Smart working con comunicazione semplificata da settembre: cosa cambia

Dal  1° settembre 2022 sono ritornati gli obblighi comunicativi per il regime di lavoro agile, ma la comunicazione dello smart working al Ministero del lavoro diviene semplificata. C’è tempo fino al 1° gennaio 2023 per assolvere all’obbligo di invio, dopo la proroga annunciata il 24 novembre dal Ministero (il termine precedente era il 1° dicembre 2022).

Da settembre il datore di lavoro privato è tenuto a comunicare al Ministero in via telematica solo i nominativi dei lavoratori posti in modalità agile, la data di inizio e di fine del regime, e non più tutto l’accordo individuale come era previsto prima della pandemia. Per i periodi di lavoro agile che si estendono dopo il 31 dicembre 2022 e per cui l’accordo è stato sottoscritto, la comunicazione rimane quella ordinaria.

In questo articolo vi illustriamo le nuove regole operative dal 1° settembre 2022 con riguardo agli obblighi di comunicazione semplificata per lo smart working e vi spieghiamo cosa cambia esattamente a partire da questa data.

SMART WORKING E COMUNICAZIONE SEMPLIFICATA, LA NOVITÁ

Finita l’emergenza pandemica, dal 1° settembre 2022, sono decadute le regole straordinarie per lo smart working, ma la comunicazione obbligatoria per attivare il regime agile è divenuta meno onerosa per le aziende. Con la conversione in legge del Decreto Semplificazioni Fisco (art. 41 bis) le comunicazioni tramite cui il datore di lavoro deve informare il Ministero del Lavoro dell’utilizzo dello smart working diventano più semplici. Nella pratica, con effetto dal 1° settembre 2022, viene riformulato l’articolo 23 della Legge 22 maggio 2017 n. 81 e il precedente obbligo di comunicazione dell’accordo individuale viene sostituito da una mera comunicazione dei nominativi dei lavoratori e della data di inizio e di cessazione delle prestazioni di lavoro in modalità agile. Con il Decreto ministeriale n.149 del 22 agosto 2022 il Ministero del Lavoro si è quindi adeguato alle novità e ha fornito un nuovo modello di comunicazione da inviare in via telematica (allegato al medesimo decreto).

Per assolvere al nuovo obbligo, seppur alleggerito, le aziende che dal 1° settembre impiegano i lavoratori in smart working hanno tempo fino al 1° gennaio 2023. Nuovo termine rispetto al 1° dicembre 2022 prorogato dallo stesso Ministero, come si legge nel comunicato stampa del 24 novembre 2022 che potete leggere su questa pagina. Per gli adempimenti successivi il datore di lavoro deve inviare la comunicazione entro 5 giorni dall’inizio dello smart working del lavoratore interessato. I rinvii continuano da settembre, in quanto, secondo il Ministero vi è la necessità di garantire a tutti i soggetti obbligati e abilitati, la possibilità di adeguarsi alle modalità definite dal Decreto Ministeriale n. 149 del 22 agosto 2022.

Si ricorda, come vi spieghiamo in questo articolo, che fino al 31 dicembre 2022, le aziende private che impiegano lavoratori in modalità agile continuano ad essere esonerate dallo stipula dell’accordo individuale. Dopo tale data, grazie alla semplificazione introdotta, gli accordi devono comunque essere stipulati, ma non devono più essere inviati al Ministero del lavoro.

SMART WORKING, COSA CAMBIA DAL 1° SETTEMBRE

La novità, che alleggerisce di molto le aziende private, fa tesoro dell’esperienza dello smart working semplificato maturata durante l’emergenza Covid. Dal 1° settembre, per utilizzare lo smart working il datore di lavoro privato non deve più trasmettere al Ministero del Lavoro l’intero accordo, ma solo, attraverso il modello reso disponibile con il Decreto ministeriale n. 149 del 22 agosto 2022, solo poche informazioni, quali:

1. i nominativi dei lavoratori posti in modalità agile;
2. il loro codice fiscale;
3. la menzione del contratto con cui sono impiegati (contratto a tempo indeterminato, a termine o apprendistato)
4. data di inizio e di fine dello smart working.

Si ricorda, però, che il Decreto Aiuti Bis convertito in Legge ha previsto un’ulteriore semplificazione, stavolta temporanea, fino al 31 dicembre 2022: il datore di lavoro privato continua ad essere esonerato dalla sottoscrizione dell’accordo individuale, obbligo che ritornerà solo dal 1° gennaio 2023. Da questa data. poi, l’accordo individuale ritorna obbligatorio anche in caso di imprese che abbiano un accordo sindacale, con tutti i contenuti richiesti, dall’individuazione della collocazione della prestazione al diritto alla disconnessione e cosi via, come vi spieghiamo in questa guida.

COME TRASMETTERE LA COMUNICAZIONE SEMPLIFICATA

Anche dal 1° settembre la trasmissione delle comunicazioni sull’attività lavorativa in modalità smart working, con il nuovo modello, deve avvenire in base alle precedenti modalità. Ovvero:

• attraverso il Portale lavoro.gov.it accessibile da questo indirizzo tramite SPID, Carta d’identità elettronica (CIE). Si ricorda, che si può accedere scegliendo tra due profili:

1. il profilo “referente aziendale” in base al quale si possono inviare comunicazioni solo per una sola azienda;
2. il profilo soggetto abilitato in base al quale nella stessa sessione di lavoro si potranno inviare comunicazioni per diverse aziende).
   

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• attraverso la modalità Massiva REST, utile per l’invio tramite API REST di una elevata numerosità di periodi di lavoro agile da comunicare. L’attivazione della modalità massiva REST richiede che l’Azienda o il Soggetto Abilitato debbano inviare una richiesta di contatto tramite il form online disponibile nell’URP Online del Ministero del Lavoro a questo indirizzo, in cui deve essere indicato almeno un referente tecnico al quale potersi rivolgere per concludere la procedura di abilitazione.

RAPPORTI INTERESSATI DALLA COMUNICAZIONE

Il nuovo obbligo di comunicazione dei nominativi per lo smart working riguarda solo nuovi accordi di lavoro agile stipulati dal 1° settembre 2022 in poi o in caso di modifiche di precedenti accordi, incluse le proroghe. Restano valide le comunicazioni già effettuate secondo le modalità della disciplina previgente.

SCADENZA DELLA COMUNICAZIONE

La comunicazione andrà effettuata entro il termine di cinque giorni, pena le conseguenze sanzionatorie di cui all’articolo 19, comma 3, del Decreto legislativo 10 settembre 2003, n. 276. Tuttavia, la piena operatività della nuova procedura richiede l’adeguamento dei sistemi informatici dei datori di lavoro ai servizi REST di invio alternativo delle comunicazioni. Per questa ragione, solo in fase di prima applicazione delle nuove modalità, l’obbligo della comunicazione potrà essere assolto entro il 1° gennaio 2023, nuovo termine che ha sostituito il precedente del 1° dicembre (ancor prima era stato fissato al 1° novembre 2022).

Ma attenzione, con la procedura emergenziale semplificata potranno essere inviate esclusivamente le comunicazioni di smart working aventi per oggetto periodi di lavoro agile che terminano il 31 dicembre 2022. Qualora si estendano temporalmente oltre il 31 dicembre e laddove siano stati sottoscritti accordi individuali, i datori di lavoro utilizzeranno la procedura ordinaria.

FUNZIONALITÁ DEL PORATLE LAVORO.GOV

Il portale Lavoro.gov consente di trasmettere e consultare quattro distinte tipologie di comunicazione, ovvero:

• Inizio, per comunicare l’avvio del periodo di lavoro agile;
• Modifica, per apportare delle rettifiche e degli aggiornamenti sui periodi di lavoro agile in corso già comunicati- È consentita la modifica delle seguenti informazioni:

1.  Tipologia rapporto di lavoro;
2.  PAT INAIL;
3.  Voce di tariffa INAIL;
4.  Tipologia di durata;
5.  Data di sottoscrizione dell’accordo;
6.  Data cessazione.
   

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• Annullamento sottoscrizione, per eliminare un periodo di lavoro agile precedentemente comunicato, non deve essere confusa con una cessazione o un recesso anticipato né dal periodo di lavoro agile né, tantomeno, dal rapporto di lavoro. la cancellazione riguarda tutto il periodo di lavoro agile, comunicato con l’ultima comunicazione temporalmente inviata;
  

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• Recesso, per i casi di chiusura anticipata dei periodi di lavoro agile, ai sensi dell’articolo 19, comma 2 della Legge n. 81/2017.

COSA DEVE CONTENERE L’ACCORDO INDIVIDUALE

L’accordo tra datore di lavoro e dipendente, secondo quanto previsto dal Protocollo Nazionale Lavoro Modalità Agile, sebbene non debba più essere trasmesso al Ministero deve comunque essere stipulato obbligatoriamente dal 1° gennaio 2023, deve essere conforme alla contrattazione collettiva di riferimento e deve contenere le seguenti informazioni:

• la durata dell’accordo, se a termine o a tempo indeterminato;
• l’alternanza tra i periodi di lavoro dentro e fuori i locali aziendali;
• i luoghi in cui svolgere l’attività di lavoro in modalità agile;
• i termini dello smart working, tra diritti e doveri dei lavoratori;
• gli strumenti di lavoro;
• i tempi di riposo e “diritto alla disconnessione”;
• le forme e modalità di controllo, per garantire il diritto alla privacy;
• l’attività formativa;
• i diritti sindacali.

Per maggiori informazioni, vi consigliamo di leggere la nostra guida sul Protocollo Nazionale Lavoro Modalità Agile.

RIFERIMENTI NORMATIVI

Testo del Decreto Semplificazioni Fisco convertito in legge (Pdf 304 Kb) pubblicato nella Gazzetta Ufficiale del 19 agosto 2022;
Decreto ministeriale n.149 del 22 agosto 2022 (Pdf 523 Kb).

ALTRI AIUTI E AGGIORNAMENTI

Vi consigliamo di legge la nostra guida sulle regole per lo smart working in vigore in Italia nel 2022, l’approfondimento su cosa cambia dal 1° settembre 2022 e il focus su cosa prevede il protocollo Nazionale sullo smart working nel settore privato e quello sulle nuove Linee guida per il contratto di Smart Working nella Pubblica Amministrazione. Continuate a seguirci iscrivendovi alla nostra newsletter gratuita per restare informati e al nostro canale telegram per avere le notizie in anteprima.