Se stai cercando di ottenere un lavoro come collaboratrice di ufficio, un curriculum da segretaria ben strutturato è la chiave per farti notare dai datori di lavoro ed ottenere colloqui con le migliori aziende e studi professionali.
Per aiutarti ti forniamo il migliore esempio di un curriculum vitae da segretaria, che puoi scaricare gratuitamente e utilizzare subito. Non serve registrarsi. Puoi scegliere il formato template CV in Word o PDF.
Scarica l’ESEMPIO se vuoi un CV da segretaria già interamente compilato, da cui puoi prendere ispirazione per scrivere il tuo. Scarica il TEMPLATE se preferisci un modello con delle sezioni pronte per essere compilate con tutte le tue informazioni:
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Un curriculum efficace deve essere sintetico, ordinato e facile da consultare. Una pagina può essere sufficiente per chi ha poca esperienza, mentre due pagine sono accettabili quando il percorso professionale è più articolato.
È importante mantenere ben separate le sezioni e dare risalto alle competenze e alle esperienze più pertinenti rispetto alla posizione per cui ci si candida.
Seguono i nostri consigli specifici su come fare un CV da segretaria ottimale.
GLI ELEMENTI INDISPENSABILI NEL CV DA COLLABORATRICE D’UFFICIO
La struttura ottimale del CV per una segretaria o assistente deve contenere queste informazioni:
- dati personali (nome, cognome, indirizzo di residenza);
- il proprio ruolo (job title);
- informazioni di contatto (email, telefono);
- esperienze (dalla più recente alla meno recente);
- formazione (dal più recente titolo conseguito al meno recente);
- soft skills (competenze trasversali e abilità personali);
- hard skills (competenze tecniche, se presenti);
- lingue conosciute;
- competenze informatiche;
- autorizzazione al trattamento dei dati personali.
Oltre a questi dati, gli elementi in più che possono fare la differenza sono la foto e una breve biografia da mettere in apertura. Può essere interessante anche sottolineare il possesso della patente, la vicinanza del domicilio al luogo di lavoro e la disponibilità a svolgere turni flessibili.
Di seguito spieghiamo in modo chiaro e dettagliato come scrivere un CV perfetto per una segretaria.
LA FOTO
La foto per il curriculum non è obbligatoria. Per una posizione di segretaria, soprattutto quando prevede attività di accoglienza e contatto con il pubblico, può essere inserita se si desidera completare la propria presentazione professionale. La scelta resta comunque facoltativa: le aziende valutano soprattutto le competenze, le esperienze e l’idoneità del candidato rispetto alle mansioni richieste
La foto dovrebbe essere professionale e riflettere l’idea di una persona affidabile e competente. Opta per una foto a colori, preferibilmente a mezzo busto, in cui indossi un outfit adatto a un colloquio di lavoro, quindi puoi optare per una giacca sobria e un trucco presente ma leggero.
Assicurati che la foto sia chiara, ben illuminata e di buona qualità. Sorridi in modo naturale, mostrando sicurezza e affabilità, qualità apprezzate in una segretaria. Ricorda che la foto dovrebbe fornire un’idea accurata di come ti presenti sul posto di lavoro, quindi evita accessori, abiti scollati, accessori appariscenti o pose che possano distogliere l’attenzione dal tuo viso.
COSA SCRIVERE PER CANDIDARSI COME SEGRETARIA?
Per candidarsi come segretaria, è utile inserire in apertura del CV una breve presentazione di sé, in cui è fondamentale dare subito l’impressione di essere la persona giusta da chiamare per un colloquio di lavoro.
Dai una breve panoramica delle tue competenze chiave, mettendo in evidenza quelle maggiormente richieste nell’annuncio di lavoro. Utilizza, quando corrispondono alle tue effettive capacità, le stesse parole e denominazioni presenti nella descrizione della posizione: questo può facilitare l’individuazione delle competenze da parte dei Software ATS (Applicant Tracking System), utilizzati per gestire e analizzare le candidature. Sottolinea anche la tua capacità di offrire un servizio professionale, organizzare le attività quotidiane e mantenere la riservatezza delle informazioni.
Chiudi con una frase sui tuoi obiettivi professionali, che siano chiaramente in linea con la posizione per cui stai candidando. Ad esempio, se fino a questo momento hai lavorato per piccoli studi e ora stai invece applicando per una grande azienda, puoi scrivere: “il mio obiettivo professionale è lavorare per una realtà aziendale fortemente strutturata”.
LE ESPERIENZE PROFESSIONALI NEL CURRICULUM DA ASSISTENTE D’UFFICIO
Scrivi le tue esperienze professionali seguendo queste regole:
- Segui un ordine cronologico inverso, iniziando dalla tua esperienza più recente e procedendo all’indietro.
- Indica il periodo di impiego per ciascuna esperienza lavorativa.
- Descrivi gli uffici o le aziende in cui hai lavorato, inclusa la loro ubicazione e il settore di attività.
- Evidenzia il tuo ruolo come segretaria, sottolineando la specializzazione ad esempio come “segreteria amministrativa” piuttosto che “segretaria di studio medico” se stai applicando nello stesso ambito.
- Illustra le tue mansioni e responsabilità con un sintetico punto elenco, includendo ad esempio la gestione delle telefonate, l’organizzazione di appuntamenti e riunioni, l’elaborazione di documenti e corrispondenza, l’archiviazione dei file.
- Dai dettagli numerici, come ad esempio il numero di clienti gestiti annualmente se lavoravi presso uno studio commercialista, oppure il numero di ingressi giornalieri se ti occupavi di uno studio medico.
Quando possibile, descrivi anche i risultati ottenuti o la dimensione delle attività gestite. Ad esempio, puoi indicare il numero medio di appuntamenti organizzati, le telefonate gestite quotidianamente, il volume della documentazione archiviata o il numero di professionisti supportati. Utilizza dati reali e verificabili, senza esagerare o attribuirti responsabilità che non hai effettivamente avuto.
Ricorda che il livello di esperienza influenzerà la selezione delle esperienze da includere. Ad esempio, se sei una segretaria con poca esperienza, enfatizza tutte le tue esperienze lavorative pertinenti, anche se sono posizioni di base come la receptionist. Al contrario, se hai esperienza come segretaria senior o coordinatrice amministrativa, metti in risalto le tue competenze di gestione, la supervisione di personale, l’organizzazione di eventi e altre responsabilità che dimostrino la tua capacità di svolgere ruoli di leadership nell’ambito della segreteria.
L’ISTRUZIONE IDEALE IN UN CURRICULUM DA SEGRETARIA
Nel tuo curriculum da segretaria, segui questi consigli per compilare al meglio la sezione sull’istruzione:
- Segui un ordine cronologico inverso, partendo dal tuo titolo di studio più recente e procedendo all’indietro.
- Descrivi i tuoi titoli di studio o corsi di formazione utilizzando un linguaggio chiaro e conciso. Specifica il nome dell’istituto, il titolo del corso, la durata, il livello di istruzione ottenuto e i risultati conseguiti, come voti o riconoscimenti. Ad esempio, se hai conseguito un diploma in Scienze dell’Amministrazione presso un istituto tecnico o un corso presso un ente di formazione professionale, sottolinea queste qualifiche.
- Se hai partecipato a corsi di formazione aggiuntivi, come corsi di comunicazione o corsi di gestione del tempo o corsi di lingue straniere, evidenziali nella tua sezione sull’istruzione.
- Se hai conseguito certificazioni o abilitazioni rilevanti per il lavoro di segretaria, come ad esempio certificazioni di segretariato, assicurati di includerle nella sezione sull’istruzione del CV.
Sono particolarmente utili i corsi di formazione in ambito amministrativo, contabile e informatico, oltre a quelli dedicati alla comunicazione professionale, alla gestione documentale e all’utilizzo dei software per l’organizzazione del lavoro. Indica sempre il nome del corso, l’ente che lo ha organizzato e, se disponibile, la durata e l’eventuale attestato conseguito.
QUALI SONO LE MANSIONI DI UNA SEGRETARIA?
Le mansioni possono cambiare sensibilmente in base al contesto lavorativo. Una segretaria amministrativa può occuparsi di fatturazione, prima nota e gestione delle pratiche contabili, mentre una segretaria di front office si concentra maggiormente sull’accoglienza, sul centralino e sulla gestione degli appuntamenti.
Nel curriculum è quindi importante selezionare le competenze tecniche realmente pertinenti alla posizione desiderata.
Scegli per il tuo curriculum le hard skills – dette anche competenze tecniche – che dimostrano la tua capacità di svolgere le mansioni tipiche di una segretaria in modo efficiente, come ad esempio:
- Abilità nella gestione di sistemi di prenotazione online e di calendari elettronici.
- Digitazione veloce e precisa.
- Conoscenza delle pratiche standard di segreteria, come la gestione delle telefonate, la preparazione della corrispondenza e la gestione degli archivi.
- Capacità di organizzare documenti e file in modo efficiente.
- Conoscenza dei principi di base della gestione dell’ufficio e della pianificazione delle attività.
- Capacità di gestire le email in modo efficace e di organizzare le caselle di posta.
- Conoscenza delle normative sulla privacy e sulla protezione dei dati.
- Competenza nell’utilizzo di attrezzature da ufficio come fotocopiatrici e scanner.
- Abilità nella gestione delle prenotazioni di viaggio e alloggio.
LE ABILITÀ PERSONALI FONDAMENTALI IN UN CV DA ASSISTENTE
Per il tuo CV, scegli le soft skills che rispecchiano le tue reali abilità personali e che sono maggiormente rilevanti per il ruolo di segretaria che stai cercando, come ad esempio:
- Comunicazione efficace verso colleghi, clienti e responsabili, sia verbalmente che per iscritto.
- Orientamento al cliente, a cui fornisci un servizio cortese e professionale.
- Capacità organizzative nel gestire al meglio diverse attività contemporaneamente.
- Gestione del tempo efficiente, pianificando e dando priorità alle attività in modo efficace.
- Problem solving nell’identificare e risolvere in modo autonomo le sfide e le problematiche quotidiane.
- Adattabilità a nuovi ambienti di lavoro, nuovi processi o procedure.
- Riservatezza nel gestire informazioni confidenziali e rispettare la privacy altrui.
- Cura dei dettagli, per evitare errori o imprecisioni.
- Gestione della pressione, per mantenere calma ed efficienza anche sotto scadenze.
- Capacità relazionali con colleghi, clienti e partner commerciali, grazie a doti empatiche.
- Proattività nel prendere l’iniziativa e assumersi la responsabilità di compiti e progetti.
Non è necessario inserire tutte queste qualità nel curriculum. Scegli quelle che ti rappresentano davvero e che sono più importanti per il ruolo a cui ti candidi. Quando possibile, dimostrale attraverso esempi concreti nelle descrizioni delle esperienze professionali, evitando di limitarti a elencare aggettivi come precisa, dinamica o affidabile.
ABILITÀ INFORMATICHE IN UN CURRICULUM DA SEGRETARIA
Ecco un elenco di competenze informatiche utili da includere nel curriculum di una segretaria:
- Pacchetto Microsoft 365: utilizzo di Word per la redazione di documenti, Excel per fogli di calcolo e tabelle, PowerPoint per presentazioni e Outlook per la gestione della posta elettronica e del calendario.
- Google Workspace: utilizzo di Gmail, Google Drive, Documenti, Fogli e Calendar per gestire comunicazioni, documenti condivisi e appuntamenti.
- Software gestionali aziendali: utilizzo di programmi per la gestione amministrativa, l’archiviazione documentale, la fatturazione e l’inserimento degli ordini, indicando i nomi dei software effettivamente conosciuti.
- Strumenti di comunicazione digitale: utilizzo di Microsoft Teams, Zoom e altre piattaforme per organizzare riunioni online e comunicare con colleghi e clienti.
- Gestione documentale digitale: scansione, classificazione, archiviazione e ricerca di documenti, anche attraverso sistemi di riconoscimento ottico dei caratteri (OCR), quando utilizzati.
- Gestione di agende e appuntamenti: utilizzo di calendari elettronici e applicazioni per programmare riunioni, appuntamenti e scadenze.
- Strumenti di fatturazione elettronica e contabilità: conoscenza dei programmi utilizzati per emettere, ricevere e archiviare fatture elettroniche e gestire le operazioni amministrative di base, se pertinenti al ruolo.
- Sicurezza informatica e protezione dei dati: conoscenza delle buone pratiche per la gestione delle password, la protezione dei documenti e la riservatezza delle informazioni aziendali.
COME SCRIVERE UN CV DA SEGRETARIA SENZA ESPERIENZA?
Anche senza precedenti esperienze lavorative nel settore, è possibile preparare un buon curriculum per candidarsi a un posto da segretaria. In questo caso, è importante valorizzare la formazione, le competenze informatiche e le capacità organizzative già acquisite.
Ecco alcuni elementi da mettere in evidenza:
- Formazione scolastica: indica il diploma conseguito, dando risalto agli indirizzi di studio in ambito amministrativo, commerciale, linguistico o economico.
- Stage e tirocini: inserisci eventuali esperienze formative, specificando le attività svolte, anche se non hai ricoperto direttamente un ruolo di segreteria.
- Competenze informatiche: valorizza la conoscenza di Word, Excel, Outlook, Google Workspace e degli altri strumenti digitali che sai utilizzare.
- Esperienze non lavorative: anche attività di volontariato, collaborazioni associative o esperienze scolastiche possono dimostrare capacità organizzative, comunicative e di gestione delle responsabilità.
- Lingue straniere: indica le lingue conosciute e il relativo livello, soprattutto se ti candidi presso aziende internazionali o strutture che lavorano con clienti stranieri.
Nella presentazione iniziale, spiega brevemente il tuo interesse per il lavoro di segreteria e sottolinea le capacità che potresti mettere a disposizione dell’azienda. Evita di dichiarare competenze o conoscenze professionali che non possiedi ancora.
CONSIGLI EXTRA
Potresti aggiungere delle sezioni extra sul tuo curriculum vitae da segretaria per distinguerti come candidato. Ecco alcune idee da considerare:
- Lingue: per realtà piccole non sono indispensabili, mentre in contesti internazionali sono fondamentali. In ogni caso, è opportuno menzionare eventuali competenze linguistiche sul CV. Indica il livello di conoscenza di ciascuna lingua, utilizzando preferibilmente i livelli del Quadro comune europeo di riferimento per le lingue (QCER), da A1 a C2, e specifica eventuali certificazioni conseguite.
- Hobby e interessi sul CV: questa sezione è consigliata specialmente se sei un profilo junior, per fornire un’idea della tua personalità. Ad esempio, fare teatro potrebbe indicare le tue abilità comunicative e di contatto con gli altri, mentre lo yoga potrebbe essere un segnale della tua capacità di gestire lo stress e mantenere la calma.
- Recensioni e referenze da parte di precedenti datori di lavoro o clienti, per fornire una prova di terze parti sulle tue abilità e competenze inserite sul curriculum.
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