Come diventare organizzatore di eventi

Vi siete sempre chiesti come diventare organizzatore di eventi?

In questa guida chiara e dettagliata vi spieghiamo come si diventa organizzatore di eventi e vi forniamo informazioni utili sul percorso di formazione, le competenze da acquisire e sui possibili sbocchi lavorativi.

COME DIVENTARE ORGANIZZATORE DI EVENTI

Per diventare organizzatore di eventi bisogna intraprendere un adeguato percorso di formazione, individuare il settore in cui specializzarsi, e fare molta esperienza sul campo, per acquisire solide competenze in pianificazione, gestione del tempo e relazioni interpersonali.

Chi è di preciso un organizzatore di eventi? Detto anche event planner, cioè organizzatore di eventi in inglese, è un professionista specializzato nella pianificazione, nell’organizzazione e nella gestione di eventi di vario tipo, dai matrimoni alle fiere. Si occupa di coordinare tutti gli aspetti dell’evento, compresa la selezione della location, la gestione del budget, la pianificazione logistica, la sicurezza, la promozione e la gestione delle relazioni con i fornitori e i partecipanti.

Non esiste un percorso unico per diventare organizzatrice di eventi, ma possiamo individuare questi step principali per iniziare una carriera nel settore degli eventi:

• • Costruire una solida base di conoscenze.
  • Accumulare esperienza sul campo.
  • Specializzarsi in un settore specifico.
  • Migliorare le competenze necessarie.
  • Imparare a promuoversi e stringere relazioni.

Vediamo nel dettaglio cosa fa un organizzatore di eventi e i consigli per riuscire al meglio in ogni passaggio.

UN EVENT PLANNER COSA FA?

Organizzare un evento comporta saper gestire un processo molto complesso, che potremmo ridurre a cinque fasi principali, ricche di differenti mansioni:

1. Presidio del mercato. L’organizzatore analizza il mercato per identificare trend, bisogni e opportunità. Si studiano le tendenze del settore degli eventi, si valutano le esigenze dei potenziali clienti e si individuano le nicchie da sfruttare.
2. Progettazione. Si definiscono gli obiettivi dell’evento, si elabora il concept e si pianificano gli aspetti chiave come la data, la location, il tema e il budget. Si crea un piano dettagliato che delinei tutte le attività necessarie per la realizzazione dell’evento.
3. Organizzazione pre-evento. Si mettono in atto tutte le attività pianificate nella fase di progettazione. Si selezionano e si contattano i fornitori, si gestiscono le pratiche burocratiche, si cura la comunicazione e la promozione dell’evento e si preparano tutti gli elementi necessari per il suo svolgimento.
4. Svolgimento evento. È il momento in cui l’evento prende vita. L’organizzatore si assicura che tutto si svolga secondo il piano stabilito, coordinando il personale, gestendo eventuali imprevisti e garantendo che i partecipanti vivano un’esperienza memorabile.
5. Gestione post-evento. Dopo la conclusione dell’evento, si procede con la valutazione delle prestazioni, raccogliendo feedback dai partecipanti, dai fornitori e dai committenti, analizzando i risultati raggiunti e valutando il successo dell’evento. Si chiudono i conti, si elaborano i report finali e si archiviano le informazioni per eventuali future edizioni.

COSA BISOGNA STUDIARE PER DIVENTARE UN ORGANIZZATORE DI EVENTI?

Non esiste un percorso formativo obbligatorio per diventare organizzatore di eventi, quindi si può scegliere tra diverse opzioni.

Si tratta di una professione che si può svolgere anche senza laurea, in quanto non è richiesto formalmente alcun titolo di studio specifico. Potrebbe essere utile studiare presso un istituto alberghiero, per avere un’idea di cosa si muove dietro la ristorazione e l’ospitalità, oppure ragioneria, per avere una base economica.

Chi invece preferisce laurearsi, per intraprendere successivamente questa professione, può scegliere un indirizzo di studi in cui siano presenti esami di marketing, comunicazione, economia. Ad esempio, l’organizzatore di eventi è uno dei tipici sbocchi di scienze della comunicazione. Un corso di laurea specifico per questa professione ancora non esiste, anche se negli ultimi anni si sta andando verso questa direzione, specialmente nel settore dell’organizzazione di eventi in ambito culturale. Un riferimento è la Classe 55/S delle lauree specialistiche in progettazione e gestione dei sistemi turistici. Esistono inoltre dei Master di primo livello aperti a chi si è laureato in qualunque disciplina.

Poiché è un’attività che richiede molte competenze, sia per i laureati che per i diplomati è bene proseguire la propria formazione con un corso per organizzatore di eventi. In rete è possibile trovare molte opzioni, alcune delle quali prevedono anche la possibilità di fare uno stage.

COME FARE ESPERIENZA PER DIVENTARE EVENT PLANNER

Ecco dunque tutti i consigli per muovere i primi passi nel campo dell’organizzazione eventi:

• Scegliere un corso di formazione che includa anche un’esperienza lavorativa.
• Candidarsi in autonomia per intraprendere un tirocinio presso ad esempio agenzie di eventi, aziende di catering, strutture ricettive, wedding planner.
• Offrirsi volontario per organizzare eventi di piccole dimensioni per realtà locali, come feste di quartiere, eventi sportivi o spettacoli teatrali.
• Collaborare con organizzazioni no-profit per pianificare e gestire eventi di raccolta fondi o di sensibilizzazione.
• Organizzare eventi per amici e familiari, come feste di compleanno, matrimoni o riunioni: sarà molto utile anche per attivare il passaparola.
• Collaborare con professionisti di settori correlati, come fotografi, videomaker o esperti di pubbliche relazioni.

Specialmente all’inizio, quando si hanno le idee poco chiare, può essere una buona idea svolgere più mansioni e operare in settori diversi. Questo aiuterà non solo a fare esperienza velocemente, ma anche a capire meglio per cosa si è maggiormente portati.

SPECIALIZZARSI IN UN SETTORE

Una volta maturata un po’ di esperienza, è opportuno scegliere il settore in cui specializzarsi. Esistono infatti diverse tipologie di eventi:

• Eventi privati, come matrimoni, compleanni o anniversari speciali.
• Eventi aziendali, come conferenze, seminari, lanci di prodotto o presentazioni.
• Eventi culturali e artistici, come festival, mostre d’arte, concerti e spettacoli teatrali.
• Sfilate di moda e eventi fashion.
• Fiere commerciali ed eventi all’aperto, che offrono intrattenimento, cibo, artigianato e altre attività per il pubblico.
• Eventi sportivi, come partite di calcio, maratone e tornei di golf.
• Attività di team building e giornate ricreative, per rafforzare i legami tra i membri di un team o un’azienda.
• Eventi di beneficenza, come serate di gala, raccolte fondi o aste per sostenere cause umanitarie e organizzazioni non profit.

COMPETENZE DA ACQUISIRE PER DIVENTARE ORGANIZZATORE DI EVENTI

Poiché non esiste una sola strada per diventare organizzatore di eventi, è fondamentale lavorare sull’acquisizione delle competenze tecniche e sul miglioramento continuo delle proprie abilità personali.

COMPETENZE TECNICHE

La macchina che ruota attorno all’organizzazione degli eventi richiede il possesso di numerose hard skills. A prescindere dal settore di specializzazione, possiamo individuare ad esempio:

• Creazione e gestione di un budget per gli eventi, monitorando le spese e garantendo il rispetto delle linee guida finanziarie stabilite.
• Negoziazione di contratti con fornitori e partner, garantendo condizioni favorevoli e rispettando gli accordi legali.
• Gestione della logistica, inclusi aspetti come la selezione delle location, il trasporto e gli alloggi dei partecipanti.
• Software e piattaforme utilizzate per la gestione degli eventi e dei progetti, come strumenti per la pianificazione, la promozione, la gestione dei partecipanti e l’analisi dei dati.
• Impostazione di strategie di marketing e promozione, utilizzando canali sia online che offline per raggiungere il pubblico target e aumentare la visibilità dell’evento.
• Gestione delle risorse umane, inclusa la selezione, la formazione, la supervisione e la valutazione delle prestazioni.
• Conoscenza delle normative e delle procedure di sicurezza, a tutela dei partecipanti e dei committenti.
• Produzione degli eventi, inclusi aspetti come l’illuminazione, il suono, la scenografia e la tecnologia audiovisiva.
• Gestione delle emergenze durante gli eventi, coordinando in maniera tempestiva gli interventi.
• Analisi dei risultati, sia tramite dati che tramite il feedback dei partecipanti, identificando aree di miglioramento e opportunità per future edizioni.
• Selezione, gestione e coordinamento di fornitori e partner coinvolti nella realizzazione degli eventi, garantendo la qualità dei servizi forniti e il rispetto degli accordi contrattuali.

ABILITÀ PERSONALI

Per quanto riguarda le soft skills, è bene sviluppare in particolare queste abilità:

• Gestione dello stress, per affrontare situazioni ad alta pressione ed imprevisti.
• Comunicazione efficace con clienti, fornitori, membri del team e partecipanti agli eventi.
• Empatia nel comprendere e rispondere ai bisogni e alle aspettative dei clienti e dei partecipanti agli eventi, dimostrando sensibilità e attenzione alle loro esigenze.
• Capacità di lavorare in gruppo, collaborando con altri professionisti del settore degli eventi e coordinando le attività del team.
• Flessibilità nell’adattarsi rapidamente ai cambiamenti delle circostanze durante la pianificazione e l’esecuzione degli eventi, senza perdere di vista gli obiettivi finali.
• Creatività, sia negli allestimenti che nelle soluzioni, per creare esperienze memorabili.
• Organizzazione, abilità attorno a cui ruota tutta la professione di organizzatrice di eventi.
• Problem solving, nell’identificare e risolvere rapidamente i problemi che possono sorgere durante la pianificazione e l’esecuzione degli eventi.
• Gestione del tempo e delle priorità, rispettando le scadenze e le varie tempistiche.
• Orientamento al cliente, con un forte impegno nel soddisfare le esigenze e nel fornire un servizio di alta qualità.

COME DIVENTARE UN ORGANIZZATORE DI EVENTI CONOSCIUTO

Fare esperienza e acquisire competenze è fondamentale. Il passo successivo è quello di far conoscere la propria attività e i propri lavori. Ecco tutti i consigli utili:

• Creare un portfolio professionale ben curato, che includa foto, recensioni dei clienti e dettagli dei progetti più significativi.
• Avviare un blog, dove pubblicare articoli informativi, consigli pratici e storie di successo che mostrino la professionalità e il proprio stile unico.
• Utilizzare piattaforme social come Instagram, Facebook, LinkedIn e Pinterest per promuovere i servizi, condividere aggiornamenti sugli eventi in corso e interagire con potenziali clienti e altri professionisti del settore.
• Creare video e contenuti multimediali, per mostrare il dietro le quinte dell’organizzazione, interviste con clienti soddisfatti e tutorial su temi legati alla pianificazione degli eventi, aumentando l’engagement e l’interesse del pubblico.
• Partecipare a fiere ed eventi del settore, promuovendo la propria attività grazie all’incontro con potenziali clienti, fornitori e collaboratori.
• Organizzare eventi di networking e aperitivi per incontrare personalmente potenziali clienti e professionisti del settore, creando relazioni di fiducia e collaborazioni future.
• Offrire workshop o sessioni di consulenza gratuita, per condividere le proprie conoscenze e competenze con altri professionisti del settore o potenziali clienti, aumentando così la propria autorevolezza.
• Partecipare a eventi e manifestazioni locali, come fiere artigianali, mercati e festival, dove si possono distribuire volantini e materiali promozionali.
• Creare partnership con locali, ristoranti, negozi e altre aziende della propria zona, per offrire pacchetti promozionali e organizzare eventi congiunti.

SBOCCHI LAVORATIVI E GUADAGNO

Un organizzatore di eventi può scegliere di lavorare in modi diversi. Come dipendente, può lavorare per agenzie di eventi, aziende, organizzazioni no-profit o enti governativi. Può anche scegliere di dedicarsi alla libera professione, aprendo una partita iva e lavorando come freelance: in questo caso dovrà essere molto abile nel promuoversi e nell’avere ottimi accordi con i vari fornitori. Se intende fare un passo ulteriore, può intraprendere la via dell’imprenditorialità, avviando la propria agenzia o studio di eventi.

Il guadagno di un event planner può variare significativamente in base alla scelta che viene fatta tra dipendente, libera professione ed imprenditorialità, nonché in base a esperienza, reputazione, tipologia di eventi gestiti e località geografica. In generale, gli event planner con una vasta rete di contatti, una solida reputazione nel settore e competenze di gestione finanziaria tendono ad avere un guadagno più elevato.

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