Pianificazione e programmazione aziendale — scheda di studio

Come questa materia entra nella prova

Il concorso INPS per 1.695 funzionari «progettazione, erogazione e controllo dei servizi» (PECS) è per titoli ed esami e si gioca su un'unica prova scritta in due sezioni. La sezione (a) propone tre brani tecnico-giuridici con parole o frasi mancanti da completare scegliendo tra opzioni predefinite, con quesiti di comprensione, interpretazione e applicazione. La sezione (b) presenta casi pratici e scenari operativi in cui va individuato il corso d'azione migliore tra alternative già formulate.

Questa materia alimenta entrambe le sezioni, in due modi diversi. Nella sezione (a) fornisce il lessico: i brani di argomento organizzativo e gestionale sono densi di termini tecnici (efficienza, efficacia, economicità, obiettivo strategico e operativo, budget, performance) e il completamento richiede di riconoscere quale parola regge la frase. Chi non padroneggia le definizioni sbaglia anche capendo il senso generale del testo. Nella sezione (b) fornisce il criterio di scelta: molti scenari pongono un problema di priorità, di risorse scarse o di gestione del servizio all'utenza, e la risposta corretta è quella coerente con buon andamento, efficienza ed efficacia dell'azione amministrativa.

Il rischio strategico. La prova è valutata in trentesimi e si supera solo con almeno 21/30 in entrambe le sezioni. Il mancato raggiungimento della soglia in una sola sezione comporta il mancato superamento della prova, a prescindere dal punteggio dell'altra: le due sezioni non fanno media. Chi è forte sul lessico ma trascura il ragionamento sui casi, o viceversa, rischia l'esclusione pur con un buon risultato complessivo.

L'eventuale preselezione (solo se le domande superano quota 4.000) verte su logica, comprensione e ragionamento verbale, inglese, informatica e cultura generale: questa materia non vi compare e comunque il punteggio della preselettiva non concorre alla graduatoria finale. I titoli valgono al massimo 10 punti (voto di laurea fino a 2, ulteriore titolo fino a 3, master o dottorato fino a 5). Non è prevista prova orale, salvo il colloquio sostitutivo per candidati con DSA in caso di disgrafia o disortografia gravi e documentate.

I nuclei tematici da presidiare

1. Pianificazione, programmazione e controllo

• Pianificazione: medio-lungo termine, definisce missione, obiettivi strategici e allocazione delle risorse di fondo.
• Programmazione: breve termine, traduce il piano in obiettivi operativi, tempi, quantità e responsabilità. La distinzione è di orizzonte temporale e grado di dettaglio: processi distinti e collegati, non sinonimi.
• Controllo: misura lo scostamento tra risultati attesi e conseguiti; antecedente, concomitante o susseguente.
• Obiettivo strategico (lungo periodo, ancorato alla missione) contro operativo (breve periodo, misurabile, assegnato a una struttura). Nella PA il primo è legato alle finalità istituzionali, non al profitto.

Da fissare la triade efficienza (rapporto output/input, risultati su risorse impiegate), efficacia (grado di raggiungimento degli obiettivi e, nei servizi pubblici, capacità di soddisfare il bisogno dell'utente) ed economicità (capacità di operare durevolmente in equilibrio).

2. Budget e programmazione economica

• Fasi del budgeting: definizione degli obiettivi, budget settoriali, consolidamento nel budget generale, negoziazione e approvazione, monitoraggio e analisi degli scostamenti.
• Budget incrementale (parte dai dati storici) contro zero-base budgeting (ogni voce va rigiustificata da zero, senza presunzione di continuità con l'esercizio precedente); budget rigido, flessibile, scorrevole.
• Break-even point: livello di attività in cui ricavi e costi totali si eguagliano e il risultato economico è nullo. Presuppone costi fissi, variabili e margine di contribuzione.
• Costi diretti (imputabili in modo oggettivo a un oggetto di calcolo) contro indiretti; fissi contro variabili; standard contro effettivi. Diretto non equivale a variabile.
• Prezzi interni di trasferimento tra divisioni e reporting: i rapporti sintetici salgono ai livelli direzionali, quelli analitici restano agli operativi.

3. Progettazione organizzativa e strutture

• Variabili strutturali: formalizzazione (grado di regolamentazione scritta di procedure e comportamenti), specializzazione, gerarchia, accentramento e decentramento, ampiezza del controllo. Contestuali: dimensione, tecnologia, ambiente, strategia, cultura.
• Forme: funzionale, divisionale (accentrata e decentrata), a matrice, per progetti, a rete. Della matrice va ricordato il punto di debolezza tipico: la doppia dipendenza gerarchica (two boss manager, subordinato a un responsabile funzionale e a uno di prodotto o progetto), fonte di conflitti di priorità e ambiguità di ruolo.
• Microstruttura: job rotation, job enlargement (ampliamento orizzontale) e job enrichment (arricchimento verticale con più autonomia), rimedi all'eccessivo frazionamento del lavoro.
• L'organizzazione come sistema aperto, che modifica i propri comportamenti in risposta all'ambiente, contro i primi approcci orientati al sistema chiuso.

4. Teorie organizzative e del management

Domande ricorrenti che si vincono associando correttamente autore e concetto:

• Taylor, scientific management: studio scientifico di tempi e metodi, one best way, separazione tra progettazione ed esecuzione.
• Fayol: la funzione direzionale è presente a tutti i livelli, con peso crescente al salire nella gerarchia.
• Weber: modello burocratico razionale-legale. Hawthorne e relazioni umane: peso dei fattori sociali sulla produttività.
• Simon, razionalità limitata o soddisfacente: il decisore non massimizza, si ferma alla prima alternativa che soddisfa un livello di aspirazione accettabile.
• Mintzberg: ruoli manageriali interpersonali, informativi e decisionali; nucleo operativo come parte che comprende gli attori direttamente impegnati nella produzione di beni e servizi.
• Williamson: costi di transazione e opportunismo come perseguimento dell'interesse personale anche con l'inganno; forma multidivisionale (M-form).
• Motivazione: teorie del contenuto (Maslow, Herzberg, McClelland, modello ERG di Alderfer che riclassifica i bisogni in esistenza, relazione e crescita) contro teorie del processo (aspettativa-valenza, equità, goal setting).
• Porter: forze competitive, catena del valore, barriere all'entrata, vantaggio competitivo.
• Decisioni: modelli razionale, incrementale e politico; decisioni strutturate, semistrutturate e non strutturate.
• Apprendimento organizzativo: single-loop, double-loop e deutero-learning (imparare ad apprendere); knowledge management.

5. Qualità, performance e servizi al cittadino

È il nucleo più vicino al profilo PECS, che per definizione progetta, eroga e controlla servizi.

• Total Quality Management e miglioramento continuo (kaizen, termine che unisce cambiamento e miglioramento); ciclo di Deming plan-do-check-act; passaggio dal controllo a valle alla qualità incorporata nel processo.
• Famiglia ISO 9000 sui sistemi di gestione per la qualità e Common Assessment Framework (CAF), strumento di autovalutazione per le organizzazioni del settore pubblico europeo.
• Customer satisfaction: indagini qualitative contro quantitative, campionarie contro complete (censuarie); il dato campionario stima l'universo con un margine di errore e non coincide con esso.
• Modello dei gap di Parasuraman, Zeithaml e Berry: lo scarto tra aspettative del cliente e percezione del servizio ricevuto.
• Front-office (contatto diretto con l'utente) contro back-office; carta dei servizi, standard di qualità, obiettivi tipo «zero attese».
• Benchmarking: confronto sistematico con chi svolge meglio un'attività per imitarne o superarne le prassi. Diagramma di Pareto: una minoranza di cause genera la maggioranza degli effetti.
• Project management: il progetto è iniziativa temporanea e unica, con inizio e fine definiti; work breakdown structure e regola del 100%, per cui la scomposizione include tutto e solo il lavoro previsto.
• Risorse umane: valutazione delle prestazioni, valutazione a 360 gradi (superiori, colleghi, collaboratori e talvolta utenti), job evaluation.

6. Il raccordo con la disciplina della PA

• Art. 97 della Costituzione: buon andamento e imparzialità, che fondano l'obbligo di efficienza ed efficacia dell'azione pubblica.
• Legge 241/1990: principi dell'attività amministrativa, tra cui economicità ed efficacia, responsabile del procedimento, termini, partecipazione, accesso agli atti.
• D.lgs 165/2001: separazione tra indirizzo politico e gestione amministrativa, poteri e responsabilità del dirigente, organizzazione degli uffici.
• D.lgs 150/2009: ciclo di gestione della performance, piano e relazione sulla performance, misurazione e valutazione della performance organizzativa e individuale.
• D.lgs 33/2013: trasparenza e accesso civico, che nel ciclo della performance operano come controllo diffuso sui risultati.

Regola di prudenza: nei quesiti conta il principio, non l'erudizione sul numero di comma. Se non ricordi l'estremo esatto di una disposizione, ragiona sul contenuto dell'istituto invece di tirare a indovinare un articolo.

Errori e trappole frequenti

• Scambiare efficienza ed efficacia. Un servizio può essere efficace e inefficiente, o efficiente e inefficace.
• Trattare pianificazione e programmazione come sinonimi. I quesiti chiedono spesso proprio la differenza di orizzonte e dettaglio.
• Sovrapporre costi diretti e variabili. Criteri diversi: imputabilità all'oggetto di calcolo nel primo caso, reattività al volume nel secondo.
• Attribuire il concetto all'autore sbagliato. Razionalità limitata a Simon, ruoli manageriali a Mintzberg, costi di transazione a Williamson, forze competitive a Porter, ERG ad Alderfer.
• Ignorare la negazione nel quesito. Molte domande sono al negativo («quale non è», «quale affermazione è falsa»): la risposta giusta è quella scorretta nel merito. È una delle prime cause di errore su domande che sapresti.
• Nei casi pratici, scegliere la risposta più energica invece della più corretta. L'alternativa vincente è quasi sempre quella che rispetta le competenze di ciascun ruolo, verifica e documenta prima di decidere, informa l'utente e rispetta i vincoli procedurali.
• Studiare solo per la sezione (a). La soglia dei 21/30 va superata anche nella sezione (b): il ragionamento sugli scenari va allenato a parte.

Come allenarsi con i quiz della piattaforma

La banca dati di questa materia conta circa 1.693 domande: un volume che si copre solo con sessioni regolari e ripetute, non con una lettura unica.

1. Passata diagnostica. Sessioni da 30-40 domande estratte a caso, senza aver ripassato, per capire quali dei sei nuclei sono solidi e quali scoperti. Annota il nucleo, non la singola domanda.
2. Studio mirato sui nuclei deboli. Torna sulle definizioni prima di rifare i quiz: rifare esercizi senza aver fissato le definizioni consolida l'errore invece di correggerlo.
3. Lavora sugli errori, non sul punteggio. Rileggi le spiegazioni delle domande sbagliate e di quelle indovinate con incertezza: le seconde sono pericolose quanto le prime, perché il punteggio le nasconde.
4. Costruisci un glossario personale. Una riga per concetto (termine, definizione essenziale, autore quando c'è). È lo strumento più utile per la sezione (a), che premia questa memoria lessicale.
5. Fissa le coppie autore-concetto con ripasso spaziato, a distanza crescente di giorni: si perdono in fretta e si recuperano in pochi minuti.
6. Allena il ragionamento sui casi. Quando una domanda descrive una situazione organizzativa o un rapporto con l'utenza, prima di guardare le opzioni prova a formulare tu la condotta corretta, poi confrontala con le alternative.
7. Simulazioni miste nella fase finale. Alterna domande di questa materia a quelle delle altre, come nella prova reale, per abituarti ai cambi di registro tra contenuto tecnico e ragionamento applicativo.

I criteri di svolgimento della prova sono demandati dal bando alla commissione esaminatrice, che li rende noti ai candidati prima della prova. Fino ad allora conviene puntare sulla padronanza dei contenuti e sulla lucidità nel ragionamento, senza costruire strategie su parametri non ancora pubblicati.