Dispensa - Informatica - INPS 1695 Funzionari PECS

Questa dispensa e' pensata per il concorso INPS per 1.695 Funzionari PECS - Progettazione, Erogazione e Controllo dei Servizi - e per il ruolo preciso che l'informatica vi occupa. Conviene fissarlo subito, perche' determina come conviene studiare.

La materia entra in gioco soprattutto nella preselezione, la prova prevista dal bando che si svolge solo se le domande superano una certa soglia. E' composta da 60 quesiti a risposta multipla che coprono logica, comprensione e ragionamento verbale, inglese, competenze informatiche e cultura generale. Accede alla prova scritta un numero di candidati pari al doppio dei posti, piu' gli ex aequo all'ultima posizione utile.

Il dato decisivo, quello da cui discende tutta la strategia di studio, e' che il punteggio della preselezione non concorre alla graduatoria finale. Non e' una prova in cui accumulare vantaggio da spendere dopo: e' una porta. Chi la passa con il minimo utile e chi la passa brillantemente si presentano alla prova scritta esattamente nella stessa posizione. Questo ha due conseguenze pratiche. La prima e' che investire tempo sull'informatica oltre il necessario e' tempo sottratto alla prova scritta, che invece la graduatoria la costruisce davvero. La seconda, opposta e altrettanto importante, e' che l'informatica e' una delle materie in cui il rapporto fra ore investite e risposte corrette e' piu' favorevole: le domande sono in grandissima parte definitorie e ripetitive, si basano su un nucleo ristretto di distinzioni che tornano identiche negli anni, e si possono portare a casa quasi tutte con uno studio ordinato. Sbagliare informatica per non averla studiata e' uno spreco, perche' non e' una materia in cui si perde per sfortuna: si perde per non aver fissato quattro o cinque distinzioni.

Da qui l'impostazione della dispensa. Non trovera' un elenco di argomenti da riconoscere, ma una spiegazione di ogni concetto: che cos'e', come si presenta nel quesito, come si risolve e - punto su cui insistiamo sistematicamente - perche' le alternative sbagliate sono attraenti. Nelle prove a risposta multipla si perde raramente perche' non si sa nulla; si perde perche' un distrattore e' costruito su una semplificazione che chi ha studiato in fretta ha memorizzato al posto della regola esatta. Ogni volta che c'e' una trappola nota, la esplicitiamo.

Un'ultima nota sul livello. I destinatari sono laureati e questo consente di essere sintetici sulle nozioni elementari - che cos'e' un file, come si copia una cartella - e di spendere invece piu' spazio su cio' che per un funzionario PECS ha valore anche oltre il quiz: il Codice dell'Amministrazione Digitale, la disciplina delle firme elettroniche, la gestione documentale e il protocollo informatico, la protezione dei dati personali. Chi progetta, eroga e controlla servizi previdenziali lavora ogni giorno dentro quelle regole: un'istanza che arriva via PEC, una domanda di prestazione presentata dal cassetto previdenziale dopo accesso SPID, un provvedimento firmato digitalmente e conservato a norma non sono esempi didattici ma il contenuto materiale del lavoro. Gli esempi di questa dispensa sono percio' calati sul mondo INPS: assicurati e pensionati, domande di prestazione, estratti conto contributivi, DURC, flussi UniEmens, indennita' di disoccupazione.

Le parti puramente tecniche e normative - il CAD, le firme, la PEC, SPID, il GDPR, l'hardware, le reti, la sicurezza, l'office automation - non cambiano a seconda dell'ente: sono nozioni generali e normativa di sistema, e vanno studiate come sono. Cio' che cambia e' il contesto in cui le si vede applicate, ed e' esattamente cio' che rende il contenuto memorabile invece che astratto.

Il Codice dell'Amministrazione Digitale, abbreviato in CAD, e' il decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82, piu' volte modificato negli anni successivi. E' la legge che stabilisce come le pubbliche amministrazioni devono usare gli strumenti informatici nei rapporti con i cittadini, con le imprese e fra loro. Non e' un manuale tecnico: e' una disciplina giuridica che attribuisce valore legale a oggetti digitali che, senza una norma, sarebbero soltanto file su un disco. Le regole di dettaglio, quelle propriamente tecniche, non stanno nel Codice ma nelle Linee guida adottate dall'AgID, l'Agenzia per l'Italia digitale: e' una struttura a due piani che conviene tenere presente, perche' spiega perche' molte norme del CAD rinviino ad altro invece di dire tutto da sole.

Per un funzionario dell'INPS il CAD e' il tessuto quotidiano del lavoro, non una materia da manuale: quando si riceve un'istanza via PEC, quando si protocolla un provvedimento firmato digitalmente, quando si verifica il domicilio digitale di un datore di lavoro prima di notificargli un atto, quando l'assicurato presenta una domanda di prestazione dal cassetto previdenziale dopo essersi autenticato con SPID, si stanno applicando regole del CAD. Un funzionario PECS, che progetta ed eroga servizi, ha per giunta bisogno di conoscerle in modo attivo: il servizio digitale si disegna dentro quei vincoli, e un canale progettato ignorando le regole sul valore giuridico dei documenti produce atti fragili, contestabili e destinati a essere rifatti.

Il principio di fondo e' che il cittadino ha il diritto all'uso delle tecnologie nei rapporti con la pubblica amministrazione, e specularmente l'amministrazione ha il dovere di organizzarsi per renderlo effettivo. Da qui discende la regola generale che gli atti delle amministrazioni si formano in via originaria come documenti informatici: la carta non e' piu' il formato naturale ma l'eccezione, e la copia cartacea e' una derivazione del digitale, non il contrario. Questo capovolgimento e' spesso oggetto di quesiti che chiedono quale sia la modalita' "ordinaria" di formazione dell'atto amministrativo. Il distrattore classico presenta la formazione cartacea con successiva scansione come regime normale, sfruttando il fatto che in molti uffici e' stata a lungo la prassi: e' il caso tipico in cui l'esperienza personale del candidato lo porta fuori strada rispetto alla norma.

Il documento informatico

Il documento informatico e' definito come la rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti. In termini semplici: un file che contiene un contenuto rilevante per il diritto. Un PDF con la comunicazione di accoglimento di una domanda di NASpI, un file XML di un flusso UniEmens con cui il datore di lavoro trasmette i dati retributivi e contributivi dei dipendenti, un estratto conto contributivo generato dal sistema, un modulo di domanda compilato online sono tutti documenti informatici. Va distinto dal documento analogico, che e' la rappresentazione non informatica degli stessi contenuti: la carta, la pergamena, la fotografia su pellicola.

Il punto delicato e' il valore probatorio, cioe' quanta forza ha quel documento se qualcuno lo contesta davanti a un giudice. Un documento informatico privo di qualsiasi firma non e' un nulla giuridico, ma il suo valore e' liberamente valutabile dal giudice, che tiene conto delle sue caratteristiche oggettive di qualita', sicurezza, integrita' e immodificabilita'. Man mano che si aggiungono strumenti di firma, il valore sale fino a irrigidirsi in una presunzione legale. E' questo il meccanismo che i quiz mettono alla prova, quasi sempre chiedendo di collegare un tipo di firma al suo effetto probatorio. Il paragrafo che segue e' probabilmente il piu' importante dell'intera materia: conviene leggerlo lentamente, perche' le differenze sono sottili e sono esattamente quelle su cui si costruiscono i distrattori.

Le firme elettroniche: quattro livelli, non sinonimi

La materia delle firme e' governata, oltre che dal CAD, dal regolamento europeo eIDAS (regolamento UE n. 910/2014), recentemente modificato dal regolamento UE 2024/1183, il cosiddetto eIDAS 2, che introduce fra l'altro il portafoglio europeo di identita' digitale. Bisogna tenere ben separati quattro concetti che nel linguaggio comune vengono confusi.

La firma elettronica semplice e' l'insieme dei dati in forma elettronica, allegati o connessi a un documento, che il firmatario usa per firmare. E' una definizione volutamente amplissima: vi rientrano la spunta su una casella, il nome digitato in calce a una mail, il PIN inserito su un terminale. Proprio perche' non garantisce nulla sull'identita' di chi firma ne' sull'integrita' del documento, il suo valore in giudizio e' liberamente valutabile: il giudice decide caso per caso se crederci. Non puo' essere rifiutata solo perche' e' elettronica, ma non fa piena prova. Attenzione al distrattore ricorrente che afferma che la firma elettronica semplice "non ha alcun valore giuridico": e' falso, e la sua attrattiva sta nel fatto che suona come il contraltare logico della piena prova riconosciuta alle firme superiori. La regola e' un'altra: nessun rifiuto per il solo fatto della forma elettronica, ma nessuna presunzione a favore.

La firma elettronica avanzata (FEA) aggiunge quattro garanzie, che conviene capire e non solo elencare. La firma deve essere connessa unicamente al firmatario e idonea a identificarlo: deve cioe' poter essere ricondotta a quella persona e non a un'altra. Deve essere creata con mezzi sui quali il firmatario mantiene un controllo esclusivo: significa che solo lui puo' azionare lo strumento di firma, cosi' che nessun altro possa firmare al suo posto. Infine deve essere collegata ai dati firmati in modo che ogni modifica successiva del documento risulti rilevabile: se qualcuno altera anche una virgola dopo la firma, la verifica lo denuncia. L'esempio tipico e' la firma grafometrica raccolta su tablet allo sportello di una banca, di un'assicurazione o di un patronato: il dispositivo non registra solo il disegno della firma, ma anche ritmo, pressione e velocita' del tratto, dati biometrici propri di quella persona, e li lega crittograficamente al documento firmato. E' cosi' che la FEA soddisfa insieme l'identificazione, il controllo esclusivo e la rilevabilita' delle modifiche, pur senza richiedere l'intervento di un certificatore qualificato. Quest'ultimo inciso e' proprio cio' che distingue la FEA dal livello superiore, e va memorizzato come tratto distintivo.

La firma elettronica qualificata (FEQ) e' una firma avanzata alla quale si aggiungono due requisiti ulteriori: e' creata da un dispositivo qualificato per la creazione della firma (una smart card, una chiavetta USB, un sistema remoto certificato) ed e' basata su un certificato qualificato rilasciato da un prestatore di servizi fiduciari qualificato, cioe' un soggetto vigilato e inserito in appositi elenchi di fiducia. E' il livello massimo previsto dal diritto europeo. La formula da fissare e' che la FEQ e' avanzata piu' dispositivo qualificato piu' certificato qualificato: chi ricorda i due elementi aggiuntivi risponde correttamente anche alle domande formulate al rovescio, quelle che chiedono che cosa manchi alla FEA per diventare qualificata.

La firma digitale e' una particolare specie di firma qualificata, tipica dell'ordinamento italiano, fondata sulla crittografia a chiavi asimmetriche. Il firmatario possiede una chiave privata, che tiene segreta e usa per firmare, e una chiave pubblica, contenuta nel certificato e conoscibile da tutti, che serve a chiunque per verificare la firma. Se la verifica riesce, si sa insieme chi ha firmato e che il file non e' stato toccato dopo. Attenzione a un possibile fraintendimento: la firma digitale non e' un quinto livello con effetti propri sopra la FEQ. Sul piano europeo essa e' a tutti gli effetti una firma elettronica qualificata, di cui rappresenta la realizzazione tecnica adottata in Italia: nel regime probatorio "firma digitale" e "firma elettronica qualificata" viaggiano sempre insieme, ed e' cosi' che vanno lette anche le domande d'esame.

L'efficacia probatoria: dove si annidano le trappole

Qui occorre una precisione che il linguaggio corrente non ha. Il CAD stabilisce, all'articolo 20, che il documento informatico sottoscritto con firma elettronica qualificata o con firma digitale soddisfa il requisito della forma scritta e ha l'efficacia della scrittura privata di cui all'articolo 2702 del codice civile: fa cioe' piena prova della provenienza delle dichiarazioni da chi l'ha sottoscritto, fino a querela di falso. La stessa efficacia e' riconosciuta al documento sottoscritto con firma elettronica avanzata, ma non incondizionatamente: la FEA produce quell'effetto solo se e' formata nel rispetto delle regole tecniche che garantiscono l'identificabilita' dell'autore, l'integrita' e l'immodificabilita' del documento. E' una condizione, non un dettaglio: se quelle regole non sono rispettate, il documento con FEA ricade nella libera valutazione del giudice. La stessa disposizione riconosce inoltre l'effetto della scrittura privata al documento formato, previa identificazione informatica dell'autore, attraverso SPID o altro processo avente i requisiti fissati dall'AgID: e' la ragione per cui una domanda di prestazione trasmessa dopo autenticazione SPID nell'area riservata del portale INPS ha valore, anche se l'utente non ha materialmente apposto alcuna firma. Vale la pena soffermarsi su questo punto, perche' e' quello che rende giuridicamente sostenibile l'intero impianto dei servizi online dell'Istituto: milioni di domande di prestazione arrivano ogni anno senza che nessuno firmi nulla, e sono pienamente imputabili al richiedente perche' l'identificazione e' avvenuta a monte dell'invio.

La seconda distinzione e' quella che i quiz colpiscono piu' spesso, ed e' bene fissarla con nettezza. La presunzione di riconducibilita' al titolare - la regola per cui l'utilizzo del dispositivo di firma si presume compiuto dal titolare, salvo che questi dia prova contraria - riguarda soltanto la firma elettronica qualificata e la firma digitale. Non si estende alla firma elettronica avanzata. Chi ha memorizzato le tre firme come un blocco unico ("digitale, qualificata e avanzata fanno tutte piena prova e si presumono del titolare") risponde sbagliato a una domanda molto frequente. La formula corretta da portare all'esame e' duplice: l'efficacia di scrittura privata puo' spettare anche alla FEA, ma alle condizioni tecniche dette; la presunzione di riconducibilita' spetta solo a FEQ e firma digitale.

Esiste poi uno scalino ulteriore per gli atti che il codice civile vuole necessariamente in forma scritta. L'articolo 1350 del codice civile elenca gli atti da farsi per iscritto a pena di nullita' e il CAD, quando questi sono redatti in forma elettronica, non tratta l'elenco in modo uniforme: distingue due gruppi. Per gli atti indicati ai numeri da 1 a 12 dell'articolo 1350 - i contratti che trasferiscono la proprieta' di beni immobili e in generale gli atti relativi a diritti reali immobiliari - serve, a pena di nullita', la firma elettronica qualificata o la firma digitale: la firma avanzata non basta. Per gli atti del numero 13, cioe' gli "altri atti specialmente indicati dalla legge", e' invece sufficiente la firma elettronica avanzata. La regola quindi non e' "per tutti gli atti dell'art. 1350 serve la qualificata", come si legge in molte sintesi affrettate: e' "per i nn. 1-12 serve la qualificata, per il n. 13 basta l'avanzata". Va aggiunto, come dato di realta' piu' che d'esame, che per un atto immobiliare la firma digitale non sostituisce l'intervento del notaio: la trascrizione nei registri immobiliari richiede comunque l'autentica.

Un esempio svolto chiarisce la scala meglio di ogni schema. Immaginiamo il quesito: "Un assicurato presenta un ricorso amministrativo contro il diniego di una prestazione. In quale dei seguenti casi il ricorso NON gode della presunzione di riconducibilita' al titolare del dispositivo di firma?", con le opzioni: (a) ricorso in PDF firmato con firma digitale; (b) ricorso in PDF firmato con firma elettronica qualificata remota; (c) ricorso firmato con firma elettronica avanzata grafometrica presso il patronato; (d) nessuno dei precedenti.

Il ragionamento si svolge cosi'. Le opzioni (a) e (b) sono entrambe firme qualificate - ricordiamo che la firma digitale e' una FEQ nella sua realizzazione italiana, e che il carattere remoto del dispositivo non toglie nulla alla qualificazione - e godono percio' della presunzione. L'opzione (c) e' una FEA: puo' avere l'efficacia della scrittura privata se rispetta le regole tecniche, ma non gode della presunzione di riconducibilita'. La risposta e' quindi (c). L'opzione (d) e' il distrattore per chi ha memorizzato le firme come blocco unico e non vede differenze fra i livelli; l'opzione (b) attrae chi crede, erroneamente, che la firma remota sia un livello inferiore perche' il dispositivo non e' fisicamente in mano al firmatario. La lezione trasversale e' che i distrattori in questa materia si costruiscono quasi sempre in due modi: appiattendo la scala delle firme, oppure introducendo una differenza tecnica irrilevante (remota o su smart card, su PDF o su XML) e facendola passare per una differenza giuridica.

Un secondo esempio, calato sul lavoro dell'Istituto, mostra la stessa scala in orizzontale. Un'istanza di riesame inviata all'INPS con un PDF firmato digitalmente e' imputabile con certezza all'assicurato, e se questi negasse di averla sottoscritta dovrebbe essere lui a provare l'abuso del dispositivo. La stessa istanza presentata dal cassetto previdenziale dopo accesso con SPID ha analogo valore, perche' l'identificazione e' avvenuta a monte. La stessa istanza inviata invece come semplice testo di posta ordinaria, con il nome scritto in fondo, e' una firma elettronica semplice: non e' priva di valore, ma il suo peso e' rimesso alla valutazione del giudice.

Il sigillo elettronico e la marca temporale

Accanto alle firme esistono due strumenti spesso confusi con esse. Il sigillo elettronico usa tecnologia analoga a quella della firma, ma appartiene a una persona giuridica (un ente, una societa') e non a una persona fisica: serve a garantire l'origine e l'integrita' di un documento riferendolo all'organizzazione, non a un individuo. La differenza non e' pero' solo di titolare: e' anche di effetto giuridico, ed e' qui che i quiz insistono. Il sigillo elettronico qualificato gode di una presunzione di integrita' del dato e di correttezza dell'origine dei dati cui e' associato. E' un effetto piu' circoscritto e piu' debole della piena prova propria della scrittura privata: il sigillo dice "questo documento proviene da quell'ente e non e' stato alterato", non "quella persona ha dichiarato quel contenuto". Trattarlo come "la firma digitale degli enti" e' un'approssimazione che porta a rispondere male. E' lo strumento naturale per i documenti generati automaticamente da un sistema informativo, come le certificazioni prodotte in serie: nessuna persona fisica li ha materialmente redatti, ma occorre garantirne provenienza e integrita'.

La validazione temporale, comunemente detta marca temporale, e' invece l'attestazione che a un certo documento informatico e' associata una data e un'ora certe e opponibili ai terzi: risponde alla domanda "quando", non alla domanda "chi". E' lo strumento che consente, per esempio, di dimostrare che un documento esisteva gia' a una certa data, indipendentemente da chi lo abbia sottoscritto - questione tutt'altro che teorica quando e' in gioco il rispetto di un termine di decadenza per la presentazione di una domanda o di un ricorso. Ha inoltre un rilievo pratico sulle firme: una firma il cui certificato e' scaduto o revocato resta verificabile se il documento porta una marca temporale anteriore a quell'evento.

Copie, duplicati e conservazione

Passiamo dal problema di chi firma a quello di come un documento si riproduce senza perdere valore. Il duplicato informatico e' ottenuto memorizzando la stessa identica sequenza di bit del documento originale: ha per definizione lo stesso valore giuridico dell'originale, senza bisogno di alcuna attestazione. La copia informatica di un documento informatico, invece, cambia formato pur mantenendo il contenuto (per esempio da un file di videoscrittura a PDF): conserva il valore dell'originale se la conformita' e' attestata secondo le regole tecniche vigenti. La differenza fra duplicato - bit identici - e copia - contenuto identico, forma diversa - e' una domanda ricorrente e si ricorda facilmente con questa immagine: il duplicato e' lo stesso file due volte, la copia e' lo stesso testo in un altro contenitore. Il distrattore tipico inverte i due termini, contando sul fatto che nel linguaggio comune "copia" e "duplicato" sono sinonimi; e' un caso in cui il senso comune e' esattamente il nemico.

Merita un discorso separato la copia per immagine su supporto informatico di un documento analogico, cioe' la scansione di un cartaceo, disciplinata dall'articolo 22 del CAD, perche' la norma prevede due regimi diversi che la formulazione corrente tende ad appiattire. Quando la conformita' della scansione all'originale e' attestata da un pubblico ufficiale con firma digitale, la copia ha piena efficacia probatoria: nessuno puo' liberarsene semplicemente negandola. Quando invece l'attestazione manca, la copia ha l'efficacia dell'originale a due condizioni concorrenti: che sia prodotta nel rispetto delle Linee guida AgID in materia, e che la sua conformita' non sia espressamente disconosciuta dalla controparte. Sono due regimi con esiti opposti in caso di contestazione: la copia autenticata resiste al disconoscimento, quella non autenticata cede. Se un quiz chiede "quale copia per immagine puo' essere disconosciuta?", la risposta e' quella priva di attestazione di conformita' del pubblico ufficiale. Il rilievo pratico e' evidente in un istituto che acquisisce quotidianamente documentazione sanitaria, contratti di lavoro e certificazioni in copia scansionata.

La conservazione digitale non e' il backup, e la confusione fra i due e' uno degli errori piu' diffusi, tanto nei quiz quanto negli uffici. Il backup e' una copia di sicurezza che serve a non perdere i dati in caso di guasto; la conservazione e' un processo giuridicamente regolato che assicura nel tempo autenticita', integrita', affidabilita', leggibilita' e reperibilita' dei documenti, con l'apposizione di riferimenti temporali, la creazione di pacchetti di archiviazione e la responsabilita' di una figura dedicata, il responsabile della conservazione. Un file archiviato su una chiavetta e' salvato, non conservato: manca il processo che ne garantisce l'opponibilita' e la leggibilita' futura.

Per l'INPS il tema e' particolarmente pesante, e la ragione merita di essere capita perche' spiega l'intero istituto. La materia previdenziale ha orizzonti temporali che nessun'altra funzione pubblica conosce: la posizione contributiva di un lavoratore che inizia oggi a versare produrra' effetti fra quarant'anni, quando si trattera' di liquidare la pensione, e potra' essere contestata anche dopo. I documenti che fondano l'estratto conto contributivo - flussi UniEmens, provvedimenti di accredito figurativo, riscatti, ricongiunzioni - devono restare autentici, integri e leggibili per decenni, ben oltre la vita dei formati e dei programmi con cui furono creati. E' esattamente il problema che la conservazione a norma risolve e che il semplice backup non sfiora: un backup fedele di un file in un formato ormai illeggibile e' un file perduto, per quanto integro sia.

PEC e domicilio digitale

La posta elettronica certificata e' un sistema di posta che documenta con ricevute firmate dai gestori il percorso del messaggio, attribuendogli valore legale. Il flusso completo, che conviene conoscere per intero perche' la domanda spesso verte proprio su quel che non tutti ricordano, e' il seguente. Il gestore del mittente, accettato il messaggio, rilascia la ricevuta di accettazione, che attesta data e ora della presa in carico. Fra il gestore del mittente e quello del destinatario viene poi scambiata una ricevuta di presa in carico, che documenta il passaggio di responsabilita' fra i due sistemi. Se la consegna riesce, il gestore del destinatario rilascia la ricevuta di avvenuta consegna. Se invece la consegna non riesce, il mittente riceve un avviso di mancata consegna: e' l'esito operativamente piu' importante, perche' segnala che l'invio non ha prodotto l'effetto voluto e che occorre attivarsi diversamente. La disciplina tecnica prevede che il gestore ritenti la consegna per un arco di tempo prima di dichiarare l'insuccesso, e che l'avviso di mancata consegna sia generato entro un termine ulteriore. Il punto da fissare e' che le ricevute non sono soltanto due: dire "accettazione e consegna" e chiudere la sequenza e' impreciso, ed e' precisamente la risposta che il distrattore piu' frequente propone.

La regola sostanziale e' che la consegna si perfeziona con il deposito nella casella del destinatario, indipendentemente dal fatto che questi apra o legga il messaggio: e' l'equivalente della raccomandata con avviso di ricevimento, dove cio' che conta e' la messa a disposizione, non la lettura. Attenzione a un secondo punto altrettanto sfruttato: la PEC certifica invio, consegna, data e integrita' del messaggio, ma non l'identita' sostanziale di chi ha redatto o sottoscritto il contenuto. La casella prova che il messaggio e' partito da quel titolare; per attribuire con certezza il contenuto a una persona serve la firma. Un allegato non firmato inviato via PEC e' consegnato con certezza, ma non e' per cio' solo sottoscritto. La formula da portare all'esame e' che la PEC certifica il trasporto, la firma certifica il contenuto: sono due funzioni complementari, e nessuna delle due supplisce all'altra.

Il domicilio digitale e' l'indirizzo elettronico eletto presso un servizio di recapito certificato - tipicamente una PEC - al quale l'amministrazione notifica validamente le proprie comunicazioni. Le imprese e i professionisti iscritti in albi hanno l'obbligo di averne uno e di comunicarlo; i cittadini possono eleggerlo su base volontaria. I domicili sono raccolti in elenchi pubblici consultabili, che hanno un nome preciso, spesso chiesto dai quiz: per le imprese e i professionisti l'indice e' l'INI-PEC (Indice nazionale degli indirizzi PEC), mentre per i cittadini e per gli enti non tenuti all'iscrizione in altri elenchi c'e' l'INAD (Indice nazionale dei domicili digitali). L'amministrazione e' tenuta a interrogare questi elenchi prima di procedere in altro modo.

La conseguenza pratica e' pesante e si vede bene nel lavoro dell'Istituto: se un datore di lavoro ha il domicilio digitale iscritto in INI-PEC, la comunicazione inviata a quell'indirizzo produce effetti legali pieni e la mancata lettura non e' opponibile all'ente. Un avviso di irregolarita' contributiva o una diffida ad adempiere notificati al domicilio digitale sono perfetti anche se l'impresa non ha mai aperto il messaggio. Da qui l'importanza operativa di verificare sempre l'esistenza del domicilio digitale prima di attivare una notifica cartacea, che oltre a costare di piu' potrebbe risultare la modalita' sbagliata e, in qualche caso, esporre l'atto a contestazione.

Identita' digitale, pagamenti, banche dati

Se la firma risponde alla domanda "chi ha sottoscritto", l'identita' digitale risponde a quella, diversa, di "chi sta accedendo". SPID, il Sistema Pubblico di Identita' Digitale, e' un sistema di credenziali rilasciate da gestori accreditati e vigilati che consente di accedere ai servizi online della pubblica amministrazione con un'unica identita', evitando di avere una password diversa per ogni ente. Si articola in livelli di sicurezza crescente: il primo con sola password; il secondo, oggi lo standard per l'accesso ai servizi previdenziali e al cassetto, con password piu' un codice temporaneo generato da un'app o ricevuto sul telefono, cioe' un'autenticazione a due fattori; il terzo livello, previsto per gli usi piu' delicati, richiede in aggiunta l'utilizzo di un certificato digitale custodito su un supporto o dispositivo di sicurezza (per esempio una smart card o un dispositivo equivalente), ed e' molto meno diffuso.

La CIE, Carta d'Identita' Elettronica, e' un documento di riconoscimento dotato di microchip che funziona anche come strumento di autenticazione online, tipicamente avvicinandola a uno smartphone dotato di lettore NFC oppure appoggiandola su un lettore di smart card. La differenza da ricordare e' funzionale prima che tecnica: SPID e' un sistema di credenziali erogato da gestori accreditati sulla base di una convenzione pubblica, la CIE e' un documento d'identita' emesso dallo Stato che svolge in aggiunta la funzione di identita' digitale. Un errore da evitare e' considerare SPID una "firma": SPID identifica chi accede, non sottoscrive un contenuto, e produce effetti sul documento solo nel meccanismo dell'art. 20 del CAD visto sopra, cioe' come identificazione informatica preventiva dell'autore.

pagoPA e' la piattaforma nazionale che standardizza i pagamenti verso la pubblica amministrazione: l'ente espone la posizione debitoria, il cittadino sceglie il prestatore di servizi di pagamento che preferisce (banca, app, tabaccheria) e la piattaforma garantisce la riconciliazione automatica del versamento con la posizione. Non e' un conto corrente della PA ne' un gestore di denaro: e' un nodo di smistamento che mette in comunicazione enti e prestatori, e il denaro non transita mai in sua proprieta'. Il distrattore ricorrente lo descrive appunto come un intermediario che "incassa" per conto dell'ente: e' sbagliato ed e' attraente perche' e' cio' che l'utente percepisce. Il vantaggio amministrativo e' che l'ufficio sa immediatamente quale posizione e' stata saldata, senza dover riconciliare a mano estratti conto e bollettini - vantaggio non piccolo per un ente che gestisce riscossione di contributi, recuperi di indebiti e rateazioni.

Accanto a pagoPA operano infrastrutture che l'operatore incontra quotidianamente anche senza saperlo. L'ANPR, Anagrafe Nazionale della Popolazione Residente, e' la base dati unica che ha sostituito le oltre settemila anagrafi comunali tenute separatamente. Il cambiamento non e' soltanto tecnico: prima, per sapere dove risiedeva un assicurato o per verificare un decesso rilevante ai fini della cessazione di una prestazione, occorreva rivolgersi al comune competente e attendere; oggi il dato e' consultabile da un'unica fonte allineata, e il cittadino puo' ottenere i certificati anagrafici online o presso un comune diverso da quello di residenza. Per l'ufficio questo significa notifiche indirizzate correttamente, verifiche piu' rapide sui requisiti anagrafici delle prestazioni e meno pratiche sospese in attesa di riscontri.

La stessa logica ispira l'interoperabilita' fra le banche dati pubbliche, cioe' la loro capacita' di dialogare e scambiarsi dati: e' il fondamento tecnico del principio, di grande rilievo pratico, per cui l'amministrazione non deve chiedere al cittadino dati che gia' possiede o che sono in possesso di un'altra amministrazione - il principio cosiddetto "una volta sola". Un assicurato che ha gia' comunicato la propria residenza al comune non deve doverla dichiarare di nuovo per ottenere una prestazione; un'impresa i cui dati contributivi sono gia' nei sistemi dell'Istituto non deve autocertificarli per ottenere il DURC, il documento unico di regolarita' contributiva, che infatti viene rilasciato in modalita' telematica interrogando direttamente gli archivi degli enti previdenziali. Il DURC e' anzi l'esempio didatticamente piu' efficace di che cosa significhi progettare un servizio sull'interoperabilita': l'attestazione non nasce da una dichiarazione del richiedente da verificare a posteriori, ma da un'interrogazione automatica delle banche dati che detengono gia' il dato.

Come avviene concretamente questo dialogo? A livello di trasporto, le amministrazioni dispongono storicamente di un'infrastruttura di connettivita' condivisa - il Sistema Pubblico di Connettivita' (SPC) - che fornisce agli enti un canale di comunicazione comune, sicuro e regolato, alternativo all'uso della rete Internet pubblica per lo scambio di dati sensibili. A livello di contenuti, lo scambio passa oggi in misura crescente per la Piattaforma Digitale Nazionale Dati (PDND): un catalogo nazionale attraverso il quale ogni amministrazione espone i propri dati sotto forma di servizi interrogabili da programma (le cosiddette API, interfacce applicative), e le altre amministrazioni vi accedono aderendo ad appositi accordi che definiscono chi puo' chiedere cosa e a quale scopo. In pratica, invece di chiedere al cittadino un certificato che attesti un dato, l'ente che ne ha bisogno interroga direttamente, per via automatica e tracciata, la banca dati dell'ente che quel dato detiene: e' questa la traduzione operativa del principio "una volta sola" visto sopra, ed e' il presupposto tecnico di qualunque progettazione di servizio che voglia ridurre gli oneri a carico dell'utente.

Il capitolo precedente ha spiegato che valore ha un singolo documento informatico. Questo spiega che cosa succede quando i documenti sono milioni e devono essere ricevuti, registrati, classificati, ritrovati e conservati da un'organizzazione. E' la gestione documentale, e per un funzionario che progetta ed eroga servizi e' materia di lavoro prima ancora che di quiz: il ciclo di vita di una domanda di prestazione, dalla ricezione al provvedimento, e' un ciclo documentale.

Il protocollo informatico: che cos'e' e a che cosa serve

Il protocollo e' la registrazione dei documenti in entrata e in uscita di un'amministrazione. La sua funzione non e' burocratica ma probatoria: attesta in modo non alterabile che un certo documento e' pervenuto o e' stato spedito e quando. E' cio' che consente di dire con certezza che una domanda e' arrivata entro il termine, che un ricorso e' tempestivo, che una comunicazione e' partita in una certa data. Nel protocollo informatico questa operazione e' svolta da un sistema informatico che sostituisce integralmente il vecchio registro cartaceo.

La registrazione di protocollo comprende un nucleo di informazioni che non possono mancare: il numero progressivo, la data di registrazione, il mittente per i documenti ricevuti o il destinatario per quelli spediti, l'oggetto, la data e il protocollo del documento ricevuto se disponibili, e l'impronta del documento informatico. Il punto da capire, piu' che l'elenco, e' la ragione di ognuna: l'insieme serve a identificare univocamente il documento, a collocarlo nel tempo, a collegarlo al soggetto e a garantire che il file registrato sia effettivamente quello e non un altro sostituito in seguito - quest'ultima e' la funzione dell'impronta, cioe' della stringa calcolata sul contenuto del file che cambia se anche un solo bit cambia.

Due caratteristiche del numero di protocollo sono chieste con regolarita' e vanno fissate insieme, perche' si spiegano l'una con l'altra. Il numero e' progressivo e la numerazione si rinnova ogni anno solare, ricominciando da uno: e' per questo che un protocollo si cita sempre come numero piu' anno, perche' il solo numero e' ambiguo. E soprattutto le informazioni della registrazione non sono modificabili: e' il tratto che distingue il protocollo da un qualsiasi archivio. Un errore materiale non si corregge sovrascrivendo, ma con un'annotazione che resta tracciata accanto al dato originario. La ragione e' evidente: un registro modificabile non proverebbe piu' nulla, e verrebbe meno l'unica funzione per cui esiste. Il distrattore tipico afferma che una registrazione errata puo' essere "corretta dall'operatore" o "annullata e rifatta liberamente": e' attraente perche' e' cio' che si farebbe in qualunque altro applicativo, e sbagliato proprio per questo.

La segnatura di protocollo e' l'apposizione al documento delle informazioni della registrazione. Attenzione a non confonderla con la registrazione stessa: la registrazione e' l'annotazione nel registro, la segnatura e' l'apposizione di quei dati sul documento, cosi' che il documento porti con se' i propri estremi. Nel documento informatico la segnatura viaggia come insieme di dati strutturati associati al file, ed e' cio' che permette a due amministrazioni di scambiarsi documenti protocollati facendo dialogare direttamente i rispettivi sistemi: il protocollo del destinatario legge i dati di segnatura del mittente e registra in automatico, senza reinserimento manuale.

Esiste infine il registro di emergenza, previsto per l'ipotesi in cui il sistema informatico sia indisponibile. Non e' una facolta' organizzativa ma un obbligo di continuita': quando il protocollo informatico non e' utilizzabile, le registrazioni si effettuano sul registro di emergenza, e alla ripresa del servizio i dati vanno riversati nel sistema ordinario, mantenendo la corretta collocazione temporale delle registrazioni fatte nel frattempo. La logica e' che l'interruzione del sistema non deve mai tradursi in un vuoto probatorio, perche' nel frattempo i termini per gli assicurati continuano a decorrere.

Classificazione, fascicolo informatico, manuale di gestione

Registrare non basta: bisogna anche poter ritrovare, e soprattutto tenere insieme cio' che appartiene alla stessa vicenda. Qui entrano tre strumenti.

• La classificazione assegna a ogni documento una posizione all'interno di uno schema logico predefinito, il titolario (o piano di classificazione), che rispecchia le funzioni dell'ente e non la sua struttura organizzativa contingente. La distinzione e' sostanziale: se il titolario seguisse l'organigramma, ogni riorganizzazione renderebbe inconsultabile l'archivio pregresso; seguendo le funzioni - prestazioni pensionistiche, prestazioni a sostegno del reddito, vigilanza contributiva - resta stabile nel tempo.
• Il fascicolo informatico raccoglie tutti gli atti e i documenti relativi a un medesimo procedimento o affare. Non e' una cartella qualunque del disco: e' un'aggregazione documentale strutturata, con propri dati identificativi, che segue il procedimento dall'avvio alla conclusione. Nel lavoro previdenziale e' il contenitore naturale di una vicenda: la domanda di prestazione, la documentazione sanitaria o reddituale prodotta, le richieste di integrazione, il provvedimento finale, l'eventuale ricorso amministrativo stanno tutti nello stesso fascicolo, ed e' cio' che consente a un funzionario diverso da quello che ha istruito la pratica di ricostruirla per intero.
• Il manuale di gestione e' il documento con cui l'amministrazione descrive il proprio sistema di gestione documentale e ne definisce le regole operative: chi puo' protocollare, come si classifica, come si formano i fascicoli, quali documenti sono esclusi dalla registrazione, come si gestisce l'emergenza. Non e' un adempimento formale: e' la norma interna che rende verificabile il comportamento dell'ente, ed e' il presupposto perche' i processi documentali siano dimostrabili a posteriori.

Un chiarimento che vale punti: non tutti i documenti che entrano in un ufficio si protocollano. Ne sono esclusi, tipicamente, i documenti che per loro natura hanno gia' una registrazione propria in altri sistemi o che sono privi di rilevanza per il procedimento - gazzette, notiziari, materiale pubblicitario, e in generale gli atti gia' registrati in registri particolari dell'ente. Il criterio da tenere non e' l'elenco a memoria ma la ratio: si protocolla cio' la cui data di arrivo o di partenza puo' produrre effetti giuridici, non cio' che semplicemente transita.

Dove si collega il protocollo al resto del sistema

Vale la pena chiudere legando questo capitolo ai due che lo circondano, perche' i quiz talvolta costruiscono i distrattori proprio scambiando gli istituti. Il protocollo attesta che e quando un documento e' entrato o uscito; la firma attesta chi ne assume il contenuto; la PEC attesta il trasporto del messaggio fra due caselle; la conservazione garantisce che tutto questo resti autentico e leggibile nel tempo. Sono quattro funzioni distinte e complementari, e nessuna sostituisce l'altra. Un documento protocollato ma non firmato e' registrato, non sottoscritto. Un documento inviato via PEC ma non protocollato ha una prova di consegna, non una registrazione dell'ente. Un documento protocollato e firmato ma non conservato a norma e' oggi perfetto e fra vent'anni forse illeggibile.

Esempio svolto. Quesito: "Una domanda di indennita' di disoccupazione perviene via PEC il 30 giugno alle 23.50 e viene registrata a protocollo il 1 luglio alle 8.30. Quale data rileva per la tempestivita' rispetto a un termine scadente il 30 giugno?" Le opzioni tipiche sono: (a) il 1 luglio, data di protocollazione; (b) il 30 giugno, data della ricevuta di avvenuta consegna; (c) la data in cui il funzionario apre il messaggio; (d) nessuna, la PEC non fa data certa.

Il ragionamento: la PEC certifica la consegna con ricevuta, e la consegna si perfeziona con il deposito nella casella indipendentemente dalla lettura. Il documento e' quindi pervenuto all'amministrazione il 30 giugno; la registrazione a protocollo del giorno successivo e' un'operazione interna dell'ente, che non puo' ritardare a danno dell'istante un effetto gia' prodottosi. Risposta: (b). L'opzione (a) attrae chi identifica meccanicamente "arrivo" con "protocollazione" - e' l'errore concettuale piu' comune in materia; l'opzione (c) e' esclusa dalla regola per cui la lettura e' irrilevante; l'opzione (d) contraddice la funzione stessa della PEC. Da ricordare come principio generale: il protocollo documenta l'arrivo, non lo determina.

Chiusa la parte giuridica, la materia richiede anche una conoscenza di base del funzionamento della macchina. Le domande sono qui piu' semplici e per un laureato quasi tutte gia' note, ma non per questo vanno saltate: puntano su distinzioni precise piu' che su nozioni complesse, e si sbagliano per distrazione, non per ignoranza. In una prova di sbarramento una risposta persa per fretta pesa quanto una persa per impreparazione.

Un calcolatore e' l'insieme di una parte fisica, l'hardware, e di una parte immateriale fatta di istruzioni, il software. Il cuore dell'hardware e' la CPU (Central Processing Unit), il processore: e' l'unita' che esegue le istruzioni, composta idealmente da un'unita' di controllo, che decide cosa fare e in che ordine, e da un'unita' aritmetico-logica, che esegue calcoli e confronti. La sua velocita' si misura in cicli al secondo (gigahertz), ma il numero di core, cioe' di unita' di elaborazione indipendenti dentro lo stesso processore, conta oggi quanto la frequenza: quattro core a frequenza media eseguono piu' lavoro simultaneo di un core singolo molto veloce.

La memoria va distinta con precisione, perche' i quiz insistono sulla differenza fra memoria di lavoro e memoria di archiviazione.

• RAM (Random Access Memory): e' la memoria di lavoro, dove il sistema carica i programmi e i dati in uso. E' volatile, cioe' si azzera quando manca l'alimentazione, ed e' leggibile e scrivibile. Se il documento non era stato salvato, un blackout lo fa perdere proprio perche' esisteva solo in RAM.
• ROM (Read Only Memory): memoria di sola lettura, non volatile, scritta in fase di produzione; contiene le istruzioni di avvio della macchina. Il contenuto resta anche a computer spento, ed e' cio' che permette all'elaboratore di sapere cosa fare nell'istante in cui viene acceso, quando nessun sistema operativo e' ancora caricato.
• Memorie di massa: sono i supporti non volatili che archiviano i dati in modo permanente, la sede dei file quando il computer e' spento. Il disco rigido meccanico (HDD) memorizza i dati su piatti magnetici rotanti letti da una testina mobile: offre grandi capacita' a basso costo, ma e' relativamente lento e sensibile agli urti proprio perche' contiene parti in movimento. L'unita' a stato solido (SSD) usa invece memoria elettronica di tipo flash, senza alcuna parte meccanica: e' molto piu' veloce e resistente, ed e' ormai lo standard nei computer da ufficio. Chiavette USB e schede di memoria impiegano la stessa tecnologia flash in formato portatile, adatte al trasporto di file piu' che all'archiviazione stabile. I supporti ottici (CD, DVD, Blu-ray) sono dischi letti da un laser, oggi in declino e usati soprattutto per la distribuzione di contenuti o come archivio di lungo periodo.
• Memoria cache: piccola e velocissima, interna o vicinissima alla CPU, conserva i dati usati piu' di frequente per evitare accessi lenti alla RAM. E' un cuscinetto fra la velocita' del processore e quella, molto inferiore, della memoria principale.

La coppia RAM/ROM e' quella su cui si costruiscono i distrattori piu' efficaci, e la ragione e' la somiglianza dei nomi: chi risponde di fretta ricorda che una delle due e' volatile ma non quale. Il modo piu' solido di fissarla non e' la sigla ma la funzione: la RAM e' il tavolo di lavoro, si svuota quando si esce dall'ufficio; la ROM e' l'istruzione incisa nella macchina, resta anche a corrente staccata perche' serve proprio per ripartire da zero.

Le periferiche sono i dispositivi collegati all'unita' centrale. Si classificano in base alla direzione del flusso di dati, e il criterio va fissato bene perche' e' cio' che consente di classificare correttamente anche una periferica mai vista: il punto di riferimento e' sempre l'unita' centrale, non l'utente. Un dispositivo e' di input se porta dati verso l'unita' centrale (tastiera, mouse, scanner, microfono, lettore di smart card: tutti trasformano un'azione o un oggetto del mondo esterno in dati); e' di output se porta informazioni fuori dall'unita' centrale rendendole percepibili (monitor, stampante, altoparlanti); e' di input/output se fa entrambe le cose (uno schermo touch mostra e riceve tocchi, un modem trasmette e riceve, un disco esterno viene sia letto sia scritto).

Applicando il criterio si risolvono anche i casi dubbi, che sono esattamente quelli che i quiz propongono quando vogliono alzare la difficolta' di una domanda per il resto banale: una webcam e' input perche' i dati entrano; un proiettore e' output; una stampante multifunzione, che stampa e scansiona, e' input/output; il lettore di smart card con cui si appone una firma digitale e' input, perche' porta al calcolatore il certificato letto dalla carta. L'errore tipico nasce dal ragionare dal punto di vista dell'utente invece che della macchina: la stampante "riceve" un comando dall'utente e sembra dunque input, ma rispetto all'unita' centrale i dati escono, ed e' output.

Le unita' di misura si fondano sul bit, la cifra binaria che vale 0 o 1. Otto bit formano un byte, sufficiente a rappresentare un carattere. Da li' si sale con kilobyte, megabyte, gigabyte e terabyte. Il fattore di conversione merita attenzione, perche' e' oggetto di domanda diretta: nella misura binaria propria dell'informatica un kilobyte equivale a 1.024 byte (2 elevato alla decima), e cosi' ogni gradino successivo vale 1.024 volte il precedente; nel linguaggio commerciale si arrotonda a mille, ma il quiz che chiede "quanti byte compongono un kilobyte" attende di regola la risposta 1.024. Se fra le opzioni compaiono sia 1.000 sia 1.024, la risposta attesa e' la seconda: e' la convenzione informatica, mentre la prima e' quella commerciale usata dai produttori di dischi.

Il software si divide in software di base e software applicativo. Il sistema operativo (Windows, Linux, macOS) e' il software di base: gestisce la memoria, i processi, i file, le periferiche e fornisce l'interfaccia con l'utente; senza di esso i programmi applicativi non possono girare, perche' non avrebbero chi assegna loro memoria e accesso al disco. Il software applicativo e' quello che svolge il lavoro dell'utente: videoscrittura, fogli di calcolo, browser, applicativi gestionali con cui si istruiscono le pratiche. Un driver e' il programma che permette al sistema operativo di dialogare con una specifica periferica: e' la ragione per cui una stampante nuova puo' non funzionare finche' non si installa il software del produttore, e per cui un lettore di smart card non riconosciuto blocca la firma dei provvedimenti anche se il dispositivo e' fisicamente collegato.

La gestione di file e cartelle segue una struttura ad albero: un'unita' contiene cartelle, che contengono altre cartelle e file. Il percorso (path) e' la sequenza che individua univocamente un file all'interno di quell'albero. L'estensione, cioe' la parte del nome dopo il punto, indica il formato: .docx per la videoscrittura, .xlsx per i fogli di calcolo, .pdf, .xml per i flussi strutturati come UniEmens, e .p7m per i file firmati digitalmente nel formato CAdES, che incapsula il documento e la firma in un unico involucro. Quest'ultima estensione merita di essere ricordata: un file .p7m non si apre con il normale lettore PDF ma con un software di verifica della firma, e la domanda che chiede a cosa corrisponda quell'estensione ricorre con regolarita'.

Due distinzioni utili chiudono il capitolo. Copiare un file lo duplica lasciando l'originale, spostare lo trasferisce eliminandolo dall'origine; un collegamento non e' il file ma solo un rimando ad esso, quindi cancellare il collegamento non cancella il documento, mentre spostare il documento rende il collegamento inutilizzabile - e' l'origine di una quantita' di segnalazioni di "file sparito" che sono in realta' collegamenti orfani. La compressione (formati ZIP, 7z) riduce lo spazio occupato e permette di riunire piu' file in un unico archivio: utilissima per allegare piu' documenti a una PEC, che ha limiti di dimensione del messaggio, come accade quando si trasmette la documentazione a corredo di una pratica previdenziale.

Una rete e' un insieme di dispositivi collegati per scambiare dati. Si classificano anzitutto per estensione: la LAN (Local Area Network) copre un'area circoscritta, come un ufficio o una sede; la MAN copre un'area metropolitana; la WAN (Wide Area Network) collega sedi geograficamente distanti fra loro. Internet e' la rete mondiale che interconnette reti diverse, ed e' quindi una rete di reti. La intranet e' invece una rete interna a un'organizzazione, che usa le stesse tecnologie di Internet ma e' accessibile solo dall'interno: la rete documentale che collega una direzione provinciale ai propri applicativi ne e' un esempio. La extranet estende in modo controllato l'accesso alla intranet a soggetti esterni selezionati, come partner o fornitori, che vedono una porzione definita delle risorse interne - e' il modello concettuale dei canali riservati a intermediari e patronati, che accedono a una parte circoscritta dei servizi. La VPN (Virtual Private Network) crea un canale cifrato attraverso Internet che permette a un dipendente in lavoro agile di collegarsi alla rete dell'ufficio come se fosse fisicamente presente: il traffico viaggia su rete pubblica ma e' incomprensibile a chi lo intercetti.

I protocolli sono le regole comuni che rendono possibile la comunicazione fra macchine diverse. La famiglia TCP/IP e' lo standard di Internet e si regge su una divisione di compiti che vale la pena capire, perche' e' proprio la ripartizione dei ruoli l'oggetto della domanda: il protocollo IP si occupa dell'indirizzamento e dell'instradamento dei pacchetti, cioe' di far arrivare i dati alla macchina giusta scegliendo il percorso; il protocollo TCP si occupa dell'affidabilita', spezzando i dati in pacchetti, numerandoli, verificando che arrivino tutti e riordinandoli, richiedendo il rinvio di quelli persi. In sintesi: IP sa dove, TCP garantisce che arrivi tutto e in ordine. Un indirizzo IP identifica un dispositivo in rete; il DNS e' il sistema che traduce i nomi comprensibili all'uomo negli indirizzi numerici corrispondenti, ed e' la ragione per cui si digita il nome di un sito invece di una sequenza di cifre.

Al di sopra di TCP/IP lavorano i protocolli applicativi, ciascuno dedicato a un compito. HTTP trasferisce le pagine web fra il server che le ospita e il browser che le mostra, funzionando a domanda e risposta: il browser chiede una risorsa, il server la restituisce. HTTPS fa la stessa cosa ma incapsula il traffico in un canale cifrato tramite TLS, cosi' che chi intercetta la comunicazione non possa ne' leggerla ne' alterarla, e allo stesso tempo consente di verificare l'identita' del sito attraverso un certificato. Il lucchetto nel browser segnala HTTPS: e' il minimo indispensabile per qualunque servizio in cui si inseriscono credenziali o si consultano dati previdenziali e reddituali.

FTP e' invece il protocollo dedicato al trasferimento di interi file fra un computer e un server remoto, con operazioni di caricamento e scaricamento e navigazione fra cartelle: nasce per spostare file, non per visualizzare documenti, ed e' oggi considerato insicuro nella versione originaria perche' trasmette le credenziali in chiaro. Nella posta elettronica i compiti sono divisi: SMTP e' il protocollo dell'invio, quello che consegna il messaggio dal programma del mittente al server e poi da server a server fino a quello del destinatario; POP3 e IMAP governano invece la lettura da parte del destinatario, con una differenza che i quiz sfruttano: POP3 tipicamente scarica i messaggi sul dispositivo rimuovendoli dal server, mentre IMAP li mantiene sul server e li sincronizza fra piu' dispositivi, motivo per cui con IMAP un messaggio letto dal telefono risulta letto anche dal computer. La domanda ricorrente chiede quale protocollo si usi per inviare: la risposta e' SMTP, e il distrattore che propone POP3 o IMAP conta sul fatto che siano i nomi piu' familiari a chi ha configurato una casella di posta.

Qualche parola anche sugli strumenti con cui l'utente vive la rete, perche' i quiz di base vi tornano spesso con distrattori semplici ma efficaci. Il browser (Edge, Chrome, Firefox, Safari) e' il programma che richiede e visualizza le pagine web; va tenuto distinto dal motore di ricerca (Google, Bing), che e' invece un servizio, cioe' un sito che indicizza il web e risponde alle interrogazioni: "con quale programma si naviga?" ha per risposta il browser, non Google, ed e' uno scambio proposto di continuo. L'URL e' l'indirizzo completo di una risorsa: contiene il protocollo (https), il nome del sito e il percorso della pagina. I cookie sono piccoli file di testo che il sito deposita sul dispositivo dell'utente per riconoscerlo alle visite successive o ricordarne le scelte: non sono programmi e non possono "infettare" il computer, ma hanno rilievo per la riservatezza, ed e' per questo che i siti ne chiedono l'accettazione. Il distrattore che li descrive come "piccoli programmi che possono contenere virus" e' molto attraente perche' unisce due nozioni corrette per conto proprio, ed e' sbagliato: un cookie e' un dato, non codice eseguibile. La cronologia e i preferiti sono invece archivi locali del browser: la prima registra le pagine visitate, i secondi conservano gli indirizzi scelti dall'utente per ritrovarli rapidamente.

Il cloud computing e' l'erogazione di risorse informatiche (potenza di calcolo, spazio di archiviazione, applicazioni) come servizio via rete, pagato in base all'uso, invece che tramite macchine di proprieta'. Si articola in tre modelli, distinti da quanto si delega al fornitore: IaaS, in cui si acquista infrastruttura grezza come server e spazio disco e si resta responsabili di tutto cio' che vi si installa sopra; PaaS, in cui si acquista una piattaforma gia' pronta su cui sviluppare applicazioni, senza occuparsi del sistema sottostante; SaaS, in cui si usa direttamente un'applicazione pronta via browser, come una casella di posta online, senza installare nulla. Il criterio per non confonderli e' uno solo e conviene tenerlo al posto delle sigle: quanto piu' si sale da IaaS a SaaS, tanto piu' si delega al fornitore e tanto meno si controlla.

Per le amministrazioni il ricorso al cloud e' incoraggiato, ma non e' libero: i servizi cloud destinati alla PA devono essere qualificati, cioe' sottoposti a una verifica dei requisiti di sicurezza e affidabilita' secondo il regime nazionale che fa capo oggi all'Agenzia per la cybersicurezza nazionale (ACN). La logica del sistema e' proporzionale: i dati trattati dalle amministrazioni sono classificati per criticita', e quanto piu' un dato e' critico per le funzioni dello Stato, tanto piu' stringenti sono i requisiti richiesti al servizio che lo ospita, fino a vincoli sulla localizzazione delle infrastrutture. Un'amministrazione non puo' quindi caricare i propri archivi su un servizio cloud qualsiasi solo perche' e' comodo o economico - considerazione tutt'altro che astratta per un ente che custodisce le posizioni contributive e i dati sanitari di decine di milioni di persone.

La sicurezza informatica persegue tre obiettivi, che conviene ricordare insieme perche' spesso una domanda ne chiede l'elenco completo: la riservatezza (solo chi e' autorizzato accede al dato), l'integrita' (il dato non e' alterato indebitamente) e la disponibilita' (il dato e' accessibile quando serve a chi ne ha diritto). Sono obiettivi in tensione fra loro: una misura che aumenta la riservatezza tende a ridurre la disponibilita', ed e' il motivo per cui le procedure di sicurezza sono sempre un compromesso ragionato e non un massimo assoluto. La disponibilita' e' spesso la dimenticata delle tre, ed e' quella su cui si costruisce il distrattore che elenca solo riservatezza e integrita': in un ente che eroga prestazioni economiche a scadenza fissa, l'indisponibilita' di un sistema non e' un disagio ma un danno diretto a chi attende un pagamento.

Il termine malware indica genericamente qualsiasi software malevolo, ed e' l'insieme di cui virus, worm e gli altri sono specie. Il rapporto genere-specie e' importante perche' i quiz chiedono spesso "quale dei seguenti NON e' un malware" oppure trattano "virus" come sinonimo di malware: virus e' una specie, malware e' il genere. Il virus si attacca a un file ospite e si diffonde quando quel file viene eseguito: ha bisogno di un'azione dell'utente. Il worm invece si replica autonomamente sulla rete senza bisogno di un ospite ne' di un clic, ed e' per questo che si propaga con enorme rapidita' all'interno di una rete di ufficio. Il trojan si presenta come un programma utile e nasconde funzioni dannose, sfruttando la fiducia dell'utente che lo installa volontariamente. Lo spyware raccoglie di nascosto informazioni sull'utente; il keylogger, sua specie particolarmente insidiosa, registra i tasti premuti e cattura cosi' anche le password che non compaiono mai a schermo.

Il ransomware merita un discorso a parte: cifra i file della vittima e chiede un riscatto per la chiave di decifratura. E' la minaccia piu' temuta dalle amministrazioni perche' non ruba dati soltanto, ma blocca l'operativita' di interi uffici - e in un ente previdenziale il blocco si traduce immediatamente in prestazioni non liquidate e termini non rispettati. La difesa realmente efficace non e' l'antivirus, che puo' non riconoscere una variante nuova, ma il backup tenuto separato dalla rete: se esiste una copia recente e irraggiungibile dal malware, il ripristino rende il ricatto privo di oggetto. Questo e' un punto in cui il quiz premia chi ha capito e non chi ha memorizzato: alla domanda su quale sia la difesa piu' efficace contro il ransomware, l'antivirus e' il distrattore piu' scelto proprio perche' e' la risposta di senso comune.

Il phishing e' una truffa di ingegneria sociale, cioe' che colpisce la persona invece del sistema: un messaggio che imita un mittente autorevole (una banca, l'INPS) induce la vittima a cliccare un link e a inserire credenziali o dati della carta su un sito clone, graficamente identico all'originale. I segnali tipici sono l'urgenza artificiale ("la sua indennita' sara' sospesa entro 24 ore se non aggiorna i dati"), gli errori di lingua e di punteggiatura, l'indirizzo del mittente che solo somiglia a quello vero, e soprattutto il link che, passandoci sopra il puntatore senza cliccare, rivela un dominio estraneo. Le campagne che sfruttano il nome dell'Istituto sono ricorrenti e ruotano quasi sempre attorno alla promessa di un pagamento da sbloccare - un arretrato di pensione, un bonus, un rimborso - perche' la leva emotiva del denaro atteso e' la piu' efficace.

Variante importante: lo spear phishing e' mirato su una persona specifica e costruito con informazioni reali su di lei - il nome del suo dirigente, una pratica su cui sta lavorando - e per questo e' molto piu' credibile e piu' pericoloso nel contesto d'ufficio. La regola operativa da tenere ferma e' che le amministrazioni non chiedono mai credenziali o coordinate bancarie via email, e che nessuna prestazione si sblocca cliccando un link ricevuto per posta: chi deve modificare le proprie coordinate di accredito lo fa accedendo autonomamente al portale, mai seguendo un collegamento ricevuto.

Passando agli strumenti di difesa, la distinzione fondamentale e' fra due dispositivi che il linguaggio comune tende a sovrapporre. L'antivirus individua e neutralizza il codice malevolo, sia riconoscendo firme di minacce note sia analizzando comportamenti sospetti: serve a poco se non e' costantemente aggiornato, perche' le minacce nuove non sono ancora nel suo archivio. Il firewall ha una funzione diversa: filtra il traffico di rete in entrata e in uscita secondo regole, decidendo quali connessioni ammettere e quali bloccare. Confondere i due e' l'errore piu' diffuso, e si evita con una formula semplice: l'antivirus guarda i file, il firewall guarda le connessioni.

Il backup e' la copia di sicurezza, e si presenta in tre modalita' che vanno tenute distinte perche' la domanda verte quasi sempre sulle conseguenze in fase di ripristino, non sulla definizione. Il backup completo copia tutto ogni volta: massimo spazio occupato, ripristino immediato perche' basta l'ultima copia. Il backup incrementale copia solo cio' che e' cambiato dall'ultimo backup di qualsiasi tipo, occupando pochissimo spazio ma richiedendo per il ripristino l'intera catena: se manca un anello, il ripristino fallisce. Il backup differenziale copia tutto cio' che e' cambiato dall'ultimo backup completo, occupando piu' spazio dell'incrementale ma richiedendo per il ripristino solo il completo piu' l'ultimo differenziale.

Esempio svolto sulla domanda tipica. Quesito: "Un ufficio esegue un backup completo la domenica e backup differenziali ogni sera. Un guasto si verifica il giovedi' mattina. Quali copie servono per il ripristino?" Opzioni: (a) il completo della domenica e tutti i differenziali da lunedi' a mercoledi'; (b) il completo della domenica e il solo differenziale di mercoledi' sera; (c) i soli differenziali; (d) il solo completo. Il ragionamento: essendo differenziale, ogni copia contiene tutto cio' che e' cambiato dall'ultimo completo, quindi quella di mercoledi' include gia' le variazioni di lunedi' e martedi'. Risposta: (b). L'opzione (a) e' la risposta corretta se le copie fossero incrementali, ed e' il distrattore piu' insidioso perche' non e' assurda: e' giusta per l'altro schema. E' il tipico caso in cui il quiz non verifica se si conoscono i nomi, ma se si e' capito il meccanismo.

Va infine tenuta almeno una copia in luogo fisicamente diverso dall'originale: un incendio o un furto che colpisca la stanza in cui stanno insieme dati e copia le porta via entrambe.

La gestione delle password segue poche regole solide, che valgono piu' di molti tecnicismi: la lunghezza conta piu' della complessita' dei caratteri, servono password diverse per servizi diversi, non va mai riutilizzata su altri siti quella della casella di posta (perche' chi controlla la posta puo' reimpostare tutte le altre), non si condivide con i colleghi e non si scrive su un foglietto sotto la tastiera. L'autenticazione a due fattori aggiunge alla password qualcosa che si possiede (un codice temporaneo su app o smartphone) o qualcosa che si e' (un'impronta): anche se la password viene rubata, l'accesso resta bloccato perche' manca il secondo elemento. I fattori di autenticazione si classificano appunto in conoscenza (qualcosa che si sa), possesso (qualcosa che si ha) e inerenza (qualcosa che si e'), e l'autenticazione si dice a piu' fattori solo quando combina categorie diverse: due password restano un fattore solo, per quanto lunghe siano. E' il collegamento con quanto visto su SPID: il secondo livello e' a due fattori proprio perche' unisce conoscenza (la password) e possesso (il codice temporaneo sul telefono).

GDPR e protezione dei dati personali

Se la sicurezza informatica protegge il sistema, la protezione dei dati personali protegge la persona a cui i dati si riferiscono: sono piani distinti che si sovrappongono solo in parte. Il Regolamento UE 2016/679, noto come GDPR, disciplina il trattamento dei dati personali; in Italia si applica insieme al Codice in materia di protezione dei dati personali come modificato dal d.lgs. 101/2018.

Il dato personale e' qualsiasi informazione riferita a una persona fisica identificata o identificabile: nome, codice fiscale, indirizzo, posizione contributiva, importo della pensione, e anche informazioni che di per se' non nominano nessuno ma consentono di risalire alla persona, come un indirizzo IP. Il trattamento e' qualunque operazione compiuta su di essi, dalla raccolta alla consultazione, dalla comunicazione alla cancellazione: anche solo leggere un dato e' un trattamento, ed e' la ragione per cui l'accesso non necessario alla posizione di un assicurato costituisce di per se' un illecito, indipendentemente da cosa si faccia dell'informazione. Un punto spesso chiesto: le persone giuridiche non sono tutelate dal GDPR, quindi i dati di una societa' in quanto tale non sono dati personali, mentre lo sono quelli delle persone fisiche che vi lavorano - distinzione operativamente rilevante nella gestione delle posizioni aziendali, dove i dati dell'impresa e quelli dei suoi dipendenti convivono nello stesso fascicolo con regimi diversi.

Merita una riga la categoria dei dati particolari, quelli che rivelano fra l'altro lo stato di salute, per i quali il regolamento prevede una tutela rafforzata e un divieto generale di trattamento salvo specifiche condizioni. Il rilievo per l'Istituto e' immediato: l'istruttoria di una prestazione di invalidita' o di un'indennita' di malattia poggia su documentazione sanitaria, ed e' l'area in cui gli obblighi di riservatezza e di minimizzazione sono piu' stringenti.

I ruoli vanno tenuti distinti perche' i quiz li scambiano volentieri. Il titolare del trattamento e' chi determina le finalita' e i mezzi del trattamento: e' l'INPS quando tratta i dati degli assicurati e dei pensionati, ed e' il soggetto su cui grava la responsabilita' principale. Il responsabile del trattamento e' invece il soggetto, tipicamente esterno, che tratta i dati per conto del titolare sulla base di un contratto o altro atto giuridico che ne definisce i limiti: un fornitore di servizi informatici che gestisce un applicativo per conto dell'ente. L'interessato e' la persona fisica cui i dati si riferiscono, quindi l'assicurato o il pensionato.

Il DPO, responsabile della protezione dei dati, e' una figura di controllo e consulenza che vigila sul rispetto della normativa, coopera con l'autorita' e funge da punto di contatto: la sua designazione e' richiesta in particolare quando il trattamento e' effettuato da un'autorita' pubblica o da un organismo pubblico, e le amministrazioni ne sono percio' dotate. Il punto da fissare e' che il DPO non decide i trattamenti e non e' responsabile della loro conformita': controlla e consiglia, mentre le decisioni e la responsabilita' restano del titolare. Confondere DPO e titolare e' un errore ricorrente, e il distrattore piu' frequente lo descrive come "il soggetto responsabile della conformita' dei trattamenti dell'ente": suona plausibile perche' il nome italiano contiene la parola "responsabile", ma inverte esattamente il rapporto.

I principi che governano ogni trattamento sono un blocco da conoscere per intero, e ciascuno ha un contenuto operativo preciso. La liceita' impone che ogni trattamento poggi su una base giuridica prevista dalla norma: senza di essa il trattamento e' vietato, per quanto ragionevole possa sembrare. La correttezza esige che i dati non siano trattati con modalita' ingannevoli o occulte rispetto alle aspettative dell'interessato. La trasparenza impone che la persona sappia, in linguaggio comprensibile, chi tratta i suoi dati, per quale scopo e per quanto tempo: e' cio' cui serve l'informativa.

La limitazione della finalita' vieta di riusare per scopi incompatibili dati raccolti per uno scopo determinato: dati acquisiti per l'istruttoria di una domanda di prestazione non possono essere impiegati per una finalita' estranea a quella per cui la legge li ha resi disponibili. La minimizzazione impone di raccogliere solo i dati necessari allo scopo: chiedere in un modulo informazioni che non servono alla pratica viola il principio, anche se nessuno ne fa un uso improprio - ed e' un vincolo di progettazione, non solo di comportamento, per chi disegna un servizio o un modulo di domanda.

L'esattezza obbliga a mantenere i dati corretti e aggiornati e, soprattutto, a rettificarli senza ritardo quando risultano errati: nel contesto previdenziale e' il principio che fonda l'obbligo di correggere una posizione contributiva errata appena l'errore emerge, perche' un estratto conto inesatto produce a cascata una prestazione calcolata male e, spesso, un indebito da recuperare anni dopo a danno di chi non ha alcuna colpa. La limitazione della conservazione impone di non tenere i dati oltre il tempo necessario alle finalita' per cui furono raccolti, salvo i termini imposti da altre norme - inciso importante nel settore previdenziale, dove altre norme impongono conservazioni lunghissime, come si e' visto parlando di conservazione digitale.

L'integrita' e riservatezza richiede misure tecniche e organizzative adeguate contro accessi non autorizzati, perdite e alterazioni: e' il ponte fra il GDPR e la sicurezza informatica trattata sopra. Infine la responsabilizzazione, spesso citata con il termine inglese accountability, per cui il titolare deve non solo rispettare le regole ma essere in grado di dimostrarlo con documentazione, registri e misure adeguate: e' il principio che ha spostato il sistema dall'adempimento formale alla prova sostanziale, ed e' quello che i quiz citano quando chiedono che cosa abbia di nuovo il GDPR rispetto alla disciplina precedente.

Un chiarimento che vale molti punti riguarda la base giuridica nel settore pubblico: per le pubbliche amministrazioni essa non e' quasi mai il consenso, bensi' l'adempimento di un obbligo legale o l'esecuzione di un compito di interesse pubblico o connesso all'esercizio di pubblici poteri. L'INPS non chiede al pensionato il permesso di trattare i suoi dati contributivi: li tratta perche' la legge glielo impone, e chiedere un consenso che poi non potrebbe essere revocato senza conseguenze sarebbe anzi fuorviante. Il distrattore che indica il consenso come base giuridica ordinaria dei trattamenti pubblici e' fra i piu' scelti, perche' il consenso e' la nozione che il pubblico associa istintivamente alla privacy; la regola e' l'opposta.

All'interessato spettano comunque diritti, e conviene capire cosa fa ciascuno perche' i quiz li propongono come distrattori l'uno dell'altro. Il diritto di accesso permette di sapere se un titolare tratta dati che riguardano la persona e di ottenerne copia insieme alle informazioni essenziali sul trattamento. La rettifica consente di far correggere i dati inesatti o di integrare quelli incompleti.

La cancellazione - il cosiddetto diritto all'oblio - consente di ottenere l'eliminazione dei dati, ma non e' assoluta: non opera quando il trattamento e' necessario per adempiere un obbligo legale o per l'esercizio di pubblici poteri. E' per questo che un assicurato non puo' farsi "cancellare" dagli archivi della posizione contributiva: quei dati sono trattati in forza di legge e servono a determinare i suoi stessi diritti pensionistici. L'esempio e' utile anche a smontare l'idea, diffusa, che il diritto all'oblio sia un potere generale di far sparire i propri dati da qualunque archivio.

La limitazione del trattamento e' una sorta di congelamento: i dati restano conservati ma il titolare non puo' usarli, se non in casi ristretti; e' la misura tipica del periodo intermedio in cui, per esempio, l'interessato ha contestato l'esattezza dei dati e la verifica e' in corso. L'opposizione e' cosa diversa: l'interessato chiede la cessazione di un trattamento in se' legittimo per motivi connessi alla sua situazione particolare, e il titolare deve interrompere salvo che dimostri motivi legittimi prevalenti o che il trattamento serva in giudizio. La coppia da non confondere e' proprio questa: la limitazione sospende l'uso dei dati conservandoli, l'opposizione chiede di smettere di trattarli.

Infine la portabilita' consente di ricevere i propri dati in un formato strutturato e di trasferirli a un altro titolare, ma riguarda solo i casi in cui il trattamento si fondi sul consenso o su un contratto e sia effettuato con mezzi automatizzati: nei trattamenti pubblici fondati sulla legge, di regola, non si applica. Anche qui il distrattore e' facile da riconoscere una volta noto il criterio: qualunque opzione che riconosca la portabilita' a un trattamento previdenziale obbligatorio e' sbagliata.

In caso di violazione dei dati personali, il cosiddetto data breach - che comprende non solo la sottrazione ma anche la perdita accidentale, la distruzione e la divulgazione non autorizzata - , il titolare deve notificarla all'autorita' di controllo senza ingiustificato ritardo e, ove possibile, entro 72 ore dal momento in cui ne e' venuto a conoscenza, salvo che sia improbabile un rischio per i diritti e le liberta' degli interessati. Se il rischio e' elevato, deve inoltre informare gli interessati stessi: sono due obblighi distinti, con presupposti diversi, e i quiz li mettono spesso in alternativa forzata, come se notificare all'autorita' esonerasse dall'informare le persone o viceversa. La formula corretta e' cumulativa: notifica all'autorita' come regola, piu' comunicazione agli interessati quando il rischio e' elevato. L'autorita' di controllo italiana e' il Garante per la protezione dei dati personali. Da fissare anche il momento da cui decorrono le 72 ore: non l'evento, ma la conoscenza dell'evento da parte del titolare.

Elaborazione testi

Un programma di videoscrittura come Word serve a produrre documenti formattati. La formattazione del carattere agisce su tipo, dimensione, grassetto, corsivo, sottolineato e colore; la formattazione del paragrafo agisce su allineamento, rientri, interlinea e spaziatura prima e dopo. Distinguere le due e' utile perche' molte funzioni si applicano all'una o all'altra: la giustificazione del testo, per esempio, e' proprieta' del paragrafo, non del carattere, e non ha senso applicarla a una singola parola. E' anche il criterio con cui si risolvono le domande che chiedono di classificare un'operazione: se l'effetto riguarda l'intero blocco di testo fino all'a capo, e' formattazione di paragrafo.

Gli stili sono insiemi predefiniti di formattazione applicabili con un clic. Il loro vantaggio non e' la comodita' immediata ma la coerenza e la manutenibilita': se si usa lo stile "Titolo 1" per tutte le intestazioni di una circolare, modificando lo stile si aggiornano tutte insieme, e diventa possibile generare automaticamente un sommario, che il programma costruisce proprio leggendo gli stili di titolo. La domanda ricorrente chiede appunto su cosa si basi il sommario automatico: la risposta e' sugli stili di titolo, non sulla dimensione del carattere ne' sulla numerazione manuale, che sono i due distrattori standard.

Le tabelle organizzano informazioni in righe e colonne e permettono unione e divisione di celle, ripetizione automatica della riga di intestazione sulle pagine successive, ordinamento del contenuto. Intestazione e pie' di pagina contengono elementi che si ripetono su ogni pagina, come il logo dell'ufficio o la numerazione automatica: inserire il numero di pagina a mano su un documento lungo e' l'errore che quella funzione esiste per evitare.

La stampa unione e' la funzione da conoscere davvero, perche' e' il tipico strumento del lavoro amministrativo. Serve a produrre molti documenti personalizzati partendo da due elementi: un documento principale, che contiene il testo fisso e i campi unione, cioe' segnaposto come nome, indirizzo o importo, e un'origine dati, cioe' un elenco strutturato di destinatari, tipicamente un foglio di calcolo o una tabella in cui ogni riga e' un destinatario e ogni colonna un'informazione. L'unione genera una copia del documento per ogni record dell'origine dati, sostituendo i segnaposto con i valori di quella riga.

Esempio concreto e verosimile: una comunicazione ai titolari di una prestazione residenti in una certa provincia, identica nel corpo ma con dati anagrafici e importo diversi in ciascuna lettera; senza stampa unione occorrerebbe riscrivere o modificare a mano centinaia di documenti, con la certezza statistica di introdurre errori - e in materia di comunicazioni sugli importi un errore materiale non e' un refuso, e' una comunicazione sbagliata a una persona. Si puo' inoltre filtrare l'origine dati per produrre solo alcune lettere - per esempio i soli importi superiori a una soglia - e l'esito puo' essere stampato, salvato in un unico file o inviato per posta elettronica. La domanda tipica chiede quali siano gli elementi indispensabili della stampa unione: documento principale e origine dati, due e non uno.

Foglio di calcolo

Un foglio elettronico e' una griglia di celle individuate dall'incrocio fra una colonna, indicata da lettere, e una riga, indicata da numeri: la cella C5 sta nella colonna C, riga 5. Una formula inizia sempre con il segno di uguale, che e' cio' che dice al programma di calcolare invece di trattare il contenuto come testo; una funzione e' una formula predefinita richiamata per nome con i suoi argomenti fra parentesi.

Il concetto che i quiz sfruttano di piu' e' quello dei riferimenti. Un riferimento relativo come A1 si adatta quando la formula viene copiata: trascinandola verso il basso diventa A2, A3 e cosi' via, perche' il programma memorizza non la cella ma la sua posizione rispetto alla formula. Un riferimento assoluto come $A$1 resta fisso, perche' il simbolo del dollaro blocca colonna e riga. Un riferimento misto blocca solo una delle due componenti: $A1 tiene fissa la colonna e lascia scorrere la riga, A$1 fa l'opposto.

Esempio pratico e tipico dell'ufficio: si deve calcolare la trattenuta da applicare a un elenco di importi lordi, con l'aliquota scritta una sola volta nella cella E1. La formula sara' del tipo uguale a B2 moltiplicato per $E$1, cosi' che copiandola verso il basso l'importo cambi riga per riga ma l'aliquota resti agganciata a E1. Senza il dollaro, alla seconda riga la formula cercherebbe l'aliquota in E2, che e' vuota, e restituirebbe zero senza segnalare alcun errore: e' proprio la silenziosita' di questo sbaglio a renderlo pericoloso, perche' il foglio appare perfettamente funzionante e i totali sono semplicemente falsi. Il quiz su questo punto e' quasi sempre formulato come "quale formula puo' essere copiata verso il basso senza errore": si risolve individuando quale grandezza deve scorrere e quale deve restare ferma, e mettendo i dollari solo sulla seconda.

Le funzioni essenziali per il lavoro amministrativo sono poche e vale la pena conoscerne bene il comportamento nei casi limite, perche' e' li' che si annidano le domande: quasi nessun quesito chiede che cosa faccia SOMMA, molti chiedono che cosa succede se nell'intervallo c'e' del testo o una cella vuota.

• SOMMA: addiziona i valori di un intervallo, per esempio quello che va da B2 a B50, ignorando le celle che contengono testo invece di dare errore. E' il motivo per cui un importo digitato con un carattere sbagliato viene silenziosamente escluso dal totale: il foglio non avverte, semplicemente somma un numero in meno.
• MEDIA: calcola la media aritmetica dei valori numerici di un intervallo. Le celle vuote non entrano nel conteggio, mentre gli zeri si': la media di una colonna in cui le pratiche non ancora definite sono state indicate con uno zero e' diversa da quella in cui sono state lasciate in bianco, ed e' un errore frequente nella pratica prima ancora che nei quiz. La distinzione fra "vuoto" e "zero" e' il cuore della domanda.
• SE: valuta una condizione e restituisce un valore se e' vera e un altro se e' falsa. E' la funzione logica di base: si puo' impostare che, se l'importo dell'indebito supera una certa soglia, compaia la parola "rateizzabile", altrimenti "unica soluzione". Piu' funzioni SE possono essere annidate una dentro l'altra per gestire piu' di due casi, con l'avvertenza che la funzione interna prende il posto di uno dei due risultati di quella esterna - ed e' proprio da qui che nasce il quesito che chiede quanti esiti distinti possa produrre una certa struttura annidata.
• CONTA.SE: conta quante celle di un intervallo soddisfano un criterio, per esempio quante domande risultano "definite". Va distinta da CONTA.NUMERI, che conta le sole celle contenenti numeri, e da CONTA.VALORI, che conta tutte le celle non vuote a prescindere dal tipo di contenuto. La differenza fra le ultime due e' il distrattore piu' frequente della famiglia, perche' i nomi si somigliano: numeri conta solo i numeri, valori conta tutto cio' che non e' vuoto. La versione che somma invece di contare, sempre sotto condizione, e' SOMMA.SE: serve per esempio a totalizzare gli importi delle sole prestazioni di un certo tipo.
• CERCA.VERT: cerca un valore nella prima colonna di una tabella e restituisce il contenuto di una colonna successiva sulla stessa riga. Serve, per esempio, a recuperare il nominativo di un assicurato partendo dal codice fiscale, evitando di incrociare a mano due elenchi. Tre attenzioni che i quiz sfruttano quasi sempre: il valore cercato deve trovarsi nella prima colonna dell'intervallo indicato, non in una qualsiasi; l'indice della colonna da restituire si conta a partire da quella prima colonna dell'intervallo, non dall'inizio del foglio; l'ultimo argomento va impostato su corrispondenza esatta, perche' altrimenti la funzione cerca la corrispondenza approssimata e, su dati non ordinati, restituisce risultati sbagliati senza segnalare alcun errore. Se il valore cercato non esiste, il risultato e' un errore del tipo "non disponibile", che va gestito e non ignorato.

Vale la pena svolgere per intero un quesito su CERCA.VERT, perche' e' la funzione su cui si concentra la maggior parte delle domande di foglio di calcolo. Quesito: "In un foglio la colonna A contiene il codice fiscale, la colonna B il cognome, la colonna C la sede competente. Si vuole ottenere la sede a partire dal codice fiscale usando CERCA.VERT sull'intervallo da A1 a C500. Quale indice di colonna va indicato?" Opzioni: (a) 1; (b) 2; (c) 3; (d) l'indice non serve.

Il ragionamento: l'indice si conta a partire dalla prima colonna dell'intervallo, che qui e' A. Dunque A vale 1, B vale 2, C vale 3. La sede sta in C, quindi l'indice e' 3 e la risposta e' (c). Il distrattore (b) e' costruito per chi conta le colonne dopo quella di ricerca, ragionando "e' la seconda colonna che leggo oltre al codice": e' un errore frequentissimo anche nell'uso reale. Il distrattore piu' insidioso, nelle varianti di questo quesito, e' quello in cui l'intervallo non parte da A ma per esempio da B: in quel caso l'indice va ricalcolato rispetto a B, e chi conta dall'inizio del foglio sbaglia. La regola operativa da portare all'esame e' una sola: l'indice si conta sempre dall'intervallo, mai dal foglio.

I grafici traducono i dati in forma visiva e vanno scelti in base a cio' che si vuole mostrare: l'istogramma o il grafico a barre confrontano grandezze fra categorie diverse, il grafico a linee mostra un andamento nel tempo, il grafico a torta rappresenta la composizione di un totale e per questo ha senso solo se le parti sommano al cento per cento - usarlo per confrontare grandezze indipendenti e' un errore concettuale, ed e' esattamente il caso che il quesito propone come opzione plausibile.

L'ordinamento riorganizza le righe secondo una o piu' colonne, in modo crescente o decrescente; occorre selezionare l'intera area dati e non la sola colonna su cui si ordina, perche' altrimenti quella colonna si riordina da sola e le righe si disallineano, corrompendo irrimediabilmente l'archivio - un elenco in cui gli importi finiscono accanto ai nominativi sbagliati e' danneggiato in modo non sempre reversibile. Il filtro, al contrario, non elimina e non sposta nulla: nasconde temporaneamente le righe che non soddisfano il criterio, permettendo di vedere per esempio le sole pratiche di una certa sede, e togliendolo tutto ricompare. La coppia ordinamento/filtro e' chiesta proprio su questa differenza: uno riorganizza permanentemente, l'altro nasconde temporaneamente.

La tabella pivot riepiloga grandi quantita' di dati aggregandoli dinamicamente per categoria, ed e' lo strumento naturale per rispondere a domande del tipo "quante domande di disoccupazione sono state definite per ciascuna sede e per ciascun mese", che con le sole funzioni richiederebbe decine di formule. E' anche lo strumento che un funzionario che deve controllare l'andamento di un servizio usa piu' spesso: non serve a calcolare qualcosa che le funzioni non sappiano fare, serve a farlo senza costruire e mantenere a mano un impianto di formule fragile.

Presentazioni

Un programma di presentazione come PowerPoint costruisce sequenze di diapositive. Il layout definisce la disposizione dei segnaposto all'interno di una singola diapositiva; lo schema diapositiva e' invece il modello che governa l'aspetto comune di tutte, ed e' il posto giusto in cui inserire un logo o un piede che devono comparire ovunque, evitando di ripeterli a mano su ogni slide e di doverli correggere uno per uno. E' lo stesso principio degli stili nella videoscrittura: si definisce una volta cio' che vale per tutti.

La transizione e' l'effetto che accompagna il passaggio da una diapositiva all'altra; l'animazione riguarda invece la comparsa, l'uscita o il movimento dei singoli oggetti dentro una diapositiva. La distinzione fra le due e' richiesta molto spesso e si ricorda cosi': la transizione riguarda le diapositive fra loro, l'animazione riguarda gli elementi dentro una diapositiva. Le note del relatore non compaiono in proiezione al pubblico e servono a chi parla, eventualmente visualizzate sul solo monitor del relatore. La visualizzazione sequenza diapositive mostra tutte le slide in miniatura ed e' la modalita' con cui si riordina rapidamente una presentazione trascinandole.