Soft skills nei concorsi pubblici: cosa sono, elenco ed esempi test situazionali

Diventano sempre più importanti le soft skills nei concorsi pubblici, specie a seguito della pubblicazione delle nuove linee guida per le assunzioni nelle PA che cercano competenze sempre più trasversali, ben oltre le semplici nozioni teoriche.

Nelle procedure selettive pubbliche verranno considerati anche aspetti quali la capacità di innovare le procedure amministrative, lavorare in squadra, prendere decisioni in modo autonomo e tutte quelle soft skills pertinenti al ruolo che si andrà a ricoprire.

In questa guida vi spieghiamo quali sono le soft skills importanti per i concorsi pubblici e perché sono divenute cruciali, fornendovi un elenco specifico di quelle più ricercate ed esempi di test di valutazione usati nelle selezioni pubbliche.

SOFT SKILLS NEI CONCORSI PUBBLICI, COSA SONO

Le soft skills, divenute rilevanti nei concorsi pubblici, sono le cosiddette “abilità personali” (letteralmente dall’inglese “abilità morbide”), ovvero le competenze trasversali richieste in ogni ambito lavorativo che vanno al di là della semplice preparazione tecnico-teorica in specifiche materie e discipline. Si tratta delle capacità di gestire in modo corretto determinate situazioni lavorative facendo leva sulle proprie abilità relazionali e sociali, che trascendono dal bagaglio di conoscenze e dalle esperienze professionali.

È stato il Decreto PNRR 2 convertito in Legge a rinnovare il concetto di “competenze professionali” che devono essere possedute dal personale della PA dando spazio anche all’aspetto comportamentale, una visione che è stata recepita dal Ministero della Funzione nell’adozione nell’estate del 2022 delle “Linee di indirizzo per l’individuazione dei nuovi fabbisogni professionali da parte delle amministrazioni pubbliche” che vi spieghiamo in questo articolo. Ora la sfera di competenze per le PA  va intesa come l’insieme di:

• conoscenze, ovvero il “sapere”;
• capacità tecniche, cioè il “saper fare”;
• digital skills, cioè il “sapere, saper fare, comportarsi nel digitale e attraverso il digitale”;
• e le soft skills di cui stiamo parlando, ovvero il “comportamento nel lavoro”.

In questo quadro le competenze trasversali sono valutate nei concorsi pubblici attraverso metodologie consolidate che, in estrema sintesi, servono a valutare quanto abile risulti il candidato nel gestire determinate situazioni. Vediamo i dettagli.

QUALI SONO LE SOFT SKILLS IMPORTANTI NEI CONCORSI PUBBLICI

Sono diverse e le soft skills che vengono testate nei concorsi pubblici a partire dal 2022. Si tratta,  ad esempio, della capacità di analizzare e risolvere problemi (problem solving), nonché di produrre risultati di qualità. Trovano spazio anche le capacità comunicative, l’abilità di individuare le priorità e di organizzare il lavoro, nonché la resilienza e la tendenza alla leadership o al lavoro d’equipe da valutare più o meno positivamente in base alla mansioni assegnate.

Premesso che in ogni bando di concorso viene chiarito quali sono le soft skills relative al ruolo ricercato, il Dipartimento per la Funzione Pubblica ha però ricondotto le soft skills utili nei concorsi per le PA in 5 aree:

• sociale: riguarda la dimensione relazionale, sia uno a uno che uno a molti (comunicazione, lavoro di gruppo, etc.);
• cognitiva: è inerente ai processi logici e strategici che guidano l’agire (problem solving, visione sistemica, etc.);
• gestionale: attiene al governo di processi, persone, budget (people management, promozione dell’immagine, della cultura e dei servizi camerali, etc.);
• realizzativa: riguarda gli aspetti più operativi dell’agire professionale (orientamento ai risultati, ottimizzazione e gestione del tempo, etc.);
• personale: si riferisce agli aspetti più qualitativi, inerenti il modo di essere (etica e equilibrio, pensiero agile, etc.).

ELENCO ESEMPI DI SOFT SKILLS UTILI PER LA PA

Con la precisazione e ciascun bando di concorso richiederà soft skills particolari calibrate sul ruolo che andrebbe a ricoprire il vincitore, di seguito mettiamo a disposizione un elenco di esempi di competenze trasversali tra le più ricercate con una breve definizione:

• Motivazione, autoefficacia e autonomia. È la capacità di svolgere i compiti assegnati senza il bisogno di una costante supervisione facendo ricorso alle proprie risorse e senza essere spronati passo passo.
• Fiducia in se stessi (Personal branding). È la consapevolezza del proprio valore, delle proprie capacità e delle proprie idee al di là delle opinioni degli altri, associata alla capacità di mostrare questo valore alle altre persone.
• Pensiero laterale (Lateral Thinking). È la capacità di risoluzione di problemi logici che permette la risoluzione di un problema grazie alla sua considerazione da diverse angolazioni, contrapposta alla tradizionale modalità che prevede concentrazione su una soluzione diretta al problema.
• Flessibilità / Adattabilità. È la capacità di sapersi adattare a contesti lavorativi mutevoli rimanendo aperti alle novità e disponibili a collaborare con persone con punti di vista anche diversi dal proprio.
• Gestione dello stress e del conflitto. È la capacità di reagire positivamente alla pressione lavorativa mantenendo il controllo, rimanendo focalizzati sulle priorità e di non trasferire su altri le proprie eventuali tensioni.
• Problem solving. È la capacità di identificare le priorità e le criticità del lavoro svolto e permette di individuare le possibili migliori soluzioni ai problemi.
• Gestione del tempo e degli obiettivi. Si tratta della capacità di pianificare, organizzare, realizzare idee, identificando obiettivi e priorità e, tenendo conto del tempo a disposizione, pianificarne il processo, organizzandone le risorse.
• Intelligenza emotiva. È la capacità di riconoscere, comprendere e gestire in modo consapevole le proprie ed altrui emozioni.
• Intelligenza collettiva. La capacità di apprendere e di alimentare le conoscenze del gruppo attraverso il dialogo e l’ascolto e di risolvere i problemi tramite la collaborazione tramite la condivisione delle informazioni, del sapere e dei sitltati individuali.
• Lavoro di squadra (Team working). È la capacità di lavorare e collaborare con gli altri costruendo eventualmente anche relazioni positive tese al raggiungimento dell’obiettivo.
• Leadership. È la capacità di condurre, motivare e trascinare gli altri verso i risultati finali e gli  obiettivi, creando consenso e fiducia.
• Precisione/Attenzione ai dettagli. È la capacità ad essere accurati, diligenti ed attenti nel lavoro da svolgere, curandone i particolari ed i dettagli verso il risultato finale.
• Capacità comunicativa. È la capacità di trasmettere e condividere in modo chiaro e sintetico idee ed informazioni con tutti i propri interlocutori, di ascoltarli e di confrontarsi con loro efficacemente;
• Apprendere in maniera continuativa. È la capacità di riconoscere le proprie lacune ed aree di miglioramento, attivandosi per acquisire e migliorare sempre più le proprie conoscenze e competenze.
• Gestione delle informazioni. Abilità nell’acquisire, organizzare e riformulare efficacemente dati e conoscenze provenienti da fonti diverse, verso un obiettivo definito.
• Proattività. Capacità di prendere iniziative in misura maggiore di quanto richiesto dalle mansioni e dalle attività standard.

CRITERI DI VALUTAZIONE PER LE SOFT SKILLS

Stando alle linee guida per le assunzioni nelle nuove PA che vi illustriamo in questo focus, ciascuna soft skill viene valutata secondo i parametri definiti nel bando di concorso. I criteri da seguire sono questi:

• la soft skill, in fase di redazione del bando, viene identificata dalla PA attraverso una breve descrizione del suo perimetro di azione e l’individuazione dei cosiddetti “indicatori di comportamento” che la dettagliano e concretizzano ulteriormente. Vanno considerati gli indicatori che sono rappresentativi di quella che è da considerare la prestazione “eccellente”, ovvero quella che incarna appieno le attese della PA sul tipo di prestazione;

• le aree delle soft skills non hanno tutte lo stesso peso in un bando di concorso pubblico. La loro rilevanza varia in base alle categorie, che esprimono un diverso livello di responsabilità e di capacità di gestione della complessità. Questo approccio consente di dare maggiore evidenza, per quanto attiene alle soft skills, alle differenze che intercorrono tra i profili di competenza. Ciò consente una più puntuale caratterizzazione anche laddove compaiono, in profili differenti, le medesime soft skills;

• nell’analisi delle soft skills si valuta anche l’utilizzo consapevole e mirato di strumenti e modelli digitali che meglio valorizzano le loro potenzialità.

Considerati questi criteri, per la valutazione delle soft skills, i candidati dovranno affrontare ulteriori test specifici rispetto al passato. Scopriamo insieme quali tipi di test saranno utilizzati e analizziamo alcuni esempi.

COME VENGONO VALUTATE LE SOFT SKILLS NEI CONCORSI PUBBLICI

Come avviene la verifica delle soft skills nei concorsi pubblici? La procedura specifica viene di volta in volta definita nel bando di selezione ma, in sostanza, la valutazione e la verifica delle soft skills nei concorsi pubblici avviene mediante la somministrazione alternativa di:

• quiz situazionali in analogico o digitale;
• esercizi e-tray, ovvero in digitale, che simulano situazioni lavorative reali;
• colloqui singoli o di gruppo.

In linea generale, la PA è chiamata a seguire il cosiddetto “modello EPSO”, ovvero quello proposto dall’Ufficio europeo di selezione del personale. Tale ufficio provvede a organizzare procedure rigorose per selezionare il personale delle istituzioni, degli organi e delle agenzie dell’UE. I test dell’EPSO sono elaborati e controllati attentamente da un team interno di psicologi del lavoro in collaborazione con i membri della commissione giudicatrice, selezionati con cura tra tutte le istituzioni dell’UE.

In questi test i candidati devono trovare soluzioni a problemi realistici, non prevedibili e indifferibili nel miglior modo possibile, entro un tempo limitato. Nello specifico, ogni domanda presenta un particolare momento relativo al contesto lavorativo, per il quale è necessario trovare la soluzione migliore, ovvero quella più pertinente sulla base del proprio personale giudizio, tra le alternative proposte. Stesso discorso per gli esercizi e-tray e i colloqui singoli o di gruppo.

VALUTAZIONE DEI TEST SITUAZIONALI

Con i test situazionali, le PA sono in grado di misurare competenze appartenenti ai seguenti gruppi di soft skills:

• efficacia personale: autocontrollo e resistenza allo stress, fiducia in se stessi, elasticità, flessibilità, creatività, apprendimento permanente;

• relazionali: comprensione interpersonale, orientamento al cliente, lavoro di squadra (teamwork), comunicazione;

• relative a impatto e influenza: capacità di esercitare un impatto o un’influenza sugli altri, consapevolezza organizzativa, leadership;

• orientate alla realizzazione: orientamento agli obiettivi (o al successo), efficienza, attenzione all’ordine, alla qualità e all’accuratezza, capacità di prendere l’iniziativa (approccio proattivo), problem solving, pianificazione e organizzazione, ricerca e gestione delle informazioni, autonomia;

• cognitive: pensiero analitico, pensiero concettuale.

Se è vero che alcune risposte saranno più “pertinenti” di altre, è bene dire che non esiste un modo corretto in assoluto per rispondere a un quiz situazionale. Il test mostrerà, dal modo in cui rispondete, qual è la vostra soft skill più “accentuata”. A seconda di quali sono le soft skills prioritarie per quel ruolo riceverete un determinato punteggio, come indicato nel bando di selezione. È consigliabile, quindi, rispondere a questo tipo di test cercando di essere sé stessi e secondo le proprie conoscenze, capacità e abilità.

COME SONO STRUTTURATI I TEST SITUAZIONALI

I test utili a valutare le soft skills nei concorsi pubblici possono essere somministrati sia a PC, che mediante domande a risposta multipla in formato analogico. Un test di giudizio situazionale è generalmente strutturato in questo modo:

• istruzioni per approcciare al test e compilare le risposte;
• item, ovvero le domande che simulano scenari reali e possibili di lavoro;
• opzioni di risposta, da indicare dalla più efficace alla meno efficace come soluzione al problema. Alcune di queste risposte presentano spesso alcuni distrattori, ovvero soluzioni poco efficaci se applicate al problema in analisi;
• eventuali chiarimenti sulle modalità di attribuzione del punteggio.

ESEMPI DI TEST SITUAZIONALI

Generalmente le soft skills iniziano con le istruzioni. A titolo esemplificativo, riportiamo una specifica dicitura che spesso si trova all’incipit di tali tipi di test:

“Immagina di trovarti in ciascuna delle situazioni che verranno descritte in questo test. Ogni situazione ti offre quattro azioni alternative e differenti che puoi avviare. Leggi i fatti di ciascuna situazione con molta attenzione. Rifletti e decidi cosa faresti in ciascuna circostanza. Scegli l’azione che più si avvicina al tuo comportamento nella situazione descritta e quella che invece più si allontana. Dovrai pertanto scegliere due risposte: una che rappresenta a tuo giudizio la più efficace e una seconda azione che rappresenta, fra le opzioni proposte, la meno efficace per la risoluzione di quella specifica situazione”.

Vediamo insieme alcuni esempi di test situazionali.

ESEMPIO N. 1

SITUAZIONE:

I tuoi collaboratori, ultimamente, non sembrano reagire positivamente alle tue conversazioni amichevoli né alle tue evidenti attenzioni per loro. La loro performance lavorativa è in netto calo e sta peggiorando rapidamente. Esamina le seguenti risposte e seleziona l’azione che ritieni più efficace e quella meno efficace. 

AZIONI ALTERNATIVE:

• sottolinei l’importanza del rispetto delle regole e la necessità di completare regolarmente il lavoro;
• intenzionalmente non intervieni;
• incontri i collaboratori singolarmente e fissi una riunione per ridefinire gli obiettivi;
• ti rendi disponibile per parlare, ma non fai particolari pressioni per essere coinvolto.

Rispetto a queste 4 opzioni è possibile mettere una “X” accanto a quella ritenuta “Più efficace” e un’altra “X” accanto a quella ritenuta “Meno efficace”.

ESEMPIO N. 2

SITUAZIONE:

Sei un commesso del reparto libri per bambini della libreria KIBU della contea di Holt. Sono le 17 del 24 dicembre. Ti hanno chiesto di lavorare alle casse, c’è una lunga coda di clienti in attesa di pagare. Improvvisamente, il sistema che consente le transazioni con carta di credito smette di funzionare. Uno dei responsabili delle casse ti informa che saranno necessari almeno 20 minuti prima che il provider possa risolvere il problema. Esamina le seguenti risposte e seleziona l’azione che ritieni più efficace e quella meno efficace.

AZIONI ALTERNATIVE:

• continui a servire i clienti e chiedi scusa per l’impossibilità di pagare con carta di credito;
• chiedi cosa fare al responsabile delle casse;
• ti consulti con il responsabile delle casse e gli suggerisci di far subentrare qualche dipendente della libreria per informare i clienti in coda del disservizio e dei tempi necessari per la risoluzione;
• anticipi la tua pausa caffè perché i clienti dovranno tornare più tardi quando il sistema di pagamento con carta di credito funzionerà nuovamente.

Rispetto a queste 4 opzioni è possibile mettere una “X” accanto a quella ritenuta “Più efficace” e un’altra “X” accanto a quella ritenuta “Meno efficace”.

ESEMPIO N. 3

SITUAZIONE:

Supervisioni un team di sei dipendenti in una grande azienda. La scorsa settimana, il dirigente ha annunciato alcuni cambiamenti sostanziali nelle procedure di lavoro. Le nuove regole sono volte a snellire l’intero processo lavorativo. Tu eri presente agli incontri in cui si discuteva di questi cambiamenti e ti sei sentito soddisfatto del risultato raggiunto. Tuttavia, i membri del tuo team si lamentano che le nuove regole stanno causando molti problemi, con un conseguente rallentamento dei ritmi di lavoro. Sentono che in questo nuovo programma non sono state prese in considerazione le loro esigenze. Esamina le seguenti risposte e seleziona l’azione che ritieni più efficace e quella meno efficace.

AZIONI ALTERNATIVE:

• chiedi al tuo team di informarti sui problemi che hanno riscontrato per poi parlarne con il dirigente;
• spieghi al tuo team che hai preso parte anche tu alla creazione di questo programma e che, secondo il tuo punto di vista, le loro esigenze sono state tenute di conto, ti rendi disponibile per ulteriori chiarimenti;
• ti dispiace che i membri del tuo team si sentano in questo modo, ma le nuove procedure ormai sono state approvate. Cerchi di rassicurarli: con il tempo si abitueranno al cambiamento;
• suggerisci loro di scrivere un’e-mail al dirigente per spiegare il loro punto di vista.

Rispetto a queste 4 opzioni è possibile mettere una “X” accanto a quella ritenuta “Più efficace” e un’altra “X” accanto a quella ritenuta “Meno efficace”.

ESEMPIO DI E-TRAY

Un altro modo possibile secondo i dettami del modello EPSO per valutare le soft skills nei concorsi pubblici è usare gli e-tray, ovvero gli esercizi in digitale che simulano situazioni lavorative reali. Un esempio di e-tray fornito da EPSO è quello che trovate in questo documento.

ESEMPIO DI COLLOQUIO SITUAZIONALE DI GRUPPO O SINGOLO

Un altro modo per valutare le soft skills può essere quello di creare specifiche situazioni nel corso di un colloquio di gruppo o singolo facendo domande su possibili scenari problematici. Ad esempio, in un colloquio singolo:

• “Cosa faresti se il lavoro di un membro subordinato non dovesse essere all’altezza delle aspettative?”
• “Un collega ti confida di voler intenzionalmente mettersi in malattia, mentre in realtà sta programmando una settimana di vacanza. Cosa faresti e perché?”.

Nel corso di un colloquio di gruppo invece, potrebbe essere “inscenata” una situazione professionale in cui si realizza una sorta di riunione in cui i candidati “da dipendenti” devono affrontare casi specifici. I casi, ad esempio, possono essere su temi problematici comuni quali:

• gestione del personale;
• rispetto delle scadenze;
• relazioni professionali.

LE LINEE GUIDA PER LE ASSUNZIONI NELLE PA

A proposito di concorsi pubblici e di nuove competenze richieste, mettiamo a vostra disposizione il testo integrale del Decreto Ministeriale 22 Luglio 2022 con annesse le “Linee di indirizzo per l’individuazione dei nuovi fabbisogni professionali da parte delle amministrazioni pubbliche” (Pdf 888 Kb) pubblicato sulla Gazzetta Ufficiale Serie Generale n.215 del 14-09-2022.

NUOVI INSERIMENTI DI PERSONALE NELLE PA

Vi invitiamo a leggere l’approfondimento sulle assunzioni nella Pubblica Amministrazione con i concorsi previsti nel 2022 2023 per sapere quali selezioni saranno aperte e i posti di lavoro disponibili.

ULTERIORI INFORMAZIONI E AGGIORNAMENTI

Vi consigliamo di leggere anche la nostra guida sul Portale Reclutamento della PA. Per conoscere tutti i concorsi attivi attualmente potete visitare la nostra pagina dedicata alle selezioni pubbliche in corso, mentre se volete scoprire i nuovi concorsi in arrivo, potete consultare la nostra sezione dedicata ai prossimi bandi in uscita. Per scoprire altre interessanti novità legislative vi invitiamo a visitare questa pagina. Inoltre vi invitiamo ad iscrivervi alla nostra newsletter gratuita e al nostro canale Telegram.