Smart working settore privato: chi ne ha diritto, come richiederlo

Anche nel 2026 è possibile richiedere lo Smart Working nel settore privato, ma solo se lavoratori e aziende stipulano preventivi accordi individuali.

Possono accedere allo Smart Working tutti i dipendenti nel settore privato, ma i fragili e i genitori lavoratori con almeno un figlio di età inferiore ai 12 anni conviventi hanno accesso al lavoro agile con priorità.

Scopriamo insieme cosa si intende per tale modalità, chi ne ha diritto, come richiederla, come funziona e quando si applica.

COS’È LO SMART WORKING NEL SETTORE PRIVATO

Lo Smart Working nel settore privato è una particolare modalità di esecuzione della prestazione di lavoro subordinato introdotta al fine di incrementare la competitività e di agevolare la conciliazione dei tempi di vita e lavoro.

CHI PUÒ LAVORARE IN SMART WORKING NEL 2026

Nel 2026 possono lavorare da remoto tutti i lavoratori del settore privato, purché il loro impiego sia compatibile con la mansione svolta. Tuttavia, a partire dal 1° gennaio 2026, l’entrata in vigore della Legge 106 ha introdotto un diritto di precedenza rafforzato per l’accesso al lavoro agile, per favorire la continuità lavorativa e la tutela della salute dei lavoratori:

• con invalidità civile riconosciuta pari o superiore al 74%, indipendentemente dal riconoscimento della Legge 104; 

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• affetti da patologie gravi, malattie oncologiche o patologie croniche, invalidanti e rare, soprattutto nei casi di rientro da congedo straordinario per malattia. In questo caso il diritto di accesso prioritario coincide con il rientro in servizio, per favorire il reinserimento graduale;

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• caregiver che assistono familiari con disabilità grave (ai sensi della Legge 104), confermando la precedente normativa.

Restano inoltre valide le priorità di selezione già previste per l’accoglimento delle richieste di:

• genitori con figli fino a 12 anni di età e genitori di figli con disabilità grave (senza limiti di età del figlio), come previsto dal Decreto Conciliazione vita lavoro;

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• lavoratori anziani (dai 55 anni in su), in accordo con quanto stabilito dal decreto anziani;

In tutti i casi sopra elencati, il datore di lavoro è tenuto a valutare queste richieste con priorità assoluta, potendo negare lo smart working solo se dimostra l’oggettiva incompatibilità delle mansioni con il lavoro da remoto.

COME FUNZIONA

L’accesso allo Smart Working avviene su base volontaria e può essere proposta sia dal dipendente che dal titolare. L’eventuale rifiuto del lavoratore di aderire o svolgere la propria prestazione lavorativa telematicamente non comporta gli estremi del licenziamento per giusta causa o giustificato motivo, né può avere conseguenze sul piano disciplinare.

In ogni caso, durante la giornata lavorativa in Smart Working:

• il lavoratore deve rispettare l’organizzazione delle attività assegnate dal responsabile a garanzia dell’operatività dell’azienda e dell’interconnessione tra le varie funzioni aziendali. Poi, può richiedere, se vi sono i relativi presupposti, la fruizione dei permessi orari previsti dai contratti collettivi o dalle norme di legge (come quelli per motivi personali o familiari, come i permessi legge 104).

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• è da rispettare la fascia di disconnessione, ossia la fascia oraria nella quale il lavoratore non eroga la prestazione lavorativa. Nell’accordo individuale, cioè, è obbligatorio adottare specifiche misure tecniche o organizzative per garantire la fascia di disconnessione;

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• nei casi di assenze legittime (ad esempio malattia, infortuni, permessi retribuiti, ferie, ecc.), il lavoratore può disattivare i propri dispositivi di connessione. In caso di ricezione di comunicazioni aziendali, non è comunque obbligato a prenderle in carico prima della prevista ripresa dell’attività lavorativa;

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• sono garantiti i percorsi formativi, finalizzati a incrementare specifiche competenze tecniche, organizzative, digitali, anche per un efficace e sicuro utilizzo degli strumenti di lavoro forniti in dotazione. Deve anche essere previsto l’aggiornamento professionale continuo. Resta fermo e impregiudicato il diritto alla formazione obbligatoria in materia di tutela della salute dei lavoratori e di protezione dei dati, da erogarsi nelle modalità più coerenti con lo svolgimento del lavoro agile;

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• i lavoratori possono scegliere il luogo in cui svolgere la loro attività da remoto, purché garantisca sicurezza e riservatezza, soprattutto per la protezione dei dati aziendali. La contrattazione collettiva può stabilire luoghi non idonei per motivi di sicurezza o riservatezza. Poi, gli strumenti necessari per il lavoro agile sono forniti dal datore di lavoro, salvo diverso accordo;

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• i lavoratori agili hanno diritto alla tutela contro infortuni e malattie professionali, con copertura assicurativa INAIL anche per rischi legati all’uso dei videoterminali. Inoltre, il lavoro agile non modifica i diritti sindacali e le libertà individuali previste dalla legge;

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• il trattamento economico e normativo dei lavoratori in modalità agile deve essere pari a quello dei dipendenti in sede. Ciò inclusi premi di risultato, welfare aziendale e opportunità di carriera. Il Protocollo assicura parità di trattamento tra generi e promuove la diffusione di incentivi per garantire la diffusione del lavoro agile nelle aziende italiane.

Se il lavoratore decide di spostare la propria postazione abituale (ad esempio trasloco o scelta di un diverso spazio di co-working):

• l’accordo sottoscritto definisce solitamente i criteri di idoneità del luogo (sicurezza, riservatezza, connessione). Il lavoratore deve verificare che la nuova sede rispetti tali parametri;

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• il dipendente è tenuto a comunicare tempestivamente al datore di lavoro il cambio di domicilio o del luogo eletto per lo Smart Working;

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• il datore di lavoro può vietare lo svolgimento della prestazione in determinati luoghi qualora non garantiscano la protezione dei dati aziendali o la salute e sicurezza del lavoratore. Se l’infortunio avviene in una sede diversa da quella comunicata e non autorizzata, l’INAIL potrebbe contestare l’indennizzabilità dell’evento, configurando un rischio elettivo a carico del lavoratore.

COME RICHIEDERE LO SMART WORKING NEL PRIVATO

Sia i dipendenti che i datori di lavoro privato possono richiedere l’attivazione della modalità di lavoro agile, sempre per iscritto con una domanda in carta semplice o secondo le modalità definite dal CCNL applicato.

Ma attenzione, l’azienda non è obbligata a concedere Smart Working. Infatti, il datore di lavoro può accettare oppure no la richiesta, senza obblighi ma deve motivare la sua decisione, tenendo conto di quanto previsto nel CCNL di categoria su tale modalità di impiego. Allo stesso modo, anche il dipendente può accettare o rifiutare la proposta di lavorare da remoto avanzata dal datore di lavoro.

In entrambi i casi, per accedere a tale modalità, però, è sempre necessaria la sottoscrizione del cosiddetto “accordo individuale”.

Infatti, stando alle regole del DDL Lavoro 2024, l’adesione al lavoro agile avviene su base volontaria, ma richiede la stipulazione per iscritto dell’accordo individuale, come definito dagli articoli 19 e 21 della Legge 22 maggio 2017, n. 81 e secondo quanto stabilito dai contratti collettivi, dove viene regolato.

Ogni accordo deve dettagliare le modalità di lavoro, i diritti del lavoratore, il diritto alla disconnessione, la gestione dei dati e la sicurezza informatica.

I datori di lavoro devono comunicare telematicamente al Ministero del Lavoro, entro 5 giorni, i nomi dei lavoratori in Smart Working e le date di inizio e fine della prestazione agile.

La comunicazione va fatta tramite il portale Servizi Lavoro, a cui si accede tramite autenticazione SPID o CIE. La mancata comunicazione comporta sanzioni da 100 a 500 euro per lavoratore. Gli accordi devono essere conservati per almeno 5 anni.

Scopriamo cosa prevedono questi accordi.

COSA PREVEDE L’ACCORDO INDIVIDUALE

L’accordo individuale sottoscritto tra il datore di lavoro e il lavoratore si adegua ai contenuti della eventuale contrattazione collettiva di riferimento. In generale:

• la durata dell’accordo, che può essere a termine o a tempo indeterminato;

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• l’alternanza tra i periodi di lavoro all’interno e all’esterno dei locali aziendali;

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• i luoghi eventualmente esclusi per lo svolgimento della prestazione lavorativa esterna ai locali aziendali;

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• gli aspetti relativi all’esecuzione della prestazione lavorativa svolta al di fuori dei locali aziendali, anche con riguardo alle forme di esercizio del potere direttivo del datore di lavoro e alle condotte che possono dar luogo all’applicazione di sanzioni disciplinari nel rispetto della disciplina prevista nei contratti collettivi;

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• gli strumenti di lavoro;

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• i tempi di riposo del lavoratore e le misure tecniche o organizzative necessarie ad assicurare la disconnessione;

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• le forme e le modalità di controllo della prestazione lavorativa all’esterno dei locali aziendali, nel rispetto di quanto previsto sia dall’articolo 4, Legge 20 Maggio 1970, n. 300 (Statuto dei Lavoratori) e successive modifiche, sia dalla normativa in materia di protezione dei dati personali;

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• l’attività formativa eventualmente necessaria per lo svolgimento della prestazione di lavoro in modalità agile;

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• le forme e le modalità di esercizio dei diritti sindacali.

In presenza di un giustificato motivo, ciascuno dei contraenti può recedere prima della scadenza del termine nel caso di accordo a tempo determinato. La Legge 81/2017 (Art. 19) stabilisce che il recesso può avvenire con un preavviso non inferiore a 30 giorni (90 giorni per i lavoratori disabili), salvo presenza di giustificato motivo che consente il recesso immediato.

QUANDO FINISCE LO SMART WORKING PER I DIPENDENTI PRIVATI

Lo Smart Working nel settore privato non finisce, è una misura strutturale. Nel senso che si può richiedere sempre, quando possibile, in quanto è una modalità di lavoro gestita tra aziende e lavoratori. Ricordiamo però che si applica solo in caso di adesione su base volontaria e se la mansione risulta compatibile con tale modalità di impiego.

LA GUIDA ALLO SMART WORKING

Se volete sapere come funziona il lavoro agile in Italia vi invitiamo a leggere questa guida dedicata allo Smart Working in Italia.

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