Smart working 2026: cos’è, come cambia, cosa prevede la legge e novità

Lo Smart Working si è diffuso in modo esponenziale in Italia e a oggi è disciplinato in modo chiaro sia nel settore pubblico che in quello privato.

Per il 2026, resta valida la “corsia preferenziale” per alcuni dipendenti di specifiche categorie, nonché l’attivazione, a discrezione dei dirigenti della Pubblica Amministrazione, con specifici accordi individuali.

L’accesso allo smart working per tutti i dipendenti nel settore privato resta invece possibile solo con specifici accordi individuali e con l’obbligo della comunicazione preventiva.

In questo articolo chiaro e dettagliato vi spieghiamo come funziona, qual è la normativa di riferimento vigente e quali sono le novità di cui tenere conto.

COSA SI INTENDE PER SMART WORKING

Per Smart Working o “lavoro agile” si intende una modalità di esecuzione del rapporto di lavoro subordinato stabilita mediante accordo tra le parti, anche con forme di organizzazione per fasi, cicli e obiettivi e senza precisi vincoli di orario o di luogo di lavoro, con il possibile utilizzo di strumenti tecnologici per lo svolgimento dell’attività lavorativa.

Sia per il settore pubblico che per quello privato, quando si parla di Smart Working in Italia la disciplina di riferimento è la Legge 22 Maggio 2017, n.81 (articoli 18-24), modificata nel tempo a più riprese. Le modifiche riguardano soprattutto, i lavoratori fragili, i genitori di under 14 conviventi con i figli e i caregivers.

Le disposizioni si applicano, in quanto compatibili, anche ai rapporti di lavoro alle dipendenze delle Pubbliche Amministrazioni.

NOVITÀ SMART WORKING 2026

L’accesso allo Smart Working nel 2026 è garantito in maniera semplificata per i lavoratori fragili, caregivers, genitori di under 14 e di figli disabili del settore sia pubblico che privato, secondo specifici accordi individuali o, nel caso delle PA, a discrezione del dirigente dell’ufficio competente.

In sostanza:

• resta valido quanto stabilito con il rinnovo dei contratti statali Funzioni Centrali 2025 2027, con il quale è stato permesso di concordare un numero di giorni di lavoro da remoto, che possono superare quelli in presenza. Gli accordi individuali, sottoscritti con la Presidenza del Consiglio dei Ministri o il dirigente capo struttura, definiranno gli obiettivi e le modalità della prestazione lavorativa;

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• il nuovo CCNL Funzioni Centrali entra in vigore nel 2026, e prevede anche l’introduzione dello Smart Working nelle PA per i nuovi assunti nei Ministeri, nelle Agenzie Fiscali e in altri Enti delle Funzioni Centrali. L’obiettivo è rendere più attrattivo l’impiego nel settore pubblico.

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• le nuove disposizioni introdotte dal DDL Lavoro 2024 approvato l’11 Dicembre in Parlamento, restano valide e stabiliscono, per il settore privato, che il datore di lavoro deve comunicare, in modo telematico al Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali, i nomi dei lavoratori e le date di inizio e fine delle loro prestazioni in modalità agile. Questa comunicazione è obbligatoria e deve essere effettuata entro 5 giorni dall’inizio del periodo di lavoro agile o entro i 5 giorni successivi a eventuali modifiche o cessazione dello stesso;

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• con DDL PMI 2026 è stato formalizzato l’obbligo di informazione e prevenzione per chi lavora da casa. Il datore di lavoro dovrà infatti consegnare ogni anno al lavoratore agile, e al rappresentante dei lavoratori per la sicurezza (RLS), una informativa scritta che descriva in modo chiaro rischi e misure di prevenzione.

Tali disposizioni sono valide ancora oggi e costituiscono, di fatto, la disciplina di riferimento per il lavoro da remoto nel settore privato e per lo smart working nella Pubblica Amministrazione.

COME CAMBIA LO SMART WORKING

Nel 2026, i datori di lavoro (pubblici e privati) che stipulano accordi per l’esecuzione della prestazione di lavoro in Smart Working sono tenuti a riconoscere delle priorità nell’accoglimento delle richieste secondo quanto stabilito dal Decreto Conciliazione vita – lavoro. Si tratta di chi ha figli fino a 12 anni di età o senza alcun limite di età nel caso di figli in condizioni di disabilità. Ma anche di caregivers, ai sensi dell’articolo 1, comma 255, della Legge 27 Dicembre 2017, n. 205.

In ogni caso, l’adesione al lavoro agile deve avere natura consensuale e volontaria.

Vediamo come cambierà il lavoro agile, spiegando i dettagli per settore.

1) SMART WORKING NELLA PUBBLICA AMMINISTRAZIONE

Nello specifico, nelle PA:

• i lavoratori fragili e altre categorie della Pubblica Amministrazione, come genitori di minori, caregivers e persone in temporanea difficoltà, possono richiedere lo smart working. Ma la decisione di autorizzare il lavoro agile spetta ai dirigenti responsabili di ciascun ufficio;

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• lo smart working è consentivo purché compatibile con le mansioni svolte. I lavoratori possono usufruire di periodi continuativi di lavoro da remoto, senza limiti temporali definiti, a condizione di raggiungere gli obiettivi di performance e organizzativi stabiliti nell’accordo individuale;

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• i lavoratori “fragili” possono adottare il lavoro agile in situazioni di gravi problemi di salute, personali o familiari, anche derogando dalla prevalenza del lavoro in presenza. La responsabilità di implementare misure organizzative per lo Smart Working del pubblico impiego spetta ai dirigenti di ciascuna Amministrazione, attraverso accordi individuali.

2) SMART WORKING PRIVATI, FRAGILI E GENITORI UNDER 14

Nel 2026, i datori di lavoro privati non possono attivare lo Smart Working per i dipendenti in modo informale. Piuttosto devono essere sottoscritti degli accordi individuali – tra lavoratore e datore di lavoro – che dettagliano tutte le modalità di lavoro agile e la sua organizzazione.

Gli accordi individuali devono essere redatti secondo le linee guida previste dal 2021 con il Protocollo nazionale del lavoro agile per il settore privato. Il testo esprime linee di indirizzo, affidando alla contrattazione collettiva quanto necessario all’attuazione nei diversi e specifici contesti produttivi.

Questi accordi devono includere:

• informazioni dettagliate sul tipo di impiego, la periodicità, le regole riguardanti la presenza in ufficio e il lavoro da remoto. Potrebbero anche stabilire restrizioni su dove il lavoro può essere svolto, per motivi di sicurezza dei dati;

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• le regole del diritto alla disconnessione;

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• specifiche dell’azienda, chiamata a fornire strumenti chiari per il lavoro da remoto;

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• le regole per proteggere i dati del lavoratore e dell’azienda;

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• informazioni sui diritti sindacali e la formazione.

E ancora, i datori di lavoro:

• devono comunicare l’inizio del lavoro entro 5 giorni tramite il portale Servizi Lavoro, a cui si accede tramite autenticazione SPID e CIE. Questa comunicazione, è stata resa obbligatoria dal DDL Lavoro 2024 approvato e divenuto Legge;

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• rischiano sanzioni per la mancata conformità che vanno da 100 a 500 euro per lavoratore;

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• sono tenuti a conservare questi accordi per almeno 5 anni, secondo quanto previsto dal DDL Lavoro 2024; 

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• devono consegnare ai propri dipendenti una informativa sulla sicurezza che deve includere una descrizione dei rischi generali e specificiconnesse all’attività svolta, da remoto, e le buone pratiche per la prevenzione (pause regolari, corretta illuminazione, posizione del monitor e della tastiera, uso di sedie adeguate).

È importante anche ricordare che anche nel settore privato l’eventuale rifiuto del lavoratore non comporta gli estremi del licenziamento. Né la richiesta può essere oggetto di ammonizioni sul piano disciplinare.

CHI PUÒ RICHIEDERE LO SMART WORKING

Possono lavorare Smart Working i lavoratori con specifiche esigenze, compatibilmente con il tipo di mansione svolta. Poi, le novità normative hanno stabilito quali sono le priorità di accesso al lavoro agile per il comparto PA e per quello privato.

Nelle Pubbliche Amministrazioni e nel privato, possono accedere in via prioritaria al lavoro agile su richiesta:

• i lavoratori fragili;

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• chi ha problemi di salute o personali, ossia una “temporanea difficoltà”;

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• i genitori di under 14 conviventi;

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• i genitori di figli disabili.

Ogni prestazione in modalità agile deve però essere disciplinata da specifici accordi individuali e, nel caso del settore privato, preventivamente comunicata in via obbligatoria.

RIFERIMENTI NORMATIVI E DI PRASSI

• Legge 22 Maggio 2017, n.181 (Pdf 164 Kb);
• Decreto Legislativo 30 Giugno 2022, n. 105 – Conciliazione vita lavoro (Pdf 132 Kb), pubblicato sulla Gazzetta Ufficiale Serie Generale n.176 del 29-07-2022;
• Direttiva lavoro agile PA;
• Protocollo nazionale del lavoro agile per il settore privato;
• Testo integrale del DDL Lavoro 2024 approvato.

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