Regole smart working dal 1° gennaio 2023 per il settore privato

Prorogato fino al 31 dicembre 2022 lo smart working senza accordo tra datore di lavoro e lavoratore. Ecco cosa succede

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Come cambiano le regole per lo smart working? Finito lo stato di emergenza era previsto un ritorno alle modalità ordinarie pre-pandemia, ma il regime straordinario è stato prorogato al 31 dicembre 2022.

La formula agile, dal 1° gennaio 2023 in poi, non può più essere impiegata senza un preventivo accordo individuale tra datore di lavoro e dipendente che, però, non è più obbligatorio inviare al Ministero del Lavoro. Le aziende da settembre devono solo trasmettere l’elenco dei lavoratori impiegati in modalità agile, senza ulteriori oneri.

In questa guida vi spieghiamo nel dettaglio cosa cambia dal 1° gennaio 2023 e quali saranno le regole in vigore per l’utilizzo dello smart working per i lavoratori del settore privato.

SMART WORKING, COSA CAMBIA DAL 1° GENNAIO 2023

Per tutto il 2022 restano ancora in vigore alcune semplificazioni in materia di smart working previste nel corso della pandemia per i lavoratori del settore privato. A seguito della fine dello stato di emergenza (31 marzo 2022) il Decreto Riaperture 2022 convertito in Legge aveva previsto la proroga delle procedure semplificate per lo smart working nel settore privato fino al 31 agosto 2022. Successivamente è intervenuto il Decreto Aiuti Bis convertito in Legge che ha spostato il termine al 31 dicembre 2022. Fino al 1° gennaio 2023, quindi, non vi è l’obbligo della sottoscrizione dell’accordo individuale tra datore di lavoro e lavoratore impiegato in smart working.

Inoltre, per continuare sulla scia delle semplificazioni introdotte in tempo di pandemia e su richiesta delle Parti sociali, le regole sono comunque più blande dal 1° settembre 2022 rispetto a quelle pre-emergenza, specie con riferimento agli obblighi di comunicazione al Ministero del Lavoro in capo alle imprese. Andiamo quindi a vedere, punto per punto, cosa cambierà per i lavoratori che vogliono optare per la formula del lavoro agile.

1) OBBLIGO DI ACCORDO INDIVIDUALE

Dal 1° gennaio 2023 i lavoratori del settore privato e i datori di lavoro dovranno ritornare a sottoscrivere l’accordo individuale, previsto prima della pandemia, che definisce le modalità di impiego dello smart working. Questo perché, passato lo spartiacque del 31 dicembre (Decreto Aiuti Bis convertito in Legge), non sarà più in vigore l’articolo 90, comma 4, del Decreto Rilancio che ne aveva esentato l’utilizzo in via del tutto eccezionale e solo temporaneamente. Si tratta, in pratica, del ritorno alle regole ordinarie della Legge 22 maggio 2017, n. 81 che prevede quanto segue:

  • il datore di lavoro deve chiedere al dipendente se è disposto a prestare la propria attività in modalità agile. Una richiesta che, in base alle esigenze, può arrivare anche dallo stesso lavoratore;

  • entrambe le parti sono tenute a sottoscrivere obbligatoriamente l’accordo individuale.

Si precisa che, a partire dal 13 agosto 2022, i datori di lavoro pubblici e privati che stipulano accordi per l’esecuzione della prestazione di lavoro in smart working sono tenuti a riconoscere delle priorità nell’accoglimento delle richieste secondo quanto stabilito dal Decreto Conciliazione vita – lavoro di cui parliamo in questo approfondimento. Si tratta di chi ha figli fino a 12 anni di età e, senza alcun limite di età, nel caso di figli in condizioni di disabilità. Inclusi anche i caregivers, ai sensi dell’articolo 1, comma 255, della Legge 27 dicembre 2017, n. 205. Il lavoratore, tra l’altro, non può essere sanzionato, demansionato, licenziato, trasferito o sottoposto ad altra misura organizzativa avente effetti negativi, diretti o indiretti, sulle condizioni di lavoro. Qualunque misura adottata in violazione a tale norma è da considerarsi ritorsiva o discriminatoria e pertanto nulla.

2) OBBLIGO DI COMUNICAZIONE SOLO DEI NOMINATIVI

Mentre il vincolo dell’accordo ritornerà dal 2023 senza alcuna modifica rispetto al pre-pandemia, dal 1° settembre 2022 cambiano le regole di comunicazione al Ministero del Lavoro come vi spieghiamo in questo articolo. In buona sostanza, le aziende non devono più trasmettere al Ministero del lavoro tutti gli accordi individuali stipulati con ciascun lavoratore, ma solo l’elenco degli stessi, con data di inizio e fine dell’impiego della modalità agile. Lo prevede il Decreto del Ministero del Lavoro n.149 del 22 agosto 2022 che riformula l’articolo 23 della Legge 22 maggio 2017 n. 81 e fornisce in allegato il modello aggiornato di comunicazione. Più precisamente, attraverso il solito Portale lavoro.gov.it accessibile da questo indirizzo, il datore di lavoro privato deve inoltrare le seguenti informazioni:

  • i nominativi dei lavoratori posti in modalità agile;
  • il loro codice fiscale;
  • la menzione del contratto con cui sono impiegati (contratto a tempo indeterminato, a termine o apprendistato)
  • le date di inizio e di fine dello smart working.

3) PROTOCOLLO NAZIONALE DEL LAVORO AGILE

Il 7 dicembre 2021 è stato adottato il Protocollo Nazionale del Lavoro Agile per il settore privato che fissa il quadro di riferimento, condiviso tra le parti sociali, per la definizione dello svolgimento del lavoro in modalità agile. Il testo esprime delle linee di indirizzo per la contrattazione collettiva nazionale, aziendale e territoriale, nel rispetto della disciplina posta dalla Legge 81 del 2017 e degli accordi collettivi in essere, affidando alla contrattazione collettiva quanto necessario all’attuazione nei diversi e specifici contesti produttivi.

A partire dal 1° gennaio 2023, dunque, quanto previsto da tale protocollo dovrà essere applicato a tutte le aziende private. In particolare, l’accordo individuale dovrà essere conforme alla contrattazione collettiva di riferimento e dovrà indicare:

  • la durata dell’accordo, se a termine o a tempo indeterminato;

  • l’alternanza tra i periodi di lavoro dentro e fuori i locali aziendali;

  • i luoghi in cui svolgere l’attività di lavoro in modalità agile;

  • termini dello smart working, tra diritti e doveri dei lavoratori;

  • gli strumenti di lavoro;

  • i tempi di riposo e “diritto alla disconnessione;”

  • forme e modalità di controllo, per garantire il diritto alla privacy;

  • l’attività formativa;

  • diritti sindacali.

Per maggiori informazioni, vi consigliamo di leggere la nostra guida sul Protocollo Nazionale Lavoro Modalità Agile.

4) NOVITÀ PER I LAVORATORI FRAGILI

Con la fine dello stato d’emergenza, si era deciso per il venir meno anche del diritto allo smart working per i lavoratori fragili. Il termine ultimo per la tutela dei lavoratori con malattie cronico era quello previsto dal Decreto Covid Natale dopo la conversione, ovvero il 31 marzo 2022. 

Inizialmente era stata inserita una proroga al 30 giugno 2022 nel Decreto Riaperture 2022 approvato dal Consiglio dei Ministri che, poi, nel testo pubblicato in Gazzetta non ha visto la luce. Con la conversione del provvedimento, invece, la proroga fino al 30 giugno 2022 è stata nuovamente inserita insieme a quella per lo smart working semplificato senza accordo al 31 agosto 2022 e poi spostata al 31 dicembre 2022 con il Decreto Aiuti Bis convertito in Legge.

Dal 1° gennaio 2023, dunque, i lavoratori individuati dal Decreto Ministeriale del 3 febbraio 2022 (sul punto potete leggere questo approfondimento) non possono più usare lo smart working come modalità di lavoro ordinaria e dovranno ritornare tutti fisicamente in ufficio.

INDENNITÁ DI MALATTIA

L’equiparazione della quarantena da contagio o da isolamento alla malattia è stata concessa per tutti i lavoratori, fragili e non, dal Decreto Fisco fino al 31 dicembre 2021, come potete leggere in questo approfondimento. Dopo la conversione in Legge del Decreto Natale, invece, solo per i fragili c’è l’equiparazione del ricovero ospedaliero dei periodi di assenza dal lavoro e il corrispondente riconoscimento dell’indennità sino al 31 marzo 2022. Lo conferma l’INPS nel Messaggio n° 1126 del 11-03-2022 , chiarendo che la proroga non vale per l’equiparazione della quarantena o isolamento fiduciario con sorveglianza attiva a malattia per tutti gli altri lavoratori.

Con il Decreto Riaperture convertito in Legge era arrivato un ulteriore differimento al 30 giugno 2022 solo per i lavoratori fragili che non possono lavorare in smart working e che possono quindi prendere l’indennità di malattia per i periodi di assenza dal lavoro. Ma attenzione, è un termine che vale solo per i lavoratori affetti da malattie gravi. Ai fini del riconoscimento della tutela previdenziale da parte dell’INPS per tutti i lavoratori il termine rimane fissato al 31 dicembre 2021, e sono confermate le indicazioni contenute nel messaggio n. 679 del 2022.

SMART WORKING VERSO UN NUOVO SCENARIO

Come abbiamo visto, sebbene con continue proroghe e differimenti, dal 1° gennaio 2023 verranno meno alcune semplificazioni per lo smart working previste per i lavoratori del settore privato. Eppure, in un’ottica di semplificazione, qualcosa si sta muovendo a livello parlamentare con diverse proposte che andrebbero a delineare una riforma complessiva dello smart working in Italia con delle Proposte di Legge, tuttora al vaglio del Parlamento. Tutte le proposte sono state raccolta in una unitaria che potete leggere in questa pagina. L’intervento normativo si muoverà nella direzione auspicata dallo stesso Protocollo Nazionale del Lavoro Agile. Vi terremo aggiornati, come sempre, sulle evoluzioni.

RIFERIMENTI NORMATIVI

Legge 22 maggio 2017, n. 81 (Pdf 125 Kb)

Protocollo Nazionale Smart Working Lavoro Privato 7 dicembre 2021 (Pdf 154 Kb)

ALTRI APPROFONDIMENTI E AGGIORNAMENTI

Per conoscere la situazione normativa attualmente in vigore in Italia relativa allo Smart Working, sia nel settore privato che in quello pubblico, vi consigliamo di leggere questa guida. Vi segnaliamo inoltre l’approfondimento sullo smart working nel settore privato con il Protocollo Nazionale sul lavoro in modalità agile e le nuove Linee guida per il contratto di Smart Working nella Pubblica Amministrazione.

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