le cartelle standard sono Posta in arrivo, Posta inviata, Bozze, Posta in uscita, Posta indesiderata e Posta eliminata (dove finiscono i messaggi cancellati in modo ordinario).

I dati di Outlook risiedono in file locali. Secondo Microsoft il file .pst (file di dati di Outlook) e' usato soprattutto dagli account POP3 e serve anche per archiviare elementi meno recenti, creare backup e liberare spazio quando la casella e' quasi piena; la cartella predefinita e' Documenti, File di Outlook. Il file .ost (file di dati offline) e' la copia sincronizzata del server usata da Exchange, IMAP, Outlook.com e Microsoft 365: per gli elementi effettivamente sincronizzati puo' essere ricreato dal server in una nuova configurazione. Non va considerato un backup indipendente della casella: occorre verificare che tutti i dati desiderati siano sincronizzati e conservarne copie separate secondo le proprie esigenze; vedi la guida Microsoft. Quindi per i file dati di Outlook le estensioni da ricordare sono .pst e .ost.

L'archiviazione automatica sposta gli elementi meno recenti in un archivio, con la frequenza scelta, oppure li elimina se si imposta l'eliminazione: sono due opzioni alternative. Impostazioni: File, Opzioni, Avanzate, Impostazioni archiviazione automatica; non e' disponibile nel nuovo Outlook per Windows. I singoli messaggi si possono anche salvare sul computer (.eml, .msg).

Contatti, gruppi e calendario

I contatti sono nella sezione Persone (nel classico Ctrl+4) e archiviano indirizzi e dati delle persone. Per scrivere a molti si usa un gruppo di contatti (un tempo lista di distribuzione): in Outlook classico Persone, Nuovo gruppo di contatti, nome, Aggiungi membri, Salva; poi basta digitare il nome del gruppo come destinatario.

Il calendario (Ctrl+2) gestisce appuntamenti e riunioni. In Outlook sul web lo si condivide con livelli di autorizzazione diversi: solo disponibilita' (si vede quando si e' occupati), titolo e luogo, dettagli completi, modifica, delegato. Per accettare in Outlook sul web un invito alla condivisione del calendario, Microsoft indica che chi usa un servizio diverso, come Gmail, deve usare un account Microsoft 365 o Outlook.com. Esistono anche modalita' di condivisione tramite collegamento ICS utilizzabile in servizi di calendario esterni: la sottoscrizione e' di sola lettura e la frequenza di aggiornamento dipende dal servizio del destinatario. Questa indicazione riguarda la condivisione del calendario, non gli inviti a singole riunioni. Gli elementi privati mostrano, a quasi tutti, soltanto l'occupazione.

PEC: solo il confine con la posta ordinaria

La dispensa ha gia' il capitolo sulla PEC. Qui basta il confine posto dal DPR 68/2005, art. 1: la posta elettronica certificata e' un sistema in cui al mittente e' fornita documentazione elettronica che attesta l'invio e la consegna. La conferma di recapito o di lettura di Outlook e' una funzione del programma, che il destinatario puo' rifiutare: non e' equiparabile alla documentazione della PEC.

Rubrica, completamento automatico e contatti

Scrivendo nei campi A, Cc o Ccn Outlook propone dei suggerimenti. Secondo Microsoft, a seconda dell'account i suggerimenti attingono ai contatti personali, ai contatti dell'organizzazione (per esempio l'elenco indirizzi globale) e ai nomi e indirizzi usati in precedenza per inviare messaggi. A ogni nuova persona a cui si scrive, il destinatario viene aggiunto all'elenco di completamento automatico.

Distinzione da ricordare: l'elenco di completamento automatico non e' la rubrica dei contatti. Per salvare davvero una persona fra i contatti la procedura documentata e' manuale: si apre un messaggio, si seleziona il nome del mittente o del destinatario per far comparire la scheda profilo e si sceglie Aggiungi ai contatti. Quindi un'affermazione come "Outlook inserisce automaticamente in rubrica chi ti scrive" non trova riscontro nella documentazione Microsoft. Se non si ricorda un nome, il pulsante Rubrica della barra multifunzione, oppure il pulsante A, Cc o Ccn, apre la finestra Aggiungi destinatari, dove si sceglie l'elenco in cui cercare (contatti personali o elenco indirizzi globale).

La scheda di un contatto puo' contenere molto piu' del nome e dell'indirizzo: Microsoft precisa che un contatto puo' essere semplice, con nome e indirizzo, oppure comprendere indirizzo postale, piu' numeri di telefono e una foto. Con Aggiungi altro si inseriscono dati supplementari come l'indirizzo e la data di nascita. Il numero di telefono si registra quindi nei campi della scheda contatto.

I contatti si possono anche aggiungere ai Preferiti (nel classico: selezionare il contatto e Aggiungi a Preferiti sulla barra degli strumenti); quelli con indirizzo e-mail compaiono nel riquadro di spostamento di Posta.

Menzioni con @ nel corpo del messaggio

Per attirare l'attenzione di una persona si digita il simbolo @ seguito dalle prime lettere del nome o del cognome nel corpo di un messaggio o di un invito a una riunione. Outlook evidenzia il nome e, come descrive Microsoft, lo aggiunge alla riga A. La menzione con @ e' un modo per aggiungere automaticamente la persona al campo A: citare il nome come semplice testo non produce lo stesso effetto. Altri comandi, come Rispondi a tutti, possono compilare i destinatari in base al messaggio originale. Per impostazione predefinita e' inclusa e aggiunta la forma completa del nome, e si puo' cancellare una parte della menzione lasciando per esempio solo il nome proprio.

Nell'elenco della Posta in arrivo compare il simbolo @ accanto ai messaggi in cui si e' menzionati, ed e' disponibile il filtro @ Mi menziona (in alto nell'elenco, Filtro). Limiti dichiarati da Microsoft: la caratteristica dei messaggi menzionati richiede destinatari su Exchange Server 2016, Exchange Server 2019, Exchange Online o Outlook.com; l'indicatore @ e' disponibile solo per Exchange Online o Outlook.com.

Destinatari multipli e separatore

Nella pagina Microsoft sulla creazione di un messaggio la regola e' esplicita: si immettono nomi o indirizzi nelle caselle A, Cc o Ccn e si separano i diversi destinatari con un punto e virgola. Il carattere separatore da ricordare e' quindi ;, non la virgola e non lo spazio.

La graffetta e gli allegati

Microsoft indica che i messaggi che includono allegati sono identificati da una graffetta (detta anche fermaglio) nell'elenco dei messaggi. L'icona segnala dunque la presenza di uno o piu' file allegati, non una priorita' e non un errore. L'anteprima file permette di visualizzare l'allegato nel riquadro di lettura senza aprirlo in un'altra applicazione: sono visualizzabili i file dei programmi Office piu' comuni, le immagini e i file di testo.

Attenzione al tipo di file: Outlook blocca gli allegati potenzialmente non sicuri, tra cui i file con estensione bat, exe, vbs e js, perche' potrebbero contenere virus. Per questo la frase "gli allegati possono essere file di qualunque tipo" non e' accurata alla lettera: Outlook accetta diversi tipi di file ma ne blocca alcuni. Microsoft raccomanda inoltre prudenza con qualsiasi allegato, soprattutto se il mittente e' sconosciuto, e di tenere aggiornato l'antivirus.

Sul riconoscimento di risposte e inoltri, la distinzione documentata e' sul testo dell'oggetto: prefisso RE: per le risposte e FW: per gli inoltri. Colore e forma delle icone di stato non sono riportati nelle pagine Microsoft consultate e per questo la dispensa non li indica.

Segna come letto o da leggere

Si usa il menu che compare facendo clic con il pulsante destro sul messaggio: Segna come gia' letto oppure Segna come da leggere. Scorciatoie italiane: Ctrl+Q per segnare come gia' letto, Ctrl+U per segnare come da leggere. Si possono scegliere piu' messaggi tenendo premuto Ctrl; per un'intera cartella si seleziona un messaggio, si preme Ctrl+A e si sceglie il comando. "Da leggere" riporta il messaggio nello stato non letto, come se non fosse stato aperto. Outlook segna come letto un messaggio quando lo si seleziona; nelle opzioni del riquadro di lettura si puo' impostare un'attesa in secondi (per esempio 30) prima della marcatura.

Cartelle: creare, rinominare, eliminare, svuotare

• Nuova cartella nel nuovo Outlook: nel riquadro delle cartelle a sinistra clic destro sull'indirizzo e-mail, oppure puntatore su di esso e Altre opzioni, Creare una nuova cartella; si digita il nome e si preme Invio. Per una sottocartella si seleziona la cartella madre e si sceglie Creare una nuova sottocartella.
• Nuova cartella in Outlook classico: nel riquadro sinistro di Posta, clic destro nel punto in cui aggiungerla e Nuova cartella; nome e Invio.
• Rinominare (Outlook sul web e Outlook.com): clic destro sulla cartella e Rinomina. Le cartelle predefinite, come Posta in arrivo, Bozze e Posta eliminata, non si possono rinominare; Posta in arrivo e Posta inviata non si possono nemmeno eliminare.
• Elimina cartella: sposta la cartella e il suo contenuto in Posta eliminata. Elimina tutto: sposta tutti gli elementi della cartella selezionata in Posta eliminata. I messaggi sono normalmente recuperabili dalla cartella Posta eliminata finche' vi rimangono; dopo lo svuotamento puo' essere disponibile un ulteriore recupero, a seconda dell'account e dei criteri di conservazione.
• Svuotare Posta eliminata: clic destro sulla cartella e Svuota (nel classico Svuota cartella). Dopo lo svuotamento gli elementi non sono piu' nella cartella: per alcuni tipi di account possono restare recuperabili per un periodo, secondo le impostazioni e i criteri del servizio; il recupero non e' garantito. Lo svuotamento puo' essere automatico: nel nuovo Outlook con l'opzione alla chiusura "Svuota cartella Posta eliminata"; nel classico in Avanzate, con "Svuota la cartella Posta eliminata all'uscita".

Microsoft aggiunge che con account Microsoft 365, Outlook.com o Exchange la cartella si chiama Posta eliminata; con altri account, come Gmail o Yahoo, si chiama Cestino.

Regole: come si creano

La via documentata nella guida Microsoft e' partire da un messaggio: clic destro sul messaggio e poi Regole, Crea regola; si sceglie la condizione (per esempio "L'oggetto contiene"), l'azione (per esempio "Sposta elemento nella cartella") e si conferma. Spuntando "Esegui subito la regola nei messaggi gia' presenti nella cartella corrente" la regola si applica anche alla posta esistente. In alternativa si usa un modello: File, Gestisci regole e avvisi, Nuova regola, con scelta guidata di condizioni, azioni e nome. Alcune regole funzionano solo quando Outlook e' in esecuzione. Il percorso "scheda Home, Regole" non e' riportato nella pagina consultata per l'Outlook per Windows e non va dato per scontato.

Firme multiple

In Outlook si possono creare piu' firme per scopi diversi, per esempio interna o esterna, personale o aziendale, e scegliere se inserirle in automatico nei nuovi messaggi, nelle risposte e negli inoltri, oppure inserirle a mano mentre si scrive. La firma puo' contenere testo, collegamenti e immagini, come un logo o una firma scritta a mano. Nel classico si impostano due elenchi, Nuovi messaggi e Risposte/inoltri, ciascuno con la firma predefinita oppure (nessuna); l'inserimento manuale avviene dal comando Firma del menu Messaggio. Dopo averne creata una, Outlook classico non la aggiunge al messaggio gia' aperto: va inserita a mano in quel messaggio.

Stampare un messaggio e annullare un'azione

Un messaggio si stampa selezionandolo e usando il pulsante Stampa della scheda Home, oppure con Ctrl+P; a messaggio aperto si sceglie File, Stampa, con anteprima e possibilita' di indicare le pagine da stampare. Il comando e' disponibile, ma la documentazione non afferma che la stampa riesca "sempre": dipende da stampante e impostazioni.

Per annullare l'ultima operazione nelle applicazioni Office Microsoft indica Ctrl+Z, ripetibile per piu' passaggi, e Ctrl+Y o F4 per ripristinare o ripetere. Nella pagina consultata non e' indicato un limite numerico di azioni annullabili.

Quota della casella e barra attivita'

• Quota: per gli account di lavoro o istituto la pagina Microsoft indica fino a 100 GB per cassetta postale (limite riducibile dall'amministratore). Superata la capacita' non si possono inviare o ricevere messaggi, e chi scrive riceve un errore che indica la casella piena. Il messaggio inglese "mailbox quota exceeded" significa quindi che la casella ha raggiunto il limite di spazio.
• Attivita': nell'Outlook classico la barra To-Do e' un riquadro stretto sul lato destro che tiene sotto controllo eventi del calendario, attivita' e contatti; vi si trascinano gli elementi per creare attivita'. Nel nuovo Outlook e in Microsoft 365 le attivita' sono mostrate con La mia giornata e gestite con l'app To Do. Una nuova attivita' si crea con Ctrl+Maiusc+K.

PEC: fonte normativa per i confronti con Outlook

Il DPR 11 febbraio 2005, n. 68, all'art. 1 definisce la posta elettronica certificata come ogni sistema di posta elettronica nel quale e' fornita al mittente documentazione elettronica attestante l'invio e la consegna di documenti informatici. All'art. 6 distingue due ricevute: la ricevuta di accettazione, fornita dal gestore del mittente, con i dati di certificazione che provano l'avvenuta spedizione; la ricevuta di avvenuta consegna, fornita al mittente dal gestore del destinatario, che prova che il messaggio e' pervenuto all'indirizzo dichiarato dal destinatario e ne certifica il momento. La ricevuta di consegna e' rilasciata contestualmente alla consegna nella casella, indipendentemente dalla lettura da parte del destinatario. L'art. 4, comma 6, stabilisce che la validita' di trasmissione e ricezione e' attestata da queste due ricevute.

Conseguenza per i quiz: un messaggio spedito da un indirizzo PEC verso un indirizzo di posta ordinaria non ha un gestore PEC di destinazione che la emetta, perche' la ricevuta con valore di legge e' propria dello scambio PEC verso PEC. Questa e' una deduzione dal testo dell'art. 6, non una frase letterale del decreto.

Trappole tipiche dei quiz

• Ccn: nasconde il destinatario agli altri destinatari; il mittente lo vede in Posta inviata. Chi e' in Ccn puo' rispondere a tutti coinvolgendo mittente e destinatari visibili A e Cc, e cosi' rivelare di aver ricevuto il messaggio.
• A, Cc, Ccn: il destinatario diretto sta in A; Cc e' visibile; Ccn e' nascosto.
• Rispondi a tutti raggiunge mittente, A e Cc; Inoltra serve a mandare il messaggio a un nuovo destinatario.
• Allegati: inoltrando restano inclusi, rispondendo no.
• Punto esclamativo rosso: priorita' alta, non errore di invio.
• Bozze, Posta in uscita, Posta inviata: tre cartelle per tre situazioni diverse.
• Conferma di recapito non e' conferma di lettura, e la lettura non e' mai garantita.
• SMTP invia, POP e IMAP ricevono.
• PST per archivio e backup (account POP), OST per la copia offline del server (IMAP, Exchange).
• Posta indesiderata: il livello del filtro si puo' modificare; il predefinito e' Nessun filtro automatico.
• Browser o suite d'ufficio (Safari, Word, Excel) non sono client di posta.
• Risposte automatiche: una sola risposta per mittente.

Come ragionano i quiz su file e Windows

Le domande di questa area sono quasi tutte di riconoscimento: data una estensione, dire che cosa contiene e quale programma la apre; data una combinazione di tasti, dire che cosa fa; dato un gesto (eliminare, disinstallare, comprimere), dire dove va a finire il file. Conviene quindi studiare per tabelle e per coppie "nome - funzione", tenendo ferma una distinzione: l'estensione e' la parte finale del nome (dopo l'ultimo punto) e suggerisce il formato del file, ma non ne garantisce il contenuto: cambiare l'estensione non converte il file; il programma che lo apre e' un'altra cosa, perche' lo stesso formato puo' essere aperto da programmi diversi (un file .docx si apre con Word, ma anche con altri editor che lo leggono).

Nomi, percorsi e cartelle

Secondo la documentazione Microsoft il nome di un file e' formato da un nome base e da una estensione facoltativa, separati da un punto. Le cartelle (directory) seguono le stesse regole dei file: per il file system una cartella e' un file con un attributo speciale.

• Il percorso (path) e' la sequenza di cartelle che porta al file, separate dalla barra rovesciata (backslash, \). Il file e' sempre l'ultimo componente.
• Il percorso assoluto inizia dal volume, cioe' dalla lettera dell'unita' seguita dai due punti e dal backslash: C:\Immagini\Foto.bmp indica il file Foto.bmp, di tipo bitmap, nella cartella Immagini dell'unita' C. I percorsi di rete usano invece due backslash iniziali, nella forma \\server\condivisione\cartella\file (percorso UNC).
• Un punto singolo (.) indica la cartella corrente, due punti (..) la cartella superiore (la "genitrice").
• I caratteri vietati nei nomi sono: < > : " / \ | ? *. Per questo un nome non puo' contenere l'asterisco o il punto interrogativo, che sono i caratteri "jolly" usati nelle ricerche.
• Non si puo' terminare un nome con uno spazio o con un punto; e' invece consentito iniziare con un punto (.temp).
• Sono nomi riservati (dispositivi) CON, PRN, AUX, NUL, COM1-COM9, LPT1-LPT9, anche seguiti da estensione (NUL.txt e' equivalente a NUL).
• Normalmente Windows non distingue maiuscole e minuscole nei nomi: OSCAR, Oscar e oscar indicano lo stesso nome. Esistono pero' directory configurate come case-sensitive, per esempio in ambienti WSL, nelle quali possono essere distinti. Vale invece la normale equivalenza per le lettere delle unita': D:\ e d:\ indicano lo stesso volume.
• Limite tradizionale: MAX_PATH = 260 caratteri incluso il terminatore NUL, quindi normalmente 259 caratteri visibili, con eccezioni per percorsi estesi e API compatibili anche prima di Windows 10 versione 1607; dalla versione 1607, per molte funzioni Win32, il superamento del limite richiede sia l'abilitazione dell'impostazione di sistema tramite registro o criteri di gruppo sia un'applicazione compatibile dichiarata longPathAware; non tutte le applicazioni supportano i percorsi lunghi.
• Il vecchio schema DOS "8.3" (8 caratteri di nome e 3 di estensione) non vale piu': FAT e NTFS supportano nomi lunghi. Nei file system recenti (NTFS, exFAT, FAT32) i nomi lunghi sono memorizzati in Unicode.

Esempio. Nel nome relazione.finale.docx l'estensione e' .docx (l'ultima parte), non .finale. Un file chiamato Immagine.txt ha un'estensione normalmente associata al testo; il contenuto effettivo va verificato, perche' rinominare un file non ne cambia il formato. Si veda la documentazione Microsoft.

Esplora file: copiare, spostare, rinominare, eliminare

Esplora file (in versioni piu' vecchie "Esplora risorse") e' lo strumento per navigare cartelle e file. Le operazioni di base e le loro combinazioni di tasti, secondo l'elenco ufficiale Microsoft delle scelte rapide:

Copiare e spostare. Copiare la cartella A dentro la cartella B lascia A dov'e' e crea in B una copia di A con tutto il suo contenuto. Tagliare e incollare, invece, sposta: l'originale scompare dal vecchio posto. Il trascinamento con il mouse e' un'alternativa a questi comandi.

Cestino e cancellazione

In Esplora file, CANC o il comando Elimina normalmente spostano un file locale nel Cestino, se supportato e abilitato: il comportamento dipende dalla posizione, dalle dimensioni e dalle impostazioni. Dal Cestino si puo' ripristinare un elemento nella cartella originale; MAIUSC+CANC lo elimina senza passare dal Cestino. Anche una cancellazione definitiva puo' lasciare dati recuperabili, ma il recupero non e' garantito e dipende tra l'altro dal supporto e dalle scritture successive. Per alcuni dispositivi locali si puo' tentare Windows File Recovery; Microsoft esclude da questo strumento archivi cloud e condivisioni di rete.

Per ricordare: il Cestino e' lo strumento che "memorizza i file prima dell'eliminazione definitiva"; non e' una cartella in cui si lavora ne' un meccanismo di backup.

File compressi e ZIP

Gli archivi ZIP raggruppano file e possono ridurre lo spazio occupato; il risultato dipende dai dati, e per file gia' compressi il risparmio puo' essere minimo. Una cartella compressa contiene altri file e cartelle in forma compressa. In Windows si crea con clic destro sul file o sulla cartella, poi Invia a e Cartella compressa (in Windows 11, Mostra altre opzioni e poi Invia a): la cartella compressa nasce nello stesso percorso. Per estrarre si trascinano i file in un altro punto oppure si sceglie Estrai tutto. Windows 11 versione 24H2 supporta ZIP, RAR, 7z e TAR.

Attenzione: Microsoft avverte che file cifrati aggiunti a una cartella ZIP possono risultare non cifrati dopo l'estrazione, con rischio di divulgazione. La protezione effettiva dipende dalla cifratura e dagli strumenti usati. ZIP, 7z e RAR sono formati di archiviazione che possono usare compressione, non formati video. TAR e' un formato di archiviazione che non comprime di per se': puo' essere combinato con strumenti di compressione, come spiega la documentazione Microsoft.

Disinstallare programmi e Impostazioni

Microsoft descrive tre possibili percorsi per disinstallare app e programmi, che non sono tutti disponibili per ogni app: dal menu Start (Tutte le app, clic destro sull'app e Disinstalla); da Impostazioni (App, App installate, poi Altro e Disinstalla); dal Pannello di controllo (Programmi, Programmi e funzionalita', clic destro sul programma e Disinstalla). Alcuni programmi integrati in Windows non si possono disinstallare. Per rimuovere un programma si usa la procedura di disinstallazione, non la sola cancellazione della sua cartella. Fonte: Microsoft, disinstallare app e programmi.

Windows 11 in modalita' S, disponibile nell'edizione Home, e' una configurazione ottimizzata per sicurezza e prestazioni: consente di installare solo app dal Microsoft Store, mantiene Microsoft Edge come browser predefinito e usa Windows Defender come antivirus. Si possono usare altri browser disponibili nel Microsoft Store, anche se Edge resta quello predefinito. Si puo' uscire dalla modalita' S gratuitamente, ma non si puo' tornare indietro. Fonti: Microsoft, domande sulla modalita' S; Microsoft, uscita dalla modalita' S.

Gestione attivita' e finestre

La combinazione CTRL+MAIUSC+ESC apre direttamente Gestione attivita' (Task Manager), l'utility con cui si monitorano i processi in esecuzione e si termina un programma bloccato (Termina attivita'). CTRL+ALT+CANC porta invece alla "schermata di sicurezza", da cui, secondo i quiz, si raggiungono tra l'altro l'arresto e Gestione attivita'. Altre combinazioni utili:

Il tasto STAMP prende il nome da "print screen": non invia direttamente alla stampante. A seconda della versione e delle impostazioni di Windows puo' copiare lo schermo negli Appunti oppure aprire lo Strumento di cattura, dal quale si seleziona cosa acquisire. Si veda la documentazione Microsoft.

Estensioni dei documenti Office e programma che le apre

Le estensioni di Office che terminano in x (docx, xlsx, pptx) sono i formati basati su XML introdotti da Office 2007 e sono il formato predefinito delle versioni recenti; quelle senza la x (doc, xls, ppt) sono i formati binari "97-2003". Le estensioni con la m (docm, xlsm, pptm) possono contenere macro VBA. Le estensioni di modello hanno la t (dotx, xltx, potx); quelle di presentazione a schermo intero hanno la s (ppsx).

Regola pratica. Il dettaglio finale conta: .dotx e' un modello Word (Word), .potx un modello PowerPoint (PowerPoint), .xltx un modello Excel; la lettera iniziale (d, x, p) richiama Word, Excel, PowerPoint. Per lo scambio fra suite diverse, Word indica che aprendo e salvando file .odt la formattazione puo' andare in parte persa: nel salvare in ODT non sono, ad esempio, supportati protezione del documento, revisioni, temi e macro.

Immagini, audio, video: estensioni e contenuto

Il termine contenitore e' usato da AgID: un file .mp4 o .mkv racchiude le tracce video e audio (e sottotitoli); per questo un quesito su un formato "audio/video" e' corretto per MP4 e MKV. Un'immagine .jpg e' un'immagine, non un documento di testo; un .txt e' "testo semplice senza formattazione".

Formati aperti e formati proprietari

Le linee guida AgID sui documenti informatici (Allegato 2, "Formati di file e riversamento") valutano i formati secondo apertura, standardizzazione e interoperabilita'. Un formato e' aperto se esiste una specifica tecnica pubblica; e' proprietario se creato e controllato da un'organizzazione privata che ne detiene la proprieta' intellettuale; non proprietario quando le specifiche sono gestite da un organismo di standardizzazione o sono pubbliche.

• ODF (.odt, .ods, .odp): OpenDocument, standard aperto sviluppato da OASIS e adottato come ISO/IEC 26300; un file .odt e' un insieme di XML "imbustati" in un archivio ZIP.
• OOXML (.docx, .xlsx, .pptx): Open XML, standard ISO/IEC 29500, ideato da Microsoft; i documenti sono pacchetti compressi di file XML. AgID consiglia, per interoperabilita', il profilo Strict.
• PDF: AgID lo qualifica come aperto nella versione 2.0 e proprietario "libero" nella 1.7; il profilo PDF/A e' pensato per la conservazione a lungo termine. La conservazione non e' limitata al PDF/A: i formati ammessi dipendono dal sistema e dalle regole applicabili; per esempio, la Provincia autonoma di Trento indica tra i formati idonei anche TIFF e XML.
• TXT, CSV, XML, HTML: formati basati su testo e di larga diffusione; l'RTF e' invece un formato Microsoft che AgID classifica come proprietario e deprecato; il CSV e' fra i formati d'elezione per gli open data.

Come si dice nei quiz: il PDF e' progettato per una presentazione coerente tra dispositivi, ma non garantisce una resa identica in ogni caso: per esempio, un font non incorporato puo' essere sostituito, come spiega Adobe; "formato standard di salvataggio di un documento di testo di OpenOffice" e' .odt.

Barra delle applicazioni, menu Start e area di notifica

Secondo la guida Microsoft, la barra delle applicazioni e' una parte centrale di Windows: serve ad avviare le app, passare da una finestra aperta all'altra e raggiungere funzioni di sistema come notifiche, ricerca e menu Start. E' lei, non altre "barre", a contenere il pulsante Start, le icone dei programmi aperti o aggiunti, l'orologio e l'area di notifica. Nei quiz la risposta a "in quale barra si trova il pulsante Start / l'orologio di sistema / i programmi aperti" e' sempre barra delle applicazioni.

• Allineamento. In Windows 11 la barra e' centrata per impostazione predefinita: le icone, compreso Start, stanno al centro. Le impostazioni consentono solo di scegliere tra allineamento al centro e a sinistra; non e' possibile spostare la barra in alto o sul lato dello schermo, perche' resta nella parte inferiore.
• Menu Start. Non si puo' rimuovere dalla barra, ma se ne puo' cambiare la posizione (a sinistra invece che al centro). Iniziando a digitare dopo averlo aperto parte la ricerca; la ricerca parte anche premendo il tasto Windows e digitando.
• Area di notifica. Sta nella parte destra della barra e comprende le icone delle app in background e degli strumenti di sistema (menu penna, tastiera virtuale, touchpad virtuale), le impostazioni rapide (rete, volume, luminosita') e il calendario con il centro notifiche. Le icone si possono trascinare tra l'area visibile e l'area nascosta, detta anche area di overflow.
• Mostra desktop. L'angolo piu' lontano della barra e' una piccola area che riduce a icona tutte le finestre aperte per far vedere il desktop; selezionandola di nuovo le finestre tornano com'erano.
• Pulsanti. In Windows 10 la barra mostra di norma un solo pulsante senza etichetta per app, anche con piu' finestre aperte; le impostazioni consentono di mostrare le etichette o di non raggruppare mai i pulsanti.

Quanto al desktop, Windows include per impostazione predefinita l'icona del Cestino; le icone di sistema personalizzabili sono Questo PC, Cestino, Rete e File dell'utente. I collegamenti sul desktop si creano, per esempio, con clic destro su un'area vuota, Nuovo e poi Collegamento, oppure con Invia a e Desktop (crea collegamento) dal menu di un file o di una cartella; il collegamento punta all'elemento originale (programma, file, cartella o pagina web) senza duplicarlo.

Scelte rapide da tastiera non ancora viste

L'elenco ufficiale Microsoft delle scelte rapide conferma i comportamenti della tabella.

Per la coppia dei quiz: Backspace cancella a sinistra del cursore, Canc a destra. La fonte ufficiale riporta il lato sinistro per Backspace, le parole a destra per CTRL+CANC e, per il solo Canc, i caratteri a destra del cursore. In Esplora file, invece, Canc normalmente sposta nel Cestino l'elemento selezionato, se la posizione e le impostazioni lo consentono. F2 e F3 non vanno scambiati: F2 rinomina, F3 cerca.

Disco rigido: deframmentazione, controllo errori, ripristino

La pagina Microsoft "Deframmenta / ottimizza le unita' dati" spiega la differenza fra i due tipi di unita'. I dischi rigidi vengono deframmentati, cioe' i file sono riorganizzati in modo da essere allineati e piu' facili da leggere per l'unita'. Le unita' a stato solido (SSD) vengono invece "tagliate" (TRIM): si indica all'unita' dove puo' fare in sicurezza il lavoro di pulizia quando non e' impegnata. Il tutto e' chiamato ottimizzazione. Per impostazione predefinita Windows ottimizza le unita' una volta alla settimana, con pianificazione modificabile. Lo strumento si trova cercando "deframmentazione" e scegliendo Deframmenta e ottimizza unita'.

Nei quiz la risposta "riorganizza in maniera efficiente i dati sul disco" e' quindi la deframmentazione; la formula "compattare lo spazio libero e quello occupato" descrive lo stesso effetto in modo generico.

Per individuare i settori danneggiati lo strumento documentato da Microsoft e' chkdsk: controlla i metadati del file system e del volume per errori logici e fisici. Usato senza parametri mostra soltanto lo stato del volume e non corregge nulla; con /f corregge gli errori sul disco; con /r individua i settori danneggiati e recupera le informazioni leggibili (e include la funzione di /f). Servono almeno i privilegi del gruppo Administrators locale e il comando vale solo per i dischi locali, non per una lettera di unita' di rete.

Il Ripristino configurazione di sistema riporta il PC a uno stato precedente. Funziona con i punti di ripristino, istantanee della configurazione e delle impostazioni di sistema, create dal sistema in occasioni importanti (installazioni di software o aggiornamenti) o manualmente prima di modifiche importanti. Ripristina lo stato di file di sistema, impostazioni del Registro e programmi installati al momento della creazione del punto, annullando le modifiche recenti senza influire, precisa Microsoft, sui file personali. Non e' quindi un backup dei documenti.

File system, dimensione dei file e dispositivi

La tabella di confronto Microsoft sui file system riporta per NTFS, exFAT e UDF un limite teorico di 2^64 - 1 byte per file; per NTFS il limite effettivo dipende anche dalla dimensione dei cluster e dalla versione del sistema, come spiega la documentazione Microsoft. FAT32 consente al massimo 2^32 - 1 byte, cioe' un byte meno di 4 GiB, come precisa la specifica Microsoft. Per questo un file da 12 GB non puo' essere salvato intero su un dispositivo formattato FAT32 (tipicamente una vecchia chiavetta USB o una scheda di memoria) e andrebbe suddiviso in parti, mentre NTFS o exFAT possono ospitarlo se capacita', spazio disponibile e configurazione lo permettono. Nella stessa tabella: nome file fino a 255 caratteri Unicode per NTFS, exFAT e FAT32; percorso fino a 32.760 caratteri, con componenti di non oltre 255.

APFS (Apple File System) e' il file system del mondo Apple: Apple lo descrive come file system proprietario, progettato con la cifratura in mente e valido per iPad, iPhone, Mac e altri dispositivi Apple. Nelle domande "quale file system e' specifico di Apple" la risposta e' APFS; NTFS, FAT32 ed exFAT sono quelli usati da Windows.

Indicizzazione della ricerca

L'indicizzazione crea un indice dei file e delle loro proprieta' sul dispositivo e migliora velocita' ed efficienza delle ricerche. L'analogia usata da Microsoft e' l'indice di un libro: permette di trovare un termine o una proprieta' comune, come la data di creazione di un file, senza scorrere tutto. Windows esamina file, messaggi e altri contenuti e ne cataloga le informazioni (parole e metadati). La prima indicizzazione puo' richiedere tempo, variabile secondo il contenuto e il dispositivo; poi prosegue in background e viene ripetuta solo per i dati aggiornati. Le modalita' sono due: Classica, che per impostazione predefinita indicizza Documenti, Immagini, Musica e Desktop, e Avanzata, che estende l'indicizzazione al PC e puo' usare piu' risorse, tenendo conto delle eventuali esclusioni configurate. Si veda la guida Microsoft sull'indicizzazione. Per cercare, Microsoft indica la ricerca dalla barra delle applicazioni o da Esplora file; cercando da una cartella si restringe il campo; una ricerca piu' ampia puo' richiedere piu' tempo, a seconda dell'indice e del contenuto. Si veda anche la guida Microsoft alla ricerca.

Condivisione di file e cartelle in rete

La guida Microsoft distingue due ambiti. Per la rete locale (LAN), cioe' computer connessi alla stessa rete domestica o aziendale, si condivide da Esplora file: clic destro, Mostra altre opzioni, Concedi accesso a persone specifiche, poi si sceglie un utente della rete oppure Tutti per dare accesso a ogni utente della rete. Per condividere file tramite Internet, per esempio con amici o familiari, la stessa guida indica invece OneDrive.

• Condividere una cartella significa renderla accessibile in rete, con il suo contenuto, ad altri utenti; un sistema di file sharing e' quindi un meccanismo che consente a piu' utenti di accedere agli stessi file.
• Collegamento a una risorsa di rete. Si puo' mappare un'unita' di rete: da Esplora file, Questo PC, poi Altro e Mappa unita' di rete; si sceglie una lettera di unita' e si digita nella casella Cartella il percorso della cartella o del computer (oppure si usa Sfoglia). Con Riconnetti all'accesso il collegamento si ripristina a ogni accesso al PC. La cartella remota compare poi in Esplora file con la lettera scelta.

Antivirus e quarantena

Le FAQ Microsoft su antivirus e antimalware chiariscono le tre azioni possibili su una minaccia rilevata. Rimuovi elimina il file dal PC; Quarantena sposta il file in un percorso sicuro e lo blocca in modo che non possa essere eseguito; Consenti lo aggiunge all'elenco degli elementi consentiti e ne autorizza l'esecuzione (solo se si considerano attendibili software e autore). Un file in quarantena e' bloccato e, secondo Microsoft, non dovrebbe rappresentare un rischio attuale mentre resta isolato; il ripristino di una minaccia puo' esporre nuovamente il dispositivo. Il periodo di conservazione puo' dipendere dalle impostazioni del prodotto. Dalla quarantena si puo' Rimuovere oppure Ripristinare: il ripristino riporta il file nella posizione originale, dove si puo' scegliere di eseguirlo di nuovo. Se un antivirus mette un file in quarantena, dunque, lo ha ritenuto potenzialmente dannoso (potrebbe contenere un virus) ed e' stato isolato e bloccato, non necessariamente cancellato. Il software che controlla i file per evitare infezioni da malware e' l'antivirus.

Fine del supporto delle versioni di Windows

Le pagine di supporto Microsoft indicano che il supporto per Windows 8 e' terminato il 12 gennaio 2016 e quello per Windows 8.1 il 10 gennaio 2023. Per le comuni edizioni di Windows 10 la fine del supporto generale e' il 14 ottobre 2025. Per dispositivi idonei iscritti al programma Extended Security Updates (ESU) sono previsti temporaneamente aggiornamenti di sicurezza critici e importanti, ma non nuove funzioni o assistenza tecnica. Alcune edizioni speciali hanno cicli diversi: ad esempio Windows 10 Enterprise LTSC 2021 e' supportato fino al 12 gennaio 2027. Anche per Windows 11 il supporto dipende da edizione e versione: controllare le date ufficiali. Nei quiz datati bisogna valutare versione, edizione e data della domanda.

Coda di stampa e file di log

La coda di stampa mostra i processi di stampa gestiti per una stampante, compresi quelli in attesa. Si apre da Start, Impostazioni, Bluetooth e dispositivi, Stampanti e scanner, selezionando la stampante e poi Apri coda di stampa. Non va intesa come una cronologia completa: a seconda delle impostazioni puo' conservare anche processi gia' stampati, come spiega Microsoft. Una coda vuota indica che non mostra lavori, non prova da sola che ogni documento sia stato stampato correttamente.

Un file di log e' un registro in cui programmi o sistema annotano eventi. In Windows la documentazione Microsoft descrive la registrazione eventi come un modo standard e centralizzato per le applicazioni e il sistema operativo di registrare importanti eventi software e hardware, archiviati in una raccolta chiamata registro eventi e consultabile con il Visualizzatore eventi. In precedenza molte applicazioni usavano log di errori proprietari, ciascuno con formato proprio.

Trappole da ricordare

• La barra con Start, orologio e programmi aperti e' sempre la barra delle applicazioni; in Windows 11 e' centrata di default, si puo' allineare a sinistra e non si sposta in alto.
• HDD si deframmentano, SSD si ottimizzano con TRIM; l'ottimizzazione automatica e' settimanale.
• chkdsk senza parametri non corregge; con /r cerca i settori danneggiati.
• Ripristino configurazione di sistema usa punti di ripristino e non tocca i file personali.
• FAT32: massimo 4 GiB per file, quindi un file da 12 GB non ci sta intero.
• APFS e' proprietario Apple, non un file system Windows.
• Quarantena significa isolato e bloccato, non per forza eliminato; si puo' ripristinare.
• Windows 8.1 fuori supporto dal 10 gennaio 2023; supporto generale delle comuni edizioni Windows 10 terminato il 14 ottobre 2025, con ESU per dispositivi idonei e cicli diversi per alcune edizioni LTSC.
• In LAN si condivide con Concedi accesso a persone specifiche; per Internet Microsoft indica OneDrive.
• F2 rinomina, F3 cerca, F4 barra degli indirizzi, F5 aggiorna.

Trappole tipiche dei quiz

• Estensione e programma: .pptx, .ppsx, .potx fanno tutti capo a PowerPoint (presentazione, presentazione a schermo intero, modello); .dotx a Word; .xlsx a Excel; .accdb ad Access. Non confondere .docx con il vecchio .doc.
• MP4: e' un contenitore multimediale per audio e video, non un formato di sola immagine o di sola compressione; MKV e AVI sono contenitori analoghi. .7z e .rar sono compressi, non video.
• Testo semplice: l'estensione senza formattazione e' .txt (Blocco note); .rtf e .docx conservano la formattazione.
• Ordine nel percorso: unita', cartelle, file, separati da backslash. C:\Immagini\Foto.bmp e' corretto; con barra normale o con l'estensione sbagliata e' un'altra risposta.
• CANC contro MAIUSC+CANC: CANC normalmente manda al Cestino se disponibile; MAIUSC+CANC lo salta.
• CTRL+Y ripristina un'azione annullata con CTRL+Z; CTRL+X taglia la selezione per poterla incollare, CTRL+C copia.
• ALT+TAB passa tra le finestre, non le chiude; ALT+F4 chiude l'app attiva; WIN+D mostra il desktop; WIN+L blocca; WIN+R apre Esegui.
• CTRL+ALT+CANC apre la schermata di sicurezza (da cui, nei quiz, si arresta il computer); CTRL+MAIUSC+ESC apre direttamente Gestione attivita'.
• STAMP avvia una cattura o copia lo schermo negli Appunti secondo le impostazioni; non stampa direttamente.
• Nomi: i caratteri \ / : * ? " < > | sono vietati; le maiuscole non distinguono due file; non si termina con spazio o punto.
• ZIP: comprime e raggruppa; la protezione dipende dal tipo di cifratura e dagli strumenti: Microsoft avverte che file cifrati aggiunti a una cartella ZIP possono essere estratti senza la cifratura originaria.
• Disinstallazione: da Impostazioni o Pannello di controllo, non cancellando la cartella.
• Modalita' S: solo app dal Microsoft Store; l'uscita e' gratuita ma irreversibile.

Il cloud secondo la definizione NIST

La definizione di riferimento e' quella del NIST (SP 800-145): il cloud computing e' un modello per abilitare un accesso di rete ubiquo, comodo e on-demand a un insieme condiviso di risorse informatiche configurabili, che possono essere assegnate e rilasciate rapidamente con uno sforzo di gestione minimo. Dalla definizione discendono cinque caratteristiche essenziali, che sono il filtro con cui si decide se un servizio e' davvero "cloud":

• On-demand self-service: l'utente si procura da solo la capacita' di cui ha bisogno, senza chiedere l'intervento di un operatore del fornitore. La risposta "senza l'intervento di un amministratore" nei quiz descrive questo.
• Broad network access: le risorse sono raggiungibili via rete con meccanismi standard da dispositivi diversi (PC, portatile, smartphone). Per questo, di norma, l'unico software da avere sul computer per usare molti servizi cloud e' il browser.
• Resource pooling: le risorse del fornitore sono messe in comune per servire molti clienti, con risorse fisiche e virtuali assegnate dinamicamente. Il cliente in genere non controlla ne' conosce l'ubicazione esatta delle risorse: per questo "non e' possibile sapere dove stanno fisicamente i server" non e' un difetto che escluda il cloud.
• Rapid elasticity: le capacita' si aggiungono e si tolgono rapidamente, in alcuni casi automaticamente, per seguire la domanda. E' il concetto che i quiz chiamano scalabilita' o auto scaling: aumentare o ridurre le risorse in base al carico.
• Measured service: l'uso e' misurato, controllato e rendicontato, in modo trasparente per fornitore e cliente. E' la base del pagamento a consumo.

Una distinzione utile per i quiz sulla scalabilita': la scalabilita' orizzontale significa aggiungere nodi o server per sostenere piu' carico; quella verticale significa potenziare la singola macchina. La definizione NIST non usa questi due aggettivi, che sono lessico comune del settore: se una domanda li contrappone, la differenza e' tra "piu' macchine" e "macchina piu' grossa".

Modelli di servizio: IaaS, PaaS, SaaS

Il NIST li definisce in base a che cosa il cliente riceve e controlla:

• SaaS (Software as a Service): il cliente usa le applicazioni del fornitore, accessibili da vari dispositivi tramite un'interfaccia leggera come il browser. Il cliente non gestisce ne' controlla l'infrastruttura sottostante. Esempi tipici: la posta web, Google Drive e Google Docs, le applicazioni online di Microsoft 365.
• PaaS (Platform as a Service): il cliente pubblica sull'infrastruttura del fornitore applicazioni proprie o acquisite, create con linguaggi e strumenti che il fornitore supporta. Non gestisce l'infrastruttura, ma controlla le applicazioni installate.
• IaaS (Infrastructure as a Service): il cliente ottiene risorse fondamentali come elaborazione, archiviazione e rete, e puo' installarvi software arbitrario, compresi sistema operativo e applicazioni. Il quiz che chiede un servizio IaaS ha come risposta classica un fornitore di macchine virtuali e spazio disco come Amazon AWS.

L'analogia con il computer (PaaS come sistema operativo) e' didattica e non fa parte della definizione NIST: nei quiz conviene sempre ragionare sul criterio "chi controlla cosa". Salendo da IaaS a SaaS si delega di piu' al fornitore e si controlla di meno.

Modelli di diffusione: privato, pubblico, ibrido

Il NIST distingue quattro modelli di deployment:

• Cloud privato: l'infrastruttura e' a uso esclusivo di una singola organizzazione.
• Cloud community: infrastruttura condivisa da un gruppo di organizzazioni con interessi comuni.
• Cloud pubblico: infrastruttura disponibile al pubblico generale o a un vasto gruppo di settore, ubicata presso il fornitore. Differenza con il privato: il pubblico e' offerto da fornitori esterni a chiunque, il privato e' riservato a una sola organizzazione.
• Cloud ibrido: composizione di due o piu' infrastrutture distinte (privata, community, pubblica) che restano entita' separate ma sono legate da tecnologie standardizzate. Nei quiz e' la risposta a "combinazione di cloud privato e pubblico".

Due termini collegati. Il multi-cloud e' l'uso di servizi di piu' fornitori diversi, tipicamente per non dipendere da uno solo; l'ibrido riguarda invece la combinazione privato/pubblico. Non sono sinonimi.

Archiviazione e collaborazione: OneDrive, SharePoint, Teams, Google Workspace

Sono servizi di archiviazione e collaborazione in modalita' SaaS, da non confondere tra loro.

• OneDrive e' il servizio Microsoft di archiviazione in cloud: sincronizza i file tra dispositivi e puo' fare da backup delle cartelle standard del PC (Desktop, Documenti, Immagini), che cosi' risultano protette e disponibili su tutti i dispositivi. Con la funzione Files On-Demand i file appaiono in Esplora file come "solo online" senza occupare spazio sul disco; si possono marcare come sempre disponibili offline. Nei quiz "OneDrive e' un servizio cloud di archiviazione e backup" e' la risposta corretta.
• SharePoint: secondo Microsoft le organizzazioni lo usano per creare siti web e come luogo sicuro dove archiviare, organizzare, condividere e accedere alle informazioni da qualsiasi dispositivo. E' piu' orientato alla gestione documentale di gruppo che al file personale.
• Microsoft Teams: l'applicazione di messaggistica per le organizzazioni, uno spazio di lavoro per comunicazione e collaborazione in tempo reale, riunioni, condivisione di file e app. Per ricordare: Teams comunica, SharePoint organizza contenuti, OneDrive tiene i file.
• Google Workspace: la piattaforma cloud di Google che riunisce applicazioni integrate come Gmail, Calendar, Drive (archiviazione e condivisione di file), Docs (testi), Sheets (fogli di calcolo), Slides (presentazioni), Meet (videoriunioni) e Keep (note). Per "quale strumento crea e condivide note" la risposta e' Keep; Visual Studio e' un ambiente di sviluppo e non fa parte della suite.

Il vantaggio per il lavoro da remoto discende dal broad network access: i documenti sono accessibili da qualunque dispositivo connesso e, dove il servizio lo prevede, in modalita' offline con risincronizzazione successiva. Un servizio di cloud storage archivia dati su server remoti e li rende disponibili e sincronizzati su piu' dispositivi. Il cloud non e' un database: e' un modello di erogazione di servizi, dentro cui puo' esistere un database. Anche il backup in cloud e' una copia dei dati su server remoti, utile al ripristino. Le applicazioni web (web application) si usano con un normale browser e permettono la collaborazione perche' i dati sono salvati online.

Il cloud nella pubblica amministrazione

Il sito ufficiale cloud.italia.it presenta la Strategia Cloud Italia, che persegue tre finalita': incentivare l'adozione del cloud nella PA, garantire sicurezza attraverso il Polo Strategico Nazionale, valorizzare la capacita' delle amministrazioni di erogare servizi digitali. Il principio guida e' il cloud first: favorire l'adozione prioritaria di strumenti e tecnologie cloud nello sviluppo di nuovi servizi. Il Polo Strategico Nazionale e' descritto come l'infrastruttura dello Stato, che assicura continuita' operativa e tolleranza ai guasti ai servizi strategici e critici della PA. La strategia prevede una classificazione dei dati in funzione del danno potenziale della loro compromissione (ordinari, critici, strategici) e richiede che i servizi cloud rispettino criteri di sicurezza, affidabilita' e scalabilita', insieme a sovranita' digitale, interoperabilita' e reversibilita'. Per il PNRR la stessa pagina indica 1,9 miliardi di euro tramite le misure per le PA centrali e per oltre 12mila enti locali.

Sul piano della qualificazione, il sito dell'ACN spiega che l'Agenzia per la cybersicurezza nazionale ha preso in carico dal 19 gennaio 2023 la qualificazione dei servizi cloud per la PA, in base al decreto direttoriale n. 29 del 2 gennaio 2023, in coordinamento con il Dipartimento per la trasformazione digitale; il quadro e' stato poi aggiornato dal Regolamento unico adottato il 27 giugno 2024, con regime ordinario da agosto 2024. I servizi qualificati sono elencati nel Catalogo dei servizi cloud per la PA gestito dall'ACN. Nella sostanza: non basta che un servizio sia comodo, deve essere qualificato. La qualificazione, prima in capo ad AgID, e' oggi un compito ACN: e' un classico punto di confusione.

Browser: parti dell'interfaccia e comandi

Il browser e' il programma che richiede e visualizza le pagine web. Sono browser Chrome (Google), Edge e Internet Explorer (Microsoft, quest'ultimo ormai dismesso ma ancora citato nei quiz), Firefox (Mozilla), Opera e Safari. Non sono browser: Google (e' un motore di ricerca), Facebook, Yahoo, Spotify, Mozilla Thunderbird (programma di posta), Microsoft Office, Adobe Reader e Acrobat Reader (lettori di PDF), Drupal e WordPress (strumenti per realizzare siti). "Mozilla" e' il nome della fondazione e del progetto; il browser e' Firefox.

• Barra degli indirizzi (address bar): il campo dove si scrive l'indirizzo (URL) del sito da visitare.
• Schede (tab) e finestre: piu' pagine nella stessa finestra. In Chrome, secondo le scorciatoie ufficiali, Ctrl+T apre una scheda, Ctrl+N una finestra, Ctrl+Maiusc+N una finestra in incognito.
• Indietro (freccia a sinistra): torna alla pagina precedente. Aggiorna (freccia circolare): ricarica la pagina corrente, richiedendone di nuovo il contenuto al server (F5 o Ctrl+R in Chrome). Interrompi (X): ferma il caricamento in corso (Esc).
• Home (icona a forma di casa): carica la pagina iniziale impostata dall'utente (in Chrome la scorciatoia e' Alt+Home). La pagina caricata all'avvio e' quella specificata nelle impostazioni del browser: si puo' cambiare indicando l'URL desiderato.
• Cerca nella pagina: Ctrl+F apre la barra di ricerca dei termini nella pagina corrente; non e' la ricerca sul web.
• Stampa: Ctrl+P, o la voce dei menu del browser: una pagina web puo' essere inviata alla stampa, se browser, pagina e stampante lo consentono.
• Preferiti o segnalibri (Ctrl+D) e cronologia (Ctrl+H): i primi sono gli indirizzi scelti dall'utente, la seconda registra le pagine visitate e si puo' cancellare.
• Link: testo o immagine, spesso sottolineato, che rimanda a un'altra pagina.

Dopo aver seguito un link, il browser permette di stampare, salvare, aggiungere ai preferiti; la semplice visita non autorizza a cancellare la pagina dal server. Un'applicazione web puo' invece permettere modifiche o eliminazioni tramite il browser agli utenti autorizzati: vedi la guida Mozilla. Per visualizzare una pagina il browser scarica il codice HTML (e le risorse collegate) e lo interpreta. Il pulsante di chiusura della finestra e' nella barra del titolo.

Popup, plug-in, cookie, cache, cronologia e navigazione privata

• Popup: finestra o riquadro che compare automaticamente sopra la pagina, di solito con messaggi pubblicitari. I browser possono bloccarli con un'apposita impostazione perche' possono nascondere inganni e malware e rallentano la navigazione.
• Plug-in ed estensioni: componenti aggiuntivi del browser. Il plug-in, nel senso dei quiz, e' il componente necessario a visualizzare certi tipi di contenuti o documenti; l'estensione aggiunge funzioni. Vanno installati solo da fonti attendibili.
• Cookie: secondo la specifica RFC 6265 sono informazioni di stato che un server memorizza presso il browser, come coppie nome/valore, per mantenere sessioni sopra il protocollo HTTP che di per se' non ha stato. I cookie di sessione scadono alla fine della sessione; quelli persistenti hanno una scadenza (attributo Expires o Max-Age) e restano oltre la sessione. Sono dati, non programmi.
• Cache e cronologia: la cache conserva copie di risorse per non riscaricarle. Tornando alla pagina precedente il browser puo' riutilizzare la copia gia' in memoria, mentre il pulsante Aggiorna la richiede di nuovo al server.
• Navigazione InPrivate (Edge) e in incognito (Chrome): alla chiusura delle finestre private Edge elimina cronologia di navigazione e di download, cookie e altri dati dei siti, immagini e file nella cache; restano pero' i preferiti e i file scaricati. Chrome precisa che in incognito non salva i dati dei siti ne' un registro delle pagine visitate, ma che i siti, il datore di lavoro, la scuola o il provider possono ancora osservare l'attivita'; anche segnalibri e file scaricati restano. La modalita' privata protegge dagli altri utenti dello stesso dispositivo, non rende anonimi in rete.

URL, dominio, HTTP, HTTPS e lucchetto

Un URL (Uniform Resource Locator) e' l'indirizzo completo di una risorsa. In https://www.esempio.it/pagina si distinguono lo schema o protocollo (https), il nome del sito (www.esempio.it) e il percorso (/pagina). Il dominio identifica il sito; la parte finale e' il dominio di primo livello (TLD). Il TLD puo' essere generico (.com, senza vincolo geografico) o di un paese: secondo l'elenco IANA, .fr e' la Francia, .at l'Austria, .fi la Finlandia, .be il Belgio, .dk la Danimarca, .pt il Portogallo, .se la Svezia, .br il Brasile, .it l'Italia. In questi esempi il suffisso indica il dominio nazionale associato a un paese: italy.pt usa .pt, portugal.fi usa .fi e city.at usa .at. Il suffisso non dimostra da solo dove si trovino il titolare o il server: le regole di registrazione variano tra domini nazionali. "www" sta per World Wide Web.

HTTP (HyperText Transfer Protocol) e' un protocollo a livello applicativo, senza stato, a richiesta e risposta, per sistemi informativi ipertestuali distribuiti (RFC 9110). Lo schema http usa per default la porta 80; https usa per default la porta 443 e protegge la comunicazione, normalmente con TLS, con riservatezza e integrita' se la connessione e' correttamente stabilita e verificata. HTTP/1.1 e HTTP/2 usano normalmente TCP; HTTP/3 usa QUIC su UDP e puo' utilizzare la porta 443. Porte diverse possono essere configurate. Si vedano RFC 9110 e RFC 9114. Per transazioni e dati riservati usare una connessione HTTPS valida; cio' non garantisce che il sito sia onesto, perche' anche un sito di phishing puo' usare HTTPS. Gli indicatori nella barra variano tra browser: controllare le informazioni sulla connessione e gli avvisi, come spiega Google Chrome, senza affidarsi al solo aspetto dell'icona.

Sito statico e dinamico: il primo serve contenuti predisposti in anticipo, anche con generatori automatici; il secondo puo' generare contenuti che variano in base alla richiesta o ai dati. Un database puo' essere usato nei siti dinamici ma non e' obbligatorio: vedi la guida Mozilla. WordPress e' un Content Management System. Un sito e' responsivo quando il layout si adatta automaticamente allo schermo. Un sito puo' contenere un numero qualsiasi di pagine. Le definizioni delle versioni del web (3.0 come web semantico, 5.0 come web intelligente) sono convenzioni terminologiche non normate: si imparano come risposta attesa della banca dati.

Motori di ricerca

Un motore di ricerca (Google, Bing) e' un servizio che indicizza le pagine web e risponde alle ricerche; non e' un browser. Una sitemap e' un elenco strutturato di URL che puo' aiutare il motore a scoprire le pagine: Google precisa che non garantisce scansione o indicizzazione e non e' sempre necessaria. ansa.it e' un sito di notizie, non un motore di ricerca.

Reti: indirizzi, DNS, DHCP, router, switch, Wi-Fi

• Indirizzo IP: identifica un dispositivo in rete. IPv4 e' una sequenza di quattro numeri da 0 a 255 separati da punti, per esempio 192.168.1.15, che e' un indirizzo di rete locale (privato). Secondo la RFC 8200, IPv6 porta la dimensione dell'indirizzo da 32 a 128 bit.
• Subnet mask: indica quale parte dell'indirizzo identifica la rete e quale il singolo dispositivo.
• Indirizzo MAC: identifica la scheda di rete (NIC) a livello di collegamento; ARP risolve un indirizzo IP nel MAC corrispondente.
• DNS: sistema che traduce i nomi di dominio in indirizzi, strutturato ad albero gerarchico, con name server che conservano le informazioni e resolver che le recuperano per conto dei programmi (RFC 1034).
• DHCP: protocollo che fornisce ai dispositivi la configurazione di rete e assegna automaticamente gli indirizzi (RFC 2131). Non va confuso con il DNS.
• Router: collega la rete locale a Internet e instrada i pacchetti tra reti; il default gateway e' il punto verso cui il dispositivo manda il traffico destinato fuori dalla rete locale.
• Switch: dispositivo che connette piu' dispositivi nella stessa rete locale e inoltra i dati al destinatario giusto. La topologia Ethernet comune e' a stella, con i dispositivi collegati a uno switch.
• Client e server: il client e' il dispositivo che richiede una risorsa, il server la fornisce. Una stampante e' la periferica che si condivide piu' spesso in rete; una unita' di rete permette di usare file e cartelle condivisi da altri computer.
• Estensione: LAN, MAN, WAN e, come ambito piu' ampio, la GAN (rete globale). La scheda di rete permette di collegare piu' computer formando una LAN.
• Bit-rate: velocita' di trasmissione dei dati in un'unita' di tempo.

Sul Wi-Fi: la famiglia 802.11 e' lo standard per le reti senza fili locali; Wi-Fi 6 offre maggiore capacita' e migliori prestazioni in ambienti densi nelle bande 2,4 e 5 GHz; l'estensione Wi-Fi 6E comprende anche la banda a 6 GHz, dove consentita e supportata dai dispositivi: vedi la distinzione Intel. Per la protezione, la Wi-Fi Alliance indica WPA3 come obbligatorio per i dispositivi certificati: tra le opzioni di un quiz si sceglie il protocollo piu' recente presente. Le reti aperte espongono i dati all'intercettazione. Un hotspot personale va protetto con cifratura e password robusta, senza considerarlo automaticamente immune da attacchi.

Malware, spam, phishing, DoS

Sul malware (virus, worm, trojan, spyware, ransomware) e sul phishing la dispensa ha gia' parlato. Si aggiungono questi punti. Il trojan e' un malware che si nasconde in programmi apparentemente utili. Un virus e' codice che infetta il software e non danneggia direttamente l'hardware. Secondo la definizione CISA il phishing usa email o siti malevoli per sollecitare informazioni personali fingendo di essere un'organizzazione fidata; segnali tipici sono mittente simile ma alterato, saluti generici, link che non corrispondono al testo, errori di lingua, allegati sospetti. Buona pratica e' verificare la richiesta tramite contatti indipendenti e non condividendo dati sensibili via email.

Lo spam (spamming) e' l'invio non richiesto di messaggi, in genere pubblicitari, a un gran numero di utenti, di solito per email. Il denial of service (DoS) e' un attacco che impedisce agli utenti legittimi di accedere a un sistema, di solito sommergendolo di traffico; se e' condotto da molte macchine insieme e' distribuito (DDoS), spesso tramite una botnet di dispositivi compromessi (CISA). Il flood HTTP sovraccarica un server di richieste HTTP; il netstrike e' la protesta in cui molti manifestanti caricano insieme, con il proprio browser, il sito dell'organizzazione bersaglio. Una vulnerabilita' e' una debolezza di un software o sistema sfruttabile da un attaccante; si riduce con gli aggiornamenti e non aprendo allegati o link di fonti non attendibili.

Firewall, antivirus, crittografia, VPN, backup

Il firewall filtra il traffico di rete secondo regole per proteggere da accessi non autorizzati: puo' essere un componente del sistema operativo o un dispositivo di rete. L'antivirus e' un programma che rileva e neutralizza codice malevolo. L'antivirus guarda i file, il firewall le connessioni. Mozilla e Acrobat Reader non sono antivirus. La crittografia converte i dati da forma leggibile a forma non intelligibile, decifrabile solo con la chiave appropriata; protegge dati memorizzati e trasmessi, anche nel cloud. La VPN crea un canale sicuro su rete pubblica; la VLAN e' una rete locale logica ricavata da una rete fisica: sono cose diverse. Contro il ransomware la CISA raccomanda backup offline, cifrati e testati periodicamente. Fare il backup di un disco significa riportarne il contenuto su un altro supporto.

Password, due fattori, protezione fisica

Una password e' un segreto, in genere una sequenza alfanumerica usata con un nome utente per accedere in modo esclusivo a una risorsa. Sul modo di sceglierla il NIST (SP 800-63B) e' preciso: lunghezza minima di 15 caratteri se la password e' l'unico fattore, 8 se fa parte di un'autenticazione a piu' fattori; si dovrebbero accettare almeno 64 caratteri; non vanno imposte regole di composizione (miscele obbligatorie di tipi di caratteri); non va imposto il cambio periodico, ma va forzato il cambio se c'e' evidenza di compromissione; le nuove password vanno confrontate con elenchi di password comuni o compromesse. Quindi lunghezza e imprevedibilita' contano piu' dei trucchi di sostituzione. I quiz seguono pero' la prassi tradizionale: lunga, con maiuscole, minuscole, numeri e simboli, senza parole di senso compiuto, generata in modo casuale. Tra opzioni come "R12!xBN5Ti89@Cc" e "76MnJi34!G_Hyt-33" si sceglie quella lunga, mista e senza senso. La robustezza dipende da lunghezza, prevedibilita' e modalita' di scelta: una breve parola isolata puo' essere facile da indovinare, mentre una frase lunga e imprevedibile puo' essere robusta. Se si sospetta che la password sia nota, la si cambia subito e, in ambito lavorativo, si avvisa l'amministratore.

L'autenticazione a piu' fattori combina categorie diverse: qualcosa che si sa (password), qualcosa che si ha (telefono, chiave fisica), qualcosa che si e' (impronta). Una OTP (one-time password) e' un codice valido una sola volta: il caso tipico e' la conferma di una transazione bancaria. Autenticazione e autorizzazione sono diverse: la prima verifica l'identita', la seconda stabilisce che cosa l'utente puo' fare. Contro chi ha accesso fisico al PC la misura piu' immediata e' la password all'accensione. La combinazione Ctrl+Alt+Canc apre in Windows la schermata di sicurezza, da cui si puo' cambiare la password. La sicurezza dei sistemi informativi ha due aspetti: fisico e logico.

Netiquette e accessibilita'

La netiquette e' il galateo della rete: l'insieme di regole di buona condotta nella comunicazione online; non e' una legge ne' un protocollo tecnico. Per l'accessibilita', un linguaggio chiaro nei siti e nei documenti pubblici li rende comprensibili anche a chi ha difficolta' cognitive; pulsanti grandi e facili da cliccare aiutano chi ha difficolta' motorie.

Sicurezza: vocabolario che ricorre nei quiz

Molte domande chiedono il significato di un termine. Le definizioni che seguono sono quelle del glossario del NIST (il Computer Security Resource Center), che e' la fonte da preferire quando un quiz e' ambiguo.

Quattro precisazioni utili.

• La vulnerabilita' e' la debolezza, non l'attacco e non il danno. La minaccia e' chi o che cosa potrebbe sfruttarla. Un quiz che definisce la vulnerabilita' come "una debolezza che puo' essere sfruttata" ha dato la risposta giusta.
• Il penetration test e' condotto da valutatori entro vincoli precisi, per individuare come aggirare le protezioni. Il NIST lo descrive anche come la verifica di quanto un sistema resista a tentativi attivi di comprometterlo.
• Lo sniffing e' un'attivita' di osservazione del traffico. Per questo la cifratura (HTTPS, reti Wi-Fi protette) e' la contromisura di base.
• Il ransomware puo' rendere indisponibili i dati e accompagnarsi alla minaccia di pubblicare informazioni sottratte. La difesa comprende prevenzione e preparazione alla risposta; un backup protetto e verificato aiuta il ripristino, ma non elimina il rischio di diffusione dei dati gia' esfiltrati.

Sul DoS la CISA indica come segnali tipici una rete insolitamente lenta (aprire file o siti), un sito che diventa irraggiungibile, l'impossibilita' di accedere a qualunque sito. Il modo migliore per rilevare un DoS e' il monitoraggio e l'analisi del traffico di rete. Un attacco puo' saturare il bersaglio con traffico o richieste, ma esistono altre tecniche di esaurimento delle risorse o sfruttamento di vulnerabilita': vedi la guida CISA.

Reti Wi-Fi e hotspot: come proteggerle

La CISA, nella guida sulla protezione delle reti senza fili, indica queste regole di buon senso.

• Cifratura: WPA3 e' oggi la piu' forte; WPA e WPA2 sono ancora disponibili, ma conviene usare apparati che supportano WPA3. Fra WPA, WPA2 e WPA3 la scelta piu' robusta e' WPA3: la CISA consiglia apparati che la supportano. se tra le opzioni c'e' WPA3, e' quella la piu' robusta.
• Password del router: cambiare quella predefinita, perche' rende piu' difficile l'accesso al dispositivo. Una password complessa rende piu' difficile l'accesso.
• Nome della rete (SSID): evitare di pubblicizzarlo e sostituire quello del produttore con uno personalizzato, perche' questo rende piu' difficile per un aggressore individuare la rete.
• Hotspot pubblici: Sugli hotspot pubblici disattivare la condivisione di file e cartelle.

Un hotspot personale (lo smartphone che condivide la connessione) si protegge con la stessa logica: cifratura attiva e password robusta. La sola password non e' pero' una garanzia assoluta di immunita' da violazioni: e' la condizione minima. Se in un quiz compare l'opzione "solo se protetto da password", e' la risposta che il testo si aspetta, ma conviene ricordare che la password e' necessaria e non sufficiente.

Phishing e altre forme di inganno

La CISA distingue quattro varianti di ingegneria sociale, utili per le domande "quale termine indica...".

• Social engineering: manipolazione di persone, facendosi passare per figure di fiducia, per ottenere informazioni.
• Phishing: imitazione di un'organizzazione legittima tramite email o siti per sottrarre dati personali.
• Vishing: l'inganno avviene a voce, spesso sfruttando sistemi VoIP in cui l'identificativo del chiamante puo' essere falsificato.
• Smishing: l'inganno avviene tramite SMS con collegamenti malevoli.

Segnali d'allarme: mittente sospetto, saluto generico, collegamenti falsificati, errori grammaticali, allegati sospetti. controllare che il sito usi https, usare software di sicurezza e l'autenticazione a piu' fattori. Se si e' stati raggirati: segnalare internamente, avvisare la banca, cambiare le password, monitorare l'uso improprio dell'identita'.

Indirizzi, pop-up e comandi del browser

Quando un indirizzo e' formalmente corretto. La sintassi generale di un URI (RFC 3986) e' schema, due punti, parte gerarchica, eventualmente un punto interrogativo con la query e un cancelletto con il frammento. Il nome dello schema comincia con una lettera e prosegue con lettere, cifre, il segno piu', il punto o il trattino. Lo schema indica la specifica che governa quel tipo di identificatore: http e https per le pagine web, ftp per il trasferimento di file. Lo stesso RFC cita come esempio proprio un indirizzo ftp://, quindi un indirizzo che inizia con ftp:// seguito dal nome del server e' formalmente corretto: non lo e' solo quello che comincia con http. Gli indirizzi sbagliati dei quiz hanno di solito spazi, mancano dei due punti oppure hanno lo schema scritto male.

Pop-up. Chrome blocca i pop-up per impostazione predefinita e, quando ne blocca uno, mostra un'icona nella barra degli indirizzi. Dal menu (i tre puntini) si apre Impostazioni, poi Privacy e sicurezza, Impostazioni sito, Popup e reindirizzamenti, dove si sceglie il comportamento predefinito. Si possono anche consentire o bloccare i pop-up per singoli siti. Se i messaggi indesiderati continuano anche dopo il blocco, la causa possono essere le notifiche del sito, che si bloccano dalle informazioni sul sito. La risposta dei quiz e' quindi "con l'apposito comando nelle impostazioni o opzioni del browser". Il percorso esatto cambia da versione a versione, il principio no.

Livelli del TCP/IP

L'RFC 1122, che definisce i requisiti per gli host Internet, descrive quattro livelli: applicazione (il livello piu' alto), trasporto, Internet e collegamento (link). Nel trasporto stanno i due protocolli TCP e UDP. Il TCP e' orientato alla connessione e affidabile; l'UDP offre un servizio a datagrammi senza connessione. Il livello di trasporto cura quindi la comunicazione fra le applicazioni (end-to-end); IP, ICMP e IGMP sono nel livello Internet. Per le domande "quale livello comprende TCP e UDP" la risposta e' trasporto, non rete.

Cloud: altri termini che ricorrono

• Cloud broker: per il NIST e' un'entita' che gestisce l'uso, le prestazioni e la fornitura dei servizi cloud e negozia i rapporti tra fornitori e utilizzatori. E' un ruolo di intermediazione; la stessa organizzazione puo' svolgere anche il ruolo di fornitore, come chiarisce il NIST.
• Service level agreement (SLA): impegno tra un fornitore di servizi e uno o piu' clienti su aspetti specifici del servizio: responsabilita', tipo di servizio, livello atteso di prestazioni (affidabilita', qualita', tempi di risposta), requisiti di segnalazione, risoluzione e conclusione. Un altro testo NIST lo descrive come il contratto che definisce, ad esempio, il tempo di ripristino dopo un guasto. Nei quiz: contratto che fissa i livelli di servizio garantiti.

Il resto dei termini cloud che compaiono nei quiz (storage a oggetti, scalabilita' verticale, bilanciamento del carico, orchestrazione, serverless, CDN) non ha qui una definizione ufficiale verificata: su queste domande conviene ragionare sul senso del nome, che di solito e' trasparente, e ricordare che la risposta della banca dati e' una definizione tecnica non ufficiale.

Trappole tipiche dei quiz

• Browser e motore di ricerca: Google, Yahoo, Facebook non sono browser; Thunderbird e Acrobat Reader nemmeno. Chrome, Edge, Firefox, Opera, Safari lo sono.
• Cookie: sono dati, non programmi; quelli di sessione di norma spariscono alla chiusura del browser.
• Navigazione in incognito: non rende invisibili a datore di lavoro, provider o siti; download e preferiti restano.
• Lucchetto: indica connessione cifrata, non sito affidabile.
• http e https: http porta 80, https porta 443 con TLS; per i pagamenti sempre https.
• Aggiorna richiede di nuovo la pagina al server; indietro torna alla precedente; Ctrl+F cerca nella pagina.
• IaaS, PaaS, SaaS: ragionare su chi gestisce che cosa; Google Drive e' un esempio SaaS; Amazon EC2 e' un esempio IaaS, mentre AWS offre anche altri tipi di servizi: vedi AWS.
• Ibrido e' privato piu' pubblico; multi-cloud e' piu' fornitori.
• Qualificazione cloud PA: oggi compete all'ACN, non piu' all'AgID.
• Firewall e antivirus: connessioni contro file.
• Cambio periodico delle password: la prassi dei quiz lo consiglia, il NIST lo sconsiglia in assenza di compromissione. Se la domanda e' neutra segui la risposta attesa; se cita il NIST segui il NIST.
• VPN o VLAN: la prima e' un canale sicuro su rete pubblica, la seconda una segmentazione logica.
• DHCP o DNS: il primo assegna indirizzi, il secondo traduce nomi.
• TLD: il suffisso identifica il dominio di primo livello; da solo non prova sede del titolare o posizione del server.

Bit, byte e multipli: decimale contro binario

Il bit e' la cifra binaria, 0 oppure 1: la quantita' minima di informazione. Il byte e' un gruppo di 8 bit. Da qui discendono due conti che i quiz ripropongono di continuo: 8 byte = 8 x 8 = 64 bit; e un byte puo' assumere 2^8 = 256 valori diversi (da 00000000 a 11111111).

Regola generale: con n bit si rappresentano 2^n valori diversi. Esempi svolti:

• 5 bit: 2^5 = 32 valori.
• 7 bit: 2^7 = 128 valori.
• 8 bit (un byte): 2^8 = 256 valori.
• 2 byte = 16 bit: 2^16 = 65.536 valori.
• Quanti bit servono per 250 valori diversi? Si cerca il piu' piccolo n con 2^n >= 250. Poiche' 2^7 = 128 non basta e 2^8 = 256 basta, ne servono 8.

Per i multipli esistono due convenzioni, ed e' la fonte di molte trappole. Il NIST ricorda che l'uso di "kilo" per indicare 1.024 e' nato fra gli informatici, mentre per i fisici e il Sistema Internazionale kilo significa 1.000; per eliminare l'ambiguita' nel 1998 la IEC ha standardizzato i prefissi binari kibi, mebi, gibi, tebi (simboli Ki, Mi, Gi, Ti), corrispondenti a 2^10, 2^20, 2^30, 2^40.

Quindi "un gigabyte e' circa 10^9 byte" e' corretto nel senso decimale, mentre nel senso binario tradizionale sono 2^30 byte: i due valori differiscono di circa il 7%. Per confrontare quantita' diverse ("quale occupa piu' spazio?") bisogna prima portare tutto alla stessa unita': 1 TB supera 1 GB, 1 GB supera 1 MB, e un valore espresso in bit va diviso per 8 per ottenere i byte.

Esempio sulle immagini: se si rappresenta un'immagine di 100 x 100 pixel in bianco e nero con 1 bit per pixel, i soli dati dei pixel occupano 10.000 bit, cioe' 1.250 byte. La dimensione effettiva del file dipende anche da formato, eventuali metadati, allineamento e compressione.

Sistema binario ed esadecimale: conversioni svolte

Nel sistema binario ogni posizione vale una potenza di 2, da destra: 1, 2, 4, 8, 16, 32, 64, 128... Per passare da binario a decimale si sommano le potenze corrispondenti alle cifre 1.

• 11 (binario) = 2 + 1 = 3.
• 1011 = 8 + 2 + 1 = 11; sapendo che 1001 = 9, 1011 e' due unita' in piu'.
• 111111 = 32 + 16 + 8 + 4 + 2 + 1 = 63 (sei bit tutti a 1 valgono 2^6 - 1).
• 10101010 = 128 + 32 + 8 + 2 = 170.
• Parte frazionaria: dopo la virgola i pesi sono 1/2, 1/4, 1/8, 1/16... Percio' 0,0101 = 1/4 + 1/16 = 0,25 + 0,0625 = 0,3125.

Per passare da decimale a binario si dividono i valori per 2 annotando i resti, oppure si sottraggono le potenze di 2 piu' grandi possibile. Esempi: 8 = 1000; 105 = 64 + 32 + 8 + 1, cioe' in otto bit 01101001; 8310 = 8192 + 64 + 32 + 16 + 4 + 2, cioe' 10000001110110 (le potenze usate sono 2^13, 2^6, 2^5, 2^4, 2^2, 2^1).

L'esadecimale usa 16 simboli: 0-9 e le lettere A-F, con A = 10, B = 11, C = 12, D = 13, E = 14, F = 15. Ogni cifra esadecimale corrisponde esattamente a 4 bit, per cui un byte si scrive con due cifre esadecimali. Cio' rende la conversione binario-esadecimale un lavoro di raggruppamento, senza passare dal decimale.

Da binario a esadecimale: si raggruppano i bit a quattro a quattro partendo da destra, completando con zeri a sinistra.

• 11010100 = 1101 | 0100 = D | 4 = D4.
• 1111010 = 0111 | 1010 = 7 | A = 7A.
• 11110110100 = 0111 | 1011 | 0100 = 7 | B | 4 = 7B4.
• 110111001 = 0001 | 1011 | 1001 = 1 | B | 9 = 1B9.

Da esadecimale a binario: ogni cifra diventa un gruppo di quattro bit.

• 6CA = 0110 | 1100 | 1010 = 011011001010, cioe' 11011001010 togliendo lo zero iniziale.
• 2ED = 0010 | 1110 | 1101 = 1011101101.
• 3A,8 = 0011 | 1010 , 1000 = 111010,1 (la parte dopo la virgola si raggruppa da sinistra verso destra).

Da esadecimale a decimale: ogni posizione vale una potenza di 16 (1, 16, 256, 4096...).

• 51A = 5 x 256 + 1 x 16 + 10 = 1280 + 16 + 10 = 1306.
• 13B = 1 x 256 + 3 x 16 + 11 = 256 + 48 + 11 = 315.
• ACAC1A = 10 x 16^5 + 12 x 16^4 + 10 x 16^3 + 12 x 16^2 + 1 x 16 + 10 = 10.485.760 + 786.432 + 40.960 + 3.072 + 16 + 10 = 11.316.250.

Da decimale a esadecimale: si divide per 16 annotando i resti. 396 / 16 = 24 con resto 12 (C); 24 / 16 = 1 con resto 8; 1 / 16 = 0 con resto 1; leggendo i resti al contrario si ottiene 18C. Verifica: 1 x 256 + 8 x 16 + 12 = 396.

Somma binaria: valgono 0+0=0, 0+1=1, 1+1=10 (scrivo 0, riporto 1). Esempio: 0111 + 0101 = 1100 (7 + 5 = 12).

Complemento a 1 e a 2. Il complemento a 1 si ottiene scambiando ogni 0 con 1 e viceversa. Il complemento a 2, che i calcolatori usano per i numeri con segno, si ottiene invertendo i bit e sommando 1; ha il vantaggio che lo zero ha una sola rappresentazione e che le stesse operazioni valgono per numeri con e senza segno. Esempio: complemento a 2 di 1100100. Inversione: 0011011; aggiungo 1: 0011011 + 1 = 0011100.

CPU, architettura di von Neumann e ciclo di esecuzione

La CPU (processore) esegue le istruzioni dei programmi. E' composta idealmente da un'unita' di controllo, che interpreta le istruzioni e invia i segnali agli altri componenti, e da un'unita' aritmetico-logica (ALU), che esegue operazioni matematiche e logiche (somme, confronti, AND, OR, NOT), oltre ai registri. Il modello logico di riferimento dei calcolatori e' l'architettura di von Neumann: programma e dati stanno nella stessa memoria e la CPU li preleva da li'.

Il ciclo di istruzione (fetch-decode-execute) e' ripetuto continuamente:

1. Fetch (prelievo): la CPU legge dalla memoria l'istruzione indicata dal program counter, che poi punta alla successiva.
2. Decode (decodifica): l'unita' di controllo interpreta l'istruzione e capisce quali operazioni e quali operandi servono.
3. Execute (esecuzione): l'operazione viene svolta (ad esempio un calcolo nella ALU, un accesso alla memoria, un salto).

Alcuni testi dettagliano le fasi in cinque passi: caricamento dell'istruzione, decodifica, caricamento dell'operando, esecuzione, memorizzazione del risultato. E' la stessa sequenza, solo piu' analitica: l'ordine non cambia.

Memorie: gerarchia, memoria virtuale, supporti, firmware

• Gerarchia: registri e cache della CPU, poi RAM, poi memorie di massa (SSD, HDD), infine i supporti offline. In generale, scendendo nella gerarchia si privilegia maggiore capacita' e minore costo per bit rispetto alla velocita', ma i valori dipendono dai dispositivi e dal carico. La memoria primaria ha tempi di accesso dell'ordine dei nanosecondi; i tempi delle memorie di massa variano per tecnologia e operazione: negli HDD la ricerca meccanica si misura tipicamente in millisecondi, mentre gli SSD non hanno testine meccaniche e presentano caratteristiche diverse.
• Memoria virtuale: tecnica con cui il sistema operativo gestisce spazi di indirizzi virtuali, mappandoli sulla memoria fisica; puo' usare anche memoria secondaria, ad esempio un file di paging. Lo spazio virtuale non coincide semplicemente con la somma di RAM e disco. Si veda la documentazione Microsoft sulla memoria virtuale.
• Memorie di massa: sono non volatili. Dischi magnetici (HDD) e a stato solido (SSD, memoria flash) sono i principali; la memoria flash e' non volatile e senza parti meccaniche, e gli SSD sono generalmente piu' rapidi degli HDD nell'accesso ai dati, con prestazioni che dipendono da dispositivo e operazione. Se un supporto viene rimosso o danneggiato, i dati che vi sono conservati possono diventare inaccessibili o andare persi; copie di backup su altri supporti possono conservarli.
• Supporti ottici: CD, DVD, Blu-ray, letti da un laser. Il CD ha 120 mm di diametro e una capacita' di 650-700 MB (74-80 minuti di audio). Esistono varianti in sola lettura (ROM), scrivibili una volta (R) e riscrivibili (RW): fra le opzioni, il DVD-RW e' il disco ottico riscrivibile. Un supporto di memoria esterno al computer e' ad esempio una chiavetta USB o un disco esterno.
• Firmware: software a basso livello che controlla l'hardware, memorizzato in memoria non volatile (flash, EEPROM) dentro il dispositivo stesso. Il quiz sul software memorizzato nei dispositivi hardware chiede firmware.

Scheda madre, bus, BIOS e UEFI

La scheda madre e' il circuito stampato principale: ospita la CPU, gli slot della memoria RAM, il chipset, la memoria con il firmware e i connettori per periferiche e schede di espansione. E' l'elemento che supporta e connette tutte le parti del computer.

Un bus e' un sistema di comunicazione che permette lo scambio di dati fra componenti; alcune architetture usano linee condivise, altre collegamenti dedicati. Si distinguono, ad esempio, il bus degli indirizzi, che individua le locazioni di memoria (con indirizzi a 32 bit si raggiungono 2^32 locazioni, circa 4 miliardi, cioe' circa 4 GiB se ogni locazione e' un byte), e il bus di memoria verso la RAM. Per esempio, il PCI Express usa collegamenti seriali punto-punto, diversamente dal bus PCI parallelo condiviso; USB e' un'interfaccia usata comunemente per periferiche esterne. I dati nel computer passano tramite diverse interconnessioni, secondo i componenti coinvolti. Attenzione al doppio significato: "topologia a bus" indica anche un modo di cablare una rete, ma qui si parla del bus della scheda madre.

Il BIOS (Basic Input/Output System) e' il firmware che inizializza l'hardware all'accensione. Esegue il POST (autotest di CPU, RAM, scheda video, tastiera, dischi), poi cerca un programma di avvio (bootloader) sul dispositivo previsto dalla configurazione e gli cede il controllo; l'avvio puo' avvenire anche da rete, come nel caso PXE; fornisce inoltre interfacce standard per accedere ai dispositivi. Oggi il BIOS e' registrato su memoria flash della scheda madre, aggiornabile senza togliere il chip. Il successore e' l'UEFI (Unified Extensible Firmware Interface), specifica del firmware di avvio; Windows 11 richiede sistemi UEFI. Nei quiz: BIOS = "programma caricato all'avvio che gestisce l'hardware".

Plug and Play: insieme di funzioni che aiutano il sistema operativo a rilevare e configurare dispositivi compatibili, spesso con intervento minimo dell'utente. Il funzionamento dipende anche dai driver disponibili e dalla configurazione; in alcuni casi occorre installare o selezionare un driver, come spiega Microsoft. Il riconoscimento automatico va distinto dal collegamento a caldo: non tutte le porte o schede PCI Express e SATA supportano inserimento e rimozione a computer acceso. Per PCI Express, per esempio, lo slot deve avere il supporto necessario, come indicato nella documentazione Microsoft.

Schermo, risoluzione e qualita' di stampa

La dimensione di uno schermo si misura in pollici, lungo la diagonale. La risoluzione e' invece il numero di pixel mostrati in larghezza e altezza (ad esempio 1920 x 1080): il quiz sulla "definizione delle immagini sullo schermo" si riferisce alla risoluzione, quello sui "pollici" alla dimensione fisica. La risoluzione di stampa e di scansione puo' essere espressa in DPI (dots per inch, punti per pollice). Il PPI (pixel per pollice) indica la densita' dei pixel rispetto a una dimensione fisica, per esempio in stampa o sullo schermo; le dimensioni raster di un'immagine si esprimono invece in pixel. La qualita' finale dipende anche da altri fattori, tra cui la risoluzione dell'immagine e il dispositivo: si veda la spiegazione Adobe sulla risoluzione di stampa.

Sistemi operativi e processi

Il testo ha gia' definito sistema operativo, driver e shell. Si aggiungono qui i riferimenti dei quiz.

• Windows e' il sistema di Microsoft; il suo assistente vocale e' stato Cortana, oggi ridimensionato (l'app autonoma e' stata deprecata). Per le riunioni e le videoconferenze nella suite Microsoft 365 si usa Teams.
• macOS e' il sistema dei Mac Apple. Secondo l'elenco ufficiale Apple le versioni comprendono Catalina (10.15), Big Sur (11), Monterey (12), Ventura (13), Sonoma (14), Sequoia (15). Catalina e Big Sur sono dunque versioni di macOS. L'assistente vocale Apple e' Siri. MacBook Pro e Macintosh sono computer Apple, non sistemi operativi.
• Linux e' un kernel di tipo Unix (Unix-like), sviluppato da zero da Linus Torvalds con la collaborazione di sviluppatori di tutto il mondo; e' distribuito sotto licenza GNU GPL v2. E' un componente dei sistemi completi chiamati distribuzioni: si veda la presentazione del progetto Linux. Il kernel e' open source; una distribuzione puo' includere anche componenti con altre licenze, per esempio driver proprietari, come spiega la documentazione Ubuntu.
• Processo e multitasking: un processo comprende il programma in esecuzione, il suo spazio di memoria e altre risorse; puo' contenere uno o piu' thread, unita' di esecuzione. Il sistema alterna le attivita' pronte e puo' eseguirne piu' d'una in parallelo su piu' processori o core. Nel modello Round Robin le attivita' pronte ricevono a turno un quanto massimo di tempo; un'attivita' che termina o deve attendere puo' cedere la CPU prima della scadenza. Le politiche effettive possono includere priorita': si vedano le spiegazioni Microsoft su processi e thread e sui cambi di contesto.
• Deframmentazione: quando un file e' suddiviso in blocchi non contigui, su un disco rigido magnetico la lettura puo' richiedere piu' spostamenti delle testine. La deframmentazione riorganizza i dati per ridurre la frammentazione. Gli SSD non hanno testine meccaniche: in Windows l'ottimizzazione predefinita per un SSD che supporta TRIM puo' usare retrim, operazione diversa dalla deframmentazione. Si veda la documentazione Microsoft sull'ottimizzazione dei volumi.
• Formattazione: prepara un dispositivo all'uso. La preparazione di un disco puo' comprendere il partizionamento e la creazione del file system (formattazione di alto livello), con cui il sistema operativo organizza i file; sono operazioni distinte, come mostra DiskPart, e si puo' formattare un volume gia' esistente. La formattazione rapida ricrea le strutture del file system senza sovrascrivere interamente il volume; la formattazione completa puo' invece scrivere su tutti i settori. La recuperabilita' dipende dalla procedura e dal supporto: non e' garantita. Si vedano le istruzioni Microsoft sulla formattazione.

Software di base, applicativo e licenze

Il software di sistema (sistema operativo, driver, firmware, utilita' come la deframmentazione) e' distinto dal software applicativo (videoscrittura, foglio di calcolo, browser).

Le licenze regolano cosa si puo' fare del software. Definizioni autorevoli (Progetto GNU e Open Source Initiative):

• Software libero: garantisce quattro liberta' (eseguire per qualsiasi scopo, studiare e modificare il codice, ridistribuire copie, distribuire le versioni modificate). "Libero" vale come "libera espressione", non come "birra gratis": puo' anche essere venduto.
• Open source: secondo la Open Source Definition la licenza deve consentire la libera ridistribuzione (anche a pagamento), includere o rendere disponibile il codice sorgente, ammettere modifiche e opere derivate, non discriminare persone o campi d'uso. Il software open source e' dunque sottoposto a una licenza libera che permette lo studio e le modifiche da parte di altri programmatori. GPL, BSD e MIT sono esempi di licenze di questo tipo: "BSD e MIT sono due tipi di licenza software".
• Freeware: software concesso in uso gratuitamente; il Progetto GNU osserva che il termine non ha una definizione universalmente accettata ed e' spesso usato per programmi ridistribuibili ma non modificabili, senza codice sorgente disponibile. La gratuita' da sola non garantisce le liberta' del software libero: occorre verificare la licenza.
• Shareware: si puo' copiare e provare, ma chi continua a usarlo deve pagare la licenza.
• Software proprietario: uso, ridistribuzione o modifica sono vietati o soggetti a permesso. Commerciale non e' sinonimo di proprietario: descrive il modello di business di chi lo sviluppa.

Suite per ufficio

Microsoft 365 / Office comprende Word (testi), Excel (fogli di calcolo e tabelle di dati), PowerPoint (presentazioni), Outlook (posta) e Teams (chat e riunioni online); Access (database) compare nelle edizioni che lo prevedono. LibreOffice e' la suite open source e gratuita (licenza Mozilla Public License v2.0) che funziona su Windows, macOS e Linux e legge i formati Microsoft; il suo formato nativo e' ODF, standard aperto. I suoi componenti e le corrispondenze con Office sono:

LibreOffice e' dunque l'alternativa gratuita al pacchetto Microsoft Office; per tabelle e grafici dei dati si usa un foglio di calcolo (Excel o Calc). Google Workspace e' la suite in cloud di Google, gestita per le organizzazioni da una console di amministrazione unica.

Microsoft Access: concetti essenziali

Access e' il programma Microsoft per la gestione di database relazionali; l'analogo di LibreOffice e' Base. Un database Access e' fatto di oggetti diversi:

• Tabella: contenitore dei dati, organizzato in righe e colonne. Ogni record e' una riga con le informazioni su un elemento; ogni campo e' una colonna che memorizza una singola informazione, presente in ogni record.
• Chiave primaria: uno o piu' campi che identificano univocamente ogni riga; la combinazione dei valori deve essere univoca e non nulla. Access puo' creare un campo Contatore (AutoNumber) come identificativo. Una chiave esterna contiene uno o piu' campi che fanno riferimento a una chiave di un'altra tabella: spesso si riferiscono alla sua chiave primaria, ma nelle relazioni Access puo' essere usato anche un campo con indice univoco. Si veda la guida Microsoft alla progettazione di database.
• Relazioni: uno-a-molti (la piu' comune), molti-a-molti (richiede una tabella di collegamento) e uno-a-uno (rara). L'integrita' referenziale, se attivata per una relazione e quando le condizioni sono soddisfatte, impedisce riferimenti a record inesistenti e operazioni che creerebbero riferimenti non validi; la relazione puo' essere definita anche senza attivarla. Un campo di chiave esterna puo' rimanere Null se le proprieta' del campo e gli altri vincoli lo consentono. Il comportamento di aggiornamento ed eliminazione dipende anche dalle opzioni a cascata. Per condizioni ed esempi si veda la guida Microsoft alle relazioni.
• Query: strumento per visualizzare, aggiungere, eliminare o modificare dati. Si dividono in query di selezione (estraggono dati da una o piu' tabelle, con criteri e calcoli) e query di comando, o di azione (aggiungono, modificano, eliminano righe: accodamento, aggiornamento, eliminazione, creazione tabella). Una fase fondamentale nella definizione di una query e' la scelta delle tabelle su cui si basa.
• Maschera (form): interfaccia per inserire, vedere e gestire i dati in modo piu' semplice che nella tabella grezza.
• Report: presenta i dati, presi da tabelle o query, in forma leggibile e adatta alla stampa, con totali e raggruppamenti. Le viste sono: Visualizzazione Report (aspetto finito), Anteprima di stampa (come apparira' stampato), Visualizzazione Layout (modifiche con i dati visibili) e Visualizzazione Struttura (controllo completo su sezioni e controlli): per modificare la formattazione si usano Layout e Struttura.
• Filtro: mostra temporaneamente solo i record che rispondono a un criterio, senza eliminare alcun dato; si toglie e i record tornano visibili. I tipi sono filtro per selezione, filtro in base a maschera (utile con piu' campi: si compila una maschera vuota con i criteri) e filtro avanzato, che si puo' salvare come query.
• Campo Si/No: memorizza un valore booleano (Si/No, Vero/Falso, On/Off); di norma e' mostrato con una casella di controllo.

Formati di file. Dalla versione 2007 il formato predefinito e' .accdb; prima si usava .mdb. Il .accdb supporta campi a valori multipli, allegati, campi calcolati e crittografia migliorata; il .mdb conserva compatibilita' con le versioni precedenti e funzioni come la replica. I file .accdb non si aprono con versioni di Access antecedenti al 2007; i file .mdb si aprono con Access. Una sigla come "acdb" non figura fra le estensioni di Access indicate dal produttore.

PowerPoint: concetti essenziali

• Layout e schema: il layout stabilisce posizione e formattazione dei segnaposto (titolo, testo, tabelle, immagini) della singola diapositiva; lo schema diapositiva (Visualizza, Schema diapositiva) definisce elementi comuni come font e logo per i layout associati. Se si modificano layout dopo aver creato le diapositive, puo' essere necessario riapplicarli alle diapositive esistenti. Si vedano le istruzioni Microsoft per personalizzare lo schema e riapplicare un layout.
• Transizione contro animazione: la transizione riguarda il passaggio tra diapositive: in PowerPoint si imposta sulla diapositiva in arrivo e determina il suo ingresso e l'uscita della precedente; si puo' applicare un solo effetto di transizione per diapositiva. Si vedano le istruzioni Microsoft; l'animazione riguarda un singolo elemento (testo, forma, immagine) e ne possono esistere piu' d'una. Gli effetti di animazione sono di ingresso, di uscita, di enfasi e percorsi di movimento. A uno stesso oggetto si possono aggiungere piu' effetti con il comando Aggiungi animazione: si vedano le istruzioni Microsoft.
• SmartArt: oggetti grafici che trasformano testo o elenchi in diagrammi visivi, scelti da una galleria di layout; si inseriscono da Inserisci, SmartArt, oppure con Converti in SmartArt dalla scheda Home. Si vedano le istruzioni Microsoft per inserire una SmartArt e convertire un elenco.
• WordArt: strumento che inserisce testo decorativo per far risaltare un titolo: stili preimpostati, riempimento e contorno, ombre, riflessi, trasformazioni (testo curvo). Si trova in Inserisci, WordArt: la guida Microsoft include PowerPoint tra le app supportate.
• Estensioni: una presentazione normale ha estensione .pptx. Salvata come PowerPoint Show diventa .ppsx: in Windows, con l'associazione a PowerPoint, al doppio clic si apre in modalita' presentazione. Per modificarla si puo' aprire da File, Apri in PowerPoint desktop. PowerPoint per il Web puo' aprire e modificare anche file .ppsx, ma l'avvio e il salvataggio seguono procedure diverse. Si vedano le guide Microsoft per PowerPoint Show e i formati supportati.

Access: report, maschere e fogli dati

Un database Access e' fatto di oggetti diversi, e ogni oggetto ha un compito preciso. Le domande piu' frequenti chiedono di distinguere a cosa serve ciascuno e come si modifica.

• Report: oggetto del database che serve a presentare le informazioni, ad esempio per visualizzare o distribuire un riepilogo dei dati, archiviare istantanee dei dati, fornire dettagli su singoli record o creare etichette. In sintesi, e' il prospetto con il risultato di un'elaborazione dei dati, in forma adatta alla stampa.
• Origine record: un report associato puo' usare una tabella, una query o un'istruzione SQL come origine dei dati. Esistono anche report non associati, per esempio come contenitori di sottoreport.
• Sezioni del report (visibili in visualizzazione Struttura): intestazione di report (all'inizio, tipicamente logo, titolo e data), intestazione di pagina (in cima a ogni pagina), intestazione di gruppo, corpo (una volta per ogni riga dell'origine record), pie' di pagina di gruppo, pie' di pagina, pie' di pagina di report (totali dell'intero report).

Dove si crea un report: gruppo Report della scheda Crea. Gli strumenti sono Report (report tabulare semplice con tutti i campi dell'origine selezionata), Struttura report (report vuoto in visualizzazione Struttura), Report vuoto (si apre in visualizzazione Layout con l'Elenco campi), Creazione guidata report ed Etichette. La visualizzazione iniziale dipende dallo strumento scelto: per esempio, Report vuoto apre Layout e Struttura report apre Struttura. In Layout si possono ridimensionare e spostare campi ed etichette.

Per modificare campi e controlli di un report si usano le visualizzazioni Layout o Struttura. L'Anteprima di stampa consente di controllare il risultato e modificare alcune impostazioni di pagina, tra cui margini e orientamento, come indica la guida Microsoft. Le funzioni e i comandi disponibili possono variare secondo il tipo di oggetto e la versione di Access.

Maschere e controlli

I controlli sono gli oggetti che si inseriscono in una maschera o in un report per inserire, modificare o visualizzare dati. Le possibilita' di modifica dipendono anche dal tipo di oggetto e dall'origine dati. Si veda la guida Microsoft ai controlli. Sono da ricordare:

• Casella di testo: mostra testo, numeri, date, ore; puo' essere associata a un campo (in una maschera, se il controllo e l'origine dati sono aggiornabili, scrivendo nella casella si modifica il dato sottostante) o mostrare un valore calcolato.
• Etichetta: contiene testo fisso. Le etichette autonome servono per titoli e istruzioni della maschera: per aggiungere un titolo nell'intestazione di una maschera si inserisce quindi un controllo etichetta.
• Pulsante di comando: attiva una macro o una routine Visual Basic.
• Casella combinata: elenco di valori possibili piu' una casella di testo modificabile; l'elenco puo' derivare da una tabella o da una query.
• Interruttore, pulsante di opzione e casella di controllo: gestiscono valori on/off, vero/falso, si/no; in un gruppo di opzioni normalmente consentono una sola scelta alla volta, con un valore numerico assegnato a ciascuna opzione. Se piu' opzioni hanno erroneamente lo stesso valore possono apparire evidenziate insieme.
• Linea e interruzione di pagina: elementi di aspetto e di impaginazione.

Fogli dati: aprire una tabella e rinominare un campo

Il foglio dati e' la rappresentazione in righe e colonne dei dati di una tabella o del risultato di una query; per impostazione predefinita tabelle e query si aprono proprio in visualizzazione Foglio dati. Nel riquadro di spostamento si fa clic con il tasto destro sulla tabella e si sceglie Apri dal menu di scelta rapida. Si veda la guida Microsoft ai fogli dati.

Per rinominare un campo di una tabella in visualizzazione Foglio dati si agisce sull'intestazione della colonna: Microsoft descrive il tasto destro e il comando Rinomina colonna, oppure, per un campo nuovo, il doppio clic sull'intestazione e la digitazione del nome. Le diciture possono variare tra versioni; si veda anche la guida per aggiungere o eliminare una colonna. Altre operazioni sull'intestazione: ordinare, filtrare con la freccia, nascondere e scoprire campi.

Il tipo di dati Si/No

Il tipo di dati Si/No memorizza un valore booleano: Vero o Falso, Attivato o Disattivato, Si o No. E' spesso associato a una casella di controllo in maschere e report. Si aggiunge in visualizzazione Foglio dati (Fare clic per aggiungere, poi Si/No) o in visualizzazione Struttura (colonna Tipo di dati). Fra le proprieta' del campo ci sono Didascalia, Valore predefinito, Formato (Vero/Falso, Si/No, Attivazione/disattivazione), Allineamento testo, Valido se e Messaggio errore. La proprieta' Indicizzato ha tre valori: Si (nessun duplicato), che crea un indice univoco; Si (Duplicati OK), indice non univoco; No, che rimuove l'indice. Un indice univoco sul solo campo impedisce di ripetere lo stesso valore: per un campo Si/No questo vincolo puo' consentire al massimo un record per ciascuno dei due valori, e in genere non e' adatto a una semplice casella ripetuta su molti record. In un indice composto, invece, l'unicita' riguarda la combinazione dei campi indicizzati. Si vedano le istruzioni Microsoft sui campi Si/No e sugli indici univoci.

Attenzione: se si elimina un campo che contiene dati, i dati si perdono definitivamente; conviene fare prima un backup del database, come raccomandato dalla guida Microsoft.

Screen saver e stampa di prova in Windows

Lo screen saver e' un'immagine o un'animazione che compare quando il computer resta inattivo per un periodo stabilito. Nato per evitare la bruciatura dei vecchi monitor CRT, oggi resta un modo per personalizzare lo schermo e un livello in piu' di sicurezza: con l'opzione di richiedere l'accesso alla ripresa (On resume, display logon screen) attiva, dopo l'attivazione dello screen saver viene richiesta l'autenticazione alla ripresa. Microsoft ricorda che per risparmiare energia e' consigliato mettere il computer in sospensione. Si imposta da Personalizzazione, Schermata di blocco, voce Screen saver, dove si scelgono lo screen saver e i minuti di attesa. Si veda la guida Microsoft.

Per verificare che Windows 11 comunichi con la stampante si stampa una pagina di prova: Start, Impostazioni, Bluetooth e dispositivi, Stampanti e scanner, si seleziona la stampante, poi Proprieta' stampante e nella scheda Generale il pulsante Stampa pagina di prova. Se la pagina non viene stampata, si verificano prima stampante, connessione e driver. Nelle app come Word o Excel conviene anche controllare che sia selezionata la stampante giusta e che il suo stato sia Pronta. Si vedano le istruzioni Microsoft per i problemi di stampa.

Sicurezza: gli attacchi che i quiz chiedono di riconoscere

Il GDPR (Regolamento UE 2016/679; si veda anche il testo del Garante aggiornato alle rettifiche del 2018, articolo 4) definisce i dati biometrici come dati personali ottenuti da un trattamento tecnico specifico relativi alle caratteristiche fisiche, fisiologiche o comportamentali di una persona fisica che ne consentono o confermano l'identificazione univoca, quali i dati ricavati da immagine facciale o impronte digitali. Una fotografia non e' automaticamente dato biometrico: conta il trattamento tecnico specifico. L'articolo 9 vieta in linea generale di trattare i dati biometrici intesi a identificare in modo univoco una persona, salvo le condizioni previste, tra cui il consenso esplicito quando applicabile; occorre rispettare anche le altre condizioni e limitazioni pertinenti. Si veda il provvedimento del Garante. Fra le misure di sicurezza che l'articolo 32 cita, se appropriate al rischio, ci sono la pseudonimizzazione e la cifratura dei dati personali. Il Codice in materia di protezione dei dati personali (D.Lgs. 196/2003) e' entrato generalmente in vigore il 1 gennaio 2004, con alcune disposizioni entrate in vigore prima: si veda Normattiva.

Dispositivi di rete di uso comune

• Access point wireless: dispositivo che consente ai dispositivi wireless di collegarsi a una rete cablata; consente ai client Wi-Fi di accedere alla rete e, se collegato, al sistema di distribuzione, tipicamente la rete cablata aziendale. Si veda la guida Cisco.
• Switch: dispositivo che inoltra frame Ethernet in base alle informazioni disponibili sulla destinazione. Se la destinazione unicast e' nota, puo' inoltrare il frame sulla porta associata; se questa coincide con la porta di ingresso, il frame viene filtrato. Se la destinazione e' sconosciuta o il frame e' broadcast, puo' inoltrarlo su piu' porte della stessa VLAN, secondo configurazione. Si veda la guida Cisco allo switching.
• Proxy server: intermediario fra client e altri server: puo' inoltrare le richieste oppure soddisfarle senza inoltro, per esempio usando una cache. Si veda il glossario Mozilla.

Applicazioni da riconoscere: CAD, videoconferenza, database

• AutoCAD (Autodesk): software di disegno e progettazione 2D e 3D, con file DWG. E' un prodotto proprietario disponibile in abbonamento. Si veda Autodesk.
• DraftSight: software CAD per disegno 2D; le funzionalita' di modellazione 3D dipendono dall'edizione, come indica DraftSight.
• FreeCAD: modellatore 3D parametrico open source, per progettare oggetti reali, senza costi di licenza. E' un esempio di CAD open source: si veda il manuale FreeCAD.
• Zoom e Jitsi Meet: videoconferenza. Zoom e' un servizio commerciale con piano gratuito; Jitsi Meet e' una soluzione di videoconferenza open source. Sul servizio pubblico meet.jit.si la creazione di una stanza richiede un account; requisiti e accesso possono variare per altre installazioni. Si veda l'informativa di Jitsi.
• Google Drive: servizio per archiviare, caricare e condividere file; quelli compatibili possono essere modificati con le app appropriate e i permessi necessari. Si veda la guida Google.
• MySQL: sistema di gestione di database open source di tipo relazionale (dati in tabelle separate), sviluppato da Oracle. E' un DBMS, non un editor di immagini; Microsoft Access, a sua volta, e' un programma per database e non un editor di immagini. Si vedano la documentazione MySQL e la guida Microsoft Access.

Dati: big data e data mining

Un database e' una raccolta strutturata di dati e un DBMS serve ad aggiungere, accedere ed elaborare i dati. Il NIST descrive i problemi di big data considerando volume, varieta', velocita' e variabilita': la necessita' di soluzioni scalabili dipende anche dai requisiti di elaborazione, non solo dalla dimensione dell'insieme. Si veda il quadro NIST sui big data. Il data mining e' un processo analitico che cerca correlazioni o schemi in grandi insiemi di dati: ha senso, per esempio, per individuare in una base dati i clienti con maggiore propensione all'acquisto.

Intelligenza artificiale: i termini di base

• IA: secondo il quadro di riferimento del NIST, un sistema artificiale o basato su macchine che, per determinati obiettivi, produce risultati come previsioni, raccomandazioni o decisioni che influenzano ambienti reali o virtuali. I livelli di autonomia possono variare e l'apprendimento dai dati e' una possibilita', non un requisito di ogni sistema. Si veda il quadro NIST per l'IA.
• Machine learning (apprendimento automatico): metodi che apprendono da dati o interazioni per svolgere compiti come individuare schemi, classificare o prevedere; sono un sottoinsieme dell'IA. L'accuratezza e' una possibile misura, non l'unico obiettivo: l'apprendimento non supervisionato puo' ad esempio individuare gruppi o anomalie. Si veda la guida ICO e Alan Turing Institute sull'apprendimento automatico.
• Deep learning: sottoinsieme del machine learning basato su reti neurali artificiali con piu' livelli (di ingresso, nascosti, di uscita). Quindi e' un tipo di apprendimento automatico con reti neurali a molteplici livelli.
• Elaborazione del linguaggio naturale: si occupa di problemi come traduzione, generazione di testo, risposta a domande e riassunto; i modelli di tipo transformer, come BERT o GPT, vi sono applicati.

Comunicazione online: RSS, hashtag, WhatsApp

• Feed RSS: RSS e' un formato di distribuzione degli aggiornamenti web; RSS 2.0 (Really Simple Syndication) usa XML. Un lettore di feed consente di seguire gli aggiornamenti delle fonti scelte.
• Hashtag: parola o sequenza preceduta dal simbolo cancelletto (#), usata su alcune piattaforme per raggruppare contenuti per argomento. Selezionarlo puo' mostrare contenuti collegati, nei limiti di visibilita' e dei filtri della piattaforma. Le regole variano: su X, ad esempio, spazi e diversi segni di punteggiatura interrompono l'hashtag; si vedano la guida agli hashtag e le limitazioni della ricerca.
• WhatsApp: app di messaggistica che permette di inviare messaggi, foto, video, documenti e posizione e di fare chiamate. I messaggi e le chiamate personali sono protetti con crittografia end-to-end, secondo la informativa WhatsApp; cio' non implica che tutte le funzioni o i backup cloud abbiano automaticamente la stessa protezione. La crittografia end-to-end dei backup e' un'impostazione specifica.

Trappole tipiche dei quiz

1. Rinominare un campo in Access si fa sull'intestazione, non nei dati; modificare un report si fa in Layout o Struttura.
2. Open source e' diverso da gratuito e da commerciale: FreeCAD e Jitsi sono open source, AutoCAD no.
3. IDS monitora e segnala; la sandbox isola; lo spoofing falsifica un'identita'; il ransomware puo' cifrare dati e richiedere un riscatto.
4. Deep learning e' una parte del machine learning, che a sua volta e' una parte dell'IA.

Trappole tipiche dei quiz

• 1.000 contro 1.024: se l'esercizio dice "circa 10^9" usa il valore decimale; se parla di potenze di 2 o di prefissi kibi/gibi, quello binario. Leggi cosa e' dato.
• Esadecimale: si raggruppa a quattro bit partendo da destra per la parte intera; dopo la virgola si parte dalla virgola verso destra. A-F valgono 10-15.
• Memorie: la RAM e' volatile, il disco no; l'SSD e' piu' veloce dell'HDD; nanosecondi per la memoria centrale, millisecondi per i dischi.
• Freeware non significa necessariamente open source: gratis non significa codice libero, e un freeware ha comunque una licenza d'uso. L'open source non e' "senza diritti d'autore": gli autori restano titolari e concedono una licenza libera.
• Sistema operativo e computer: MacBook Pro e Macintosh sono macchine; macOS e Big Sur sistemi. Cortana e Siri sono assistenti vocali, non sistemi.
• Pollici e risoluzione: pollici = dimensione fisica della diagonale; risoluzione = numero di pixel; DPI = qualita' di stampa e scansione.
• Filtro e query in Access: il filtro nasconde e non elimina; la query di selezione non cambia i dati, quella di comando si'.